論公共圖書館地方文獻贈書的質(zhì)量引導(dǎo)及控制

甘 新

(廣西壯族自治區(qū)圖書館,廣西 南寧 530022)

地方文獻是公共圖書館的重要館藏部分,也是最能體現(xiàn)館藏特色的。如何做好地方文獻的館藏工作,打造亮點,使之成為業(yè)界獨具特色的一張亮麗名片,是當(dāng)前各個公共圖書館研究的重要課題。做好地方文獻整理和開發(fā)利用工作的前提和基礎(chǔ)就是保證地方文獻的來源,即開展地方文獻征集工作。地方文獻的征集大體上可分為接收贈書和購買兩種情況,其中,購買只占少部分,接收贈書才是其中的重中之重。然而,許多公共圖書館對地方文獻贈書往往處于被動接收的狀態(tài),沒有形成科學(xué)有效的管理,以致造成人力、物力的浪費,贈書機制沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用。因此,筆者結(jié)合實踐談?wù)勅绾渭訌姷胤轿墨I贈書質(zhì)量的引導(dǎo)與控制,以期能推動地方文獻資源體系建設(shè)的發(fā)展。

1 地方文獻贈書的類型

地方文獻包括本地正式出版物和非正式出版物、本地名人著作及其傳記以及內(nèi)容與本地有關(guān)聯(lián)的文獻。[1]其贈書的類型有多種:按贈書渠道分,可分為個人贈書、機關(guān)單位贈書、團體贈書等;從內(nèi)容來講,可分為政治、經(jīng)濟、科技、文學(xué)、歷史、藝術(shù)等;按版本分,可分為中文版、外文版、新版圖書和古籍善本等;從形式來講,可分為圖書、報刊、書畫等;按載體形式分,可分為紙質(zhì)文獻、光盤、磁帶等。[2]

在搜集地方文獻時,各圖書館都會碰到一個難題:究竟是把當(dāng)?shù)厮械牡胤轿墨I(無論好壞)都搜全,還是只側(cè)重于當(dāng)?shù)啬骋环矫嬗写硇砸饬x文獻的收藏。為了不使文獻資源流失,有的圖書館對于地方文獻不管好壞、是否有收藏價值都一概入藏;有的圖書館則強調(diào)重點搜集特色文獻,對一些有價值的文獻卻有所忽略。以上兩種方法都有其可取之處,但弊病也不小。只有在“大而全”的前提下對特色文獻有所側(cè)重,才能使地方文獻館藏建設(shè)更好地發(fā)展,因此,地方文獻贈書質(zhì)量的有效引導(dǎo)與控制是關(guān)鍵。

2 地方文獻贈書質(zhì)量存在的問題

2.1 重數(shù)量,輕質(zhì)量

許多公共圖書館認為:本館所藏的地方文獻越多越好,能更全面地反映本土人文風(fēng)情,鼓勵征集人員盡可能地征集數(shù)量可觀的地方文獻。由于贈書渠道日益擴大,征集人員接受的贈書數(shù)量也日益增多,但隨之贈書的質(zhì)量問題也暴露出來:

(1)內(nèi)容陳舊,時效性差。許多單位與個人在清理資料室或個人書房時,喜歡將陳舊、過時的廢棄書捐給圖書館。比如筆者所在的圖書館曾接收了一個科研所捐贈的大批關(guān)于計算機、化工、電子、醫(yī)學(xué)等書(多是廣西版書),按理說對于充實本館地方文獻資源是有很大幫助的,但其內(nèi)容過于陳舊,如計算機多是講 DOS操作系統(tǒng)而沒有 Window2000,有些化工類的書甚至于是上世紀 80年代出版的。在當(dāng)今科學(xué)技術(shù)發(fā)達、信息飛速發(fā)展的時代,技術(shù)更新?lián)Q代是非?？斓?而這些贈書的知識已經(jīng)老化,失去時效,利用價值減弱。

