何江艷

基于Lotus Domino的企業(yè)OA系統(tǒng)解決方案研究

何江艷

在全球計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)等信息科技迅速發(fā)展的21世紀(jì)，尤其是當(dāng)2008年席卷全球的金融風(fēng)暴爆發(fā)后，企業(yè)面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。新形勢下，建立高效、安全、易于操作的電子化辦公平臺(tái)環(huán)境是企業(yè)參與市場競爭的必備條件，也是企業(yè)管理現(xiàn)代化和決策科學(xué)化的需要。Lotus Domino/Notes在知識(shí)管理、協(xié)同工作及安全機(jī)制方面有著獨(dú)特的優(yōu)勢，是當(dāng)今國內(nèi)外最流行的協(xié)同辦公群件產(chǎn)品之一。

一、OA發(fā)展現(xiàn)狀

OA（Office Automation）即辦公自動(dòng)化，是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備中，最大限度地提高辦公效率和改進(jìn)辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，縮短辦公周期，并利用科學(xué)的管理方法，借助于各種先進(jìn)技術(shù)，輔助決策，提高管理和決策的科學(xué)化水平，以實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的科學(xué)化、自動(dòng)化。上世紀(jì)70年代中期，發(fā)達(dá)國家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響的問題，提出辦公自動(dòng)化的概念并逐漸發(fā)展成為一門綜合性技術(shù)。它的基本任務(wù)是利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高人們對辦公業(yè)務(wù)的處理效率和質(zhì)量，達(dá)到提高工作效率，方便管理和決策的目的。辦公自動(dòng)化的應(yīng)用是企業(yè)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志之一。

隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷更新發(fā)展，辦公自動(dòng)化應(yīng)用范圍也愈來愈廣。從上世紀(jì)80、90年代以傳真機(jī)、打字機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備的使用為主體的第一代辦公自動(dòng)化，到90年代中期以電腦為主的文檔存儲(chǔ)、排版及輸出，用電腦對人事、財(cái)務(wù)等進(jìn)行管理的第二代辦公自動(dòng)化，再到21世紀(jì)以知識(shí)管理為核心，融信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識(shí)管理于一體的第三代辦公自動(dòng)化，經(jīng)過30多年的發(fā)展，其內(nèi)涵也在不斷地豐富和發(fā)展。辦公自動(dòng)化已經(jīng)從以前只是在機(jī)關(guān)的辦公系統(tǒng)發(fā)展到現(xiàn)在各企業(yè)和各種工作部門都需要的辦公系統(tǒng)。

二、Lotus Domino簡介

Lotus Domino/Notes（簡稱Notes）系統(tǒng)是由Lotus公司開發(fā)的用于實(shí)現(xiàn)OA的平臺(tái)。它是以文檔為中心、以郵件為聯(lián)系紐帶的工作流產(chǎn)品、也是世界上最先進(jìn)的通信處理軟件和群件產(chǎn)品；它是單一架構(gòu)的企業(yè)級(jí)通信、Internet/Intranet應(yīng)用平臺(tái)的首選，核心是通信和工作流。Lotus Domino/Notes以其先進(jìn)、單一結(jié)構(gòu)的文檔數(shù)據(jù)庫和完善的電子郵件體系、工作流自動(dòng)化開發(fā)和標(biāo)準(zhǔn)的Web應(yīng)用服務(wù)器三大技術(shù)優(yōu)勢，提供了一種集成的Web服務(wù)應(yīng)用開發(fā)環(huán)境。自1989年走向市場以來，Notes憑借其提供給企業(yè)的信息通訊平臺(tái)、文檔數(shù)據(jù)庫、工作流自動(dòng)化功能模版豐富，具有高度的可靠性、安全性和靈活性，實(shí)現(xiàn)了OA的4C理念——溝通、協(xié)作、控制、創(chuàng)造和方便。Lotus Domino已成為辦公自動(dòng)化的代名詞。

三、廣東南方通信建設(shè)股份有限公司全省OA綜合管理信息系統(tǒng)建設(shè)方案

“A通信建設(shè)股份有限公司綜合管理信息系統(tǒng)”（以下簡稱“系統(tǒng)”）是一個(gè)綜合大型管理信息系統(tǒng)，它涵蓋了公司絕大部分業(yè)務(wù)流程，具有數(shù)據(jù)流量大、涉及面廣、處理流程繁瑣多變的特點(diǎn)。

