鄭江英

在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)全球化、競爭白熱化和信息技術(shù)應(yīng)用飛速發(fā)展的時(shí)代，信息化已經(jīng)成為企業(yè)的命脈和核心競爭力，搞不搞信息化，已經(jīng)不是企業(yè)的發(fā)展問題，而是生存問題，下面針對(duì)筑路公司施工項(xiàng)目現(xiàn)場的信息化建設(shè)及初始數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)監(jiān)控與審計(jì)分析等工作，談一下自己的粗淺認(rèn)識(shí)。

公司目前信息化建設(shè)現(xiàn)狀

公司目前還沒有全面實(shí)施運(yùn)行ERP信息系統(tǒng)，僅在某些業(yè)務(wù)部門運(yùn)行專業(yè)信息系統(tǒng)（如財(cái)務(wù)、審計(jì)、物資、概預(yù)算、勞資、合同等），并且這些系統(tǒng)之間相互獨(dú)立實(shí)施運(yùn)行，信息孤島各自為戰(zhàn)，尚未形成數(shù)據(jù)信息共享。本人依據(jù)近幾年審計(jì)工作的實(shí)踐，認(rèn)為目前公司施工項(xiàng)目管理在生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)信息方面存在滯后性、差錯(cuò)性、傳統(tǒng)性、分散性等諸多問題。以對(duì)外結(jié)算審計(jì)為例，項(xiàng)目在施工中所消耗的材料費(fèi)、人工費(fèi)、機(jī)械費(fèi)、外包工程費(fèi)等費(fèi)用一般都在年底集中進(jìn)行結(jié)算審計(jì)，數(shù)據(jù)信息日常不能及時(shí)反饋到公司管理層和決策層，審計(jì)不能對(duì)項(xiàng)目管理實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)控與實(shí)時(shí)分析，仍然停留在靜態(tài)管理狀態(tài)，等發(fā)現(xiàn)問題為時(shí)已晚，造成項(xiàng)目信息與領(lǐng)導(dǎo)決策產(chǎn)生時(shí)間差異（滯后性）；基本上靠傳統(tǒng)的手工方法采集處理數(shù)據(jù)信息，容易造成人為的疏忽差錯(cuò)，事后補(bǔ)單補(bǔ)票時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致跑冒滴漏現(xiàn)象屢禁不止，既增加成本開支（差錯(cuò)性）又容易滋生違規(guī)違法行為；項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息出自不同部門，缺少統(tǒng)一的數(shù)據(jù)采集口徑，各種數(shù)據(jù)信息不能實(shí)行直接對(duì)比分析，影響領(lǐng)導(dǎo)決策判斷能力（分散性），公司施工項(xiàng)目的類型、數(shù)量日益增多，并分散在全國各省、自治區(qū)，主要依靠傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、傳遞、處理，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)公司發(fā)展的需要，同時(shí)無論是按內(nèi)控體系的管理受控要求，還是反腐工作的源頭治理，都急需一種更加透明的管理系統(tǒng)作為支持，中石油的ERP信息系統(tǒng)建設(shè)、實(shí)施更是指日可待。因此公司在現(xiàn)階段必須積極推進(jìn)項(xiàng)目管理的信息化建設(shè)，同時(shí)提高公司對(duì)項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)審計(jì)監(jiān)控與管理，提高項(xiàng)目效益，為推動(dòng)ERP信息系統(tǒng)的運(yùn)行做好基礎(chǔ)工作。

