政府信息公開背景下的檔案信息資源開發(fā)

張 穎

(黑龍江省輕工建設(shè)監(jiān)理有限公司)

一、政府信息公開與檔案信息資源開發(fā)

(一)政府信息與檔案信息

《中華人民共和國政府信息公開條例》中明確指出，“所稱政府信息，是指行政機(jī)關(guān)在履行職責(zé)過程中制作或者獲取的，以一定形式記錄、保存的信息?！眲t政府信息與檔案信息之間的關(guān)系是:首先，檔案信息和政府信息各自獨(dú)立,屬于不同的法律范疇,對其管理與使用由不同的法規(guī)調(diào)整；其次，檔案信息與政府信息是同一事物不同價(jià)值形態(tài)變化的體現(xiàn)。政府信息傳遞的主要方式是文件，而具有一定參考價(jià)值的現(xiàn)時(shí)使用完畢或辦理完畢的文件經(jīng)過科學(xué)的分類、立卷、歸檔、確定密級、排列后形成的相互關(guān)聯(lián)的有機(jī)整體才能轉(zhuǎn)化為檔案信息，更確切地說，是政務(wù)檔案信息。所以說，它們是同一事物不同階段的表現(xiàn)形式；第三，不是所有的政府信息都可能成為檔案信息，也不是所有的檔案信息都屬于政府信息；第四，行政機(jī)關(guān)掌握的與經(jīng)濟(jì)、社會(huì)管理和公共服務(wù)相關(guān)的，同時(shí)又對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的文件及相關(guān)材料既是檔案信息，又是政府信息。可以說，政府信息從某種程度上講就是政府部門所形成的檔案信息。

(二)政府信息公開與檔案信息資源開發(fā)的關(guān)系

在政府所掌握和控制龐大的政府信息中，只有檔案信息資源具有憑證性、唯一性、可靠性和權(quán)威性，這類獨(dú)特的信息資源是政府機(jī)構(gòu)的核心信息資源，是機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展的信息支持和信息保障，也是整個(gè)政府信息資源最珍貴的重要組成部分。因此，檔案信息資源開發(fā)利用與政府信息公開息息相關(guān)。

首先，政府信息公開對檔案信息資源開發(fā)具有極其深遠(yuǎn)的意義。

1.政府信息公開有利于縮短信息公開時(shí)限，提高檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值

《政府信息公開條例》第十六條明確規(guī)定:“行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)向國家檔案館、公共圖書館提供主動(dòng)公開的政府信息?！边@就大大縮短了部分檔案信息的公開時(shí)限，這不僅有利于改變檔案信息自身分散性、內(nèi)向性和靜態(tài)性的不利因素，使其由內(nèi)向轉(zhuǎn)為共享，由分散轉(zhuǎn)為集中，由靜態(tài)轉(zhuǎn)為動(dòng)態(tài)，更有利于檔案的社會(huì)價(jià)值由以歷史研究為主轉(zhuǎn)向以現(xiàn)實(shí)利用為主，解決與社會(huì)檔案信息需求間的矛盾。

2.政府信息公開有利于豐富館藏，促進(jìn)檔案信息資源整合

上面已經(jīng)提到，政府公開制度明確要求各部門將主動(dòng)公開信息及時(shí)報(bào)送同級檔案館。這不僅能較有效地打破政府部門的信息壟斷現(xiàn)象，還有利于豐富檔案館藏，促進(jìn)信息資源的整合、共享和開發(fā)。

3.政府信息公開有利于逐步在全國建立起各類檔案信息數(shù)據(jù)庫，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

檔案信息資源得到整合及共享的有效途徑就是在全國建立各級檔案信息數(shù)據(jù)庫。而實(shí)施政府信息公開后，政府的組織與領(lǐng)導(dǎo)恰好能調(diào)動(dòng)社會(huì)各方面力量協(xié)助做好公開的歸檔前文件直接導(dǎo)入檔案資源數(shù)據(jù)庫這項(xiàng)工作，并且這些數(shù)據(jù)庫的建立也是在各級政府統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下具有區(qū)域性、層次性、規(guī)范性的特征，各級檔案部門還可以借助政府公開信息數(shù)據(jù)庫的建立這座橋梁實(shí)現(xiàn)合作開發(fā)，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

