李文挺

圖書館業(yè)務(wù)外包的探索與研究

李文挺

長樂市圖書館

近年來，圖書館業(yè)務(wù)外包逐漸成為一種趨勢。該文分析了圖書館業(yè)務(wù)外包興起的內(nèi)外部原因及其優(yōu)勢，闡述了業(yè)務(wù)外包存在的問題，并針對存在問題提出了解決辦法。

圖書館 業(yè)務(wù)外包 采訪外包 編目外包

圖書館業(yè)務(wù)外包主要是指圖書館通過有償合約方式，將本應(yīng)由圖書館自己完成的各種業(yè)務(wù)活動(dòng)和服務(wù)委托給外部服務(wù)商。圖書館業(yè)務(wù)外包在國外已非常普遍，國內(nèi)也逐漸普及，據(jù)K.A.Libby1997年對全美117個(gè)圖書館進(jìn)行的問卷調(diào)查，有47家圖書館都實(shí)行了業(yè)務(wù)外包，外包范圍涉及圖書館全部非核心工作和部分核心工作。圖書館業(yè)務(wù)外包的主旨在于通過有效整合、利用圖書館外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源，將一些非核心的、次要的或輔助性的功能業(yè)務(wù)外包給外部的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu),達(dá)到彌補(bǔ)人員不足、降低運(yùn)營成本、提高工作效率、充分利用社會(huì)資源、提高服務(wù)水平的目的。

1 圖書館業(yè)務(wù)外包的緣由

1.1 外部因素

經(jīng)濟(jì)因素。近年來,群眾物質(zhì)生活水平不斷提高，精神生活需要愈加旺盛，各地公共圖書館的藏書數(shù)量已遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上群眾對多樣化知識的需求。而各地公共圖書館經(jīng)費(fèi)來源主要靠行政撥款，文獻(xiàn)購置費(fèi)不斷上漲與經(jīng)費(fèi)緊缺的矛盾、讀者群體和需求的不斷增加與圖書館人力不足的矛盾一直困擾著圖書館。為保證館藏文獻(xiàn)質(zhì)量和提高服務(wù)水平，迫使圖書館在不斷挖掘自身的潛能之外，尋求一種新的途徑來解決這些矛盾，圖書館業(yè)務(wù)外包恰好為減輕資金緊張、彌補(bǔ)人力不足提供了有效途徑。

市場競爭因素?，F(xiàn)在的圖書銷售市場競爭非常激烈, 書商們?yōu)榱藸幦『头€(wěn)定客戶，將館藏圖書標(biāo)識加工、圖書數(shù)據(jù)編目等圖書館內(nèi)部業(yè)務(wù)操作與圖書銷售捆綁在一起，使圖書銷售市場競爭焦點(diǎn)由成本競爭轉(zhuǎn)向服務(wù)質(zhì)量的競爭。企業(yè)的不斷分化，使得一些圖書銷售企業(yè)轉(zhuǎn)而專注于圖書館配套業(yè)務(wù)的經(jīng)營，由此而誕生了一大批有競爭、有優(yōu)勢的企業(yè)，如書刊代理商等。各書商們?yōu)樵趫D書銷售市場占得一席之地,紛紛盡力為各圖書館提供售后服務(wù),盡量滿足客戶需要。另外,各地公共圖書館是政府興辦的純公益性事業(yè)單位,信譽(yù)好, 拖欠購書費(fèi)的可能性非常小,書商為了長期的利益,也愿意提供業(yè)務(wù)外包服務(wù)。

1.2 內(nèi)部因素

人員因素。隨著全國事業(yè)單位體制改革的不斷深化，各地圖書館事業(yè)編制仍停留在上世紀(jì)70年代水準(zhǔn)，甚至出現(xiàn)精簡現(xiàn)象，圖書館隊(duì)伍建設(shè)與群眾閱讀需求快速發(fā)展的需要越來越不相稱，圖書館人員總體指標(biāo)非常有限，業(yè)務(wù)人員嚴(yán)重短缺。同時(shí)，各地公共圖書館人員中大多學(xué)歷較低，不具備圖書館專業(yè)方面的知識，嚴(yán)重制約了圖書館的發(fā)展。

技術(shù)因素?，F(xiàn)代信息技術(shù)從根本上改變了圖書館管理模式，圖書館與圖書供應(yīng)商間跨越時(shí)空障礙的合作變得日益便利，大大降低了協(xié)作的交易費(fèi)用。圖書館可以把精力和資源集中在自己最薄弱也最需要的圖書館對外宣傳、組織讀者活動(dòng)、擴(kuò)展圖書館服務(wù)網(wǎng)絡(luò)等業(yè)務(wù)上，而把專業(yè)業(yè)務(wù)難度較大、工作內(nèi)容繁瑣的圖書加工、數(shù)據(jù)編目等工作交給圖書供應(yīng)商來完成。

