論高校檔案信息資源的管理模式

楊麗娟，孫海燕

（濟南大學 檔案館，山東濟南 250022）

論高校檔案信息資源的管理模式

楊麗娟，孫海燕

（濟南大學 檔案館，山東濟南 250022）

隨著高等教育的發(fā)展和信息化技術(shù)的進步，高校檔案工作也進入了一個全新的階段，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能完全適應(yīng)新形勢的要求，高校檔案資源管理模式信息化已經(jīng)成為高校檔案資源管理的必然選擇。針對我國高校在檔案信息資源管理中存在的主要困難和不足，結(jié)合社會發(fā)展、高等教育發(fā)展及信息化發(fā)展對檔案管理提出的要求，提出了新形勢下我國高校檔案信息資源管理模式的構(gòu)想，即高校檔案信息資源管理“321”模式（簡稱“321”模式）。

高校檔案;管理模式;“321”模式

胡錦濤總書記曾指出:檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)?？梢哉f，沒有檔案的世界，是一個沒有記憶、沒有文化、沒有法律權(quán)力、沒有歷史的世界。因此，對于高校來講，檔案工作同樣是學校工作的重要組成部分，是衡量一所高校管理水平的重要標志。高校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”［1］。隨著社會的進步、信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展以及高等教育的大眾化，高校原有的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)新形勢的要求，高校檔案資源管理模式信息化已經(jīng)成為高校檔案資源管理的必然選擇。本文擬從當前高校檔案資源管理的主要模式、當前高校檔案資源管理中存在的主要問題和困難、新形勢下高校檔案資源管理模式的構(gòu)想等幾個方面對高校檔案資源管理模式進行論述。

一、當前高校檔案資源管理的幾種主要模式

所謂高校檔案管理，就是高校檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計等活動。［2］（P8）通過檔案管理，使高校各項活動中所形成的各種有價值的文件資料達到條理化、規(guī)范化，從而形成一個較為系統(tǒng)的整體，維護其形成及價值不受損壞。高校檔案管理主要體現(xiàn)在檔案工作管理機制、檔案信息資源管理手段和方法、檔案信息資源服務(wù)利用等方面上。長期以來，我國高校檔案資源的管理一直以傳統(tǒng)的管理模式為主，并隨著社會和高等教育的發(fā)展而不斷發(fā)展。常見的高校檔案管理模式有以下幾種:

（一）在管理機制和組織機構(gòu)方面。在管理機制方面，我國大多數(shù)高校能夠按照有關(guān)法律法規(guī)建立起比較完備的管理機制，即采取“統(tǒng)一領(lǐng)導、集中管理”的模式。在這種管理機制下，檔案工作由學校校長或分管校長領(lǐng)導，學校各個部門和單位按照學校統(tǒng)一規(guī)劃和部署，按照統(tǒng)一的規(guī)章制度和基本辦法，在檔案管理部門的統(tǒng)一指導下，對各自部門在工作中形成的檔案進行日常收集和整理，并在規(guī)定的時間內(nèi)將檔案移交檔案管理部門集中管理和利用。各個部門不得將檔案據(jù)為己有，也不能由承辦單位或個人分散保管?！靶枰厥鈼l件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可根據(jù)實際需要設(shè)立分室單獨保管。分室是高校檔案機構(gòu)的分支機構(gòu)。”［1］應(yīng)該說，這種管理機制比較符合中國高等教育的實際，也體現(xiàn)了我國現(xiàn)代大學制度的特點和要求。

在組織機構(gòu)方面，我國大多數(shù)高校一般以兩種組織機構(gòu)為主:一是設(shè)立獨立的學校檔案館。這種組織機構(gòu)屬于獨立的直屬機構(gòu)，是檔案管理的職能部門，具有主動決策的職能，是學校的信息資源中心、校情教育基地和對外服務(wù)的窗口。二是設(shè)立非獨立的檔案館或綜合檔案室。這種組織機構(gòu)大多數(shù)掛靠校長辦公室（黨委辦公室），還有個別學校的檔案館（室）與圖書館等教輔部門合署辦公。這種高校檔案館（室）非獨立性的特點，往往容易導致其行政管理職能被忽視或被弱化，難以承擔對全校檔案工作的管理職責。