(2)破舊不堪,污損嚴重。圖書完好無損才有利于讀者的閱讀和利用,然而一些贈書缺頁少篇、發(fā)黃易碎,并無多大收藏價值。有些書內(nèi)甚至亂寫濫畫現(xiàn)象較為嚴重,還有打油詩一類不嚴肅的東西,其實這些書應(yīng)該是入藏前就要剔除的。筆者與同事曾到一位熱心的退休干部家接受贈書,費盡工夫才從書房中清理出一大車書拉回館里,但許多書發(fā)黃、蟲蛀現(xiàn)象嚴重,基本無法收藏,最后只能挑其中少部分入藏,浪費了人力、物力。

(3)內(nèi)容不符,無收藏價值。對于公共圖書館而言,收藏地方文獻更應(yīng)注重于人文、地理、歷史、政治、經(jīng)濟方面,應(yīng)為本館的地方文獻征集設(shè)立重點目標。但目前仍有許多捐贈者捐來本地出版社出版的教科輔導(dǎo)書和練習(xí)冊等,收藏價值不高,讀者借閱量也不大,利用率不高。[3]

(4)盜版嚴重,錯漏較多。由于私人贈書較多,其購書來源多種多樣,許多書并非正版,相當(dāng)一部分書是作者自寫自印,有些甚至是在港臺地區(qū)獲取的,且其中紙質(zhì)較差,錯字、漏字現(xiàn)象嚴重,如不仔細察看就分編入藏,必將影響讀者對圖書館的印象。若書中有不健康的內(nèi)容,更是對社會造成不可估量的危害。

以上可以看出,如果圖書館只追求數(shù)量而對質(zhì)量不做任何引導(dǎo)與控制,把所有捐贈的圖書悉數(shù)接收入藏,不僅浪費大量人力、物力,增加分編人員的工作量,而且會使讀者陷入紛繁無序、雜亂無章的文獻資源中,難以方便、快捷地找到自己所需的文獻。這類書在書架上多了,不僅掃了讀者閱讀的興致,更是占用了圖書館有限的空間,加劇了文獻資源無限增長與有限藏書空間的矛盾。

2.2 盲目贈書,隨意性大

由于捐贈者和圖書館雙方?jīng)]有很好的溝通,使得捐贈者并不了解具體館藏情況和實際需求,難免出現(xiàn)不合實際需要的贈書,造成贈書的盲目性和隨意性,他們往往認為只要是自己愿意捐或是家里有卻用不上的書都可以拿到圖書館捐贈,讓更多的人可以看到這些書,也算是為公益事業(yè)做了自己的貢獻。其實際結(jié)果卻是利用率不高,還影響了藏書的質(zhì)量。

2.3 礙于情面,來者不拒

圖書館對捐贈者的贈書往往是來者不拒,主要是怕傷了捐贈者面子,影響了他們贈書的積極性,但實際上卻造成了贈書質(zhì)量不高、復(fù)本量過大的局面。如筆者在工作中常常會接到一些熱心讀者送來的有關(guān)地方文獻的書,有些僅是不知名作者個人對本地的一些抒情詩,寫作質(zhì)量不高,印制粗糙,盡管無任何利用價值且筆者心中并不想接收,但看到捐贈者熱情期盼的眼神卻不忍拒絕,以至最后演變成不管質(zhì)量高低、適用與否、復(fù)本多少,一律分編入藏。其實這違背了圖書館“以藏致用,以用促藏”的館藏建設(shè)原則,使圖書館成為廢舊物資收購站,不利于贈書工作的持續(xù)開展。[4]

