檔案利用者需求動(dòng)機(jī)實(shí)用性淺析

馬文潔

（黑龍江煤礦安全監(jiān)察局 黑龍江 哈爾濱 150001）

檔案利用者需求動(dòng)機(jī)實(shí)用性淺析

馬文潔

（黑龍江煤礦安全監(jiān)察局 黑龍江 哈爾濱 150001）

利用者是構(gòu)成檔案利用活動(dòng)的“雙主體”之一，也是整個(gè)檔案管理工作賴(lài)以存在和發(fā)展的根本因素。研究檔案利用者需求動(dòng)機(jī)的實(shí)用性，有助于使檔案利用服務(wù)工作更具針對(duì)性，是強(qiáng)化檔案管理職能、提高檔案服務(wù)工作質(zhì)量的必然要求。

利用者；需求動(dòng)機(jī)；實(shí)用性

在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，利用者一般是指為了滿足自身某種特定需要或某種特定目的而實(shí)際參與檔案利用活動(dòng)，并與檔案管理者形成特定對(duì)應(yīng)關(guān)系的社會(huì)群體或個(gè)人。利用者是構(gòu)成檔案利用活動(dòng)的“雙主體”之一，也是整個(gè)檔案管理工作賴(lài)以存在和發(fā)展的根本因素所在。探討研究利用者需求動(dòng)機(jī)的實(shí)用性，有助于使檔案利用服務(wù)工作更具針對(duì)性和實(shí)效性，是完善檔案管理工作不可回避的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。

一、利用者需求動(dòng)機(jī)實(shí)用性的緣起

檔案利用者參與檔案利用活動(dòng)，主要是為了滿足自身某種特定需要或某種特定目的。因此，其必然要求通過(guò)實(shí)際參與檔案利用活動(dòng)，達(dá)到吸收與獲取具有一定數(shù)量、質(zhì)量及“專(zhuān)指度”的檔案信息，解決其在社會(huì)活動(dòng)中所遇到的各種難題。

心理學(xué)理論認(rèn)為：需求是在一定條件下個(gè)人對(duì)客觀事物的“欲望”與“要求”的具體反映。在一個(gè)人的內(nèi)心深處，需求表現(xiàn)為一種因缺乏某種“東西”而具有的不足之感或者因期望得到某種“東西”而產(chǎn)生的有求之感。也正是不足之感、有求之感兩種狀態(tài)的有機(jī)統(tǒng)一，共同形成了一個(gè)人主、客觀有機(jī)統(tǒng)一的心理現(xiàn)象——人的需求。

人的需求通常是以人的意向、愿望、動(dòng)機(jī)等形式表現(xiàn)出來(lái)的。而檔案利用需求則是檔案利用者在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生的、出自內(nèi)心渴求的、對(duì)檔案信息的不足之感與有求之感兩種狀態(tài)的有機(jī)統(tǒng)一,并聚合成為檔案利用者的意向、愿望與實(shí)際動(dòng)機(jī)。正是檔案利用需求成為檔案利用者實(shí)際參與檔案利用活動(dòng)的“動(dòng)因”與行為支撐。每當(dāng)檔案利用需求降低或消失之后，其實(shí)際參與檔案利用的行為就會(huì)變得“似有還無(wú)”，甚至不被檔案利用者自身所認(rèn)可；反之，檔案利用需求一旦受到某方面刺激而高漲之時(shí)，其實(shí)際參與檔案利用活動(dòng)的行為則會(huì)表現(xiàn)得“難以遏制”，成為其產(chǎn)生吸收與獲取檔案信息行為的重要推動(dòng)力量。

檔案利用者吸收與獲取檔案信息的根本目的，是為了運(yùn)用檔案信息中所蘊(yùn)涵的特定價(jià)值作用，達(dá)到解決自身在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中遇到各種疑難問(wèn)題的需要。而所謂吸收與獲取檔案信息的行為，盡管包括其所采取的不同吸收與獲取檔案信息方式等內(nèi)容，但更為重要的則是檔案利用者對(duì)檔案信息中蘊(yùn)涵的特定價(jià)值的理解與運(yùn)用結(jié)果。

二、利用者需要?jiǎng)訖C(jī)實(shí)用性的表現(xiàn)

