吉林廣播電視大學(xué) 劉巍

國際商務(wù)英語信函作為國際商務(wù)往來經(jīng)常使用的聯(lián)系方式，在業(yè)務(wù)聯(lián)系與保持良好關(guān)系方面發(fā)揮著重要的作用。隨著全球經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及我國對外貿(mào)易的不斷擴(kuò)大，各地區(qū)各部門對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易業(yè)務(wù)日漸頻繁。商務(wù)英語信函在國際貿(mào)易中的地位也越發(fā)重要。合作原則和禮貌原則是語言學(xué)中兩個重要的理論，對商務(wù)英語信函寫作有著重要的指導(dǎo)作用，在商務(wù)活動中應(yīng)給予充分的重視。

1 合作原則和禮貌原則簡述

1.1 合作原則

合作原則是指交際雙方為使會話、合作順利進(jìn)行，以達(dá)到共同的溝通目的而必須相互配合，共同遵循的某些準(zhǔn)則。合作原則是由美國語言哲學(xué)家格萊斯提出來的，合作原則包括以下四個范疇：

(1)量的準(zhǔn)則(Quantity Maxim)。①所說的話應(yīng)該滿足交際所需的信息量；②所說的話不應(yīng)超出交際所需的信息量。

(2)質(zhì)的準(zhǔn)則(Quality Maxim)。①不要說自知是虛假的話；②不要說缺乏足夠證據(jù)的話。

(3)關(guān)系準(zhǔn)則(Relevant Maxim)。說話要有關(guān)聯(lián)。

(4)方式準(zhǔn)則(Manner Maxim)。說話要清楚、明了。①避免晦澀；②避免歧義；③簡潔，避免贅述；④井井有條。

1.2 禮貌原則

作為合作原則的補(bǔ)充，Leech提出“禮貌原則”。他認(rèn)為，合作原則未能解釋在現(xiàn)實(shí)生活中人們?yōu)楹我扇￠g接的語言表達(dá)方式。人們?yōu)榱瞬恢苯亓水?dāng)?shù)赜|及對方的“面子”，只能拐彎抹角、含蓄間接地表達(dá)其真實(shí)的信息。禮貌原則包括以下6個范疇。

(1)策略準(zhǔn)則(Tact Maxim)：盡量減少他人付出的代價、盡量增大對他人的益處；

(2)慷慨準(zhǔn)則(Generosity Maxim)：盡量減少對自己的益處、盡量增大對他人的益處；

(3)贊譽(yù)準(zhǔn)則(Approbation Maxim)：盡量縮小對他人的批評、盡量增加對他人的贊揚(yáng)；

(4)謙虛準(zhǔn)則(Modesty Maxim)：盡量縮小對自己的標(biāo)榜、盡量夸大對自己的批評；

(5)一致準(zhǔn)則(Agreement Maxim)：盡量縮小對他人的不同意見、盡量夸大與他人的相同意見；

(6)同情準(zhǔn)則(Sympathy Maxim)：盡量縮小對他人的厭惡、盡量擴(kuò)大對他人的同情。

2 合作原則和禮貌原則的關(guān)系

2.1 合作原則和禮貌原則同時并存

合作原則和禮貌原則相輔相成地運(yùn)用于人們的日常交際中。合作原則是一條重要的會話指導(dǎo)原則，在會話中起著調(diào)節(jié)說話人說話內(nèi)容的作用。但禮貌原則維護(hù)了交談雙方的平等地位和他們之間的友好關(guān)系，在進(jìn)行交際時，禮貌原則解釋了合作原則無法解釋的問題，完善了會話含意，后者是前者的補(bǔ)充，二者同時并存。

2.2 合作原則和禮貌原則進(jìn)退相讓

合作原則與禮貌原則之間存在著一種進(jìn)退相讓的關(guān)系。語用學(xué)中的這兩個原則是對立的，并在某些交際情景中反映出矛盾的關(guān)系，多考慮禮貌便不得不犧牲合作原則，多考慮合作就只能少顧及禮貌策略。

3 合作原則和禮貌原則的并存關(guān)系在商務(wù)英語信函中的體現(xiàn)