（二）在管理手段和方法方面。在檔案管理手段和方法方面，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案工作逐步由人工管理向信息化管理方向發(fā)展，但是，由于受到觀念、資金、人員等條件的限制，目前各高校檔案信息化水平參差不齊，只有極少數(shù)的高校信息化管理水平較高，如南京大學、上海交通大學、中國海洋大學等，大多數(shù)高校正處在信息化起步和發(fā)展階段，形成了多種管理模式并存的局面。

1.以手工方式為主的管理模式。部分高校信息載體主要是紙質(zhì)、聲像、實物等文獻資料，在檔案信息資源的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目等各項工作上，普遍采用手工操作。［3］紙質(zhì)等實體性信息載體的檔案具有原始性、合法性、憑證性等特性，是最具有法律效力的憑證。但是，手工方式的檔案管理模式，檔案工作人員勞動量大、耗時多、速度慢。查詢檔案時，也是利用人工編制的檢索工具、人工查找，提供檔案信息服務(wù)的效能較低。目前，完全手工方式的檔案管理模式在高校中已不多見。

2.半手工半自動化的管理模式（計算機輔助管理模式）。隨著計算機在高校工作中的普遍應(yīng)用，文件的生成方式大都以電子文件的形式存在，因此，目前許多高校已采用計算機輔助管理檔案的模式，進入了半手工半自動化狀態(tài)，即通過計算機處理部分數(shù)據(jù)，如案卷目錄、卷內(nèi)目錄、檢索工具的編制，電子文件與紙質(zhì)文件的同步歸檔等，建立了機讀數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了單機目錄檢索或目錄網(wǎng)上掛接與查詢，部分高校檔案館還建設(shè)使用了檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案的網(wǎng)上歸檔、管理與查閱，與手工階段相比工作效率已經(jīng)大有提高。但總體而言，還是處在檔案信息化管理的初級階段，與科學、高效、優(yōu)質(zhì)地開展現(xiàn)代信息服務(wù)的要求相比仍然存在著一定的差距。

3.信息化管理模式。所謂信息化管理模式，就是要將檔案信息化、數(shù)字化，使檔案的管理內(nèi)容從實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變，使檔案的管理方式及手段從傳統(tǒng)的手工管理向現(xiàn)代化的計算機管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)基于網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)的數(shù)字化檔案館。數(shù)字化檔案館超越了傳統(tǒng)單個實體檔案館的界限，以數(shù)字檔案館聯(lián)盟的形式和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)為特征，大大提高了檔案信息資源共享與開發(fā)利用的效率。關(guān)于數(shù)字化檔案館概念的表述主要有以下幾個觀點:知識信息中心與信息倉庫說、數(shù)字檔案館群體說、信息系統(tǒng)說、信息服務(wù)提供方式說、信息空間與信息環(huán)境說。［4］（P3－5）檔案信息化管理是一個動態(tài)的過程，也是一個多要素綜合作用的過程，除了信息技術(shù)外，還包括符合信息化要求的非技術(shù)因素。［5］（P506）檔案在信息化管理模式下，其主要表現(xiàn)是:

一是館藏檔案數(shù)字化。就是利用技術(shù)手段將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，統(tǒng)一由系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的、完整的檔案信息庫、數(shù)據(jù)庫，使所有館藏信息都以數(shù)字化的形式儲存。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。這是信息化管理模式的關(guān)鍵和核心。二是檔案信息資源管理系統(tǒng)化。數(shù)字化的檔案應(yīng)以信息網(wǎng)絡(luò)為平臺，以檔案信息管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)信息資源全文存儲、網(wǎng)絡(luò)傳輸、智能化檢索、跨地域無縫連接。三是檔案管理條件自動化。在檔案信息化管理模式下，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案辦公自動化，檔案存儲環(huán)境監(jiān)測控制自動化，庫房管理、保護技術(shù)自動化。四是資源利用共享化。改變檔案信息資源存放在庫房中處于封閉保管的狀態(tài)，各種載體的檔案資料將以數(shù)字化形式存在于數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)平臺中，通過網(wǎng)絡(luò)和檔案信息管理系統(tǒng)，用戶足不出戶就可以利用權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