2 圖書館業(yè)務(wù)外包的主要項(xiàng)目

2.1 采訪外包

采訪外包主要有兩種模式，一種是綱目訂購，圖書館與書商簽訂采書合約，書商根據(jù)圖書館采訪人員圈訂的綱目控制范圍(如:專業(yè)范圍、主題控制、出版社控制、閱讀水平控制等)和圖書館的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，將選出的圖書送到圖書館，圖書館采訪人員通過驗(yàn)收將適合的書留下，不需要的圖書退回給書商。這種方式可以節(jié)約采訪人員選書的時(shí)間，也能保證所購圖書具有針對性。另一種是由圖書館采訪人員按照讀者需求，結(jié)合本館館藏實(shí)際，根據(jù)征訂書目進(jìn)行圈選，交由書商訂購。

2.2 編目外包

編目外包是目前國內(nèi)外圖書館業(yè)務(wù)外包中應(yīng)用最廣、最具成效的一種業(yè)務(wù)外包形式。在我國，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展，全國聯(lián)合編目中心、CALIS、地區(qū)采編中心的建立，許多圖書館都將分編工作委托給從事分類編目的專業(yè)機(jī)構(gòu)。編目外包一方面可以減少編目人員的負(fù)擔(dān)，加快文獻(xiàn)處理的速度，在不降低質(zhì)量的前提下節(jié)省開支；另一方面可以減少重復(fù)勞動(dòng)，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一編目，圖書館書目數(shù)據(jù)達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3 館藏?cái)?shù)據(jù)庫建設(shè)外包

館藏文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)是圖書館自動(dòng)化工作的重要組成部分，也是圖書館在自動(dòng)化建設(shè)進(jìn)程中最繁重的一項(xiàng)業(yè)務(wù)，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。它是以圖書館管理軟件為依托，將館藏報(bào)刊、圖書、音像制品等館藏文獻(xiàn)的基本信息按照一定規(guī)范程序進(jìn)行排列，方便圖書館管理人員及讀者查閱的綜合管理系統(tǒng)。由于它耗時(shí)耗力，很多圖書館都將此業(yè)務(wù)外包給建庫承包商。

2.4 自動(dòng)化建設(shè)業(yè)務(wù)外包

大多數(shù)圖書館由于缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員，加上隨著信息技術(shù)的發(fā)展，硬件和軟件在不斷升級，如果相關(guān)的圖書館管理系統(tǒng)以及應(yīng)用軟件由圖書館自行開發(fā)，則圖書館要投入大量的開發(fā)費(fèi)用和人員培訓(xùn)費(fèi)用。通過硬件維護(hù)升級、軟件維護(hù)升級等外包業(yè)務(wù)，不僅可以節(jié)約時(shí)間和費(fèi)用支出，還可以直接享受服務(wù)提供商提供的在線支持、網(wǎng)上維護(hù)和更新升級的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3 圖書館業(yè)務(wù)外包的優(yōu)點(diǎn)

3.1 降低經(jīng)濟(jì)成本。專業(yè)機(jī)構(gòu)具有一定的規(guī)模，配備各種專業(yè)技術(shù)人才，具備專業(yè)程度高、工作效率高和經(jīng)營成本低的特點(diǎn)，通過他們來提供服務(wù)，可以取得較大的價(jià)格優(yōu)惠。

3.2 節(jié)約人力資源。受客觀因素的影響，圖書館很難引進(jìn)和留住高技術(shù)人員，實(shí)施業(yè)務(wù)外包，可以借助外部的人力資源，來彌補(bǔ)自身人力資源的不足。

3.3 提高工作效率。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各地財(cái)政不斷加大圖書館經(jīng)費(fèi)投入，各地公共圖書館購書專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)大幅增加，圖書采編量成倍增加，而受編制限制等因素影響，采編人員卻沒有同步增長，由于人力資源有限，大量圖書積壓待編，新書同讀者見面周期長，在這種情況下，業(yè)務(wù)外包成了一個(gè)絕佳選擇。

3.4 專注核心業(yè)務(wù)。隨著圖書館讀者量的不斷增長，圖書館服務(wù)項(xiàng)目的增加、完善等，讀者服務(wù)成為評價(jià)圖書館社會(huì)功能的一個(gè)核心指標(biāo)。圖書館將繁瑣的編目等業(yè)務(wù)外包給專業(yè)機(jī)構(gòu)完成，將使圖書館的管理層可以集中精力實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程、人員配置進(jìn)行整合，加強(qiáng)讀者服務(wù)工作，提高圖書館的競爭優(yōu)勢，保持圖書館的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

