醫(yī)院聲像檔案管理中的問題及對策

張月琳

（哈爾濱市中醫(yī)醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

眾所周知，聲像檔案是最能客觀、真實記載單位發(fā)展歷史的檔案資料。它具有客觀性、形象性、交流性、特殊性等特征，是文、形、聲的有機整體。一張醫(yī)院外貌的照片，遠遠勝過再多的文字說明；一段醫(yī)院大樓落成慶典錄像，可以將當時最有意義的鏡頭永遠地記錄下來。雖然聲像檔案數(shù)量占檔案總件數(shù)不到5%，但所起的檔案佐證作用卻是其他類型檔案實體無法代替的。但是，聲像檔案又是在檔案管理中較容易被忽視的。

1 聲像檔案管理中存在的問題

1.1 聲像檔案管理制度不夠落實，分類方案不夠科學 聲像檔案的收集、整理不規(guī)范，歸檔率不高。由于聲像檔案形成科室一般在院辦公室或醫(yī)院宣傳科，重要日?；顒淤Y料的拍照、錄音錄像等由上述科室負責，等到每半年度或年度完成后才將聲像資料整理上交檔案室。在此過程中，聲像資料形成部門的工作細致程度、對檔案工作是否支持便成為影響聲像檔案上交質(zhì)量的因素，假如聲像資料形成部門工作較忙，或?qū)β曄駲n案重視不夠，聲像檔案質(zhì)量、歸檔率難以保證。再加上目前各科室自行拍攝活動資料已是較為普遍，如接診到特殊患者，對新技術(shù)、新科研等項目的開展，一些臨床科室自行拍照，為今后病例討論、住院醫(yī)師的帶教培養(yǎng)、撰寫論文積累資料。這些聲像資料其檔案價值不容忽視，但由于不是重點聲像檔案歸檔部門，使檔案管理部門失去了較有重要價值的聲像檔案來源。

1.2 聲像檔案管理、開發(fā)利用手段滯后聲像檔案的保管有嚴格條件限制，容易受到多種有害因素的影響而縮短其壽命，除有嚴格的溫濕度控制外，還要具備防磁、防光、防污染等多種保護措施，要達到以上嚴格保管條件不是一件容易的事情，需投入較大量資金購入儲存設備，占用一定存放空間，對于目前用房面積普遍緊張的醫(yī)療單位來說，較大資金投入、占用較大工作用房不是十分現(xiàn)實的，加上對長期開放空調(diào)系統(tǒng)帶來昂貴的開支使醫(yī)療單位不容易接受。

1.3 檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)不足對聲像檔案缺乏足夠重視也是影響其工作開展、管理質(zhì)量提高的原因。個人素質(zhì)受限或?qū)β曄駲n案管理專業(yè)知識掌握不夠，導致對聲像檔案管理的特殊保管條件心中無數(shù)，將聲像檔案與一般紙質(zhì)檔案同等對待，管理方式落后，無法借助現(xiàn)代手段進行聲像檔案管理，多數(shù)停留在簡單收集保管階段，影響了聲像檔案保管和聲像檔案壽命。

2 聲像檔案管理研究與對策

2.1 醫(yī)院聲像檔案收集和歸檔。要及時拍攝醫(yī)院活動中的重要、重大、突發(fā)性情況，積累素材是搞好聲像檔案收集工作的基礎(chǔ)。將我院的特色?？迫鐙D科、骨科、職業(yè)病科等特色專項拍攝下來，讓社會了解我院的現(xiàn)狀。要像新聞采集那樣，攝像人員及檔案工作者要及時了解醫(yī)院的綜合情況，增強檔案意識，經(jīng)常溝通，共同抓好聲像素材的收集積累工作，為聲像檔案打好基礎(chǔ)。在大量積累素材的基礎(chǔ)上，做好聲像檔案的編輯工作，為歸檔做好準備。拍攝人員要及時做好素材帶的拍攝登記工作。進入編輯階段，拍攝人員應根據(jù)項目負責人或解說詞起草人提供的解說詞進行編輯，然后配音、配樂，在初步編輯完成后，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審定，送審時應附聲像材料送審表，審核通過后交檔案室歸檔。歸檔時應向檔案室移交：（1）已編輯好的聲像帶；（2）經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審閱批準的聲像材料送審表；（3）文字材料（解說詞等）。檔案室在接受聲像檔案時應進行驗收，驗收時應注意以下幾個方面：（1）要核對送審表手續(xù)是否完備；（2）要核對聲像帶的內(nèi)容與文字材料是否一致；（3）要看聲像帶盒上的標記是否正確齊全。經(jīng)以上驗收合格后，交接雙方簽名交接。要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結(jié)合醫(yī)院的實際，采取多種形式收集。主要有：（1）通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交區(qū)檔案館。（2）重點科室重點收集。對本醫(yī)院的重點科室、立檔單位重點科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經(jīng)常溝通及時掌握情況。（3）重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本醫(yī)院的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。（4）廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻，建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。

2.2 醫(yī)院聲像檔案的整理、分類、編目醫(yī)院聲像檔案的整理以保持聲像檔案的有機聯(lián)系，便于利用為原則進行整理，分類在全宗內(nèi)，按年代——問題進行分類，分類保持前后一致,便于查閱，即將分類照片固定在標準照片檔案冊上。照片檔案由底片、照片、文字說明材料三部分組成，文字說明綜合運用時間、地點、事由、人物、背景、攝影等六要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息。做到文字簡潔、語言通順。錄像帶一般按其反映的內(nèi)容分類，分類時把不同版種分開，同一類按歸檔時間順序編流水號，同一內(nèi)容分錄幾盤的視為一個保管單位，在錄像帶上以盒套外貼上標簽，寫明錄像帶標題（內(nèi)容）、錄制人、日期、地點、盤數(shù)編號、帶長、聲道和機型號。按照歸檔時間先后編制聲像檔案的總目錄，為了日后方便提供利用，聲像檔案的總目錄與紙質(zhì)載體的檔案目錄內(nèi)容有所不同。根據(jù)近年來的摸索，認為聲像檔案的總目錄應包括：序號、分類號、歸檔時間、拍攝時間、編輯時間、內(nèi)容（片名）片長、編輯情況、攝制人、編輯人、審核人、文字材料、備注。

2.3 加強聲像檔案的監(jiān)督和分類指導，注重業(yè)務培訓。針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規(guī)范的科室，要鞏固提高，在開發(fā)、利用上下工夫；對有設備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的科室，應在依法管理、建章立制上加強指導和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的科室，要限期建檔，加大指導監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。諸多問題都需要高素質(zhì)檔案管理人員去完成，作為醫(yī)院領(lǐng)導者，要創(chuàng)造合適的培養(yǎng)人才的環(huán)境，多途徑提高檔案管理人員素質(zhì)，同時，檔案管理者要明確自身責任，加強專業(yè)學習，提高聲像檔案管理水平。

醫(yī)院聲像檔案是醫(yī)院前進和發(fā)展的見證者，它不僅可以記載歷史，更重要的是反饋信息，提供利用，為領(lǐng)導提供決策依據(jù)。我們要不斷地學習新知識，掌握新技術(shù)，探索醫(yī)院聲像檔案新載體的方法，使聲像檔案管理在醫(yī)院的改革發(fā)展中發(fā)揮應有的作用。

[1]李都.加強聲像檔案管理工作刻不容緩.北京檔案，2001；2：1.

[2]劉魏峻.聲像檔案的文化內(nèi)涵，城建檔案，2006；10：1.

[3]盧新焰.關(guān)于聲像檔案研究方法思考.城建檔案，2006；11：1.