淺談技工學(xué)校的檔案管理工作

王金玉

（黑龍江省技工教師進(jìn)修學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150040）

淺談技工學(xué)校的檔案管理工作

王金玉

（黑龍江省技工教師進(jìn)修學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150040）

作為一名檔案工作者，必須清楚地看到，信息時(shí)代給檔案工作提出了新的更高的要求。如何面對(duì)新形勢(shì)，抓住機(jī)遇，發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，完善自己，迎接挑戰(zhàn)，已是擺在技工學(xué)校檔案工作者面前的一項(xiàng)重要課題。

一、做好檔案工作必須要轉(zhuǎn)變觀念

由于歷史原因，技工學(xué)校檔案室長(zhǎng)期處于封閉、半封閉狀態(tài)，檔案工作者一直從事著簡(jiǎn)單的收集、整理、利用、保管等被動(dòng)服務(wù)工作，由于科研、學(xué)術(shù)等方面檔案利用制度條條框框較多，缺乏必要的對(duì)內(nèi)、對(duì)外宣傳工作，檔案工作者變成了保管員的代名詞，本應(yīng)提供信息利用服務(wù)的檔案室卻成了信息閉塞的角落。在信息化程度越來(lái)越高的今天，信息傳遞量、傳遞速度與日俱增，技工學(xué)校檔案工作者必須認(rèn)清形勢(shì)，增強(qiáng)責(zé)任感、緊迫感，解放思想，擺正位置，拿出新的舉措，全方位、多角度地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，更好地為技工學(xué)習(xí)及社會(huì)各界提供服務(wù)，作出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

二、做好檔案工作必須要夯實(shí)基礎(chǔ)

技工學(xué)校檔案室信息資源具有學(xué)科多，分類(lèi)細(xì)等特有的優(yōu)勢(shì)，我們必須在進(jìn)一步夯實(shí)基礎(chǔ)工作的同時(shí)，積極的發(fā)揮這一優(yōu)勢(shì)，才能不斷壯大和完善自己。

1.積極主動(dòng)地做好建檔工作

堅(jiān)持“提前介入”的指導(dǎo)思想，從關(guān)注技工學(xué)校各項(xiàng)工作文件的形成和積累工作做起，及時(shí)完整、系統(tǒng)地做好檔案的收集、整理、利用、保管等工作。

2.加快技工學(xué)校檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享

我們應(yīng)從傳統(tǒng)的收集、分類(lèi)、編目中走出來(lái)，將過(guò)去獨(dú)立封閉狀態(tài)的檔案室建設(shè)成為行業(yè)或地域性信息系統(tǒng)的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，由所有相關(guān)行業(yè)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)連接組成的信息網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。

3.加強(qiáng)檔案工作者自身素質(zhì)建設(shè)，適應(yīng)信息社會(huì)對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)人員的需求

21世紀(jì)的競(jìng)爭(zhēng)，將是人才的競(jìng)爭(zhēng)。隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展日新月異，各行各業(yè)對(duì)人才的需求提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，原來(lái)單一型人才已遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需求，代之的是具備“一專(zhuān)多能”的復(fù)合型人才。作為具有專(zhuān)業(yè)龐雜、種類(lèi)繁多、介質(zhì)及形式多樣的技工學(xué)校檔案事業(yè)，對(duì)人才的需求更是如此。目前，技工學(xué)校檔案工作的重點(diǎn)應(yīng)放在對(duì)檔案工作者觀念的轉(zhuǎn)變、職能的轉(zhuǎn)變和思維方式的轉(zhuǎn)變上，因?yàn)檗k公自動(dòng)化系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理、維護(hù)、開(kāi)發(fā)利用，檔案信息資源開(kāi)發(fā)、編研等方面的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)及人才的合理引進(jìn)上，都離不開(kāi)人的決定作用。

三、做好檔案工作必須要積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源

衡量檔案工作好壞的最直接的標(biāo)準(zhǔn)，是檔案部門(mén)能夠積極主動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)、高效的信息利用和服務(wù)。檔案工作只有做到“有為”才能實(shí)現(xiàn)“有位”。

1.積極挖掘館（室）藏信息，把握信息服務(wù)的主動(dòng)權(quán)，搞好超前主動(dòng)服務(wù)