4.“和縣模式”管理模式。這是近幾年我國檔案信息資源管理理論研究的新成果。國家檔案局2006年度科技項目《新時期國家檔案信息資源管理模式研究》，經(jīng)過歷時近四年的實踐、研究、論證，在全國范圍內(nèi)率先進行了檔案管理模式改革，首創(chuàng)了以國家檔案信息資源集中統(tǒng)一管理、自主開放、“一站式”服務(wù)為主要特征的國家檔案信息資源管理新模式——“和縣模式”。這種“大檔案”管理模式的實踐創(chuàng)新了社會公共信息資源管理服務(wù)模式，對高校檔案信息資源的管理有很大的實踐和啟示意義，部分高校嘗試運用“和縣模式”管理理念改革高校檔案管理。［6－7］

（三）在服務(wù)利用方面。高校檔案管理的最終目的在于利用，使檔案為學校的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)，為教學與科研服務(wù)，為廣大師生服務(wù)。我國高校的檔案管理在服務(wù)利用方面主要有兩種模式:一是“被動防守型”服務(wù)模式。早期的高校檔案利用服務(wù)和信息化水平較低，一般采用這種服務(wù)模式。大多數(shù)高校的服務(wù)方式是“坐門待客”，利用者需要什么就提供什么。由于查閱資料以手工檢索為主，常常導致檔案利用效率低下，也限制了檔案資源的開發(fā)利用。二是“咨詢編研型”服務(wù)模式，或稱“主動開發(fā)型”服務(wù)模式。隨著信息化水平的提高和檔案開發(fā)利用意識的增強，越來越多的高校在提供最基本的查詢服務(wù)的基礎(chǔ)上，由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，改變“重保管、輕利用”的做法，將重點放在檔案資源的開發(fā)利用上，向利用者和社會提供檔案證明、咨詢服務(wù)、檔案展覽、校史編研等各種形式的服務(wù)，真正體現(xiàn)服務(wù)的主動性、針對性、廣泛性和開放性。

二、當前高校檔案管理中存在的主要問題和困難

在過去幾十年的發(fā)展過程中，高校檔案管理在基礎(chǔ)工作與檔案隊伍建設(shè)上都取得了一定的成績，但是，隨著高等教育的發(fā)展和信息化技術(shù)的進步，高校檔案工作也進入了一個全新的階段，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能完全適應(yīng)新形勢的要求，還存在比較嚴重的困難和不足。

（一）管理機制與組織機構(gòu)尚不健全。雖然《高等學校檔案管理辦法》對高校檔案的管理機制和機構(gòu)設(shè)置有了明確的要求，但在實際執(zhí)行過程中依然存在著落實不到位的現(xiàn)象。有些高校即使在形式上達到了要求，但檔案工作是學校管理工作的末端，因此看上去健全的管理機制和組織機構(gòu)往往形同虛設(shè)。管理機制和組織機構(gòu)不健全，往往導致檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等工作做得不夠好，從而造成了檔案資料的流失積壓，用的時候難以找尋等問題。

（二）檔案意識不強。在高校各項管理工作中，檔案工作是一項容易被忽視的工作，檔案意識薄弱是普遍存在的一種現(xiàn)象。由于高校評價標準的導向作用，一些領(lǐng)導認為，學校的中心工作是教學，學校的重點工作是科研、學科建設(shè)和基本建設(shè)，而檔案工作就是收一收、管一管、用一用。有的領(lǐng)導雖然口頭上也講檔案工作的重要性，但實際上往往把檔案工作放在可有可無、無關(guān)緊要的次要地位。有一些部門的負責人可能從來都沒有過問過本部門的檔案工作，甚至都不知道學校還有一個檔案館（檔案室），更談不上對本部門檔案工作的指導。這種狀況直接導致檔案工作開展不力，不能完全做到檔案工作納入整體發(fā)展規(guī)劃、所需經(jīng)費納入學校預算、業(yè)務(wù)要求納入職責范圍、考核指標納入考核體系的“四納入”，不能完全實現(xiàn)將重要業(yè)務(wù)工作與歸檔工作同步布置、同步檢查、同步總結(jié)、同步驗收的“四同步”，因此，往往導致檔案材料歸檔不齊全、不完整、不及時，檔案職能部門工作難度很大。