4 圖書館業(yè)務(wù)外包的負(fù)面影響

4.1 圖書館工作人員專業(yè)技術(shù)水平下降。某些原來由圖書館自行生產(chǎn)或操作的業(yè)務(wù)工作外包給服務(wù)商，獲得了一定的效益，降低了一定的成本，同時(shí)使圖書館工作人員失去了學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和核心能力的培養(yǎng)，使得圖書館工作人員失去了鉆研業(yè)務(wù)的熱情。

4.2 新增業(yè)務(wù)外包的管理成本。業(yè)務(wù)外包范圍的確定，業(yè)務(wù)外包形式、方式的選擇，外包服務(wù)商的評估、選擇與考核，外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量管理，外包合同的設(shè)計(jì)、簽定、管理和實(shí)施監(jiān)督等都會(huì)額外增加圖書館管理成本。

4.3 外包業(yè)務(wù)質(zhì)量難以保證。圖書館業(yè)務(wù)外包都是短期行為，外包業(yè)務(wù)服務(wù)商質(zhì)量也參差不齊，在利益的驅(qū)使下，難免一些服務(wù)商偷工減料，致使圖書館外包業(yè)務(wù)質(zhì)量無法達(dá)到要求，而圖書館由于受工作人員業(yè)務(wù)水平限制，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。

4.4 如何正確定位業(yè)務(wù)外包。業(yè)務(wù)外包應(yīng)該定位在非核心業(yè)務(wù)上，即圖書館外包的業(yè)務(wù)應(yīng)該是一般性的非核心業(yè)務(wù)，關(guān)鍵性的核心業(yè)務(wù)不能外包，否則會(huì)對圖書館本身的核心能力產(chǎn)生不利影響。

5 推行圖書館業(yè)務(wù)外包應(yīng)注意的問題

5.1 外包業(yè)務(wù)范圍要因館而異。外包范圍的確定要從各館的實(shí)際情況出發(fā)，對于省一級的圖書館，為了樹立其形象，提高圖書館人員的整體素質(zhì)，可以將無技術(shù)含量或低技術(shù)含量的業(yè)務(wù)全部外包出去，將主要精力集中在核心業(yè)務(wù)研究上。對于縣一級的圖書館，可將編目等主要業(yè)務(wù)外包，將精力集中在拓寬服務(wù)的深度和廣度上，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容和提高服務(wù)水平的核心業(yè)務(wù)上。

5.2 特色業(yè)務(wù)不可以外包。各地各級公共圖書館的發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展規(guī)模存在差異，特色業(yè)務(wù)的形成往往存在著極大的差別，有的注重業(yè)務(wù)研究、有的注重服務(wù)創(chuàng)新。業(yè)務(wù)外包應(yīng)該定位在非特色業(yè)務(wù)外包，但也不是所有的非特色業(yè)務(wù)都可以外包，也不可以把關(guān)鍵性的核心業(yè)務(wù)外包，否則會(huì)對圖書館本身的核心能力產(chǎn)生不利影響。

5.3 不能陷入價(jià)格誤區(qū)。選擇外包商時(shí)，不能誰報(bào)價(jià)低，就將業(yè)務(wù)外包給誰，而不考慮其他因素。價(jià)格當(dāng)然是選擇外包商的重要標(biāo)準(zhǔn)，但是在市場經(jīng)濟(jì)中，還應(yīng)注重其產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)水平、服務(wù)和信譽(yù)保證、規(guī)模程度等因素。

5.4 重視業(yè)務(wù)外包的管理。外包并不是圖書館業(yè)務(wù)工作的結(jié)束，而是意味著圖書館將擔(dān)負(fù)起更大的外包管理責(zé)任，不僅要對外包合同的條款進(jìn)行全面、仔細(xì)的研究，使外包業(yè)務(wù)的內(nèi)容、工作量、時(shí)間和質(zhì)量要求以及雙方的權(quán)利、義務(wù)和法律責(zé)任都得到明確，還要建立業(yè)務(wù)外包評價(jià)制度，要有專門的部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)外包的計(jì)劃、實(shí)施、管理，確保效益高于成本。

5.5 適時(shí)調(diào)整外包項(xiàng)目。隨著圖書館各方面條件的改善和業(yè)務(wù)的變化，有的業(yè)務(wù)可能不需要繼續(xù)外包，而有的原本沒有外包的業(yè)務(wù)又必須外包，這時(shí)就需要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

業(yè)務(wù)外包在給圖書館帶來眾多效益的同時(shí)，也帶來了一些負(fù)面影響。每個(gè)圖書館要根據(jù)自身的館情來確定業(yè)務(wù)外包的范圍、方針、政策，加強(qiáng)對外包業(yè)務(wù)的管理，要盡可能避免業(yè)務(wù)外包產(chǎn)生的不良后果，走適合本館特點(diǎn)的業(yè)務(wù)外包之路，使圖書館的業(yè)務(wù)外包工作不斷完善、健康發(fā)展。

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