商務(wù)英語信函是國際商務(wù)活動的重要工具之一。合作原則和禮貌原則不僅充分體現(xiàn)在日常會話的互動交際中，在商務(wù)英語信函中也起著重要的調(diào)節(jié)作用。商務(wù)英語信函寫作不同于日常英語書信寫作，它有自己特殊的語言風(fēng)格和寫作原則，即“7c”原則， 指的是商務(wù)英語信函在選詞、造句、內(nèi)容、語氣、寫作態(tài)度等方面的7個以英文字母C開頭的單詞，即：完整(Completeness)、正確(Correctness)、清楚(Clarity)、簡潔(conciseness)、具體(Concreteness)、禮貌(Courtesy)和體諒(Consideration)。這7個語言特點(diǎn)與合作原則和禮貌原則有著許多息息相通之處，正是合作原則和禮貌原則在商務(wù)英語信函中的體現(xiàn)和運(yùn)用。

3.1 正確原則與質(zhì)量準(zhǔn)則

商務(wù)英語信函中信息的正確性是至關(guān)重要的。除了內(nèi)容正確，語法正確，標(biāo)點(diǎn)拼寫也要正確。商務(wù)信函所涉及到的是商務(wù)活動，牽涉的是雙方的商務(wù)關(guān)系和經(jīng)濟(jì)利益，用詞必須嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確。比如，商務(wù)英語中經(jīng)常會有度量衡以及貨幣名稱，如果把RMB誤寫成Us Dollar，后果不堪設(shè)想。合作原則中的質(zhì)量準(zhǔn)則要求我們不要說自知是虛假的話，不要說缺乏足夠證據(jù)的話。正確原則正是體現(xiàn)了質(zhì)量準(zhǔn)則，要求函電中所有的信息真實(shí)可靠，這樣才能得到對方的信任。

3.2 完整原則與數(shù)量準(zhǔn)則

信函的內(nèi)容要完整，結(jié)構(gòu)要完整。一封合格的商務(wù)英語信函必須為讀者提供所有需要的信息。在回復(fù)詢價信的信函寫作中尤其要做到這一點(diǎn)。這一點(diǎn)恰恰體現(xiàn)了合作原則中的數(shù)量準(zhǔn)則，所說的話應(yīng)該滿足交際所需的信息量。

3.3 具體原則與方式準(zhǔn)則

商務(wù)英語信函的語言要具體、明確。例如，在表達(dá)時間時，商務(wù)英語信函中應(yīng)避免出現(xiàn)“the other day， yesterday， tomorrow”之類的容易引起歧義的，含糊而籠統(tǒng)的表達(dá)法。這一點(diǎn)體現(xiàn)了方式準(zhǔn)則，即表達(dá)清楚，明了，不引起歧義。

3.4 簡潔原則與方式準(zhǔn)則

簡潔指的是盡可能地用精辟的語句清楚地表達(dá)你需要表達(dá)的內(nèi)容。商務(wù)信函應(yīng)當(dāng)在涵蓋各種必須陳述的信息的基礎(chǔ)上做到言簡意賅、文字簡潔。商務(wù)英語信函中，對于意義相近的詞或短語，應(yīng)該選擇簡潔的詞匯， 避免啰嗦，如“decide, prefer, so,” 而不應(yīng)該使用“come to a decision, express a preference for, in such a matter that?！边@與方式準(zhǔn)則的第三條“說話要簡潔，避免贅述”不謀而合。

3.5 清楚原則與方式準(zhǔn)則、關(guān)系準(zhǔn)則

所謂清楚，就是內(nèi)容表達(dá)清晰，避免讓讀信人產(chǎn)生誤解。商務(wù)信函寫作中，我們要注意邏輯上的合理，意義上的連貫，合理安排句子的結(jié)構(gòu)，使用必要的連詞或短語使句子連貫起來，這一點(diǎn)同關(guān)系準(zhǔn)則要求的語句之間要有關(guān)聯(lián)是一致的。比如：

Being the leader of the trade delegation, you could give us a reply.

Being the leader of the trade delegation, I hope you could give us a reply.

