物資管理信息化業(yè)務(wù)流程設(shè)計探索

于江

（神東煤炭集團(tuán)物資供應(yīng)中心，陜西 神木 719315）

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和不斷的完善，企業(yè)越來越朝著規(guī)模化、集團(tuán)化的方向發(fā)展，企業(yè)對于精細(xì)化管理的需求也隨之不斷的增加。面對企業(yè)越來越龐大的規(guī)模，企業(yè)要想保證其高效率的運(yùn)轉(zhuǎn)勢必需要建立一套完善的物資管理信息化的業(yè)務(wù)流程，從而使企業(yè)能夠穩(wěn)定、規(guī)范的進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)，提高自身的管理精細(xì)化的程度和管理的效率。筆者談一下物資管里信息化業(yè)務(wù)流程的設(shè)計。

1 管理優(yōu)化原則

以用戶角色作為物資管理信息化業(yè)務(wù)流程的核心，在此基礎(chǔ)之上細(xì)化全部的業(yè)務(wù)，根據(jù)相應(yīng)的智能以及工作的需要來設(shè)定對應(yīng)的專門崗位，同時要強(qiáng)化職能不同的崗位之間的互補(bǔ)性和協(xié)調(diào)能力，強(qiáng)化業(yè)務(wù)不同階段之間的協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的協(xié)調(diào)以及業(yè)務(wù)與人之間的相互協(xié)調(diào)與溝通。新的流程設(shè)計能夠?qū)崿F(xiàn)公司內(nèi)部各個部門之間、企業(yè)與客戶之間以及企業(yè)與材料供應(yīng)商之間的信息交流與溝通，從而縮短了信息傳遞的時間。新的流程在設(shè)計的時候要參照企業(yè)實際的工作流程，為企業(yè)的物資管里提供相應(yīng)的支撐，不斷的拓展管理的范圍，對現(xiàn)有的管理進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新與改革，提高管理的效率與效果。

2 管理規(guī)范原則

2.1 規(guī)范實物賬、資金賬管理

與傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程相比較，物資管理信息化業(yè)務(wù)流程在邏輯上擺脫了資金結(jié)算，其流程的開展直接以庫存的實物賬為主要的依據(jù)。保管人員只針對實物賬進(jìn)行相應(yīng)的管理財務(wù)資金帳隨著實物管里自動生成。供應(yīng)商直接和實物賬以及資金帳中的出庫和入庫的物資發(fā)生聯(lián)系。與傳統(tǒng)的物資管理流程相比，新型的物資管理信息化業(yè)務(wù)對庫存的管理進(jìn)行了相當(dāng)大的創(chuàng)新，使得對于實物的管理得到巨大的強(qiáng)化，對于倉庫的實際情況能夠客觀真實的進(jìn)行反映，能夠為采購物資提供詳細(xì)的參考數(shù)據(jù)，從而保證企業(yè)原材料供應(yīng)的穩(wěn)定性。

2.2 規(guī)范物資和集中儲備管理物資的屬地管理

在物資入庫的階段，物資管理信息化業(yè)務(wù)流程對異地存儲以及直達(dá)的物資的管理方式都進(jìn)行了較大的改進(jìn)，使用屬地管理的方式對直達(dá)物資進(jìn)行相應(yīng)的管理，物質(zhì)直接在當(dāng)?shù)厝霂?，在采購部門進(jìn)行相應(yīng)的報賬，也就是說由相關(guān)采購部門直接進(jìn)行相應(yīng)的登記，由當(dāng)?shù)夭块T確認(rèn)增加庫存數(shù)量。

2.3 規(guī)范了計劃利庫管理

實物賬管理的強(qiáng)化是物資管理信息化業(yè)務(wù)流程的一大特點，通過庫存物資和采購計劃直徑的相關(guān)的比對，可以有效地制定相應(yīng)的采購計劃，明確采購的數(shù)量，防止物資采購超量，減少庫存物資的數(shù)量，降低倉儲費(fèi)用以及采購物資本身的資金占用，確保資金的流動性，降低物資周轉(zhuǎn)的時間，降低物資由于長期存儲而造成的報廢。

2.4 采購業(yè)務(wù)管理規(guī)范化

與傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程相比，物資管理信息化流程在采購計劃當(dāng)中增加了供應(yīng)商資格審查機(jī)制以及物資采購審查制度。對于企業(yè)來說，采購物資的時候要充分參考總公司的采購價話，對于公司需要的一些重要的戰(zhàn)略物資的采購要從事先確定的相關(guān)的供應(yīng)商手中采購，從而保證采購物資的質(zhì)量與價格。禁止從中間商手中采購重要物資。在采購的過程中與供應(yīng)商簽訂相應(yīng)的采購合同，規(guī)定雙方的權(quán)利和義務(wù)，并作為物資入庫的唯一證據(jù)。

2.5 建立準(zhǔn)入制度，完善供應(yīng)商管理

物資管理信息化流程對于供應(yīng)商的審查將更加的完善，對供應(yīng)商的背景信息以及從業(yè)資質(zhì)展開相應(yīng)的調(diào)查，并根據(jù)調(diào)查的實際情況對其進(jìn)行相應(yīng)的分級，確定戰(zhàn)略供應(yīng)商，對于企業(yè)重要的物資要從戰(zhàn)略供應(yīng)商手中進(jìn)行相應(yīng)的采購。定期安排專門的人員對于供應(yīng)商進(jìn)行全面的審查考核，對供應(yīng)商的實際等級進(jìn)行及時的調(diào)整更新。

