滿保華，張秀婷

(太原理工大學 研究生院，山西 太原 030024)

研究生檔案是指研究生在校就讀期間形成的，記載其學習、政治思想品德、科研能力、獎懲情況的具有重要保存價值的文字材料，是相關部門全面考察、了解和選拔人才的重要依據。高校對研究生檔案的管理水平直接反映了高校學生管理工作的能力，直接影響著畢業(yè)研究生的順利就業(yè)[1]。提高研究生檔案管理水平，有利于完整、準確地為社會提供人才信息、對于促進研究生培養(yǎng)和就業(yè)都有十分重要的意義。

一、研究生檔案管理工作存在的問題

研究生的檔案管理工作存在很多問題，一是未能引起檔案管理人員的重視；二是管理效率和現代化技術應用水平不高；三是內容單一，未能充分體現學生的綜合素質和能力。

(一)檔案管理重視不夠

檔案管理人員重視檔案管理的意識淡薄，認為檔案管理就是“放在柜子里別弄丟了”的思想普遍存在，他們認為檔案管理就是簡單的資料收集和存檔，學生入學時把其檔案收好，畢業(yè)時把檔案發(fā)放出去就行了。檔案管理人員在談及研究生檔案時認為其十分重要，但是在具體工作時卻沒有能夠引起他們的重視。

(二)檔案管理工作相對滯后

隨著研究生的招生類別和招生數量的不斷增加，檔案管理工作也迎來前所未有的挑戰(zhàn)。筆者認為，目前高校研究生檔案的管理工作相對滯后，主要表現在以下兩個方面。一方面，檔案管理模式基本沒有變化?，F在高校中沿用的檔案管理模式有兩種，集中管理模式和分散管理模式，前者是指檔案由人事部門或學生工作部門統(tǒng)一管理；后者是指檔案由學生所在院、系的專門科室進行管理。不管是哪一種模式，都是在研究生入學時收集材料，在學生離校時才會進行材料整理，然而畢業(yè)生的就業(yè)活動在離校前的一個學期就開始了。這種舊的管理模式，不能充分發(fā)揮檔案的參考、依據作用，降低了檔案的利用率。另一方面，檔案管理現代化水平落后。隨著科學技術的發(fā)展，檔案管理正處于從傳統(tǒng)的紙質文件為主體的管理模式向紙質文件與電子文件并存的管理模式過渡的階段[2]。許多高校本科生的檔案已經實現網絡化管理。但是，研究生檔案還是以手工操作為主來完成材料的收集、整理、統(tǒng)計、檢索等工作，這使得檔案的查閱、調閱與應用受到影響，不能充分發(fā)揮檔案的服務作用。再者這種方式不便于檔案信息資源的共享，不利于用人單位對學生檔案的檢索，導致檔案利用率普遍偏低。

(三)檔案內容單一

首先，各高校檔案的歸檔范圍基本沒有變化。多數高校研究生檔案的規(guī)定內容有高校招生錄取材料、入學登記表、學籍成績總表、獎懲文件、入黨入團材料、報到證存根、體檢表、答辯材料等。這些信息多為研究生入學前的基本資料，檔案中反映研究生在讀階段的信息幾乎沒有。其次，研究生檔案表現為集體化，沒有體現個體差異。與本科生的培養(yǎng)相比較，研究生的培養(yǎng)涉及的范圍廣泛、內容多樣、環(huán)節(jié)復雜，更加注重對個體的培養(yǎng)。據此，檔案中的內容應該是因人而異的，應反映每個個體在校期間的表現。然而我們發(fā)現，畢業(yè)生檔案中的內容除了關于個人基本信息不同外，其余材料往往千篇一律，不足以反映個人的個性特征[1]。尤其是檔案中對學生的評價內容，多為空話套話，表現為公式化的評語，內容單一，不能全面地反映該生的綜合素質和能力。

二、提高研究生檔案管理水平的對策

(一)堅持以人為本的管理理念

以人為本是我們實現科學發(fā)展觀的核心內容，是進行社會主義現代化建設要堅持的原則。高校是孕育人才、培養(yǎng)人才的搖籃，是向社會不斷輸送人才的地方，因此注重以人為本是高校管理的重要理念。近年來教學改革不斷深入，高校根據自己的辦學理念和對人才的定位，不斷調整教學計劃，形成獨具特色的教學模式[3]。檔案管理是高校管理的重要組成部分，高校的學生檔案應該是豐富多彩和獨具特色的。研究生檔案則是體現高校教育的重要信息資源，高校必須要堅持“以人為本”做好檔案管理工作，增加檔案透明度，讓研究生本人清楚自己的檔案內容，變被動管理為主動服務，體現研究生檔案管理“以人為本”的管理理念。

