李君鳳

（黑龍江省八五四農(nóng)場(chǎng)檔案室 黑龍江 虎林 158403）

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案信息是各類信息中最集中、最豐富、數(shù)量最大的信息源。因此，加快檔案信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，對(duì)于提高檔案管理水平，促進(jìn)社會(huì)主義物質(zhì)文明、政治文明和精神文明建設(shè)，有著重要的作用。筆者認(rèn)為新形勢(shì)下的檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)以下幾個(gè)方面：

一、對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

電子文件的管理是一個(gè)全新的領(lǐng)域。從事這一新領(lǐng)域的工作，一方面需要文檔人員掌握計(jì)算機(jī)和操作技能，另一方面要培養(yǎng)他們電子文件規(guī)范化管理的意識(shí)和能力。電子文件是計(jì)算機(jī)技術(shù)的產(chǎn)物，其形成、管理、利用，其憑證性的實(shí)現(xiàn)等各個(gè)環(huán)節(jié)的操作，都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的知識(shí)。另外，電子文件的管理需要文檔管理人員與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員合作，文檔管理人員必須有一定的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，才能與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員溝通與交流，共同搞好電子文件的管理。這些知識(shí)包括：自動(dòng)化系統(tǒng)的形成與運(yùn)行、信息管理方法、基本的系統(tǒng)分析方法、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的基礎(chǔ)知識(shí)，以及電子文件管理研究中的前沿性理論如文件生命周期理論、文檔一體化管理理論、前端控制理論等。國(guó)家和地方的有關(guān)部門應(yīng)分期分批組織文秘人員對(duì)上述理論知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，使其計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)系統(tǒng)化，增強(qiáng)其電子文件規(guī)范化管理的意識(shí)，提高其辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的操作能力，使電子文件管理規(guī)范化從人員素質(zhì)方面得到保證。

二、企業(yè)檔案信息工作統(tǒng)一管理，形成檔案信息電子化管理

在新形勢(shì)下，要突破過(guò)去檔案信息管理模式的局限性，將檔案管理應(yīng)納入到整體管理體系中去，根據(jù)實(shí)際情況將檔案、信息情報(bào)資料進(jìn)行一體化管理，將有利于知識(shí)產(chǎn)權(quán)統(tǒng)籌管理。這樣，實(shí)際的知識(shí)資源管理對(duì)象與虛擬的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，整合創(chuàng)新形成整體化的檔案信息資源管理平臺(tái)，構(gòu)建企業(yè)自身強(qiáng)有力的知識(shí)資源管理拳頭，形成了強(qiáng)大的信息檔案資源庫(kù)，使知識(shí)資源得以更好的共享，形成高效的、集成化的信息鏈。

檔案信息部門，相當(dāng)于一個(gè)企業(yè)中的事業(yè)行政部門，具有監(jiān)督指導(dǎo)各種檔案信息管理工作。檔案管理實(shí)際上是對(duì)各類信息的篩選與整理，并保存具有社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值部分，以便后來(lái)工作的參考查證，以便企業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展。而用一種現(xiàn)代化的管理技術(shù)工具連接各業(yè)務(wù)工作，數(shù)據(jù)匯總到檔案信息部門，不僅有監(jiān)督管理職能，而且是個(gè)信息再處理的過(guò)程，這一系統(tǒng)管理要堅(jiān)持技術(shù)與管理并重，要以管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)應(yīng)用、以現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)管理觀念更新。而對(duì)各類信息進(jìn)行統(tǒng)籌技術(shù)處理，不僅節(jié)約了企業(yè)的成本，也提高了管理效率。

企業(yè)以信息化帶動(dòng)工業(yè)化的發(fā)展戰(zhàn)略，要求做好電子化檔案信息管理工作，而且其數(shù)據(jù)量、其現(xiàn)代化的管理方法與技術(shù)已大大提高，那么就要求制造業(yè)的企業(yè)與時(shí)俱進(jìn)，不管是老單位還是新的單位機(jī)構(gòu)都要做好其規(guī)劃。各項(xiàng)數(shù)字化軟件，最終落腳點(diǎn)到檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)上來(lái)。實(shí)現(xiàn)制造信息數(shù)字化管理模式，檔案信息不僅應(yīng)以整合保存各項(xiàng)數(shù)據(jù)，更應(yīng)以服務(wù)為重點(diǎn)工作。

建立全部電子文件檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化管理。這是信息技術(shù)的革命，也是管理性的革命。電子文件管理模式經(jīng)歷了“集中”與“分散”管理模式相互博弈的過(guò)程。經(jīng)過(guò)近些年實(shí)踐的驗(yàn)證，集中逐漸展現(xiàn)其優(yōu)勢(shì)，它不但有利于電子文件信息的長(zhǎng)期保存，還可以有效地解決目前普通存在的檔案信息孤島問(wèn)題，最大化實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和傳遞。

三、加強(qiáng)檔案信息人員隊(duì)伍建設(shè)，樹(shù)立檔案信息創(chuàng)新觀念，不斷加強(qiáng)管理人員的檔案信息意識(shí)