4.政府信息公開有利于提前實(shí)現(xiàn)檔案信息的第二價(jià)值，提高公民的檔案意識

政府信息公開實(shí)施后，檔案信息資源要比從前提前公開很長時(shí)間，這就意味著檔案信息對社會(huì)的第二價(jià)值會(huì)提前實(shí)現(xiàn)，實(shí)質(zhì)上是擴(kuò)大了檔案信息的利用價(jià)值，越來越多的公民會(huì)查詢與自己切身利益相關(guān)的檔案信息:如退伍軍人詢問有關(guān)政策、文件，拆遷戶如何維護(hù)自己的合法權(quán)益等，這樣，檔案信息在社會(huì)中得到普遍應(yīng)用，必然使全社會(huì)對檔案信息有一個(gè)全新的認(rèn)識，所以檔案信息的第二價(jià)值甚至可能大大超過第一價(jià)值，從而提高了公民的檔案意識。

其次，檔案信息資源開發(fā)可為政府信息公開制度服務(wù)

目前，我國現(xiàn)在信息收集、管理、發(fā)布機(jī)制不健全，政府在信息分類管理上非常落后，對信息的管理是粗放型的；政務(wù)信息公開的渠道也不夠順暢。這就需要有一個(gè)具有較強(qiáng)信息處理能力的部門大力開發(fā)政府信息資源，即對收集到的政府信息，進(jìn)行科學(xué)分類、排序、整理,以便于公民能夠更方便和快捷地獲取信息，并對政府信息進(jìn)行深入淺出的加工，使原始的政府信息成為綜合性強(qiáng)、多角度地反映同一問題(主題)的信息和有情況、有分析、有預(yù)測、有建議的高層次信息加工成果，以解決當(dāng)前人們可獲得的信息量更大，信息的來源和傳播渠道更多樣化與人們有限的理解和吸收信息能力之間的矛盾。而檔案館就成為獨(dú)一無二的首選，因?yàn)闄n案館除滿足以上條件外，政府信息資源絕大多數(shù)也是存在于檔案館中的，檔案館是政府信息的集中收集保管地，具有得天獨(dú)厚的館藏基礎(chǔ)，同時(shí)，檔案館作為服務(wù)于政府和社會(huì)公眾的信息部門具有強(qiáng)大的信息管理、信息加工、信息發(fā)布等方面的能力。也正因?yàn)槿绱耍凇墩畔⒐_條例》中，將檔案館設(shè)為政府信息公開中的政府信息查閱場所。這就決定了檔案館要對檔案信息資源進(jìn)行大力開發(fā)，主動(dòng)為政府信息公開服務(wù)。

綜上所述，政府信息公開與檔案信息資源開發(fā)利用之間存在著良性互動(dòng)關(guān)系，政府信息公開與檔案信息資源開發(fā)是相輔相成、相互促進(jìn)的。

二、檔案信息資源開發(fā)為政府信息公開服務(wù)的新途徑

針對政府信息公開，檔案信息資源開發(fā)為其服務(wù)的途徑有很多，但本文認(rèn)為歸納起來主要有以下幾大方面:

(一)技術(shù)上，盡快建立、更新并維護(hù)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫

筆者認(rèn)為，建立、更新并維護(hù)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源開發(fā)的核心，是為政府信息公開服務(wù)的基礎(chǔ)。因?yàn)檎凸娝P(guān)心和查詢的是檔案所包含的信息，而非檔案實(shí)體本身，特別是政府決策參考時(shí)所依據(jù)的專題信息/數(shù)據(jù)和綜合信息/數(shù)據(jù)，這就需要將曾經(jīng)處于分散、異構(gòu)、封閉狀態(tài)的一個(gè)個(gè)“信息孤島”整合成一個(gè)統(tǒng)一的全國性檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，來負(fù)責(zé)全國政府信息的收集、存儲(chǔ)和傳播利用。當(dāng)然政府流程之間可以彼此不同，甚至彼此保密，這個(gè)中心數(shù)據(jù)庫是將各個(gè)政府部門的內(nèi)容提煉為統(tǒng)一數(shù)據(jù)，再進(jìn)行后臺(tái)集中和統(tǒng)一管理。此外，由于政府公開的信息是不斷變化的，在此基礎(chǔ)上建立的數(shù)據(jù)庫也應(yīng)是動(dòng)態(tài)的，不斷更新的，只有這樣，檔案信息數(shù)據(jù)庫才能為政府決策和公眾提供客觀的、實(shí)時(shí)的信息。最后還需要對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行日常的維護(hù)，以保證數(shù)據(jù)庫的安全運(yùn)作。

(二)業(yè)務(wù)上，夯實(shí)檔案信息管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，深化服務(wù)，進(jìn)一步實(shí)施檔案信息開放