推進(jìn)信息化建設(shè)的必要性

首先是國家、集團(tuán)公司、遼河油田的要求，國家制定的《2006-2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》強(qiáng)調(diào)信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢，是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)變革的重要力量。大力推進(jìn)信息化，是覆蓋我國現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措，是貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、全面建設(shè)小康社會(huì)、構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)和建設(shè)創(chuàng)新型國家的迫切需要和必然選擇。集團(tuán)公司制定了審計(jì)信息化工作發(fā)展的五年規(guī)劃，提出要依托石油主干網(wǎng)絡(luò)，建立審計(jì)系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)決策平臺(tái)、業(yè)務(wù)管理平臺(tái)和業(yè)務(wù)操作平臺(tái)，在ERP信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)審計(jì)信息的集中管理和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)審計(jì)對(duì)象的動(dòng)態(tài)監(jiān)控和實(shí)時(shí)分析，到2012年實(shí)現(xiàn)審計(jì)信息化建設(shè)目標(biāo)。遼河油田在信息化建設(shè)方面已經(jīng)建立各種專業(yè)信息系統(tǒng)軟件，要求在生產(chǎn)經(jīng)營中逐步實(shí)施，并待ERP運(yùn)行以后實(shí)現(xiàn)信息對(duì)接。這就要求我們務(wù)必要根據(jù)上述要求，結(jié)合公司實(shí)際，積極推進(jìn)項(xiàng)目管理的ERP信息化建設(shè)。

其次隨著公司市場開發(fā)量的增加，分散在全國各地的項(xiàng)目逐漸增多，施工范圍點(diǎn)多、面廣、戰(zhàn)線長，已涉及到10余個(gè)省份、自治區(qū)。項(xiàng)目施工中發(fā)生的費(fèi)用要素顯著增加，面對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜，高度分散的數(shù)據(jù)信息單純依靠傳統(tǒng)的手工操作處理已無法滿足公司項(xiàng)目管理的需要。例如在審計(jì)材料采購過程中，需要審查所購材料是否有采購計(jì)劃，數(shù)量、品種、規(guī)格型號(hào)是否與進(jìn)貨合同一致，審查購貨發(fā)票、運(yùn)費(fèi)結(jié)算單等結(jié)算憑證中的數(shù)據(jù)采集、計(jì)算是否正確，需要對(duì)每個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)核求證，需要做好審查記錄并定期對(duì)記錄中的采集信息及數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，這些工作在手工操作方式下，存在著工作量大、工作效率低、準(zhǔn)確性差等問題，這就要求必須運(yùn)用現(xiàn)代信息化手段解決項(xiàng)目管理中的問題。

另外公司目前已基本構(gòu)建了信息化網(wǎng)絡(luò)的雛形，已形成局域網(wǎng)，微機(jī)配備數(shù)量已達(dá)200多臺(tái)套，部分科室都在運(yùn)用遼河油田的專業(yè)系統(tǒng)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)信息處理，如《物資供應(yīng)管理系統(tǒng)》、《財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)》、《審計(jì)管理系統(tǒng)》、《勞動(dòng)工資管理系統(tǒng)》、《合同管理系統(tǒng)》等一系列應(yīng)用軟件，這為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目ERP信息化建設(shè)提供了必要的軟硬件基礎(chǔ)。

項(xiàng)目信息化建設(shè)的建議與要求

ERP運(yùn)行環(huán)境下所用的數(shù)據(jù)都是從終端業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)采集錄入，財(cái)務(wù)與施工、采購、庫存、結(jié)算等環(huán)節(jié)緊密相連，一環(huán)扣一環(huán)，實(shí)行的是無縫連接，由于ERP信息系統(tǒng)使用同一個(gè)數(shù)據(jù)庫的共享數(shù)據(jù)源，因此對(duì)初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性提出了更高的要求，如果初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、真實(shí)性不能保證，則再先進(jìn)的ERP信息系統(tǒng)也失去了意義，等于“進(jìn)去的是垃圾，出來的肯定也是垃圾”，因此建立一套先進(jìn)的數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)是確保 ERP系統(tǒng)運(yùn)行有效的前提條件。同時(shí)ERP環(huán)境下的審計(jì)工作也顯得尤為重要，這就要求審計(jì)人員要對(duì)數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)的可行性、完整性和安全性進(jìn)行審計(jì)評(píng)估。

