人事檔案的信息化管理初探

周 萍

（省直機關(guān)大直街辦公區(qū)管理服務(wù)中心 黑龍江 哈爾濱 150001）

人事檔案的信息化管理初探

周 萍

（省直機關(guān)大直街辦公區(qū)管理服務(wù)中心 黑龍江 哈爾濱 150001）

管理好利用好人事檔案，加強檔案的信息化建設(shè)，對于開發(fā)人力資源有著重大的意義。隨著辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，檔案也逐漸由紙質(zhì)形式被機讀形式所代替。把檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來，使得機讀形式的人事檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，人事檔案信息化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。各單位部分領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案工作就是登記、保管的事務(wù)性工作，誰都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內(nèi)容，保管好，不遺失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以，就是好的檔案員。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管，往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，檔案問題得不到解決，場所、經(jīng)費、人員沒有保障。另外，個別檔案工作人員自己本身對檔案管理工作就不重視，缺乏高度的工作責(zé)任感。因此，這是一項最容易被忽視的工作。

（二）檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。由于檔案管理人員大多數(shù)是兼職，對檔案工作精力投入不足，管檔人員工作變動頻繁，檔案收集意識淡薄。所以工作中對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)處理不當(dāng)，缺乏全面性、系統(tǒng)性、連續(xù)性，只看重以往個人歷史信息記錄的維護，忽視現(xiàn)期內(nèi)容的補充和更新。對于應(yīng)該歸檔的材料沒有及時整理歸檔，檔案的收集、整理、儲存、檢索以及利用等方面，仍沿用傳統(tǒng)的管理方法，靠小作坊式加工，基本靠手工完成。調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式。

從檔案人員隊伍結(jié)構(gòu)看，許多單位缺乏現(xiàn)代技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上人事檔案信息化了。

（三）硬件設(shè)施解決和落實的力度差，信息化程度較低。人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數(shù)據(jù)庫沒有建立，管理的重心還是實體管理，實現(xiàn)人事檔案的電子化管理在一些單位還是一句口號。雖然一些單位配備了微機，但是也僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，微機成了工作人員的工具，而不是檔案管理的機器。根本不能實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，沒有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機制。

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。

（四）檔案信息化管理軟件缺乏系統(tǒng)性。檔案信息管理信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)。由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，導(dǎo)致檔案信息電子化的進程停滯不前。

二、人事檔案信息化管理的措施

（一）提高認(rèn)識，加強對人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。單位領(lǐng)導(dǎo)要對人事檔案管理工作給予一定的重視，將其納入到議事日程，做到對檔案工作及時檢查、督促、指導(dǎo)，使檔案管理工作真正起到服務(wù)于單位整體管理的作用。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。同時單位領(lǐng)導(dǎo)要加強對檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，進一步明確檔案工作是各級黨委、政府義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

（二）加大投入力度，夯實檔案工作基礎(chǔ)。人事檔案的信息化建設(shè)是檔案資源科學(xué)、有效整合的手段，建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫就是最好的整合。一是建立電子檔案，在保管好實體檔案的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)人事檔案的電子化，有關(guān)信息全部錄入計算機，利用人事檔案信息對職工隊伍進行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷。二是在錄入數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時通過計算機增加個人的考核、獎懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料。三是在豐富個人信息的同時，突出個人特色，實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理和補充。

實現(xiàn)上述目的，需要建立在一定軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，還要添置必要的設(shè)備，比如計算機、打印機、掃描儀等，這是需要資金做基礎(chǔ)的，各單位財政在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經(jīng)費要有預(yù)算安排、保障落實。要按標(biāo)準(zhǔn)、按要求建設(shè)好規(guī)范化的檔案室，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，檔案信息不失密、不泄密。

（三）穩(wěn)定檔案隊伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，人的因素是主要的?！陡刹繖n案工作條例》第二十五條規(guī)定“各級黨委組織、人事部門，應(yīng)加強對干部檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，注意對檔案工作人員的教育和培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作和生活，充分發(fā)揮他們的積極性與創(chuàng)造性。對那些為檔案工作做出貢獻的同志，應(yīng)給予表揚和獎勵”。

檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識的復(fù)合人才；提高整支隊伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對性適合不同工作崗位的學(xué)習(xí)進行知識更新，適應(yīng)對外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；檔案管理人員要在掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的基礎(chǔ)上，掌握計算機應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)知識、信息存儲技術(shù)，同時還應(yīng)具有一定的外語運用能力，滿足當(dāng)代信息社會的新要求。

（四）加強歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，人事制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與人事檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。對各種不同類型載體的檔案進行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強對電子檔案的積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法。在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺。

建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。

制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子檔案改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證人事檔案的可靠性，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時，在系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。

對于長期保存的電子檔案，要定期復(fù)制，防止信息損失。電子文件從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子檔案形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討。

（五）建立健全安全人事檔案管理制度。檔案信息對安全有著嚴(yán)格的保密要求，建立健全科學(xué)、嚴(yán)密的管理制度以防止信息失真的隱患，確保檔案信息的真實性，是最基本的要求。對電子文件的搜集積累、歸檔驗收、管理記錄等過程加強管理。任何環(huán)節(jié)的疏忽，都有可能對檔案信息的真實性與可靠性造成危害。采取相應(yīng)的管理措施，同時在技術(shù)上進行自動控制，才能做到更為系統(tǒng)、安全、嚴(yán)密。

總之，實現(xiàn)人事檔案管理信息化，是服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應(yīng)當(dāng)代社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求，我們應(yīng)不斷地探索和嘗試與時俱進的人事檔案管理方式，為檔案事業(yè)的進步和發(fā)展做出貢獻。