淺談加強(qiáng)企業(yè)聲像檔案管理工作

蘭素麗

（龍煤鶴崗分公司檔案館 黑龍江 鶴崗 154100）

聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。

隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)工作和各類活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，我們就鶴崗分公司歸檔單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案管理工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

一、聲像檔案管理存在的問題

（一）聲像設(shè)備存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象

“一硬”是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會(huì)的發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。從總體講，聲像設(shè)備可算比較“硬”。

“一軟”是指聲像設(shè)備管理混亂。有些單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，致使有的設(shè)備閑置。沒人會(huì)用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，設(shè)備不能有效地利用。

這樣就形成了“硬件硬、軟件軟”的現(xiàn)狀，而且“軟”的方面直接影響了“硬”的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動(dòng)沒能及時(shí)攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

（二）攝錄人員中存在著思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)

攝錄人員在各自單位中直接從事著生產(chǎn)聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。部分人員根本就不知道什么是聲像檔案，他們?cè)诠珓?wù)活動(dòng)中形成的錄音、錄像帶等，認(rèn)為攝錄完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存。攝錄人員思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)形成和歸檔沒有把好關(guān)，待用時(shí)再靠檔案員去催要或檔案館（室）去征集，那只能是“亡羊補(bǔ)牢”了。

（三）聲像檔案歸檔不及時(shí)，管理混亂

聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊性的歸檔要求。例如照片底片需要同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，由于這些同志缺乏檔案意識(shí)，僅考慮個(gè)人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長(zhǎng)期存放在個(gè)人或部門內(nèi)部保存，不移交檔案館（室）統(tǒng)一保管。究其原因，主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為聲像檔案可有可無，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視，造成聲像檔案的流失。同時(shí)聲像檔案管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，嚴(yán)重影響了聲像檔案保管和利用。

二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議

（一）加大宣傳力度，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)與攝錄人員支持

加大對(duì)聲像檔案宣傳力度，充分利用網(wǎng)絡(luò)各大力宣傳聲像檔案的作用，讓大家了解和接受聲像制品是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下新興的檔案載體。同時(shí)，作為一項(xiàng)社會(huì)性的事業(yè)，非檔案部門也可以獨(dú)家之力、朝夕之功建成。因此，公司領(lǐng)導(dǎo)、宣傳部門負(fù)責(zé)人的重視是做好聲像檔案管理工作的重要保證。

（二）強(qiáng)化管理，制定聲像檔案管理制度

改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。同時(shí)，各歸檔部門也要建立相應(yīng)的管理制度。規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像檔案從收集、歸檔到移交檔案館（室）統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案應(yīng)定期向公司檔案館（室）移交，在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

（三）增強(qiáng)與檔案部門業(yè)務(wù)聯(lián)系，逐步提高攝錄人員檔案業(yè)務(wù)水平

針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對(duì)不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對(duì)問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。另外，還要注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案管理人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為攝制好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管

從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。因此，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫度和濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；錄音帶、錄像帶采取定期檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。

（五）建議檔案主管部門參與公司各類重大活動(dòng)

針對(duì)企業(yè)重大活動(dòng)（重要會(huì)議）檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案管理部門直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案管理部門派專人攝影錄像，并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保企業(yè)重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案）得以及時(shí)、齊全、完善地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。