（二）歸檔范圍存在薄弱環(huán)節(jié)。各高校在長期的辦學過程中形成了豐富的檔案資源，但對照《高等學校檔案管理辦法》確定的11大類歸檔范圍，由于各高校存在某些具體情況，因此或多或少造成了歸檔中的薄弱環(huán)節(jié)。例如，有的高?；悪n案歸檔嚴重滯后，致使大量新校區(qū)建設(shè)的相關(guān)資料不能歸檔;有的高校實物類檔案嚴重不足，相當多的實物檔案保存在單位或個人手中，已征集的實物檔案現(xiàn)有的保護措施和條件較差;有的高校儀器設(shè)備類檔案工作開展不力，即使已經(jīng)歸檔的也存在資料不全的現(xiàn)象;相當多的高校不能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔。

（三）資源利用效率較低。由于受傳統(tǒng)思想以及現(xiàn)實狀況等因素的制約，高校對待檔案工作“重保管、輕利用”的現(xiàn)象比較普遍。部分學校也開展了一些檔案資源利用的有效探索，諸如編撰年鑒、布置校史館展覽館等，但大多學校的檔案管理工作基本上停留在建檔、管檔上，忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，導致許多具有很高價值的檔案材料不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（四）管理手段和方法滯后。檔案信息化是檔案工作的發(fā)展趨勢，但從全國高校的情況來看，由于經(jīng)費投入嚴重不足，大多數(shù)學校檔案信息化所需的設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施和硬件條件普遍較差，許多高校所用的設(shè)備陳舊老化，更新緩慢，加上信息化專業(yè)人才嚴重匱乏，檔案信息化的建設(shè)進程嚴重滯后，管理手段和方法普遍較為落后。

（五）被動服務(wù)仍占主導地位。檔案館在提供檔案利用工作中，有些檔案工作人員仍然以被動服務(wù)為主，缺乏主動服務(wù)意識。同時受到某些陳舊的思想觀念和檔案制度的規(guī)定與制約，一些檔案利用主體的正當利用要求無法得到充分滿足，或者需要辦理大量復雜繁瑣的手續(xù)才能得以實現(xiàn)，從而大大影響了檔案的利用效率。

（六）隊伍素質(zhì)不高。檔案工作是一項專業(yè)性很高的工作，由于檔案工作在大多數(shù)高校沒有得到應(yīng)有的重視，在檔案管理人員隊伍的配備上存在著不合理的現(xiàn)象，造成檔案管理隊伍整體水平偏低。一是專職管理人員缺少專業(yè)化培訓，專業(yè)性和規(guī)范性相對較低，在落實國家和上級檔案法規(guī)、規(guī)范方面表現(xiàn)出執(zhí)行不力的現(xiàn)象，工作中隨意性較大;二是各部門的兼職檔案員對檔案工作的積極性不高，往往應(yīng)付差事，而且人員變動快，不能保證檔案工作的穩(wěn)定性。

三、新形勢下我國高校檔案信息資源管理模式的構(gòu)想

新形勢下的高校檔案管理工作呈現(xiàn)出新的特點，一是館藏檔案由紙質(zhì)介質(zhì)為主向紙質(zhì)介質(zhì)和電子介質(zhì)相結(jié)合方向轉(zhuǎn)化;二是檔案管理手段和方法由手工操作為主向自動化方向轉(zhuǎn)化;三是檔案利用服務(wù)渠道由單一化向渠道多樣化方向轉(zhuǎn)化，四是由封閉式管理向開放式管理轉(zhuǎn)化。因此，高校檔案管理必須與時俱進。針對我國高校在檔案信息資源管理中存在的主要困難和不足，結(jié)合社會發(fā)展、高等教育發(fā)展及信息化發(fā)展對檔案管理提出的要求，筆者提出新形勢下我國高校檔案信息資源管理模式的構(gòu)想:即高校檔案信息資源管理“321”模式（簡稱“321”模式），就是“開展三項建設(shè)、注重兩個優(yōu)化、搞好一個服務(wù)”的高校檔案管理模式。

（一）“開展三項建設(shè)”。三項建設(shè)包括管理機制建設(shè)、檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)和檔案人才隊伍建設(shè)。