3 地方文獻贈書質(zhì)量引導(dǎo)與控制的措施

3.1 轉(zhuǎn)變觀念,明確贈書目的

3.1.1 各公共圖書館要轉(zhuǎn)變思想觀念,對地方文獻贈書有明確認識。只有滿足廣大讀者的實際需求,使其能有效利用文獻,讓文獻發(fā)揮出更大功效才是圖書館的根本出發(fā)點。因此,征集人員必須提高認識,不要把自己擺在接受與施舍的位置,更不要認為自己是“高級精神乞丐”,應(yīng)認真詳細地向捐贈者說明質(zhì)量要求。不能只要是地方文獻的書,不管質(zhì)量好壞、適用與否、數(shù)量多少都收下,這不利于藏書的建設(shè)與發(fā)展。

3.1.2 應(yīng)充分認識到贈書質(zhì)量與館藏質(zhì)量密切相關(guān)。只有有效控制贈書質(zhì)量,才能最大地發(fā)揮出贈書功能,讓讀者從精挑細選的地方文獻中真正領(lǐng)略本土文化,從而擴大圖書館的社會聲譽,激起捐贈者的積極性和受捐贈圖書館的征集熱情。由此可見,有選擇地接收捐贈圖書,建立起贈書質(zhì)量控制制度尤為重要。

3.2 結(jié)合實際,制定地方文獻接受贈書制度

要根據(jù)本館的館藏建設(shè)實際情況,制定出符合本館地方文獻接受贈書的相關(guān)規(guī)章制度。以往,圖書館都是本著“收全收多”的原則去征集地方文獻,更有甚者還主動去搜集一些沒有價值的資料,那是不可取的。如每年在南寧舉辦的中國—東盟博覽會上,筆者所在的圖書館都會組織采編中心的相關(guān)人員進行東盟文獻采集,各活動機構(gòu)或是參展商都樂意捐贈相關(guān)資料,但由于會場中大多充斥了許多商家廣告,拿回館里的資料又重又厚,但有價值的文獻不足征集回來的三分之一,這不僅打擊了工作人員的積極性,也浪費了財力和物力。因此,圖書館在地方文獻捐贈制度中必須明確本館接受贈書范圍、贈書管理辦法以及對捐贈者的鼓勵辦法。只有完善贈書制度,才能促進圖書館地方文獻贈書工作的開展,推進圖書館地方文獻的館藏建設(shè)。

3.2.1 制定本館地方文獻的贈書選擇標準。圖書館是公益性的事業(yè)單位,面向社會接受贈書,贈書不僅能充實館藏,還能彌補經(jīng)費不足帶來的購書缺口,但不應(yīng)對所有的贈書都接受,尤其是地方文獻,接收太多無意義的資料等同于讓讀者在浩瀚的書海中去尋找自己所需的資料,海量的信息會讓他們無法方便獲取本土文化精髓。因此,圖書館應(yīng)表明接受捐贈地方文獻圖書的要求,可具體從相關(guān)的專業(yè)范圍、物理狀況等方面進行限定,如一般的教參、輔導(dǎo)類書籍以及破舊過時的本地出版物不應(yīng)再列入收藏范圍。與此同時,還要明確收藏贈書的重點,如地方政府出版的相關(guān)文件、黨委黨辦的黨史資料、政協(xié)的文史資料、各行業(yè)的年鑒、地方志以及本地名人的著作等,都是重點的征集對象。

3.2.2 專人負責(zé),明確贈書使用權(quán)限。要有專門的地方文獻征集人員負責(zé)贈書事宜,把接受贈書納入日常的征集業(yè)務(wù)工作中。征集人員必須具備較好的綜合素質(zhì),熟悉本館文獻采訪的原則和藏書體系,有較強的社交能力和口頭表達能力,能很好地與捐贈者進行溝通,避免捐贈行為出現(xiàn)盲目性和隨意性,使捐贈更符合館藏需要。同時,征集人員還要向捐贈者詳細介紹本館的性質(zhì)、收藏原則、藏書現(xiàn)狀及相關(guān)文獻的短缺情況,讓他們對圖書館的情況和意愿有一定的了解。此外,還應(yīng)簽署知識產(chǎn)權(quán)授權(quán)協(xié)議,明確規(guī)定在贈書交接完成以后,贈書的所有權(quán)和使用權(quán)歸圖書館,這樣可以使圖書館在對贈書做適當(dāng)?shù)奶幚?如交換、轉(zhuǎn)贈等)時不產(chǎn)生法律糾紛。