檔案信息人員第一要有責(zé)任心，要勤勞，要有耐心、細(xì)心。企業(yè)要求檔案信息人員積極收集整理各類信息資料，特別是重要的歷史文件記錄、設(shè)計(jì)圖紙及憑證資料的收集，要求善于運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案專業(yè)知識(shí)做好檔案信息服務(wù)。

檔案觀念創(chuàng)新要求樹(shù)立超前意識(shí)，加大檔案信息服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新力度，最大限度地為企業(yè)中心工作服務(wù)。檔案信息人員主要職責(zé)是收集整理、保管、發(fā)布利用各類檔案信息，以其服務(wù)企業(yè)效益原則?，F(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展形勢(shì)注定了檔案信息人員僅有檔案信息專業(yè)知識(shí)已是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需具備與該企業(yè)相關(guān)的專業(yè)基本知識(shí)。企業(yè)檔案信息人員應(yīng)積極參與各項(xiàng)工程中去，使其不僅有些專業(yè)知識(shí)，而且有經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)驗(yàn)，編輯信息等各種能力，這樣才能培養(yǎng)出能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的復(fù)合型檔案信息管理人才。

檔案信息管理人員應(yīng)有三種類型，一是檔案信息員，負(fù)責(zé)企業(yè)一般性檔案信息處理；二是專業(yè)計(jì)算機(jī)人員；三是復(fù)合型檔案信息人才，此類人員不僅應(yīng)熟悉國(guó)家檔案信息政策法規(guī)，而且應(yīng)具有豐富的檔案信息管理經(jīng)驗(yàn)，能運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，組織匯總處理并能分析企業(yè)各類檔案信息，為企業(yè)各項(xiàng)重大決策服務(wù)。

企業(yè)檔案信息處理部門是企業(yè)信息鏈的發(fā)動(dòng)機(jī)，其部門人員好似這個(gè)企業(yè)的信息記錄分析員，企業(yè)檔案信息管理執(zhí)行的過(guò)程中，人的因素很重要，包括企業(yè)檔案信息人員的素質(zhì)、技能、責(zé)任心等，當(dāng)然還包含對(duì)企業(yè)全體員工檔案信息意識(shí)的培訓(xùn)過(guò)程。其實(shí)企業(yè)每個(gè)崗位都有著檔案信息職能，進(jìn)入現(xiàn)代信息時(shí)代，企業(yè)的每個(gè)員工必須要有檔案意識(shí)。

四、施行嚴(yán)謹(jǐn)管理方法及流程化管理制度，適應(yīng)新形勢(shì)下的企業(yè)檔案信息工作

企業(yè)的一切活動(dòng)都有其信息記錄，必須對(duì)以后的企業(yè)行為產(chǎn)生作用，而這些信息記錄保留不全或遺失，勢(shì)必對(duì)企業(yè)今后的工作產(chǎn)生不良甚至是重大的影響與損失。企業(yè)信息檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生具有保存價(jià)值的各種資料，其檔案資料雖然是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)完成后形成的結(jié)果，但要先期制定相應(yīng)的檔案信息管理制度與管理模式。企業(yè)可以在檔案信息法律、法規(guī)及技術(shù)條件允許的范圍內(nèi)，遵從效益原則，加強(qiáng)企業(yè)信息檔案管理職能，不拘一格地選擇適合自身發(fā)展的企業(yè)檔案信息工作管理模式與方法。

五、加強(qiáng)企業(yè)檔案的安全管理

在企業(yè)檔案館的管理中，應(yīng)配備先進(jìn)的防盜、防火等防范設(shè)施，克服麻痹大意思想，杜絕事故隱患。尤其是在檔案信息化管理中，加快各種檔案信息的收集并及時(shí)上網(wǎng)通報(bào)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為企業(yè)檔案高效服務(wù)提供了最佳的途徑，它打破了時(shí)空界限，實(shí)現(xiàn)信息的遠(yuǎn)程傳播與發(fā)布，加快企業(yè)檔案信息資源的收集并及時(shí)溝通、交流，利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)布信息，使檔案信息資料共享成為現(xiàn)實(shí)，可大大提高工作效率。但是個(gè)別電腦黑客有可能利用一些破壞程序干擾正常的檔案管理工作，比如說(shuō)竊取一些珍貴的資料，破壞數(shù)據(jù)庫(kù)，甚至造成無(wú)法挽回的損失。因此，在推進(jìn)信息化的過(guò)程中，必須加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息的安全管理，不斷更新計(jì)算機(jī)的防病毒能力，加強(qiáng)防范措施，保障資料的安全。

檔案信息工作應(yīng)順應(yīng)新形勢(shì)下的企業(yè)發(fā)展規(guī)律，結(jié)合自身企業(yè)的特點(diǎn)與情況，運(yùn)用適當(dāng)?shù)臋n案信息管理模式與方法，做出適當(dāng)調(diào)整、轉(zhuǎn)變，以節(jié)約成本、提高效益為原則，不斷提高企業(yè)檔案信息管理水平。有了企業(yè)信息、檔案、情報(bào)等統(tǒng)一化管理以現(xiàn)代化信息技術(shù)的大力支持，有檔案人員的專業(yè)化管理，有了管理制度的完善，檔案信息管理工作就會(huì)做得更好。

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