1.系統(tǒng)需求分析

系統(tǒng)需求分析就是對項(xiàng)目全面調(diào)研，以確定OA綜合管理信息系統(tǒng)的功能和目的，這是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)，是建設(shè)系統(tǒng)的基礎(chǔ)。隨著“電信九七工程”的進(jìn)一步深化，電信管理部門相繼建立了多個(gè)大型數(shù)據(jù)庫，掌握了大量信息資源，基本實(shí)現(xiàn)了“全國——省——市——地區(qū)”四級(jí)行政機(jī)關(guān)辦公的互連互通，特別是部分省市完全實(shí)現(xiàn)了電子化辦公，極大地提高了工作效率。為應(yīng)對市場競爭環(huán)境的變化，進(jìn)一步規(guī)范公司作業(yè)環(huán)境，完善質(zhì)量管理體系，公司經(jīng)審慎研究后決定建立全省綜合管理信息系統(tǒng)。

2.系統(tǒng)目標(biāo)分析

A通信建設(shè)股份有限公司希望通過建立全省OA綜合管理信息系統(tǒng)，減少失誤與重復(fù)勞動(dòng)，縮短辦理周期，實(shí)現(xiàn)提高效率和科學(xué)管理，從而最終達(dá)到加強(qiáng)管理，優(yōu)化流程，提升公司綜合競爭力的目的。具體而言，通過方案的設(shè)定和系統(tǒng)的實(shí)施，公司期望獲得如下的8個(gè)方面投資回報(bào)：（1）消除物理上的隔閡與制約；（2）減少各級(jí)管理人員的精力；（3）降低工作失誤與重復(fù)勞動(dòng)；（4）縮短文件辦理周期，提高工作效率；（5）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，規(guī)范工作模式；（6）完善ISO9000質(zhì)量管理體系；（7）人員分工明確，工作職責(zé)清晰；（8）改善客戶服務(wù)，提高客戶滿意度。

3.系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

（1）公司組織機(jī)構(gòu)

A通信建設(shè)股份有限公司（以下簡稱“公司”）是經(jīng)廣東省人民政府批準(zhǔn)，于1993年10月創(chuàng)建的廣東電信屬下唯一一家股份制企業(yè)，從事通信網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及相關(guān)技術(shù)服務(wù)的高新技術(shù)，主要承擔(dān)設(shè)備安裝調(diào)試及維護(hù)、通信網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化、通信信息技術(shù)支持及進(jìn)行電信增值業(yè)務(wù)的應(yīng)用開發(fā)等。

（2）系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)核心思想

根據(jù)上述公司組織結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)的核心思想是將公司作為一個(gè)有機(jī)的整體，從整體優(yōu)化的角度出發(fā)，通過運(yùn)用科學(xué)的方法把各種資源和工作流程各環(huán)節(jié)實(shí)行合理有效的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制和協(xié)調(diào)，使它們在管理活動(dòng)過程中協(xié)調(diào)有序，并充分發(fā)揮作用。其最終目的是：既要連續(xù)均衡地進(jìn)行工作，又要根據(jù)實(shí)際情況，最大限度地降低工作過程中一切無效的勞動(dòng)和資源的浪費(fèi)，進(jìn)而提高管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。

（3）系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)

信息作為關(guān)鍵資源對企業(yè)的生存與發(fā)展具有無比的重要性。如何有效利用信息、增強(qiáng)競爭實(shí)力是企業(yè)一直在考慮的問題。而一整套卓越的應(yīng)用解決方案，將在企業(yè)的發(fā)展過程中起到舉足輕重的作用。企業(yè)的每一項(xiàng)及時(shí)、準(zhǔn)確的企業(yè)決策，都需要一個(gè)完善的信息管理系統(tǒng)相支撐。它不僅能夠幫助企業(yè)處理日常業(yè)務(wù)，更可加強(qiáng)企業(yè)在計(jì)劃和運(yùn)籌方面的能力，提高企業(yè)運(yùn)作效率，增強(qiáng)企業(yè)綜合競爭力。

4.系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)

公司OA系統(tǒng)以LOTUS DOMINOR6.01為計(jì)算平臺(tái)，采用瀏覽器/服務(wù)器（B/S）模式，建立起最有效滿足用戶的計(jì)算環(huán)境。B/S模式是一種以Web技術(shù)為基礎(chǔ)，把傳統(tǒng)C/S模式中的服務(wù)器部分分解為一個(gè)數(shù)據(jù)服務(wù)器與一個(gè)或多個(gè)應(yīng)用服務(wù)器（Web服務(wù)器），從而構(gòu)成一個(gè)三層結(jié)構(gòu)的客戶服務(wù)。

