檔案館接待利用工作的分析與思考

周總印

檔案館是一個向社會提供檔案信息資源的場所,接待利用工作是踐行檔案工作服務(wù)性的重要窗口。這個崗位服務(wù)的質(zhì)量、水平不僅直接反映和影響著檔案館在社會公眾中的形象，而且有助于發(fā)揮檔案工作“資政惠民”的作用。從近幾年檔案接待利用情況和社會對檔案資源的需求進行分析，加強檔案館接待利用工作非常必要。

一、檔案館接待利用工作現(xiàn)狀

1.局領(lǐng)導(dǎo)對接待利用工作重視程度越來越高

局領(lǐng)導(dǎo)將檔案查閱接待室、政府公開信息查閱點作為對外服務(wù)辦事的窗口，推行黨員掛牌上崗，設(shè)立首問首辦席，樹立“以服務(wù)為本”的理念，做好提供利用檔案為社會服務(wù)的工作。無論是在硬件和軟件的建設(shè)上，都投入了大量資金和力量進行技術(shù)上的支持，服務(wù)設(shè)施和服務(wù)方式也都有很大改善和改進。

2.硬件設(shè)施建設(shè)有了很大改善

配備了電腦、復(fù)印機、打印機等現(xiàn)代化設(shè)備，并安裝了計算機檢索軟件。近兩年館藏檔案數(shù)字化工程力度加大，以每年掃描300萬頁的速度推進了數(shù)字化進程，現(xiàn)已完成600萬頁的掃描工作，并優(yōu)先對下鄉(xiāng)知青、招工等涉及民生的檔案進行掃描。不只是在檢索手段上發(fā)生了重大變化，部分檔案已實現(xiàn)全文查閱，極大地提高了工作效率，提高了查全率和查準率并能有效地保護檔案原件。

3.接待人員素質(zhì)和服務(wù)意識進一步增強

接待工作人員以“創(chuàng)先爭優(yōu)”活動為契機，樹立“服務(wù)為本，民生優(yōu)先”的理念，做好查檔利用工作，尤其是為查檔群眾提供了快捷高效、熱情周到和細致的服務(wù)，提供利用全部都免費。為了提升服務(wù)質(zhì)量，在接待利用工作中采用了服務(wù)評價機制，制定了服務(wù)評價及意見反饋表，讓群眾進行評價和提意見。在館內(nèi)的服務(wù)評價及意見反饋表上，來客的評價也真實記錄和反映了工作人員的服務(wù)態(tài)度：“幫我解決了大問題，非常感謝”、“如同家人接待”、“服務(wù)態(tài)度極佳，熱情周到真正是為人民服務(wù)的態(tài)度”、“非常滿意”等等。

4.社會影響力明顯提升

去年七月，一位查檔者的表揚信寄到了市效能辦，贊揚接待工作人員真誠為群眾服務(wù)的態(tài)度，并建議全市機關(guān)干部向他們學習。后來，張家口電視臺、報社等媒體幾次來檔案館采訪?！稄埣铱谕韴蟆贩謩e以“群眾需要什么，我們就為大家做什么！”（市檔案局館熱情周到服務(wù)受稱贊）和“民生所需，是檔案工作之所趨！”為題兩次進行了報道?！肮伯a(chǎn)黨員示范崗”的牌匾也掛在了接待室的墻上。

二、檔案館接待利用工作情況分析

張家口市檔案館去年接待查閱檔案的人數(shù)有1000多人次，查閱檔案資料3000多卷（冊）。就今年前3個月來本館查閱檔案情況進行分析：1－3月份接待查檔人員共計有297人，其中查閱檔案人員有256人次，查閱資料的有41人次，調(diào)閱檔案531卷，資料100冊，復(fù)?。ê_知青證明）檔案材料950多張。在這些查閱檔案的人員中包括有78人次是機關(guān)、企事業(yè)單位用于工作查考、編史修志以及學術(shù)研究，共查閱檔案242卷，資料100冊，而接待個人查閱178人次占全部查檔人數(shù)的將近70％，個人查閱檔案285卷，占全部查閱檔案的一半多。由此看來，有近七成是群眾為辦退休、增加工齡等涉及自身利益，來查閱有關(guān)知青、招工、學生分配等涉及民生方面的檔案。由于主要是采用計算機檢索，大量的檔案都能“精準定位”，大大減少了提卷的數(shù)量。

綜合近年來查閱檔案情況有兩大突出特點：一是查檔者涉及的行業(yè)面大，查閱的檔案內(nèi)容涵蓋面廣。查檔者中即有機關(guān)事業(yè)人員，也有企業(yè)人員和律師，有媒體記者、有社會公民甚至還有當?shù)伛v軍人員。有為本單位工作查考或編寫史志以及歷史文化研究來查閱歷史檔案資料的；也有為搞慶?；顒印⑴e辦展覽來查閱有關(guān)檔案資料的；有查找黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人來張家口視察以及反映當?shù)赜嘘P(guān)政治、經(jīng)濟、文化、體育等項事業(yè)的資料照片等；也有企業(yè)為淘汰落后產(chǎn)能來查閱政府和有關(guān)機關(guān)的批復(fù)文件；有律師為了案子和糾紛來找有關(guān)依據(jù)。張家口歷史上曾經(jīng)是張庫大道的起點，又曾經(jīng)被稱為“皮都”。陽原縣為了籌建陽原皮草文化博物館，來人查閱了有關(guān)張家口商貿(mào)和“皮都”方面的檔案資料。在查閱的檔案資料中包括建國前和建國后，既有革命歷史方面的也有民國時期的，更有社會主義革命和建設(shè)時期的，內(nèi)容涵蓋多個領(lǐng)域。說明社會各行業(yè)、各領(lǐng)域都需要查閱檔案，檔案對于經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展都是缺少不了的。二是社會民眾來查閱檔案的越來越多，無論是查檔人數(shù)還是查閱卷數(shù)都超出單位查檔的數(shù)量。個人查閱檔案主要是企業(yè)老職工為辦理退休或增加工齡來查下鄉(xiāng)時間或招工以及學生分配時間，這種情況占個人查閱檔案的大部分。由于現(xiàn)時政策比較寬松，政府出臺了不少利民的好政策，因此有市民來查閱關(guān)系個人切身利益的檔案資料，比如落實政策、婚姻、勞模以及其他惠民的文件。事實證明，檔案工作越來越貼近百姓，利用檔案資源是真正可以惠民的。

