潘廷將，陳艷寧，黃鳳妮

（右江民族醫(yī)學(xué)院，廣西 百色 533000 E－mail：ptj2016＠21cn.com）

高校人事檔案是以教職工個(gè)體為單位集中保存起來的檔案材料，它是人事工作的重要組成部分，其內(nèi)容記載了干部職工個(gè)人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、德能勤績、政治思想等情況，是全面地、歷史地了解、考察和正確地使用每一個(gè)人的重要依據(jù)。因此，開發(fā)利用高校人事檔案信息資源，為選拔、培養(yǎng)、使用干部提供有力的保證，是高校人事檔案管理工作的重要任務(wù)。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和高校人事制度改革的全面推行，對(duì)高校人事檔案管理工作提出了更高的要求。新形勢(shì)下，如何認(rèn)識(shí)高校人事檔案管理中存在的問題，研究并提出解決的對(duì)策，是當(dāng)前高校人事檔案管理工作必須面對(duì)的重要課題。

1 當(dāng)前高校人事檔案管理普遍存在的問題

1.1 對(duì)人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足［1］長期以來，包括領(lǐng)導(dǎo)干部在內(nèi)的部分人對(duì)學(xué)校檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在程度不同的誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是簡單保管資料的事務(wù)性工作，不需要投放太多的經(jīng)費(fèi)和人力。

1.2 資金、設(shè)備、人力缺乏 多數(shù)高校的人事檔案部門在資金、設(shè)備、人力上都比較欠缺，檔案庫房、閱覽室條件較差；人力配備上，沒有達(dá)到中共中央組織部《干部人事檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》中每管理1 000人的檔案館配備1名專職干部的規(guī)定。甚至個(gè)別高校，沒有專職人事檔案管理人員或是專業(yè)不對(duì)口，或是今天你管管，明天他管管的狀態(tài)［2］。

1.3 檔案材料不全，內(nèi)容失真 干部檔案是一個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的真實(shí)記錄，其真實(shí)性是檔案的生命線，不能摻雜虛假、想象和夸張。但現(xiàn)實(shí)的檔案中，存在著材料不全，內(nèi)容失真現(xiàn)象，如該有的履歷表、年度考核表，學(xué)歷、職稱、工資材料等不健全；干部履歷表、政治審查表等材料的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、任職時(shí)間前后不一致等；考核鑒定材料中只講優(yōu)點(diǎn)，不講缺點(diǎn)，只有成績，沒有差錯(cuò)。對(duì)這些情況，人事檔案部門未能嚴(yán)格地審核把關(guān)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決問題，使檔案失去了真實(shí)性、嚴(yán)肅性，給檔案的利用帶來困難。

1.4 人事檔案材料分散 在高校里，一個(gè)職工的檔案材料往往分散在幾個(gè)部門保管。例如：反映政歷的材料存放在人事檔案里，反映科研成果的材料則存放在科研機(jī)構(gòu)的科研檔案里，反映教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)效果評(píng)價(jià)的材料放在教學(xué)檔案里。形成了“一人多檔”的局面，在提拔、使用干部時(shí)，只能到幾個(gè)部門去了解，才能了解一個(gè)人的綜合情況。當(dāng)工作調(diào)動(dòng)時(shí)，往往只寄出人事檔案，而科研、教學(xué)等檔案棄之一旁，使用人單位不能全面、及時(shí)地了解干部的綜合素質(zhì)。

2 對(duì)策

2.1 提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化有關(guān)人員重視人事檔案管理工作 高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視人事檔案管理工作，把人事檔案管理工作與學(xué)校的規(guī)劃、教師干部隊(duì)伍建設(shè)、年度計(jì)劃及相關(guān)部門的職責(zé)考評(píng)相結(jié)合；加強(qiáng)人事檔案管理工作的宣傳，提高教職工干部的思想認(rèn)識(shí)，明確人事檔案管理工作在高校建設(shè)發(fā)展中的重要作用。

2.2 重視基礎(chǔ)設(shè)施和管理隊(duì)伍的建設(shè)，加大投入力度 檔案管理硬件的建設(shè)是做好檔案管理工作的前提。應(yīng)把人事檔案管理的建設(shè)列入高校管理工作的重要議事日程，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，設(shè)立專用檔案室，配置專用器材。同時(shí)，高素質(zhì)的管理隊(duì)伍是搞好人事檔案管理工作的關(guān)鍵。應(yīng)重視管理隊(duì)伍建設(shè)，根據(jù)人事檔案管理工作的需要，培養(yǎng)政治素質(zhì)高、原則性強(qiáng)、嚴(yán)守紀(jì)律、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、管理技術(shù)水平高的專職檔案管理人員。

2.3 建立健全檔案管理制度，保證人事檔案材料齊全，內(nèi)容真實(shí) 建立完善人事檔案管理制度、審核制度和責(zé)任追究制度。按照《干部檔案整理利用工作細(xì)則》對(duì)檔案材料收集、審核、查閱傳閱、利用、安全保管等環(huán)節(jié)作出明確的規(guī)定。在管理過程中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的管理制度，要及時(shí)更新，建立新的、更為科學(xué)合理的、適應(yīng)新形勢(shì)的人事檔案管理制度，使人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在材料的收集方面，明確收集的內(nèi)容和范圍要求，讓制度使人事檔案材料內(nèi)容充實(shí)。在材料的鑒別方面，明確鑒別的內(nèi)容，對(duì)一些難以認(rèn)證的材料采取實(shí)際調(diào)查的方法進(jìn)行鑒別，對(duì)材料進(jìn)行有效的鑒別，確保檔案內(nèi)容可靠。在查閱傳閱檔案時(shí)，要明確人事檔案利用方式和方法，以保證人事檔案的安全性。

2.4 人事檔案和業(yè)務(wù)檔案合并管理 人事檔案是該干部歷史材料與現(xiàn)實(shí)材料的集合，是政治思想素質(zhì)材料與業(yè)務(wù)能力材料的集合。高校人事檔案管理應(yīng)結(jié)合高校的實(shí)際情況，突出高校在教學(xué)、科研等方面的特點(diǎn)。將人事檔案和業(yè)務(wù)檔案合并管理，可將檔案統(tǒng)一設(shè)置為上下兩卷［3］。上卷為政歷類材料：履歷表，考核鑒定表，政審表，學(xué)歷、職稱材料，獎(jiǎng)勵(lì)材料，違紀(jì)材料，黨團(tuán)材料，工資材料等。下卷為業(yè)務(wù)類材料：業(yè)務(wù)自傳，業(yè)務(wù)考核，科研成果評(píng)價(jià)材料等。這樣才能使人事檔案成為真正反映高校職工干部綜合信息的數(shù)據(jù)庫，從而為高校提拔、使用人才提供完備的第一手資料。

總之，在高等教育高速發(fā)展的今天，對(duì)高校人事檔案管理工作提出了更高的要求，在新形勢(shì)下，只有認(rèn)識(shí)高校人事檔案管理中存在的問題，研究解決的對(duì)策，才能適應(yīng)人事檔案管理走向現(xiàn)代化的發(fā)展需要。

［1］ 楊潤月.關(guān)于高校人事檔案管理的思考［J］.檔案時(shí)空，2007（6）：38－39.

［2］ 田忠智.淺談高校人事檔案工作中的問題與對(duì)策［J］.蘭臺(tái)世界，2009，6（下半月）：45－46.

［3］ 李海霞.高校干部人事檔案管理存在的問題及對(duì)策分析［J］.蘭臺(tái)世界，2007，9（上半月）：25－26.