楊思源
(哈爾濱市勞動和社會保障局綜合服務(wù)中心,黑龍江 哈爾濱 150010)
聲像檔案管理存在的問題及解決辦法
楊思源
(哈爾濱市勞動和社會保障局綜合服務(wù)中心,黑龍江 哈爾濱 150010)
隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善,在機(jī)關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題,直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。本文針對這個問題進(jìn)行了探討,并提出了加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策及建議。
聲像檔案管理;問題;對策;建議
聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。
聲像檔案的管理主要存在著3種形式:一是檔案室集中統(tǒng)一管理,隨時形成隨時移交,僅占26%;二是各科室一年一次移交檔案室,占35%;三是由科室分散保管或個人保存,占39%。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理,缺乏必要的管理制度,或有的單位雖有管理制度,但落實(shí)不夠,缺乏有效的保障措施。
聲像檔案有較強(qiáng)的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔,影像需輔以文字說明,如果不及時歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn),有近20%的單位有積存照片沒歸檔,且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片,文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片,卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看,更令人擔(dān)憂,相當(dāng)一部分單位都是"一盤帶子反復(fù)用",原始錄音(像)沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案,雖管理不規(guī)范,但當(dāng)檔案部門去收集時,往往不愿交。究其原因,主要是檔案意識不強(qiáng),對聲像檔案管理缺乏重視。
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。只有少數(shù)幾個單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜,其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質(zhì),磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用,一旦發(fā)生問題,悔之晚矣!
正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存,難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理,致使基層檔案室聲像檔案不齊全,檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住,加之征集措施不得力,渠道不暢,造成今天的匱乏。
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看:一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持,引起社會的廣泛關(guān)注,從而提高全民,特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇,服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇,結(jié)合本地、本單位中心工作,通過館、室藏檔案以及生動的利用實(shí)例,發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀,制定一個切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度,強(qiáng)化規(guī)范管理,對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴(yán)格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案館移交;在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處,必須制定有效的配套措施,明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀,檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度,并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時,針對不同單位現(xiàn)狀,采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo),力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位,要鞏固提高,在開發(fā)利用上下功夫;對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督,促其逐步規(guī)范管理;對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位,要限期建檔,加大指導(dǎo)監(jiān)督力度,不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn),全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn),為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
從長久保護(hù)和利用考慮,聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先,聲像檔案要獨(dú)立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放;其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度,遠(yuǎn)離光線、磁場等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施,盡量延長聲像檔案的壽命。
要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整,采取必要的行政手段和物質(zhì)保障,建立并疏通收集渠道,運(yùn)用多種形式收集也很重要。主要有:①通過正常移交接收。②重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。對本地重點(diǎn)單位、立檔單位重點(diǎn)科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的,要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集,經(jīng)常溝通及時掌握情況。③重點(diǎn)人物(攝錄人員)直接征集。有一部分?jǐn)z錄人員除擔(dān)當(dāng)本單位的攝錄任務(wù)外,還被指派(或聘請)攝錄本地區(qū)的重大活動、重要會議、城市建設(shè)、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案,要多方努力,登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案,運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式,采取有償征集、無償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
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