淺析檔案信息服務(wù)變革

王曉萍，張麗媛

(黑龍江省教育學(xué)院檔案室，哈爾濱150080)

淺析檔案信息服務(wù)變革

王曉萍，張麗媛

(黑龍江省教育學(xué)院檔案室，哈爾濱150080)

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，要求檔案信息服務(wù)進(jìn)行相應(yīng)的變革。檔案工作者如何適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，不斷提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量是檢驗檔案工作者的一個重要指向?；诖?，從轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)觀念、喚醒沉睡檔案、提供多元化檔案信息服務(wù)模式等方面進(jìn)行探討，旨在努力探究檔案信息服務(wù)的新理念、新內(nèi)容、新方式和新變化，為提高檔案信息服務(wù)提供一些可資借鑒的參考意見。

檔案;信息;變革;理念;模式

檔案的產(chǎn)生就是為了利用，不被利用的檔案就像一堆不舍得丟棄的垃圾，不僅占用不必要的空間，而且還影響其真正作用的發(fā)揮。這既是對寶貴檔案資源的一種浪費，也是對檔案資源的輕視與不尊重。如何提高檔案的利用效率，使檔案資源充分發(fā)揮其應(yīng)有的價值，是檔案工作者一個永恒不變的主題。要想使靜靜躺在柜子里的檔案重新活躍起來，就不得不從轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)觀念、喚醒沉睡檔案、提供多元化檔案信息服務(wù)模式做起。

一、轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)理念

理念是行為的先導(dǎo)，也是思想的前提。要樹立正確的檔案信息服務(wù)理念，必須從轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)理念開始。而正確的檔案信息服務(wù)理念的建立，又是通過以“自我為中心”向以“用戶為中心”的轉(zhuǎn)化來實現(xiàn)。

以“自我為中心”的服務(wù)理念是傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)的心理與實踐模式，它的服務(wù)觀念是把廣義的管理和歷史研究、文化教育視為檔案信息服務(wù)的基本領(lǐng)域，很少向社會其他群體和對象提供服務(wù)，社會其他群體和對象也很少有充分利用這些寶貴資源的機(jī)會。以“自我為中心”的服務(wù)原則是“有什么樣的檔案就提供什么樣的服務(wù)”，并不關(guān)心用戶的希望與期待。久而久之，社會和用戶也難以認(rèn)同其提供的各種信息服務(wù)。隨著當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，社會主義市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，這種認(rèn)識越來越顯示出其不應(yīng)有的局限性和片面性，越來越不適應(yīng)紛繁變化的現(xiàn)代世界。

以“用戶為中心”的服務(wù)理念是根據(jù)用戶的需求及時主動地為用戶提供必要的信息服務(wù)。它的基本理念體現(xiàn)的是“用戶本位”思想，基本原則是“用戶需要什么服務(wù)就提供什么服務(wù)”。這種思想理念的建立適應(yīng)了當(dāng)今社會發(fā)展的需要，越來越為廣大用戶所認(rèn)同。

在現(xiàn)實社會中，隨著用戶日趨多元化、個性化的發(fā)展需要，客觀上對檔案信息服務(wù)提出了越來越迫切的要求。檔案服務(wù)對象也由面向?qū)＜?、學(xué)者及各級官員的精英服務(wù)，轉(zhuǎn)向包括農(nóng)民、學(xué)生、普通老百姓等在內(nèi)的更廣闊的范圍。普通群眾對檔案信息服務(wù)需求越來越旺盛，必將使檔案信息服務(wù)走向普通化、大眾化的道路。另外，當(dāng)今世界互聯(lián)網(wǎng)已占據(jù)了人們的日常生活，信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化導(dǎo)致用戶獲取信息模式的徹底改變，不同層次的用戶越來越依賴于網(wǎng)絡(luò)來獲取可用信息資源，這必然導(dǎo)致檔案信息服務(wù)的徹底變革。因此，需要檔案信息服務(wù)的理念從以“自我為中心”向以“用戶為中心”的轉(zhuǎn)化。