通常情況下，檔案利用需求與作為檔案利用者對(duì)檔案信息的一種“獲得滿足的要求與欲望”，主要分為現(xiàn)實(shí)的檔案利用需求與潛在的檔案利用需求兩種類(lèi)型?，F(xiàn)實(shí)的檔案利用需求是指檔案利用者已表現(xiàn)出來(lái)、具有相應(yīng)實(shí)現(xiàn)能力的檔案利用需要；潛在的檔案利用需求則是指檔案利用者群體尚未表現(xiàn)出來(lái)、尚未具備相應(yīng)實(shí)現(xiàn)能力的檔案利用需要。在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，上述兩種檔案利用需求方式是相互聯(lián)系、相互依存、相互轉(zhuǎn)化的。尤其是潛在的檔案利用需求，一旦條件成熟時(shí)，即可轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的檔案利用需求；而在條件具備時(shí)，現(xiàn)實(shí)的檔案利用需求也完全可以異化為潛在的檔案利用需求。由此可知，檔案利用需求實(shí)用性主要體現(xiàn)在檔案利用需求的“滿足”與檔案利用動(dòng)機(jī)的“產(chǎn)生”兩個(gè)方面。

第一，檔案利用需求的“滿足”。檔案利用需求能否得到滿足，決定了檔案利用者必然成為檔案利用系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)的必備條件甚至最終條件。正是由于檔案利用者產(chǎn)生了強(qiáng)烈的檔案利用需求，要求通過(guò)參與實(shí)際檔案利用活動(dòng)而獲得“滿足”，檔案利用服務(wù)系統(tǒng)才有存在的可能，系統(tǒng)功能才有實(shí)現(xiàn)的必要。同時(shí)，為了達(dá)到這種“滿足”的要求，就必然促使檔案管理者進(jìn)一步建立與完善檔案利用服務(wù)系統(tǒng)的功能，使檔案管理工作從中獲得不斷深化、發(fā)展的內(nèi)部驅(qū)動(dòng)力。

第二，檔案利用動(dòng)機(jī)的“產(chǎn)生”。既然檔案利用者的利用動(dòng)機(jī)是為了要求獲取一定數(shù)量的檔案信息內(nèi)容，有效地解決其在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中所遇到的各種疑難問(wèn)題，那么，社會(huì)上的每一個(gè)人都有可能因某種實(shí)際需要，而產(chǎn)生“求教”或“求助”于檔案利用工作系統(tǒng)的檔案利用動(dòng)機(jī)，從而使其由潛在的檔案利用者轉(zhuǎn)變成為實(shí)際的檔案利用者。即社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的每一個(gè)人，都有可能因自身的某種需要，而試圖獲取過(guò)去已發(fā)生社會(huì)事件或社會(huì)狀況的信息記錄而成為檔案利用者中的一員。必須強(qiáng)調(diào)指出的是，這種吸收與獲取檔案信息的社會(huì)渠道也必然是開(kāi)放的、顯現(xiàn)的、多領(lǐng)域的。

三、利用者需求動(dòng)機(jī)實(shí)用性的影響

檔案利用者作為檔案信息的“吸收者”與“獲取者”，吸收與獲取檔案信息、解決實(shí)際問(wèn)題是其實(shí)際參與檔案利用活動(dòng)的實(shí)用性表現(xiàn)，無(wú)疑對(duì)檔案信息服務(wù)部門(mén)提出了更高的要求。因而，要使檔案利用活動(dòng)切合社會(huì)需要，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的職能，就必須充分了解不同檔案利用需求的趨向、動(dòng)機(jī)與目的，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建科學(xué)合理的檔案利用工作體系。惟有如此，才有可能達(dá)到有的放矢地開(kāi)展檔案利用活動(dòng)的基本目標(biāo)，才有可能喚起每一個(gè)潛在檔案信息“吸收者”與“獲取者”的檔案利用需求，才有可能對(duì)每一個(gè)現(xiàn)實(shí)的檔案利用者提供符合其特定需要、具有實(shí)用價(jià)值的檔案信息。

[1]王勇.檔案利用者心理分析.北京檔案，2000.7

[2]葛荷英.檔案鑒定理論與方法.中國(guó)檔案出版社，2002.9

[3]劉南山.大力推進(jìn)檔案館的公共服務(wù).中國(guó)檔案，2005.1