技工學(xué)校檔案工作要從過(guò)去狹義的機(jī)關(guān)文書(shū)檔案工作的小范圍，轉(zhuǎn)入面向技工學(xué)校及社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)大范圍的軌道上來(lái)，切實(shí)拓展技工學(xué)校檔案工作發(fā)展空間，確立技工學(xué)校檔案信息資源開(kāi)發(fā)服務(wù)目標(biāo)的合理定位。通過(guò)經(jīng)常性的檔案價(jià)值鑒定，去粗取精，將利用價(jià)值較高的檔案按技工學(xué)校及社會(huì)需要重新加以整理和分類(lèi)，編制成專(zhuān)題目錄或?qū)ｎ}資料匯編供各界利用。將收集、整理的“熱點(diǎn)檔案”在國(guó)內(nèi)網(wǎng)上發(fā)布，供社會(huì)各界有效利用，最大限度地實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案擁有的價(jià)值。

2.探尋技工學(xué)校及社會(huì)各界對(duì)技工學(xué)校檔案信息利用的需要?jiǎng)酉?，搞好檔案跟蹤服務(wù)

學(xué)校檔案工作要堅(jiān)持“同步介入”的原則，緊密跟蹤關(guān)注社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展動(dòng)向，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)服務(wù)對(duì)象發(fā)展哪里，檔案工作就延伸到哪里，切實(shí)拓寬發(fā)展空間，努力實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案價(jià)值的最大化。

3.完善利用方式，制定靈活的管理制度，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，提高檔案利用水平

對(duì)于學(xué)校檔案管理工作中一些過(guò)時(shí)的規(guī)定和工作方式要及時(shí)修改、完善，吸取當(dāng)今社會(huì)新的檔案管理理念、經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、新的科技成果，制定滿(mǎn)足工作需要的利用制度，采取靈活的服務(wù)方式，滿(mǎn)足各界檔案用戶(hù)的利用需要。

四、做好檔案工作必須要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)、對(duì)外的宣傳與服務(wù)工作

我們要加大對(duì)檔案工作的宣傳力度，從根本上消除社會(huì)各界對(duì)學(xué)校檔案室的陌生感和神秘感，引導(dǎo)社會(huì)各界積極利用學(xué)校檔案，提高查閱利用率。

1.介紹館（室）藏內(nèi)容、分類(lèi)和價(jià)值特點(diǎn)

重點(diǎn)介紹學(xué)校各歷史時(shí)期的檔案。按種類(lèi)、形成的特點(diǎn)，吸引各界用戶(hù)廣為利用，為其提供較具體的檔案來(lái)源與線(xiàn)索。

2.介紹學(xué)校檔案有關(guān)使用管理方面的規(guī)章制度

通過(guò)宣傳、指導(dǎo)、服務(wù)，向用戶(hù)介紹學(xué)校檔案利用的批準(zhǔn)手續(xù)、具體要求、查閱范圍及內(nèi)部開(kāi)放檔案利用的界限，得到用戶(hù)的理解與支持。

3.介紹學(xué)校檔案檢索工具及使用方法

主動(dòng)向各界用戶(hù)介紹不同檢索工具的適用范圍、作用、特點(diǎn)及使用方法，方便用戶(hù)選擇和使用檢索工具，及時(shí)準(zhǔn)確地查找到所需檔案。

4.介紹學(xué)校檔案的利用方式

隨著各界用戶(hù)對(duì)檔案的利用越來(lái)越多樣化，僅僅依靠單一的服務(wù)方式很難滿(mǎn)足需要。我們采取多種利用服務(wù)方式，如，可嘗試制發(fā)檔案復(fù)制、檔案證明、函查、舉辦檔案展覽、開(kāi)放部分檔案等服務(wù)方式，使用戶(hù)對(duì)學(xué)校檔案利用有充分的選擇余地。

5.介紹學(xué)校檔案編研成果

為準(zhǔn)確把握社會(huì)利用導(dǎo)向，適時(shí)做好各種專(zhuān)題史料匯編，我們注意編研形式與內(nèi)容的創(chuàng)新，以有效提高學(xué)校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用水平。

五、做好檔案工作必須要加強(qiáng)與外界的學(xué)術(shù)交流與合作

開(kāi)拓思路，創(chuàng)造條件，通過(guò)各種渠道，采用各種形式，加強(qiáng)與國(guó)內(nèi)同行進(jìn)行學(xué)術(shù)交流與合作是擺在我們面前的又一新任務(wù)，只有加強(qiáng)同社會(huì)各界用戶(hù)的信息開(kāi)發(fā)利用合作，瞄準(zhǔn)國(guó)內(nèi)信息市場(chǎng)，才能抓住一切可以利用的機(jī)遇，發(fā)展自己，更好地服務(wù)社會(huì)，迎接更加輝煌的明天。