為了實現(xiàn)向以“用戶為中心”理念的轉(zhuǎn)變，作為檔案信息服務(wù)工作者要從以下兩個方面作出努力。

一是確立以“用戶為中心”的理念，加強(qiáng)對用戶要求的調(diào)查、分析和預(yù)測，以增強(qiáng)信息服務(wù)的針對性和時效性，提高信息服務(wù)的效率。各行各業(yè)用戶的利用需要是多方面的，不同時期、不同任務(wù)對檔案的需要也有所不同，如果不對客觀需要進(jìn)行調(diào)查研究，只是利用工作坐等“利用上門”，即使檔案工作者愿意主動開展檔案利用工作，也往往會由于無的放矢而不能取得較好效果。檔案工作者要熟悉國家的政治經(jīng)濟(jì)、科技文化和社會環(huán)境等各個方面，對檔案需求熱點有方向性的把握，還要進(jìn)行經(jīng)常性的調(diào)查研究，傾聽來自用戶的聲音，確切了解他們的需要。此外，在服務(wù)過程中檔案工作者要注意用戶的反饋，經(jīng)常性地與用戶保持良性的互動關(guān)系。

二是要注重對用戶檔案意識的培養(yǎng)，也稱為檔案用戶教育。主要指檔案工作者對其服務(wù)的對象進(jìn)行檔案意識、檔案信息及服務(wù)業(yè)務(wù)等諸多方面的宣傳、介紹，進(jìn)行檔案利用的技術(shù)培訓(xùn)，以提高用戶的檔案素質(zhì)和利用檔案的能力。

二、喚醒沉睡檔案

檔案是承載人類文化、延續(xù)人類記憶的重要載體，是各類歷史事件的真實記錄。在浩如煙海的檔案信息資源中，由于各種不同的原因，多數(shù)珍貴的檔案資源長期湮沒在檔案的庫房里，鎖在鐵柜子里難見天日。這種情況的直接后果是，一方面其重要的價值沒有得到很好的發(fā)揮;另一方面，用戶對檔案的需求也得不到更好的滿足。因此，喚醒沉睡的檔案，讓其切實發(fā)揮應(yīng)有的作用，充分體現(xiàn)它的價值，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

要將沉睡的檔案喚醒，充分為社會發(fā)展與進(jìn)步服務(wù)，需要做好以下幾方面的工作。

一是及時“解放”檔案。檔案都是有保管期限的，到了期限的檔案應(yīng)該及時面向廣大群眾，為普通群眾提供可資借鑒的條件。

二是及時“解密”檔案。檔案都是有保密級別和年限的，到了該解密年限的檔案也應(yīng)該及時公布于眾，還原歷史的本原，讓人民群眾了解歷史的真實，為所有人提供研究與參考的可能。

三是由“信息服務(wù)”走向“知識服務(wù)”。

信息服務(wù)是以向人們提供有用的顯性信息為內(nèi)容的信息傳播過程，體現(xiàn)的是一種檢索和傳遞服務(wù)。知識服務(wù)是在知識經(jīng)濟(jì)背景下產(chǎn)生的一種新的服務(wù)觀念，是以信息知識的搜尋、組織、分析、重組等的知識和能力為基礎(chǔ)，根據(jù)用戶的問題和環(huán)境，融入用戶解決問題的過程，提出能夠有效支持知識應(yīng)用和知識創(chuàng)新的服務(wù)。信息服務(wù)中的核心部分如信息資源建設(shè)、信息組織、信息存儲、信息檢索以及信息傳遞等，在知識服務(wù)中同樣不可或缺，都需要以IT技術(shù)作為支撐。而知識服務(wù)又出現(xiàn)了一些新的技術(shù)如網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航、知識發(fā)現(xiàn)、智能代理等。

知識服務(wù)是數(shù)字檔案知識管理的最終目的。也是用戶通過數(shù)字檔案中的知識地圖，來利用其中的數(shù)據(jù)庫、知識庫。更是對檔案用戶數(shù)據(jù)庫的信息運用智能技術(shù)分析其興趣和愛好，形成需求空間，在需求空間中主動查找相匹配的需求，再向知識庫搜索相關(guān)知識，從而為用戶提供最佳服務(wù)。

