中美電子文件管理比較

□夏獻(xiàn)民

近期到美國(guó)接受國(guó)外政府及企業(yè)電子文件管理知識(shí)培訓(xùn)。先后與美國(guó)聯(lián)邦政府部門、西雅圖市政府以及波音、微軟等公司就電子文件管理情況進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，深感美國(guó)電子文件管理起步早，理論研究成果豐，制度標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)完備，應(yīng)用領(lǐng)域和范圍廣，共享程度高，保密意識(shí)強(qiáng)，值得學(xué)習(xí)借鑒。

美國(guó)起步早。上世紀(jì)60年代，計(jì)算機(jī)開(kāi)始應(yīng)用于美國(guó)聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)，政府部門電子文件隨之產(chǎn)生。70年代初，聯(lián)邦政府第一批電子文件移交至美國(guó)國(guó)家檔案和文件署。80年代后期，美國(guó)文件檔案機(jī)構(gòu)和學(xué)術(shù)界開(kāi)始研究電子文件管理問(wèn)題，聯(lián)邦國(guó)家檔案和文件署建立了全球第一個(gè)電子文件中心，接收國(guó)會(huì)、法院、總統(tǒng)辦公室及聯(lián)邦政府部門電子文件，并于90年代末建立了整個(gè)電子文件生命周期都可以跟蹤和使用的自動(dòng)化系統(tǒng)，保存聯(lián)邦政府任何部門產(chǎn)生的電子文件并提供利用。2011年，美國(guó)國(guó)家檔案和文件署分批次培訓(xùn)聯(lián)邦政府部門人員，幫助他們熟練使用電子文件管理系統(tǒng)和傳送電子文件。

我國(guó)電子文件管理起步晚，近年發(fā)展迅速。上世紀(jì)80年代，電子文件生成和運(yùn)作網(wǎng)絡(luò)環(huán)境初具規(guī)模，電子文件應(yīng)用領(lǐng)域不斷擴(kuò)大。近年來(lái)，政府部門普遍開(kāi)通電子公文系統(tǒng)，80%采用辦公自動(dòng)化或電子政務(wù)系統(tǒng)，電子公文擁有了廣泛的應(yīng)用基礎(chǔ)。約1.5 萬(wàn)家國(guó)有大中型企業(yè)中的80%～90%建立了計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)，機(jī)械、電子、航空、石化等行業(yè)中80%～90%的主要產(chǎn)品采用CAD 設(shè)計(jì)，電子文件數(shù)量快速增加。單從電子文件的產(chǎn)生領(lǐng)域與規(guī)?？?，目前我國(guó)已與美國(guó)相差無(wú)幾。

美國(guó)電子文件管理更全面。美國(guó)電子文件管理參照文件生命周期管理模式，分為文件形成機(jī)構(gòu)管理階段、文件中心保存階段和進(jìn)館永久保管利用階段。美國(guó)國(guó)家檔案和文件署統(tǒng)一制定聯(lián)邦機(jī)構(gòu)文件、檔案管理的政策和指南，負(fù)責(zé)現(xiàn)行文件登記、集中存儲(chǔ)和發(fā)布，并集中公布所有聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的法規(guī)條例和政務(wù)信息。我國(guó)電子文件管理模式主要為文件形成機(jī)構(gòu)管理階段和進(jìn)館永久保存利用階段，文件中心保存環(huán)節(jié)不明顯。目前電子文件管理的基本情況是，電子文件歸檔前由形成機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理，歸檔后由檔案部門管理。

制度建設(shè)各有千秋。美國(guó)沒(méi)有制定專門針對(duì)電子文件管理的法律,而是將其規(guī)定融入相關(guān)法律規(guī)定中，如《電子政府法案》、《政府紙量減少法案》、《文件處置法》、《信息自由法》等。美國(guó)電子文件管理的理念、原則、要求等與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件基本一致，對(duì)紙質(zhì)文件的一些法令、政策和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范適用于電子文件管理。我國(guó)電子文件管理的制度正在不斷健全，已制定的法律法規(guī)有國(guó)家層面的，也有部委層面的。如《中華人民共和國(guó)電子簽名法》、《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》，國(guó)家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》，國(guó)務(wù)院辦公廳的《電子公文傳輸管理辦法》等。

我國(guó)電子文件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定相對(duì)滯后。美國(guó)政府不制定電子文件標(biāo)準(zhǔn)，電子文件標(biāo)準(zhǔn)推行方主要是行業(yè)協(xié)會(huì)和美國(guó)國(guó)防部。行業(yè)協(xié)會(huì)是制定電子文件標(biāo)準(zhǔn)的重要力量，很多標(biāo)準(zhǔn)都是行業(yè)協(xié)會(huì)制定后向政府推薦，政府根據(jù)實(shí)際采用。也有個(gè)別企業(yè)因其產(chǎn)品強(qiáng)大的實(shí)力，通過(guò)市場(chǎng)將自己產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制推行全行業(yè)，如PDF 格式。美國(guó)國(guó)家檔案和文件署還直接采用國(guó)際標(biāo)委ISO15489 等標(biāo)準(zhǔn)。我國(guó)目前在電子文件的格式上，主要采用西方國(guó)家生產(chǎn)商提供的產(chǎn)品格式。在電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)方面，國(guó)家檔案局制定了部分標(biāo)準(zhǔn)，但仍不完備。實(shí)踐中，企業(yè)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際，制定本單位或本行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，但少有上升到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的層面?？偟膩?lái)看，我國(guó)電子文件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定相對(duì)滯后，在實(shí)踐中涉及現(xiàn)行電子文件管理的體制、機(jī)制和保障等方面還缺乏政策依據(jù)。

共享利用有差距。美國(guó)聯(lián)邦政府發(fā)布的電子文件公開(kāi)信息面向公眾開(kāi)放，各州、部分高校檔案館通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和美國(guó)國(guó)家檔案與文件署相連，在任一州檔案館通過(guò)聯(lián)網(wǎng)能夠查閱聯(lián)邦政府公開(kāi)信息、其他州的公開(kāi)信息。美國(guó)國(guó)家檔案與文件署編輯出版《聯(lián)邦登記》日?qǐng)?bào)，集中公布所有聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的法規(guī)條例、政務(wù)信息等。我國(guó)電子文件管理工作重視保存，偏重于電子文件歸檔和歸檔后的事后管理，在共享利用方面雖然有了很大進(jìn)步，但與美國(guó)等電子文件管理發(fā)達(dá)國(guó)家比較，仍有加大共享利用的空間。