高校數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理

●潘 輝（華南理工大學(xué) 圖書館，廣州 510640）

1 高校數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理問題的提出

高校數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目因?yàn)槠湟?guī)模大、項(xiàng)目復(fù)雜、技術(shù)要求高、涉及的經(jīng)費(fèi)巨大，所以是一項(xiàng)高風(fēng)險(xiǎn)的項(xiàng)目，其主要存在的風(fēng)險(xiǎn)有：① 經(jīng)費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)；② 質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)；③ 技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)；④ 基礎(chǔ)環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)；⑤ 安全風(fēng)險(xiǎn)；⑥ 知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。這些風(fēng)險(xiǎn)將隨時(shí)發(fā)生在數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目的全過程。風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生，不僅僅對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)有影響，而且對(duì)學(xué)校的教學(xué)和科研以及學(xué)校的聲譽(yù)產(chǎn)生影響。所以，我們需要在項(xiàng)目建設(shè)的過程中對(duì)其中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)防和動(dòng)態(tài)控制，以確保項(xiàng)目的順利實(shí)施。

2 高校數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目各階段的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制

2.1 調(diào)查與分析階段風(fēng)險(xiǎn)管理的內(nèi)容

調(diào)查與分析階段的風(fēng)險(xiǎn)管理的主要目的是：通過對(duì)調(diào)查的手段和調(diào)查結(jié)果效度的控制，來降低高校數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)、質(zhì)量、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等風(fēng)險(xiǎn)。

調(diào)查與分析階段的風(fēng)險(xiǎn)管理的主要內(nèi)容包括：（1）通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)查用戶對(duì)數(shù)據(jù)庫購買意見的時(shí)候，對(duì)調(diào)查結(jié)果的真實(shí)性和可靠程度的控制。

（2）對(duì)于沒有版權(quán)或者版權(quán)存在爭(zhēng)議的數(shù)據(jù)庫，我們一律不予考慮試用，這樣就避免了學(xué)校成為侵權(quán)者而被人投訴。

2.2 制定標(biāo)準(zhǔn)與方案階段風(fēng)險(xiǎn)管理的手段

制定標(biāo)準(zhǔn)與方案階段的風(fēng)險(xiǎn)管理的主要目的是：通過制定各種標(biāo)準(zhǔn)、制度和方案來試圖控制數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目中的各種風(fēng)險(xiǎn)。

制定標(biāo)準(zhǔn)與方案階段的風(fēng)險(xiǎn)管理的主要內(nèi)容包括：

（1） 制定《設(shè)備購置管理規(guī)定》等規(guī)章制度，按照合同中經(jīng)費(fèi)描述的要求來控制經(jīng)費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)。

（2） 制定《特色數(shù)據(jù)庫建庫軟件功能和技術(shù)要求》等制度來控制自建數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)和技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。

（3） 制定《特色數(shù)據(jù)庫信息描述元數(shù)據(jù)規(guī)范》《CALIS資助性項(xiàng)目申報(bào)要求》等規(guī)范以及審校制度來控制自建數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)簽訂數(shù)據(jù)庫購買合同的過程與合同的存檔予以規(guī)范，控制購買數(shù)據(jù)庫中存在的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

（4）對(duì)數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)庫中的文獻(xiàn)的版權(quán)提出要求，以控制知識(shí)產(chǎn)權(quán)的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 實(shí)施階段的風(fēng)險(xiǎn)管理

實(shí)施階段的風(fēng)險(xiǎn)管理的主要目的是：在具體的操作過程中，通過遵守各種風(fēng)險(xiǎn)控制制度，實(shí)施各種風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避手段，對(duì)高校數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)控制，以確保整個(gè)項(xiàng)目的順利完成。

實(shí)施階段的風(fēng)險(xiǎn)管理的主要內(nèi)容包括：

（1）在簽訂購買外文數(shù)據(jù)庫的合同時(shí)要檢查合同的原件、外幣代理付款協(xié)議等文件，對(duì)續(xù)定的數(shù)據(jù)庫還要求檢查去年的合同和去年的外幣代理付款協(xié)議。如果是以集團(tuán)購買的方式購買的數(shù)據(jù)庫還要檢查聯(lián)合采購方案文件。