1.管理機制建設(shè)。要按照《高等學校檔案管理辦法》（27號令）的有關(guān)規(guī)定，實行高等學校校長領(lǐng)導、分管校領(lǐng)導協(xié)助校長負責的管理體制，建設(shè)符合標準的檔案館或綜合檔案室，為學校檔案管理提供最基本的保障機制。

2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)。各高校應(yīng)充分認識檔案資源信息化管理的迫切性和必要性，制定詳細可行的信息化建設(shè)規(guī)劃和方案，加大資金投入的力度，以專業(yè)化的標準，建設(shè)一套技術(shù)成熟、管理科學、符合學校實際的檔案信息管理系統(tǒng)，并在此基礎(chǔ)上，將檔案信息管理系統(tǒng)納入各高校校園網(wǎng)信息平臺的統(tǒng)一管理中。通過檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，進而建設(shè)數(shù)字化檔案館，實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理功能，即鑒定與接收歸檔電子文件;制定標準與業(yè)務(wù)規(guī)范，對電子文件形成機構(gòu)以及電子文件中心進行業(yè)務(wù)指導;組織管理數(shù)字檔案，包括數(shù)字掃描、元數(shù)據(jù)著錄與標引、全文標引、網(wǎng)站內(nèi)容管理、開放鑒定等;提供利用數(shù)字檔案，包括機讀目錄檢索、網(wǎng)站內(nèi)容管理、資源共享等;維護安全，包括資源備份、用戶權(quán)限管理、信息加密、系統(tǒng)按前防護等;挖掘數(shù)字檔案與決策支持等，［4］（P12）實現(xiàn)檔案信息資源管理自動化和檔案信息資源利用網(wǎng)絡(luò)化。

3.檔案人才隊伍建設(shè)。人才資源是第一資源。針對我國高校檔案管理專業(yè)技術(shù)人員數(shù)量普遍不足、專業(yè)技術(shù)水平普遍較低、兼職檔案員工作積極性普遍不高的情況，高校檔案管理工作中必須樹立以人為本、人才強檔的觀念，大力加強高校檔案管理人才隊伍建設(shè)。一是檔案館要適當引進專業(yè)技術(shù)人才，包括檔案專業(yè)、計算機專業(yè)等方面的人才，改變過去主要是非專業(yè)人員從事檔案管理的狀況，提高檔案管理的專業(yè)化水平和信息化水平;二要增強現(xiàn)有檔案管理人員的責任感和使命感，提高他們的素質(zhì)，通過教育培訓、學習交流、學術(shù)研究等形式，改善、優(yōu)化檔案人員知識結(jié)構(gòu)，獲取新知識、新技能，使檔案人員業(yè)務(wù)能力、職業(yè)素質(zhì)得到全面提高，從而強化檔案行業(yè)的管理職能;三要建立激勵機制，真正從政治進步、業(yè)務(wù)發(fā)展、生活改善上關(guān)心他們、重視他們，充分調(diào)動檔案工作者的工作積極性。

（二）“注重兩個優(yōu)化”。兩個優(yōu)化包括優(yōu)化檔案信息資源，優(yōu)化檔案管理方法。

1.優(yōu)化檔案信息資源。隨著高等學校招生規(guī)模的擴大，各高校信息資源范圍日益擴大。為全面真實地保存學校的歷史，滿足社會、學校和個人對檔案信息的需求，各校檔案館（室）應(yīng)采取多種方法，豐富館藏內(nèi)容，改善館藏結(jié)構(gòu)，做到“應(yīng)收盡收”，使館藏檔案門類齊全、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、存有所值。要在及時接收規(guī)定進館檔案資料的同時，不斷加大檔案資料的征集力度，突出館藏特色，尤其注意對實物檔案、專門檔案和新型載體檔案的挖掘、整理和接收工作，進而擴大館藏范圍，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。同時，要嚴把進館檔案質(zhì)量關(guān)，為檔案信息資源的利用創(chuàng)造有利條件。