(二)不斷拓展歸檔資源

在高校檔案管理中，研究生檔案管理和本科生檔案管理是有區(qū)別的。就服務對象來說，研究生檔案管理所針對的是素質較高的研究生及其導師；就服務內容來講，包含研究生及其導師的科研和其他工作[4]?？梢钥闯觯芯可鷻n案管理具有極強的科技性和知識性。因此，筆者建議，在研究生檔案管理中，歸檔資料除了規(guī)定的資料外，應再增加一些其他資料。例如：研究生在讀期間發(fā)表的論文(出版刊物的封面、目錄、正文復印件)、各種基金的申請表和專家評審意見、專利申請情況、參加導師科研項目的情況等。在研究生檔案中加入這方面的材料，一是有利于高校統(tǒng)計研究生的科研情況，有針對性地鼓勵研究生科技創(chuàng)新；二是方便用人單位更全面的了解學生情況，使學生順利完成就業(yè)、擇業(yè)選擇。

研究生學習不同于本科生，其在讀期間自主學習的時間更多。因此研究生檔案的歸檔內容除增加上述資料收集外，還應加強對個人能力方面資料的收集工作。如國家職業(yè)技能資質證書、英語計算機等級證書和各種專項成績證書、各種技能競賽證書、駕駛執(zhí)照、參加社會實踐活動材料、特長展示資料等等。這樣有利于學生畢業(yè)時用人單位對其進行全面了解，從而增加學生就業(yè)機會。

(三)提高檔案信息化水平

檔案管理的現代化和信息化是未來檔案管理發(fā)展的必然趨勢?，F階段隨著研究生招生人數和專業(yè)種類的不斷增加，必然導致研究生檔案的種類和數量急劇增多，同時對檔案的查閱次數也會隨之增加，這對檔案的查閱速度和工作效率的要求也越來越高[5]。檔案管理以傳統(tǒng)的人工操作為主的工作方式已經不能適應研究生教育的發(fā)展，也不能很好的發(fā)揮檔案的服務功能。因此，必須改進落后的管理模式，在紙質檔案基礎上，完善和加強現代化的管理手段，建立一個現代化的信息平臺，實現研究生檔案的現代化管理。一方面，建立電子檔案收集平臺，應用網絡技術，讓學生自己擁有賬戶，通過登錄系統(tǒng)完善部分檔案信息，這樣有利于學校及時了解學生發(fā)展狀況，進一步完善培養(yǎng)方案；另一方面，利用校園網絡平臺，將畢業(yè)生檔案信息向社會開放，因為檔案本身就是一種信息資源，檔案的開放會更有利于高校之間人才的交流。此外，還能及時、準確地為用人單位提供畢業(yè)生信息，為研究生就業(yè)助一臂之力，提高其檔案資源的利用率。

(四)提高檔案管理人員綜合素質

檔案管理工作人員作為檔案管理的關鍵要素，要不斷地提高自身素質，適應新形勢下檔案管理工作的新要求。首先，在思想上引起重視，改變舊的管理理念，要認識到檔案管理的好壞直接反映高校管理水平的高低；要意識到檔案是對學生個體的全面反映，是學生成長的重要記載。其次，由于檔案管理工作具有較強的專業(yè)性，要加強專業(yè)管理人才的培養(yǎng)，開展各種培訓活動，例如職業(yè)技能指導、崗前培訓等。高校檔案管理人才既要懂檔案管理業(yè)務知識，又要懂現代技術知識，能將現代技術應用到檔案管理工作中，實現檔案管理的信息化。再者，提高服務意識。研究生檔案管理工作其主要目的是便于人們的查閱和調閱，建立方便、快捷的查詢系統(tǒng)是研究生檔案管理工作努力的方向[6]，如果做不到這一點，再完整的檔案保存也沒有實際意義，不能體現檔案管理工作的價值。

總之，研究生檔案管理是高校檔案工作的重要組成部分，也是高校人才培養(yǎng)工程的基礎性管理工作。我們應當重視研究生的檔案管理工作，提高檔案管理工作水平，使研究生檔案的內容更加豐富，能發(fā)揮其應有的價值。

參考文獻：

[1] 張家英.大學生檔案[J].檔案時空，2005(8)：36-37.

[2] 金 鑫.檔案管理在大學生就業(yè)中存在的問題及對策[J].前沿，2004(5)：100-101.

[3] 潘 虹，陳 龍，高玉琴.研究生檔案管理工作的思考[J].蘭臺世界，2006(21)：16-17.

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[5] 周小朋.淺談新增碩士學位授權單位的研究生檔案管理[J].科教文匯，2009(10)：237-239.

[6] 陶業(yè)濤.提高認識努力做好研究生檔案管理工作[J].蘭臺內外，2010(3)：37.