暢快溝通提升管理效率

□付玉章

暢快溝通提升管理效率

□付玉章

有研究表明，我國(guó)企業(yè)管理中70%的錯(cuò)誤是由于溝通不善造成的。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，隨著企業(yè)改革發(fā)展、組織結(jié)構(gòu)調(diào)整的進(jìn)一步深化，暢通高效的溝通渠道，良好的溝通氛圍，對(duì)增強(qiáng)企業(yè)執(zhí)行力、提高工作效率，充分調(diào)動(dòng)員工工作積極性尤為重要。

加強(qiáng)溝通戰(zhàn)略管理

從企業(yè)管理中計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制四大職能來看，每一項(xiàng)職能的發(fā)揮都離不開溝通。從管理的實(shí)質(zhì)側(cè)重于處理人際關(guān)系來看，同樣需要良好的人際溝通。從企業(yè)的組織系統(tǒng)來看，溝通是企業(yè)的生命線，傳遞著企業(yè)的發(fā)展方向、期望、過程、產(chǎn)物和態(tài)度。因此，企業(yè)應(yīng)明確管理溝通的戰(zhàn)略目標(biāo)，即以不斷提高溝通效率為抓手，以改善溝通環(huán)境、創(chuàng)造良好的溝通氛圍為重點(diǎn)，進(jìn)而形成一個(gè)既體現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)要求，又反映現(xiàn)代企業(yè)管理人文情懷的溝通模式，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略目標(biāo)。

完善溝通渠道

當(dāng)今社會(huì)呈現(xiàn)多樣性和開放性的特點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)順應(yīng)要求，建立一個(gè)開放的溝通機(jī)制，形成開放、和諧的管理溝通文化。通過溝通文化建設(shè)，樹立全員溝通理念，創(chuàng)造人人能溝通、時(shí)時(shí)能溝通、事事能溝通的良好氛圍。在倡導(dǎo)管理溝通文化時(shí)關(guān)鍵要注重組織溝通氛圍的改善，鼓勵(lì)工作中員工之間的相互交流、協(xié)作，提供上下互動(dòng)機(jī)會(huì)，強(qiáng)化組織成員的團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)，促進(jìn)相互理解，改善人際關(guān)系，促進(jìn)和諧企業(yè)建設(shè)。

管理溝通渠道應(yīng)該使管理溝通有更快的速度、更大的信息容量、更寬的覆蓋面和更高的準(zhǔn)確性和成功率。企業(yè)可以在保持傳統(tǒng)溝通渠道的基礎(chǔ)上，充分利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行溝通載體的創(chuàng)新。公司內(nèi)部的人員既可以選擇在局域網(wǎng)的BBS上發(fā)布信息、討論專業(yè)問題，也可以向上司發(fā)送電子郵件以征詢意見，更可以通過企業(yè)QQ、MSN等聊天途徑與同事進(jìn)行隨時(shí)隨地的交流等等。

增強(qiáng)管理者的溝通意識(shí)

一個(gè)溝通戰(zhàn)略的形成和實(shí)施，離不開管理者先進(jìn)的溝通理念。這是由管理者在企業(yè)管理溝通中的地位和作用決定的。一般來說，企業(yè)管理者可分為三個(gè)層次：高層管理者、中層管理者、基層管理者。不同層次管理者在溝通中的地位及其相互關(guān)系如圖所示：

從圖中可以看到，無論是高層管理者，還是中層或基層管理者，在企業(yè)整個(gè)管理溝通過程中都扮演著非常重要的角色。沒有高層管理者高瞻遠(yuǎn)矚的戰(zhàn)略眼光和與時(shí)俱進(jìn)的溝通戰(zhàn)略理念，就不可能形成具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和個(gè)性特色的溝通戰(zhàn)略。沒有中層、基層管理者及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速地上傳下達(dá)，來自于上層的信息和指示就不能被快速而有效地傳遞，而來自下層和基層員工的信息也不能快速而有效地上傳，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者精心確定的溝通戰(zhàn)略目標(biāo)也將付之東流。