三、加強檔案館接待利用工作的思考

鑒于社會各界對檔案信息資源的需求與日俱增，筆者認為檔案館應(yīng)在以下幾個方面加強接待利用工作：

1.進一步增強主動服務(wù)的意識

為了更好地服務(wù)社會和群眾，檔案部門堅持以“資政惠民”作為檔案工作的根本，接待工作人員的服務(wù)意識也有所增強。但目前基本上還處于等待查檔者來館查閱這種被動服務(wù)的方式，在主動為社會服務(wù)方面做得還不夠。筆者認為，檔案館應(yīng)進一步增強主動服務(wù)社會的意識，主動了解社會對檔案信息資源的需求，研究和把握檔案利用需求的規(guī)律并做出具有前瞻性的判斷。比如說，去年在紀念建黨九十周年舉辦的一些活動和展覽時，各地及各系統(tǒng)都集中查閱了有關(guān)黨史的資料和圖片。當下和今后一個時期，地方啟動新一輪地方志的編纂，必然需要查閱大量的檔案資料；地方的文化建設(shè)，離不開地域文化特色和傳統(tǒng)文化，對歷史文化和傳統(tǒng)文化進行研究、傳承和發(fā)展，也需要查閱歷史資料和檔案資源。在了解這些需求后，檔案館就要預(yù)先做好準備，積極主動地做好服務(wù)，甚至可以參與到這些工作中，并為檔案文化的建設(shè)發(fā)展做出貢獻。

2.進一步擴大服務(wù)領(lǐng)域和范圍

近年來，檔案館在接待服務(wù)方面不斷拓展服務(wù)范圍和工作領(lǐng)域，除了接待利用者來館查閱，還開展了電話代查、網(wǎng)上查閱和來函查閱等服務(wù)。但由于受接待人員精力有限、數(shù)字化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)平臺還不夠成熟等條件的制約，這些服務(wù)開展的還不是十分理想。另外，有些檔案需要異地查閱時，本地檔案館能夠給予什么幫助，盡量給查檔者提供方便，也是檔案館需要思考的。比如建立異地備份，實現(xiàn)資源共享等，最大限度地滿足社會對檔案資源的需求。

3.進一步加強干部隊伍建設(shè)

加強接待室的干部隊伍建設(shè)，配備具有良好素質(zhì)的工作人員是做好接待利用服務(wù)工作的保證和前提。一是要保證能應(yīng)對接待利用需求的人員，并盡量保持其穩(wěn)定性；二是從事此項工作的人員除了具有相關(guān)的業(yè)務(wù)知識外，還要盡量熟悉館藏，了解“家底”，而必要的歷史知識和一定的工作經(jīng)驗也都是對做好此項工作很有幫助的；三是要有責任意識和敬業(yè)精神，既要對檔案工作負責，也要對利用者負責，還要耐得住寂寞，既要有耐心，更要有做好工作的誠心和熱心，真誠為利用者服務(wù)；四要服務(wù)意識強，對待利用者尤其是群眾要像親人一樣，想方設(shè)法為群眾服好務(wù)。

4.進一步豐富檔案館館藏

豐富的檔案資源是滿足利用者需求的條件，在以往提供檔案的過程中，雖然大部分都滿足了利用者的需求，但也有大約20％的查檔者查不到所需的檔案資料，其主要原因是館藏檔案資料還不夠全面，不能滿足社會的全部需要。因此，需要進一步豐富館藏，加強檔案資源建設(shè)，盡可能地滿足社會各方面對檔案信息資源的利用需求。對機關(guān)事業(yè)單位的檔案收集進館并不困難，而隨著文化建設(shè)和百姓對檔案資源需求量的不斷增大，筆者認為應(yīng)著重加大對文化建設(shè)和民生相關(guān)的檔案資源的征集。第一，把重要企業(yè)尤其是破產(chǎn)企業(yè)以及涉及職工利益的個人檔案也列入接收進館之列，以彌補企業(yè)破產(chǎn)后，職工辦理退休等事項時缺少檔案依據(jù)。第二，加強對歷史檔案特別是對研究本地區(qū)歷史文化有重大價值的檔案的征集。張家口曾經(jīng)是察哈爾的首府所在地，但人們想利用察哈爾時期形成的檔案來到張家口檔案館卻無檔可查。為了彌補這點缺失，一方面把散存在社會和民間的歷史檔案征集進館，另一方面對在異地檔案館保存的歷史檔案建立備份或數(shù)據(jù)庫，真正實現(xiàn)檔案資源的共享。