淺析辦公自動化與檔案信息電子化

陳秀華 盧俏立 韓素貞

(山東建筑大學，山東濟南 250101)

淺析辦公自動化與檔案信息電子化

陳秀華 盧俏立 韓素貞

(山東建筑大學，山東濟南 250101)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，如何實現(xiàn)信息處理的自動化和辦公的無紙化逐步得到人們的重視。本文分析了辦公自動化、檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢，并探討了辦公自動化的開發(fā)工具和實現(xiàn)技術(shù)。

辦公自動化;檔案管理;檔案信息電子化

利用網(wǎng)絡通訊基礎及先進的網(wǎng)絡應用平臺，建設一個安全、可靠、開放、高效的信息網(wǎng)絡和辦公自動化、信息管理電子化系統(tǒng)，為管理部門提供現(xiàn)代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務，實現(xiàn)檔案管理自動化和辦公事務處理自動化，以提高辦公效率和管理水平，實現(xiàn)本單位各部門日常業(yè)務工作的規(guī)范化、電子化、標準化，增強檔案部門文書檔案、人事檔案、科技檔案、財務檔案等檔案的可管理性，實現(xiàn)信息的在線查詢、借閱。

一、辦公自動化的發(fā)展及現(xiàn)狀

全球性的網(wǎng)絡化、信息化進程正改變著人們的生活方式，Internet技術(shù)應用以及電子商務的飛速增長給人們生活工作的各個層面帶來了深刻的影響。回顧我國政務信息化的進程，大致可分為三個階段:第一階段以桌面字處理工具為典型的個人辦公工具軟件階段，計算機應用提高了個人工作效率;第二階段基于關系型數(shù)據(jù)庫技術(shù)，以C/S體系結(jié)構(gòu)應用為特征階段，這一階段基本實現(xiàn)了部門級的數(shù)據(jù)處理、公文處理等的自動化;第三階段基于符合Internet/Intranet技術(shù)標準的平臺應用階段，這一階段，不僅在技術(shù)上有了很大進步，而且應用范圍已從部門內(nèi)部、部門之間擴展到行業(yè)/系統(tǒng)內(nèi)部，乃至跨部委跨系統(tǒng)。

在Internet應用方面，政府部門已陸續(xù)建立了自己的Web服務器和網(wǎng)站，有的還實現(xiàn)了一些簡單的網(wǎng)上業(yè)務。但由于各相關單位在信息化建設中的技術(shù)差異和經(jīng)驗欠缺，電子政務并未在真正意義上得以實現(xiàn)，相反，不少政府站點在規(guī)劃建設、管理維護以及安全性方面還停留在較低的水平上，各級政府部門還有待建立和完善從頁面制作、審批、更新，流程管理，應用開發(fā)，安全性保證，與后臺應用系統(tǒng)(如OA和業(yè)務系統(tǒng))集成的以及客戶支持的一整套行之有效的管理模式、運營方法和技術(shù)平臺。

二、辦公自動化的實現(xiàn)技術(shù)和系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

(一)開發(fā)工具與技術(shù)

OA技術(shù)主要分為三大類:基于C/S結(jié)構(gòu)的應用程序開發(fā);結(jié)合C/S結(jié)構(gòu)和Web技術(shù)的復合應用程序;基于B/S結(jié)構(gòu)的動態(tài)網(wǎng)頁技術(shù)。

C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng):是傳統(tǒng)開發(fā)模式，一般以數(shù)據(jù)庫和客戶端的兩層結(jié)構(gòu)實現(xiàn)，也有加入中間件的三層或多層結(jié)構(gòu)，在OA早期是標準的系統(tǒng)模式，但隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡的發(fā)展，它已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的遠程網(wǎng)絡辦公和移動辦公，逐漸在被取代。

C/S+Web技術(shù):是為了補充C/S結(jié)構(gòu)的不足，在C/S基礎上加入Web技術(shù)來實現(xiàn)對遠程數(shù)據(jù)的獲取，但擁有一定局限性，如數(shù)據(jù)及時更新、軟件升級等問題就無法很好解決。

B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng):是援用動態(tài)網(wǎng)頁技術(shù)，加入OA的開發(fā)理念，完全適應網(wǎng)絡辦公和移動辦公需求，也是現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的首選技術(shù)。

(二)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與通用型管理功能模塊

現(xiàn)在的網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)可以說百家爭鳴，各有所長，但是一般的B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)都做得比較固定。而且很多OA系統(tǒng)都具有相同的功能，只是表現(xiàn)手法和操作流程有所不同罷了，所以，他們的基本是一致的，是有共性的，是可以統(tǒng)一的。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的基礎是一個底層的通用型OA平臺，在此平臺下實現(xiàn)OA系統(tǒng)的主要功能模塊的底層操作，這樣方便該系統(tǒng)的二次開發(fā)，也方便于針對不通性質(zhì)部門單位的OA系統(tǒng)的定制。針對這個底層模塊，我們可以將其按不同的功能細分為八大功能子模塊，即公文管理、郵件管理、表單管理、檔案管理、人事管理、日程安排、公共信息管理、會議管理。這八大功能子模塊都是OA系統(tǒng)的基礎，在此之上我們還可以創(chuàng)建更多的功能和輔助，使得OA的定制變得輕松而豐富。

三、檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢

隨著計算機技術(shù)在日常工作生活中的普及應用，除已有的書面檔案外，電子檔案已在檔案工作中占了相當大的比例。應用計算機技術(shù)對現(xiàn)有檔案進行管理和操作大大提高了管理效率，減輕了管理工作強度。

檔案管理應用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務職能。計算機技術(shù)在檔案管理的應用比手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，但并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

(一)檔案信息電子化的現(xiàn)狀

1．檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2．在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3．標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館、室藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4．檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。

5．檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。

(二)檔案信息電子化的優(yōu)勢

1．可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館、室對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設備不能盡其用。

2．縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3．檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事。

4．檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5．檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”打下基礎。

(三)檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。

G27

］A

1003－4145［2011］專輯－0045－02

2011－11－12

陳秀華，女，山東建筑大學實驗師。

(責任編輯:欒曉平)