正確的決策是成功的一半，另一半就要看如何去執(zhí)行和實(shí)施決策。無論哪一半，都與管理者直接相關(guān)，管理溝通貫穿于執(zhí)行的全過程。因此，對(duì)管理者加強(qiáng)溝通培訓(xùn)，提高管理者的溝通水平，樹立管理者正確的溝通理念，養(yǎng)成管理者良好的溝通習(xí)慣，是提高企業(yè)管理溝通水平，實(shí)現(xiàn)管理溝通戰(zhàn)略目標(biāo)的一項(xiàng)重要舉措。

加強(qiáng)溝通的機(jī)制建設(shè)

溝通效率的提高，離不開溝通機(jī)制的建設(shè)。良好的溝通機(jī)制應(yīng)該是：信息以最快的速度、最少的費(fèi)用從信息發(fā)送者傳到信息接收者，并得到及時(shí)反饋。

建立齊抓共管的組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。建立以黨組織為領(lǐng)導(dǎo)，專職思想政治工作者為骨干，行政管理者為基礎(chǔ)和群團(tuán)組織共同參與的管理溝通新體系，形成黨政工團(tuán)齊抓共管，多管齊下的立體式組織管理體系。機(jī)制設(shè)置要與企業(yè)中心任務(wù)融為一體，緊密銜接，調(diào)動(dòng)各方面積極性。同時(shí)，加強(qiáng)溝通隊(duì)伍建設(shè)，通過人才招聘、競(jìng)爭(zhēng)上崗等機(jī)制，建立一支高素質(zhì)、懂技術(shù)、懂業(yè)務(wù)、會(huì)管理的管理溝通工作隊(duì)伍。多做理順員工思想情緒的工作，以理服人、以情感人，抓住情、理、法幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，研究員工的生理和心理特點(diǎn)，講究思想工作的藝術(shù)性，保證管理溝通有底氣、講正氣、人順氣，促進(jìn)企業(yè)健康、快速、和諧發(fā)展。

建立規(guī)范有序的管理機(jī)制。管理溝通本身要制度化、規(guī)范化，各個(gè)時(shí)期的管理溝通要做到統(tǒng)籌規(guī)劃。要建立內(nèi)容豐富的思想教育機(jī)制和科學(xué)有效的工作責(zé)任機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制、創(chuàng)新機(jī)制等。建立正常的工作程序和必要的工作檔案，管理人員要對(duì)每個(gè)時(shí)期出現(xiàn)的具體問題、員工群體的情況等分類記錄，做到心中有數(shù)，加強(qiáng)溝通管理。

健全溝通的反饋機(jī)制。這種反饋要求是雙向的，下級(jí)經(jīng)常給上級(jí)提供信息，同時(shí)接受上級(jí)的查詢；上級(jí)也要經(jīng)常向下級(jí)提供信息，同時(shí)對(duì)下級(jí)提供的信息進(jìn)行反饋，以形成一種信息環(huán)流。在一般溝通中，反饋也許是可有可無的，但在管理溝通中，反饋不可或缺。因?yàn)橥ㄟ^反饋，一方面可以提高針對(duì)性，減少信息提供部門的盲目性。另一方面可以加強(qiáng)信息發(fā)送者和接收者之間的心理溝通，讓員工意識(shí)到管理層樂于傾聽他們的意見，他們所做的一切都在被關(guān)注，從而增強(qiáng)管理者和員工之間的相互理解、尊重和感情交流。

提高溝通技能

要學(xué)會(huì)傾聽。傾聽會(huì)使溝通變得全面和深入。積極的傾聽不僅要用耳，而且要用心。有效的傾聽既幫助接收者理解字面意思，也理解對(duì)方的情感。同時(shí)，有效傾聽的管理者還發(fā)出了一個(gè)“關(guān)心員工”的重要信號(hào)。

要明晰表達(dá)。溝通者在表達(dá)自己的意見時(shí)，要抓住中心思想，措詞要準(zhǔn)確、明晰，使對(duì)方能有效接收所傳遞的信息。同時(shí)要注意非語言信息，如溝通者的面部表情、語音語調(diào)、目光手勢(shì)等肢體語言。

要注意“角色位移”。溝通者要多從對(duì)方的角度思考和分析，肯定對(duì)方的長(zhǎng)處，善于聆聽各方面的看法和意見，充分發(fā)揮溝通在管理中的激勵(lì)作用。