一、在項(xiàng)目施工現(xiàn)場建立數(shù)據(jù)采集中心子系統(tǒng)，（ERP信息系統(tǒng)的子系統(tǒng)），配備各種信息采集、處理設(shè)備，實(shí)施數(shù)據(jù)信息采集電子化，達(dá)到項(xiàng)目施工中發(fā)生的全部生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)信息應(yīng)充分利用電子信息采集設(shè)備、工具直接采集，盡量減少（直至徹底取消）人工操作，借助視頻等音像采集設(shè)備直接獲取現(xiàn)場音像數(shù)據(jù)信息，即能對(duì)現(xiàn)場實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)監(jiān)控，并為將來事故、問題的發(fā)生提供分析對(duì)比的依據(jù)。公路施工是以材料（主要是土石方）的位移、堆積為主的施工企業(yè)，材料費(fèi)用占總成本的60%以上，因此對(duì)材料費(fèi)用的審計(jì)監(jiān)控是項(xiàng)目管理審計(jì)的重要內(nèi)容。材料采購（運(yùn)輸）合同簽訂后，對(duì)承運(yùn)車輛登記備案并配發(fā)IC卡，一車一卡；載貨車輛進(jìn)入施工現(xiàn)場讀卡、檢斤、檢質(zhì)及其它數(shù)據(jù)采集，通過局域網(wǎng)材料數(shù)據(jù)信息進(jìn)入采集中心子系統(tǒng)；月度的工程計(jì)量數(shù)據(jù)在業(yè)主批復(fù)后及時(shí)傳遞到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

二、建立公司與項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)，依據(jù)項(xiàng)目所在地的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境（寬帶、無線等方式）建立網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)，便于項(xiàng)目采集的數(shù)據(jù)信息及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、安全地傳遞到公司信息系統(tǒng)（ERP）。

三、審計(jì)部門對(duì)ERP信息系統(tǒng)中的項(xiàng)目初始數(shù)據(jù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控和實(shí)時(shí)分析，發(fā)現(xiàn)異常問題迅速從源頭查起采取相應(yīng)措施并向公司決策層匯報(bào)，確保項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益。首先對(duì)某一定時(shí)間內(nèi)某種材料的消耗與收入進(jìn)行審計(jì)檢查分析，若所檢查數(shù)據(jù)正常，則進(jìn)入下一檢查程序，否則做詳實(shí)的審計(jì)分析測試，若發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，責(zé)成項(xiàng)目單位予以修改更正返回系統(tǒng)測試，對(duì)形成差錯(cuò)的原因再做深度分析，形成審計(jì)工作底稿；其次對(duì)通過上一審計(jì)檢查的數(shù)據(jù)信息再與計(jì)劃消耗量進(jìn)行審計(jì)檢查測試，若發(fā)現(xiàn)是計(jì)劃數(shù)量出錯(cuò)，責(zé)成有關(guān)部門對(duì)計(jì)劃予以調(diào)整，否則做深度審計(jì)分析，形成審計(jì)工作底稿；依次類推再進(jìn)行后續(xù)的審計(jì)檢查分析，最終形成審計(jì)報(bào)告，如圖所示。目前審計(jì)采取計(jì)算機(jī)與人工綜合的審計(jì)檢查方法，詳實(shí)深度審計(jì)要深入施工現(xiàn)場進(jìn)行座談、詢問、勘察等方法，待ERP信息系統(tǒng)實(shí)施時(shí)則主要依據(jù)計(jì)算機(jī)進(jìn)行審計(jì)檢查分析。

時(shí)代在前進(jìn)，企業(yè)在發(fā)展，這就要求審計(jì)在新的ERP環(huán)境下，不斷探索、挖掘新的審計(jì)方法、研究新的審計(jì)策略，永遠(yuǎn)為企業(yè)的成長服務(wù)，永遠(yuǎn)為提供給決策層安全可靠的數(shù)據(jù)而努力。

（作者單位：遼河油田筑路工程公司）