為適應(yīng)公司辦公和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理量的逐年增加，以交換式快速以太網(wǎng)為主干形成一個(gè)完整、協(xié)同的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以提供建立大型交換式內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)所需的擴(kuò)展性、靈活性和冗余性。為保證大容量數(shù)據(jù)和關(guān)鍵業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行，利用目前世界最先進(jìn)的CLUSTER（群集）技術(shù)，提供動(dòng)態(tài)負(fù)載平衡、不間斷訪問和輕松升級(jí)的強(qiáng)大功能。

5.系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

（1）系統(tǒng)性能要求及培訓(xùn)安排

在主機(jī)性能方面，充分考慮CPU與內(nèi)存的配置對系統(tǒng)性能的影響，保留一定的余量。在內(nèi)存配置方面，分段分量進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，建立較多的緩存空間。在硬盤配置方面，在既要保證數(shù)據(jù)安全，又要提供較高的數(shù)據(jù)訪問速度的情況下，磁盤鏡像成為最好的解決方法。

作為日常辦公平臺(tái)，必須面對公司所有的員工，因此系統(tǒng)的操作盡量設(shè)計(jì)得簡單易懂，確保各類員工均能完成操作任務(wù)。為順利推行此套系統(tǒng)，按照開發(fā)及推廣進(jìn)度，每開發(fā)完一個(gè)階段，即刻安排相關(guān)部門及員工進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)時(shí)間大致安排為1～2天，降低了用戶的使用門檻，消除了不信任和畏難情緒。此外，為了適應(yīng)兼容性的要求，系統(tǒng)也充分考慮了移植性，確保建成后的系統(tǒng)可自由向其它平臺(tái)平滑移植。

（2）系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)保障

為確保系統(tǒng)推廣過程順利進(jìn)行，公司從各個(gè)職能部門抽調(diào)人手，組成專業(yè)小組，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)直接牽頭，各部門主管及部門專人兼職人員共同配合，負(fù)責(zé)板塊設(shè)計(jì)及內(nèi)容的定位，以及部門內(nèi)員工日常操作使用的推廣，有了機(jī)構(gòu)的保障，則既降低了推廣成本，又縮短了認(rèn)識(shí)差距，為系統(tǒng)逐期建設(shè)創(chuàng)造了良好的環(huán)境。

6.系統(tǒng)建設(shè)中的問題及解決方案

系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)階段，或多或少的也存在著一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)規(guī)劃還未直接放入企業(yè)的整體發(fā)展規(guī)劃中，難免在建設(shè)中出現(xiàn)滯后性；②系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)涉及公司管理的方方面面，單純的技術(shù)性投入已無法滿足到發(fā)展的需要；③各職能部門的專業(yè)系統(tǒng)板塊與主系統(tǒng)間的信息難以達(dá)到共享和對稱，造成信息橫向聯(lián)系缺乏，對創(chuàng)造更大經(jīng)濟(jì)效益造成障礙；④隨著系統(tǒng)進(jìn)一步的開發(fā)，因?yàn)槿藛T的技術(shù)及操作水平參差不齊，致使推廣和培訓(xùn)工作難度加大，新開發(fā)的模板推廣速度受阻；⑤原有的慣性管理與系統(tǒng)的科學(xué)管理產(chǎn)生碰撞，造成局部利益與整體利益間無法達(dá)成統(tǒng)一；⑥系統(tǒng)愈深入，則對于維護(hù)的要求和安全管理的要求更嚴(yán)格，鑒于此，必須盡快對擁有“自己”的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍或是選擇外援進(jìn)行選擇和確定。

四、結(jié)束語

經(jīng)過充分的調(diào)研、設(shè)計(jì)、開發(fā)、培訓(xùn)、試運(yùn)行、應(yīng)用及逐步優(yōu)化等近三年的研發(fā)推廣過程，公司綜合信息管理系統(tǒng)基本框架搭建基本完成。作為一個(gè)較大的系統(tǒng)工程，該項(xiàng)目實(shí)施周期長（計(jì)劃分三期，已完成二期），內(nèi)容較多，因此在總體規(guī)劃的基礎(chǔ)上，主要采取分階段、分步驟進(jìn)行實(shí)施，以做到系統(tǒng)的連續(xù)性、一致性、完整性。通過一、二期的逐步完善和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，系統(tǒng)的推廣和使用，已基本達(dá)到初期期望目標(biāo)，各功能模塊運(yùn)行良好，管理流程得以優(yōu)化，工作效率顯著提高，員工對系統(tǒng)的認(rèn)知度得到顯著提高。系統(tǒng)的建設(shè)為企業(yè)的信息化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（作者單位：廣東南方通信建設(shè)有限公司海外事業(yè)部）