根據(jù)推斷，前半句隱含的主語是“you”，第一種說法分詞的隱含主語和句子的主語一致，表達(dá)連貫，清楚明了。第二種說法句子的主語是 “I”， 與分詞的隱含主語不一致，表達(dá)不清楚，容易引起歧義。

同時在商務(wù)英語信函中選擇簡明易懂的詞語，盡量避免意義上含糊不清的詞句，這一點(diǎn)同方式準(zhǔn)則要求的避免晦澀是相通的。

3.6 體諒原則與一致準(zhǔn)則、同情準(zhǔn)則

在寫商務(wù)英語信函時，要把握“體諒”原則，給予對方充分的體諒和照顧。這就是商務(wù)信函中的：“為對方著想”。特別要注意，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時，我們首先要盡量理解并尊重對方的觀點(diǎn)，盡可能地縮小對他人的不同意見、盡量擴(kuò)大與他人的相同意見，盡量擴(kuò)大對他人的同情。這恰恰是一致準(zhǔn)則和同情準(zhǔn)則的體現(xiàn)和運(yùn)用。如：

We have to refuse your request for further reduction.

We regret being unable to comply with your request for further reduction.

顯然，此時對于降價的問題雙方意見不統(tǒng)一，第一種表達(dá)方式“refuse”，生硬而失禮；第二種表達(dá)方式“regret being unable to comply with”委婉許多，溫和易于接受，考慮了對方的感受。

3.7 禮貌原則與各個禮貌準(zhǔn)則

禮貌是商務(wù)英語信函的重要語言特點(diǎn)。一封彬彬有禮的信函能在讀者心目中樹立起良好的職業(yè)道德形象。當(dāng)外商致信表示愿與你公司建立業(yè)務(wù)聯(lián)系，或?qū)δ愎镜纳唐犯信d趣的時候，在復(fù)信是一定要表示感謝。恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用禮貌詞語有助于贏得讀信人的好感，能讓讀者有一種被尊重、愉悅的心情。在商務(wù)信函中，禮貌原則的各個準(zhǔn)則都得到了不同程度的體現(xiàn)。

4 合作原則和禮貌原則的對立關(guān)系在商務(wù)英語信函中的體現(xiàn)

4.1 合作原則優(yōu)先

在某些信函交際場合， 當(dāng)人們更關(guān)注信息內(nèi)容時，常把遵守合作原則放在第一位，把禮貌原則放在第二位。商務(wù)活動中的簽約雙方，如果一方不能嚴(yán)格履行合同，就可能給另一方造成損失，受損失一方會向?qū)Ψ桨l(fā)出投訴信和索賠信。這種情況下，寫信人會嚴(yán)格地遵守合作原則，實(shí)話實(shí)說，講明投訴的依據(jù)，如貨物受損或有瑕疵，延誤交貨，品質(zhì)低劣等等，不會顧及對方的顏面，也不會太注重禮貌原則。

4.2 禮貌原則優(yōu)先

商務(wù)活動中，客戶們有時無法按時付清賬單，公司需要寫催款信。催款信既要有分量，又不會冒犯對方。為了和客戶保持友好的業(yè)務(wù)關(guān)系，寫信人會更注重禮貌原則，用親切、公正有理、不失禮貌的語氣進(jìn)行敘述，給予對方充分的體諒和照顧，給客戶留有余地，這種情況下，通常優(yōu)先考慮禮貌原則，把合作原則放在第二位.

5 結(jié)語

合作原則和禮貌原則是并存互補(bǔ)、進(jìn)退相讓的關(guān)系。商務(wù)英語信函寫作中既體現(xiàn)了兩個原則的并存統(tǒng)一，又反映了兩個原則的矛盾對立。不同類型的商務(wù)英語信函需要不同的禮貌策略和相應(yīng)的合作原則。有的時候出于禮貌的考慮違反合作原則，有的時候出于交際的實(shí)際需要違反禮貌原則。在不同的交際場合，應(yīng)該具體問題具體分析，根據(jù)實(shí)際情況采取不同的策略，才能達(dá)到預(yù)期的交際效果。

[1]尹小瑩.商務(wù)英語信函[M].西安交通大學(xué)出版社,2004.

[2]火樹鈺.國際商務(wù)英語[M].清華大學(xué)出版社,2006.

[3]余富林.大學(xué)英語外貿(mào)翻譯教程[M].北京航空航天大學(xué)出社,2000.

[4]李雅靜.涉外經(jīng)貿(mào)英語函電[M].青島海洋大學(xué)出版社,1997.