檔案信息服務(wù)的核心競爭力不在于其擁有多少信息資源，而在于是否能快速便捷地利用本身的信息資源幫助用戶發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的有用信息，并將這些信息轉(zhuǎn)化成知識，形成解決方案，進(jìn)而將這些知識或者方案滲透到新的研究和服務(wù)中。傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的競爭力主要體現(xiàn)在信息搜集、組織和傳遞方面，知識含量較少，難以適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展和知識創(chuàng)新的需要。知識服務(wù)的本質(zhì)是知識創(chuàng)新，核心是以人為本，重點是幫助用戶發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。顯然，知識服務(wù)能滿足知識經(jīng)濟(jì)時代信息用戶的需求，信息服務(wù)的內(nèi)容正從信息走向知識，信息服務(wù)也正朝著知識服務(wù)的方向發(fā)展。

三、提供多元化檔案信息服務(wù)模式

檔案信息服務(wù)模式大致可以分為兩類:一是實體化服務(wù)模式，二是虛擬化服務(wù)模式。

實體化服務(wù)模式是比較傳統(tǒng)的一種服務(wù)模式。它是在信息化程度不高的條件下運用傳統(tǒng)的信息服務(wù)手段而基于記錄載體而建立起來的一種檔案信息服務(wù)模式，是目前我國檔案信息服務(wù)的主要模式。主要有以下五種。一是檔案外借。將部分檔案借出，為利用者服務(wù)。二是檔案閱覽。這是最常采取的一種服務(wù)方式，利用一定的空間開辟閱覽室，方便利用者查找、閱讀等。三是檔案報道。即通過檔案報刊或新聞報道向社會及利用者提供和報道檔案信息。四是檔案陣列。五是檔案展覽。即按著一定的主題和內(nèi)容，組織檔案展覽，通過各種檔案展覽活動的開展，為廣大群眾提供歷史事實或提示歷史真相。這種展覽方式宣傳范圍廣、內(nèi)容具體直觀，容易吸引利用者和引起社會較大的反響。

實體化服務(wù)模式能讓用戶親身體會到實體檔案帶來的，但數(shù)字化檔案無法產(chǎn)生的價值效果，所以其在今天我國檔案信息服務(wù)工作中仍有很大的適用空間，對滿足用戶需求仍有十分重要的作用。

虛擬化服務(wù)模式是采用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)平臺以檔案信息內(nèi)容為核心的一種為社會公眾提供數(shù)字化檔案信息的服務(wù)模式。它以網(wǎng)絡(luò)平臺為服務(wù)載體，以數(shù)字化的檔案信息為主要服務(wù)內(nèi)容，以現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息檢索為主要服務(wù)手段，是社會信息化水平發(fā)展到一定程度的產(chǎn)物。它具有易擴(kuò)散、低成本和易共享等特征。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，用戶的需求特點主要表現(xiàn)為信息量大、覆蓋面廣、信息內(nèi)容精準(zhǔn)、服務(wù)速度快、服務(wù)方式靈活多樣等方面。要滿足這些要求，只依靠傳統(tǒng)的信息服務(wù)模式很難做到，只有依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的大力發(fā)展才能彌補(bǔ)其不足和缺陷，擴(kuò)大信息資源共享的范圍，豐富信息服務(wù)的手段與方式。目前，個性化信息服務(wù)的主要模式有:拉取式模式、非智能化推送模式和智能化推送模式。高校檔案信息服務(wù)方式主要有以下六種:一是計算機(jī)管理服務(wù)。二是縮微服務(wù)。三是光盤存儲服務(wù)。光盤具有存儲容量大、處理速度快的特點，廣泛用于檔案信息全文檢索、編目和信息咨詢服務(wù)。四是現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。即充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，將檔案信息發(fā)布出去，使利用者在不同地區(qū)、不同時空利用檔案信息。五是公共信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。六是視聽傳播服務(wù)。

G270

A

1001－7836(201.)10－0192－02

10.3969/j.issn.1001 －7836.201..10.074

201.－03－16

王曉萍(1957－)，女，黑龍江五常人，從事檔案學(xué)研究。