醫(yī)院檔案信息自動化若干問題的思考

王英秀

（哈爾濱市第一?？漆t(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性及現(xiàn)實意義

1.1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性

檔案信息化管理是信息時代檔案事業(yè)發(fā)展的重要舉措,是開發(fā)利用檔案信息資源的需要,是醫(yī)院發(fā)展的需要。醫(yī)院只有實現(xiàn)檔案信息化,才能沖破檔案利用的種種局限,從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變。只有實現(xiàn)了檔案信息化,才可一次投入,多次產(chǎn)出,遠程服務,資源共享,才可縮短二次文獻信息的編著時間,才可提高檔案信息利用的時效性,使信息發(fā)揮最大的效益。醫(yī)院檔案信息化可實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的合理配置、科學管理,為醫(yī)院提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。

1.2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)實意義

醫(yī)院檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化,可以給管理人員、職能部門帶來顯而易見的效果和收益。一是檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用,工作量大,效率很低,費時費力。實行信息化后,檔案管理達到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。二是檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式,檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來,然后根據(jù)記錄到庫房中查找,費時、費力。檔案管理信息化后,可以實現(xiàn)即時查詢,管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式,在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。三是檔案查借工作可控。醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)信息化后,查借閱采用計算機管理,操作方便,可以自動產(chǎn)生催還記錄,對過期不還的借閱者進行有效的催還。四是提高整個部門的工作效率。實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化,不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才,為醫(yī)療事業(yè)發(fā)展服務,而且將會大大提高自身的工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用,同時可以延長檔案壽命。

2 醫(yī)院檔案管理信息化現(xiàn)狀及面臨的問題

隨著醫(yī)院管理信息化建設(shè)的發(fā)展,傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式也在逐步改變,但是由于多種條件的制約,利用的廣度和深度遠遠沒有系統(tǒng)廣泛和普遍。在檔案管理格局方面,綜合檔案室只管理文書、科研、會計、音像檔案等,而人事檔案、病歷檔案、各種檢查影像圖文檔案各屬不同業(yè)務部門管理,不符合集中統(tǒng)一管理原則,不利于檔案的保管,也給利用者帶來不便,同時也增大管理成本的投入。在檔案立卷裝訂方面,仍然主要依靠手工操作,這樣做不僅程序繁瑣,手工勞動量大,而且案卷質(zhì)量因人而異。在檔案保管方面,記載醫(yī)院發(fā)展的檔案資料在不斷地大量產(chǎn)生,要全面完整地保存好這些資料,需要建造大量的庫房,而且還很難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。在建立檔案檢索工具方面,耗時耗力地進行人工制作,在利用時還要通過人工找尋,手續(xù)十分煩瑣,效率十分低下。檔案工作服務方式仍然是封閉的,局限于利用者上門查閱檔案,大部分不能方便地為廣大的醫(yī)護人員所利用[2]。檔案信息化進展慢的主要原因有基礎(chǔ)設(shè)施還不完善,軟、硬件設(shè)備單一;網(wǎng)絡(luò)的應用開發(fā)滯后,所謂的信息化管理僅停留在檔案信息檢索系統(tǒng)的管理上;檔案資料更新周期長,沒有獨立的檔案管理網(wǎng)站;服務內(nèi)容和形式單一;信息化建設(shè)的標準規(guī)范體系尚未健全等。

3 加快檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的對策

檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容,它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息人才隊伍的建設(shè)以及促進檔案信息資源開發(fā)利用的政策、法規(guī)、標準的制定等。檔案信息化建設(shè)是一項復雜的系統(tǒng)工程,需要根據(jù)實際情況,有計劃、有步驟地開展這項工作。

3.1 樹立信息化觀念

以信息化建設(shè)提升和改造傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理和利用方式,帶動和促進醫(yī)院檔案業(yè)務基礎(chǔ)工作和檔案室工作,這既是指導思想也應該成為一種觀念。長期以來傳統(tǒng)的檔案工作已經(jīng)形成了一整套適合手工作業(yè)、實體檔案的工作方法和模式,也形成了與之相適應的思維定式。在今后信息化建設(shè)中應不斷對傳統(tǒng)的檔案工作模式進行改革,這里面臨兩個選擇:一是先抓傳統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)工作,再去搞信息化,還是用信息化去帶動傳統(tǒng)檔案工作;二是當信息化與傳統(tǒng)工作發(fā)生矛盾,誰適應誰,是傳統(tǒng)工作去適應信息化需要,還是信息化去適應傳統(tǒng)工作。這個誰先誰后、誰服從誰的選擇實際上是受觀念支配的。國家檔案局推行的立卷制度改革就是適應信息化要求對傳統(tǒng)業(yè)務進行的改革。

3.2 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化管理必須以高性能的軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施來保證。加強資金投入,引進現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實現(xiàn)檔案信息化管理的必要條件。應配備計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等辦公設(shè)備,利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用,加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

3.3 加強檔案信息資源管理

醫(yī)院檔案部門要加強檔案信息資源的合理配置與科學管理,充實和完善檔案數(shù)據(jù)庫,有計劃地進行室藏檔案數(shù)字化工作。對那些以前保存的紙質(zhì)檔案,可以利用掃描技術(shù)以數(shù)字化形式存入計算機中。積極介入本單位電子文件管理工作,探索規(guī)范化的管理方式。做好電子文件歸檔管理工作,制定出相應的電子文件歸檔管理制度。對新產(chǎn)生的電子檔案,要采取科學的管理方法和技術(shù)手段,保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。網(wǎng)絡(luò)化可促進檔案信息的開放和利用。按照檔案管理的要求,醫(yī)院檔案管理部門可以考慮將一些非涉密的信息在醫(yī)院局域網(wǎng)上開放,讓檔案服務于醫(yī)護人員、醫(yī)院管理人員和病人。

3.4 注重現(xiàn)代化檔案管理人才培養(yǎng)

要重視對檔案管理人員進行信息技術(shù)知識的培訓,加強應用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓,強調(diào)在實際工作中提高檔案管理人員的計算機應用水平。通過檔案信息化人才隊伍的建設(shè),培養(yǎng)出檔案管理工作需要的復合型人才,以滿足醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的需要。

3.5 正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系

實現(xiàn)檔案信息化管理,不可能一蹴而就,需要一個過程,在這個過程中,手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。我們既要積極引進現(xiàn)代化新技術(shù),也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造,使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機結(jié)合起來。

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