3.2.3 制定贈書交接細則,做好管理工作。征集人員應(yīng)有專門的登記本做好地方文獻贈書的接收登記工作,詳細記錄贈書者的姓名、單位、捐贈書目及捐贈數(shù)等,并在網(wǎng)上公布。要及時給捐贈者頒發(fā)榮譽證書以示感謝,對于贈書量大且價值較高、有重要收藏意義的,可以舉行捐贈儀式,邀請館領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員出席,以表示對捐贈人的敬意和感謝,進一步激發(fā)他們的捐贈熱情。對于剔除、轉(zhuǎn)贈或報廢的圖書也要做好記錄,以備贈者查閱所贈圖書去向,有所交代。對嚴重殘破污損、水浸發(fā)黃、裝幀缺頁的書籍嚴格把關(guān),杜絕雖有本地地方屬性卻無歷史意義或是實質(zhì)內(nèi)容重復(fù)且物理外觀達不到入藏要求的書籍進入流通。[5]因為地方文獻有其特殊性,不能像訂購的圖書那樣有大量原始數(shù)據(jù)可供參考,需要分編人員一個字段一個字段地去輸入并最終形成書目數(shù)據(jù),其中需要花費很多時間,因此,要有效分編,建立專人審核組對地方文獻贈書仔細篩選是十分必要的。

3.3 做好贈書的宣傳和引導(dǎo)

圖書館要改變以往的工作方式,不能只是被動地接收贈書,應(yīng)該積極、主動、努力地去做好捐贈圖書的宣傳和引導(dǎo)工作。與熱心圖書館事業(yè)的單位和捐贈者保持經(jīng)常性的聯(lián)系,大力宣傳、介紹本館收藏地方文獻的原則、范圍、種冊等,向其說明圖書館接受捐贈圖書是有原則的,希望他們能夠捐贈一些符合圖書館實際需要、適合大眾閱讀的文獻資料。征集人員要根據(jù)地域環(huán)境所具備的文化特點,系統(tǒng)地搜集地方特色文獻,與捐贈者建立穩(wěn)定的捐贈關(guān)系,保證贈書質(zhì)量和連續(xù)性。[6]當(dāng)然,在開展贈書引導(dǎo)的工作中,我們要堅持“寧缺毋濫”的接收贈書原則,講究工作的方法和藝術(shù),把握好分寸,耐心、委婉地向捐贈者說明原因,切不可挫傷對方贈書的積極性。同時,還可把有關(guān)捐贈圖書的規(guī)章制度和鼓勵辦法等掛到圖書館網(wǎng)站上,大力宣傳,使廣大群眾更加清楚圖書館需要什么樣的地方文獻,正確引導(dǎo)他們捐贈符合館藏建設(shè)質(zhì)量要求的地方文獻資料,促進當(dāng)?shù)卣?、?jīng)濟、文化的快速發(fā)展。

[1]田 平.試論地方文獻及其分類[J].圖書館學(xué)刊,2006(1):74—75.

[2]柴一葵.贈書的質(zhì)量控制與科學(xué)管理[J].圖書館雜志,2001(2):20—22.

[3]阮紹玲.捐贈圖書質(zhì)量問題及管理[J].寧德師專學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版),2009(3):99—101.

[4]張 曦.贈書處理的原則與方法[J].東南亞縱橫,2003(8):76—79.

[5]馬玉蘭.構(gòu)建當(dāng)代地方文獻體系之管見[J].情報資料工作,2004年刊:197—198.

[6]吳力武.論贈書的開發(fā)研究與質(zhì)量引導(dǎo)調(diào)控[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2008,18(27):50—51.