《政府信息公開條例》實(shí)施后，行政機(jī)關(guān)會(huì)及時(shí)向各級檔案館提供主動(dòng)公開的政府信息。這就要求檔案信息管理部門必須做到文件收集齊全、及時(shí)整理歸檔，以防信息的缺失，影響公眾利用，阻礙政府信息公開。隨后加緊做好分類、編目、著錄、檢索等基礎(chǔ)工作，而在這些基礎(chǔ)工作在政府信息公開背景下，應(yīng)提前介入到現(xiàn)行文件的管理利用中，即行“前端控制”。在完成基礎(chǔ)工作后，有必要對部分意義重大的檔案信息資源再進(jìn)行分析性、預(yù)測性、建議性的高層次信息加工，促進(jìn)信息資源的增值開發(fā)，發(fā)揮其最大效益。并改變傳統(tǒng)的“內(nèi)向性”服務(wù)模式，建立以用戶滿意度為中心的集檔案資料目錄信息的收集、存儲(chǔ)、查詢、利用及信息發(fā)布于一體的現(xiàn)代化、多功能的現(xiàn)行公開文件利用服務(wù)中心，這是一種全方位、全天候、全程式的新型服務(wù)模式，以滿足公眾多領(lǐng)域、多層次、多樣式的信息需求。

(三)管理上，建立和完善檔案信息資源開發(fā)為政務(wù)信息公開服務(wù)的相關(guān)管理制度

既然各級政府要在國家檔案館設(shè)置政府信息查閱場所，那么，各級的檔案管理機(jī)構(gòu)首先必須建立和完善公開查閱服務(wù)制度，這也是檔案信息資源開發(fā)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。對內(nèi)，進(jìn)一步明確相關(guān)職能部門的工作職責(zé)，調(diào)整內(nèi)部管理流程，建立相互協(xié)作的服務(wù)工作機(jī)制；對外，要加強(qiáng)與政府及其它相關(guān)部門的聯(lián)系，及時(shí)地了解最新的工作動(dòng)態(tài)，反饋在公開查閱服務(wù)中的新情況、新問題，積極配合政府信息公開工作。同時(shí),應(yīng)建立和完善政務(wù)公開信息送交的內(nèi)容、載體、數(shù)量、時(shí)限、渠道、形式、格式、手續(xù)和監(jiān)督檢查等制度。另外，可制定一些鼓勵(lì)社會(huì)人員開發(fā)檔案信息資源的優(yōu)惠政策，如對開發(fā)檔案信息資源的公民、法人和其他組織在查閱公開信息時(shí)適當(dāng)給予查閱成本費(fèi)用的減免等，以調(diào)動(dòng)社會(huì)人員參與信息開發(fā)的積極性，支持政府信息公開的實(shí)施。

(四)法律上，及時(shí)補(bǔ)充、調(diào)整、完善相關(guān)的法律法規(guī)

政務(wù)信息公開的實(shí)質(zhì)上就是相關(guān)政府文檔信息的公開，《政府信息公開條例》頒布后，《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)中有關(guān)檔案信息開放的規(guī)定與《政府信息公開條例》中的規(guī)定存在著不同程度的出入。因此，為了貫徹執(zhí)行《政府信息公開條例》，服務(wù)于政府信息公開工作的實(shí)施，有必要對《檔案法》和相關(guān)法律法規(guī)做相關(guān)補(bǔ)充、調(diào)整及完善。

如《檔案法》中第19條規(guī)定，“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放……”與《政府信息公開條例》中“不涉密的政策性、法規(guī)性、公益性、服務(wù)性的現(xiàn)行文件要向全社會(huì)開放”的規(guī)定相矛盾，這不僅不利于檔案信息資源的開發(fā)，而且實(shí)際上還限制了檔案類政府信息的開放，這些都應(yīng)予以調(diào)整；還應(yīng)完善《檔案法》中沒有明確對國家檔案中涉及的個(gè)人信息開放的限制問題，以平衡檔案信息開放與個(gè)人權(quán)利之間的利益，等等。

總之，在政府信息公開背景下，檔案信息公開與保密的界定很難把握，這就需要在補(bǔ)充、調(diào)整、完善相關(guān)的檔案法律法規(guī)時(shí)，考慮與《政府信息公開條例》的有機(jī)協(xié)調(diào)，以盡快劃定可提前開放的檔案信息范圍，并對檔案館作為政府信息查閱場所做出相應(yīng)的規(guī)定，主動(dòng)向社會(huì)提供利用，形成檔案信息開放和政府信息公開的整體效應(yīng)。

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