（2）檢查購買數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容是否與所提供的清單一致；數(shù)據(jù)庫分配的用戶數(shù)是不是夠用，合同中是否有關(guān)于解決網(wǎng)絡(luò)故障的響應(yīng)時(shí)間等問題的解決措施或方案。

（3）對(duì)數(shù)據(jù)庫建設(shè)中遇到的技術(shù)問題、設(shè)備問題、安全問題及時(shí)上報(bào)、控制和解決。

（4）在圖書館主頁中增加“電子資源版權(quán)的公告”；對(duì)數(shù)據(jù)庫設(shè)置過量下載的軟件跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題，查找IP，對(duì)違反規(guī)定的人員進(jìn)行警告。

2.4 提供服務(wù)與總結(jié)評(píng)價(jià)階段的風(fēng)險(xiǎn)管理

提供服務(wù)與總結(jié)評(píng)價(jià)階段的風(fēng)險(xiǎn)管理的主要目的是：確保提供的服務(wù)滿足用戶要求，最后的總結(jié)評(píng)價(jià)真實(shí)可信。

提供服務(wù)與總結(jié)評(píng)價(jià)階段的風(fēng)險(xiǎn)管理的主要內(nèi)容包括：

（1）對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行一定程度的使用測(cè)試，確保提供的數(shù)據(jù)沒有疏漏和錯(cuò)誤。

（2）檢查各種文件、報(bào)表、合同的完整性，進(jìn)行必要的存檔。

（3） 對(duì)設(shè)備的修理信息（修理的次數(shù)、時(shí)間等）和網(wǎng)絡(luò)安全信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并采取相應(yīng)措施將其風(fēng)險(xiǎn)降至最低。

3 華南理工大學(xué)數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)施

3.1 華南理工大學(xué)數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的規(guī)范和制度

實(shí)踐可得，通過制定相關(guān)的法律制度和文件能夠?qū)︼L(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行規(guī)避和控制。華南理工大學(xué)數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)按照各種風(fēng)險(xiǎn)控制的制度進(jìn)行實(shí)際的操作。其主要的文件依據(jù)見下表。

表 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的主要文件依據(jù)

3.2 華南理工大學(xué)數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的組織體系

華南理工大學(xué)數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理有著明確的組織體系。其中，館長是風(fēng)險(xiǎn)管理的總指揮，負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的控制、監(jiān)督和領(lǐng)導(dǎo)；經(jīng)費(fèi)管理負(fù)責(zé)人主要負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)的管理和控制；質(zhì)量管理負(fù)責(zé)人主要負(fù)責(zé)質(zhì)量的監(jiān)督和控制；技術(shù)安全負(fù)責(zé)人主要負(fù)責(zé)數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)技術(shù)方面的管理；設(shè)備管理負(fù)責(zé)人主要負(fù)責(zé)設(shè)備的購置和管理；辦公室主要負(fù)責(zé)制度的制定、實(shí)施以及整體的協(xié)調(diào)。［1］

3.3 華南理工大學(xué)數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的程序

華南理工大學(xué)數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的基本步驟和周期，如圖所示。

圖 華南理工大學(xué)數(shù)字圖書館信息資源建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的基本步驟和周期

風(fēng)險(xiǎn)管理是一個(gè)持續(xù)動(dòng)態(tài)的管理過程，在項(xiàng)目實(shí)施的四個(gè)階段中都伴隨著項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理。在定義了風(fēng)險(xiǎn)管理的實(shí)施要求之后，每個(gè)階段的風(fēng)險(xiǎn)管理都要經(jīng)過風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與分析，決策和措施，風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、溝通和接受這一流程。這一流程的循環(huán)往復(fù)則構(gòu)成了項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的動(dòng)態(tài)控制過程。［2］

［1］鄭惠伶．項(xiàng)目管理制：新型的高校數(shù)字圖書館管理模式 ［J］.圖書館理論與實(shí)踐，2005（2）：89－90.

［2］孫逸玲，莫霄．圖書館采訪的風(fēng)險(xiǎn)管理［J］．圖書館理論與實(shí)踐，2006（3）：71－73.