周小微

在我國(guó)職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作越來(lái)越受到重視,而且在我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用,它是職業(yè)病防治過(guò)程的真實(shí)記錄和反映,也是衛(wèi)生行政執(zhí)法的重要參考依據(jù)。職業(yè)衛(wèi)生檔案管理在職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法、職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)、職業(yè)衛(wèi)生管理以及職業(yè)衛(wèi)生科學(xué)研究活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用,它能夠準(zhǔn)確、完整地反映職業(yè)衛(wèi)生工作全過(guò)程的文字、資料、圖紙、照片、錄音帶、錄像、數(shù)據(jù)等文件材料。但是,在實(shí)際職業(yè)衛(wèi)生檔案管理過(guò)程中,它的管理工作做得還很不規(guī)范,存在很多的問(wèn)題,重視檔案管理,科學(xué)完整的積累檔案資料,是職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的重要組成部分。

1 職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視,檔案利用率不高

職業(yè)衛(wèi)生檔案管理在單位中不是主要的科室,所以,它不能與主要的科室來(lái)比較,在單位中領(lǐng)導(dǎo)只重視業(yè)務(wù)的科室,所以對(duì)檔案科室不夠重視,在檔案管理工作中,管理制度、管理手段、管理人員等都存在很多的問(wèn)題,再加上單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視,一般都是檔案管理人員提出需要解決的問(wèn)題,單位領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)想辦法解決現(xiàn)存的問(wèn)題,在管理人員培訓(xùn)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、規(guī)章制度的建設(shè)等方面沒(méi)有長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃。

1.2 職業(yè)衛(wèi)生檔案管理制度不夠健全

當(dāng)前,由于種種原因,檔案管理制度不夠健全,檔案的收集工作還不及時(shí),檔案管理工作分散、信息資源缺乏整體性,由于管理制度不完善,一些有價(jià)值的文獻(xiàn)資料得不到及時(shí)的收集、整理,有的檔案收集了也得不到很好的利用。檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度沒(méi)有建立健全,有些規(guī)章制度有了也僅僅為一紙空文,得不到很好的實(shí)施。

1.3 檔案管理設(shè)備陳舊落后、檔案現(xiàn)代化管理水平不高

檔案管理工作在單位中得不到很好的重視,所以它的建設(shè)投入就很少,由于很多硬件設(shè)施多年得不到更新?lián)Q代,漸漸就落后于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展水平,出現(xiàn)設(shè)了設(shè)備的陳舊落后,由于檔案室也得不到及時(shí)的建設(shè),就出現(xiàn)了檔案室用房面積、設(shè)備投入、網(wǎng)絡(luò)化管理都嚴(yán)重不足等很多現(xiàn)象,很多單位還沒(méi)有專門(mén)的檔案室,單位的檔案只是暫存在檔案管理員的業(yè)務(wù)辦公紙中,沒(méi)有專門(mén)的庫(kù)房、檔案柜、檔案保護(hù)措施等。這種現(xiàn)狀對(duì)于檔案的安全性、完整性、以及長(zhǎng)期的保管都會(huì)造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。目前,在檔案管理中很多地區(qū)還停留在手工收集、整理的水平上,不僅信息量小、還非常不利于檔案的收集利用和開(kāi)發(fā)等各項(xiàng)工作的開(kāi)展,這就導(dǎo)致了檔案現(xiàn)代化管理水平不高的現(xiàn)狀。

1.4 檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊,而且兼職現(xiàn)象比較嚴(yán)重

目前,從事檔案管理工作的人員缺乏正規(guī)院校專業(yè)檔案人員,很多都是兼職人員,這些檔案人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度、年齡等方面都參差不齊。由于身兼數(shù)職很難有更多的精力全身心投入到檔案管理中,難以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案事業(yè)的發(fā)展。由于是兼職工作,當(dāng)前各單位比較重視業(yè)務(wù)工作,輕視檔案管理工作,所以在兼職的情況下,工作人員還是會(huì)把大部分的精力應(yīng)用于業(yè)務(wù)之中,也得不到有力的檔案管理工作的培訓(xùn),這也就導(dǎo)致了檔案管理工作漏洞百出。