2.6 為計劃的雙向考核提供支持

物資管理信息化業(yè)務(wù)流程要求實行雙向的計劃考核，也就是說在對采購部門對采購計劃的執(zhí)行程度進(jìn)行考核的同時對需求單位的需求情況進(jìn)行考核。將采購的物資和采購計劃相聯(lián)系，對于物資的使用要對比使用單位的需求計劃。

2.7 代儲物資的界定

物資管理信息化業(yè)務(wù)流程對代儲物資的范圍進(jìn)行了有效的界定，庫存實物管理將具有相關(guān)資質(zhì)的供應(yīng)商代儲的物資以及在年度計劃規(guī)定的物資全部納入管理范圍。對于沒有經(jīng)過審查的供應(yīng)商的物資的存放應(yīng)該和其他庫存相分離里，嚴(yán)格對其代儲代銷。

2.8 材料核算更為快捷

物資管理信息化業(yè)務(wù)流程在對材料的核算方面更加的高效。移庫單可以準(zhǔn)確的反映總倉庫以及各個分倉庫之間進(jìn)行移庫物資的詳細(xì)情況，能夠及時的反映各個倉庫的物資流動方向，在很大的程度上提高了管理的效率。

3 代碼標(biāo)準(zhǔn)化原則

物資管理信息化系統(tǒng)中十分重要的一個環(huán)節(jié)就是對物資以及相對應(yīng)的供應(yīng)商進(jìn)行相關(guān)的編碼，企業(yè)應(yīng)該建立自己的系統(tǒng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，然后據(jù)此開展相應(yīng)的編碼工作，在整個集團(tuán)企業(yè)的范圍內(nèi)進(jìn)行推廣使用。還可以積極推動自己的上游企業(yè)或者是下游與自己密切相關(guān)的企業(yè)也采用本企業(yè)的系統(tǒng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編碼，這樣有利于強(qiáng)化企業(yè)之間的溝通和信息傳遞將會更加的快捷、準(zhǔn)確。

4 協(xié)同工作原則

流程注重各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和崗位間的協(xié)同,包括業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)間的協(xié)同、人員間協(xié)同，以及業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與人員間的協(xié)同。解決集團(tuán)公司與基層之間、業(yè)務(wù)部門之間以及上下傳遞與溝通不夠及時等問題。通過消息傳遞平臺實現(xiàn)業(yè)務(wù)自動提醒,加強(qiáng)了各崗位溝通和協(xié)作,同時也對管理和供應(yīng)工作的實時性提出了更高要求。

5 業(yè)務(wù)流程完整性原則

新業(yè)務(wù)流程相比現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程更加完善，涉及面更為廣泛。新流程主要涉及部門有計劃部門、采購部門、各倉庫、管理部門、供應(yīng)站、使用部門和領(lǐng)導(dǎo)崗位，同時涉及集團(tuán)公司物管部門、財務(wù)部門、內(nèi)部結(jié)算中心，以及外部供應(yīng)商,使煤礦物資供應(yīng)鏈的所有部門集中在一個信息平臺上，有效地實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)外信息的充分溝通。

6 管理支持的原則

只有建立健全完善的管理制度，才能夠有效的保證系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性，保證系統(tǒng)能夠充分發(fā)揮其基本功能，物流系統(tǒng)尤其是這樣。在建立物流系統(tǒng)的同時，應(yīng)該建立健全相應(yīng)的物資管理信息化系統(tǒng)。物流企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該作為信息化系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)小組的核心，領(lǐng)導(dǎo)信息化小組來保證整個信息化系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的穩(wěn)定性。在進(jìn)行信息化工作方案制訂的過程當(dāng)中，應(yīng)該充分的考慮單位的實際情況，建立健全相應(yīng)的管理制度，將不同崗位的職能進(jìn)行明確，確保相關(guān)制度具有可操作性。在物流系統(tǒng)的實際運(yùn)行過程當(dāng)中，應(yīng)該根據(jù)實際的情況及時的進(jìn)行調(diào)整，使其能夠有效的進(jìn)行運(yùn)行，符合實際的情況。通過相關(guān)管理制度的建立和不斷的完善，為物資管理信息化業(yè)務(wù)流程的具體開展提供強(qiáng)有力的支撐，保證其運(yùn)行的穩(wěn)定性。

按照以上分析,物資管理信息化業(yè)務(wù)流程的建立，覆蓋了集團(tuán)公司供應(yīng)鏈上所有的單位及其業(yè)務(wù)，使業(yè)務(wù)涵蓋面拓寬，實現(xiàn)了從計劃、采購、訂單、入庫、出庫、結(jié)算到查詢、統(tǒng)計、分析、決策等一條龍的完整業(yè)務(wù)流程。通過對組織或企業(yè)的流程重新設(shè)計和優(yōu)化，以技術(shù)平臺作支撐，實現(xiàn)將人、流程、程序整合在一起，達(dá)到分工明確、管控結(jié)合的目標(biāo)，實現(xiàn)流程驅(qū)動、業(yè)務(wù)執(zhí)行、監(jiān)控一體化，使得業(yè)務(wù)流程更加科學(xué)合理。

[1]王鳳娟.論信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)在物資管理中的重要性[J].科技信息(科學(xué)教研),2008,(21).

[2]何鑫.淺談企業(yè)物資管理[J].科技風(fēng),2009,(09).