2.優(yōu)化檔案管理方法。優(yōu)化檔案管理方法，最重要的一點就是檔案管理信息化。首先是數(shù)字化檔案的收集。目前，計算機在學校各個部門已經(jīng)普遍使用，文件的形成基本上實現(xiàn)了電子化，因此首先要將正在形成的電子文件檔案，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸、計算機刻錄設(shè)備復制等形式，同紙質(zhì)檔案同步歸檔。其次是館藏檔案數(shù)字化。運用掃描、數(shù)碼照相機等設(shè)備，將館藏紙質(zhì)等載體的檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，尤其要優(yōu)先對一些重要的、珍貴的、容易受損的、利用頻率較高的檔案進行數(shù)字化加工，逐步建立電子文件數(shù)據(jù)庫。再次是建立基于網(wǎng)絡(luò)信息平臺的數(shù)字化檔案館，包括硬件平臺建設(shè)、軟件平臺建設(shè)和安全體系建設(shè)，實現(xiàn)文檔一體化管理。在此基礎(chǔ)上，通過統(tǒng)一門戶管理的網(wǎng)絡(luò)平臺，建立高校檔案部門與其他各部門之間信息的無障礙鏈接，從單一的信息向綜合性信息拓展，形成區(qū)域性的信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，在更大范圍內(nèi)實現(xiàn)信息資源共享。

（三）“搞好一個服務(wù)”。一個服務(wù)是指為社會、為學校、為廣大師生提供全面、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。高校檔案利用服務(wù)工作要將實體檔案館服務(wù)方式與數(shù)字化檔案館服務(wù)方式有機地結(jié)合起來，改變過去“坐等上門”的被動式服務(wù)模式，創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機制，拓展服務(wù)的廣度與深度，豐富檔案信息資源利用形式，提高檔案服務(wù)水平。

1.加大檔案信息資源的開放力度，實現(xiàn)館藏檔案的價值。［8］要按照信息公開的要求，堅持“該保密的信息一定要保密，該公開的信息一定要公開”的原則，加強館藏檔案整理研究，加大館藏檔案宣傳力度，積極穩(wěn)妥地開展檔案開放工作，打造一個開放的、符合社會和師生需要的、充滿文化氣息的信息服務(wù)氛圍。

2.加強檔案信息資源的開發(fā)利用，挖掘檔案信息資源的潛在價值。一是深入開展檔案編研工作。檔案編研就是對現(xiàn)有的檔案資料進行編輯、研究、整理、開發(fā)的過程。檔案編研是開發(fā)檔案信息資源的重要途徑，通過檔案編研，不僅向利用者提供原始檔案，還根據(jù)利用者和社會的需求，提供再加工或多次深加工等不同層次的檔案信息，其主要的形式有檢索體系建立、校史編纂、大事記、專題研究等。二是在有條件的高校舉辦檔案陳列展覽，建設(shè)校史、校情教育基地，發(fā)揮檔案的教育作用，這是建設(shè)大學文化的重要途徑。

3.樹立以人為本的理念，確立主動式服務(wù)方式。高校檔案部門要積極拓展服務(wù)方式，拓寬服務(wù)渠道來滿足各方對檔案信息資源的需求。一是更新觀念，增強社會服務(wù)意識。要充分認識到檔案服務(wù)社會化是檔案事業(yè)發(fā)展對檔案服務(wù)工作的必然要求。高校檔案工作者的著眼點要由內(nèi)轉(zhuǎn)向外，由封閉轉(zhuǎn)向開放，由被動轉(zhuǎn)向主動，樹立檔案服務(wù)社會化的觀念。［9］二是改善服務(wù)手段，提高服務(wù)效率。要迅速跟上信息化技術(shù)發(fā)展的步伐，充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段和方法，建設(shè)檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案資源共享。三是以人為本，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案工作不僅體現(xiàn)服務(wù)性，更有創(chuàng)造性，檔案工作者要有超前意識，善于與利用者溝通，提前了解利用者的需求，要從使用者的角度審視檔案、管理檔案，為他們提供個性化、人性化的服務(wù)，切實提高服務(wù)質(zhì)量。

［1］中華人民共和國教育部，國家檔案局.高等學校檔案管理辦法（27號令）［EB/OL］.（2008－08－20）［2011－12－10］.http://www.gov.cn/flfg/2008－09/12/content_1093980.htm.

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1671－3842（2012）01－0075－05

2011－12－12

楊麗娟（1964－），女，山東招遠人，研究員，館長。

山東省軟科學研究項目“新形勢下高等院校檔案信息資源管理模式的研究”（2011RKB01271）。

責任編輯:賈 巖