2 加強(qiáng)檔案管理工作的對(duì)策

最近幾年來(lái),由于國(guó)家開(kāi)展了單位檔案目標(biāo)管理工作,、國(guó)家實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可和職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)資質(zhì)評(píng)審,使單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)職業(yè)衛(wèi)生檔案管理開(kāi)始重視,這也有效地促進(jìn)了檔案管理逐步走向規(guī)范化。

2.1 加強(qiáng)宣傳,增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化,制度化,單位領(lǐng)導(dǎo)的重視是關(guān)鍵,單位的領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入到發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來(lái)抓,與單位的業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展;要大力宣傳檔案管理的意義,加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí),使單位的干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性,認(rèn)識(shí)檔案管理與日常工作的密切關(guān)系,更好地支持檔案管理工作。

2.2 建立健全檔案管理的規(guī)章制度、規(guī)范檔案管理的行為

檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅的、條理性很強(qiáng)的工作,建立完善的檔案室管理規(guī)章制度,可以減少檔案管理的隨意性,可以使單位的檔案管理工作健康的、可持續(xù)的發(fā)展。各單位應(yīng)該根據(jù)本單位的實(shí)際情況,逐步完善本單位的檔案管理制度,在檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷(xiāo)毀及庫(kù)房管理等各方面的管理上,建立健全的規(guī)章制度,使檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循,都有明確的要求和制度的約束。

2.3 加強(qiáng)檔案室的硬件建設(shè),建立現(xiàn)代化的檔案室

加強(qiáng)檔案室的資金投入,積極引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備,實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的管理,加強(qiáng)檔案室的硬件建設(shè),建設(shè)現(xiàn)代化的檔案室、檔案庫(kù)房、購(gòu)買(mǎi)空調(diào)、除濕機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備,購(gòu)買(mǎi)電腦,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理,引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件,建立檔案管理信息儲(chǔ)存和檢索系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的合理配置和利用。有條件的單位還應(yīng)該逐步配備計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等先進(jìn)的設(shè)備,改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲(chǔ)存量少、檢索慢的狀況,采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作,提高工作的效率。

2.4 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作

隨著社會(huì)的進(jìn)步,現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,管理日趨規(guī)范化,各類(lèi)信息急劇增加,給檔案工作帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn),職業(yè)衛(wèi)生檔案在職業(yè)衛(wèi)生工作中越來(lái)越發(fā)揮著舉足輕重的作用。各職業(yè)病防治單位更加重視檔案專業(yè)人員培訓(xùn)。要想提高檔案管理工作,必須首先提高檔案管理員的素質(zhì),提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平,我們應(yīng)該創(chuàng)造條件吸引一批具有專業(yè)技術(shù)的人才進(jìn)入檔案管理工作之中來(lái),以提高檔案管理現(xiàn)代化水平。同時(shí)我們應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育,當(dāng)今的社會(huì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的社會(huì),知識(shí)更新特別快,檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)外語(yǔ)、電腦、網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí),為檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化打下基礎(chǔ)。檔案管理人員自己也必須有良好的敬業(yè)精神、努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)的愿望,為單位的檔案管理作出自己的貢獻(xiàn)。

2.5 解放思想,與時(shí)俱進(jìn),提高單位檔案的利用率

檔案的管理不能只是停留在收集和保管的層面上,應(yīng)該確立利用、服務(wù)為中心的指導(dǎo)思想,我們應(yīng)該改變以往的墨守成規(guī)的思想,變被動(dòng)為主動(dòng),逐步走向主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源,努力開(kāi)拓檔案利用的新途徑,使檔案管理工作為單位的建設(shè)和業(yè)務(wù)發(fā)展服務(wù),提高單位檔案的利用率。

3 結(jié)語(yǔ)

總之,經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展步伐,檔案管理工作必須解放思想、與時(shí)俱進(jìn),探索出更多、更好的新方法、新措施,為職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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