檔案保管工作的基本要求及物質(zhì)條件

王艷紅

（綏化市兒童福利院 黑龍江 綏化 152000）

一、檔案保管工作的內(nèi)容

檔案保管工作是指根據(jù)檔案的狀況所采取的存放和安全防護措施。這是特指檔案科學管理的一項專門業(yè)務(wù)工作，具有特定的含義。檔案保管工作的內(nèi)容主要包括以下3個方面：

（一）檔案的庫房管理，即庫房內(nèi)檔案科學管理的日常工作。

（二）檔案流動中的保護，即檔案在各個流動環(huán)節(jié)中的—般的安全防護。

（三）檔案保護的專門措施，即為延長檔案的壽命而采取的諸如復制和修補等各種專門的技術(shù)處理。

二、檔案保管工作的意義

檔案保管工作在整個檔案工作中具有重要意義，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，檔案保管工作是整個檔案工作的重要組成部分，是一個獨立的工作環(huán)節(jié)。它具有自己的特點，負有具體的工作任務(wù)。所以，許多檔案館設(shè)有保管部、處、科等內(nèi)部組織機構(gòu)，專司其職；有些檔案館、室則配有專職或兼職專門人員，負責檔案的保管工作；第二，檔案保管工作是貫徹檔案工作基本原則、維護檔案的完整和安全的重要環(huán)節(jié)。維護檔案的完整和安全是檔案工作基本原則的重要內(nèi)容之一，是做好檔案工作的起碼要求。它需要檔案的收集、整理和提供利用等各工作環(huán)節(jié)共同承擔和完成，而保管工作乃是實現(xiàn)這一任務(wù)和要求的重要環(huán)節(jié)，具有決定性的影響，因為檔案壽命的長短與檔案保管的好壞有著直接關(guān)系；第三，檔案保管工作質(zhì)量的高低對提高檔案管理水平具有重大影響。檔案保管的好，就為整個檔案工作的順利進行提供了物質(zhì)對象和最基本的前提；反之，整個檔案工作就要受到影響，甚至失去其存在和進行的基礎(chǔ)。

三、保管檔案的基本要求

第一，以防為主，防治結(jié)合。保護檔案的方法很多，概括起來主要有兩個方面：一方面是“防”；二是“治”?！胺馈奔慈绾晤A防檔案文件的損毀?！爸巍奔礄n案損毀之后，要進行相應(yīng)的處治；第二，相互協(xié)調(diào)，密切配合。檔案保管工作是整個檔案工作的有機組成部分，它與檔案工作其他工作環(huán)節(jié)有著密切聯(lián)系。檔案在收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等過程中，也可能遭到某些不利因素的損害。因此，要想做好檔案保管工作，就必須掌握檔案工作各環(huán)節(jié)對保管工作的促進和制約作用，并在進行其他各個環(huán)節(jié)工作中注意保護檔案；同時，還必須關(guān)心文書部門對文件載體和書寫材料的選用，在可能的條件下，根據(jù)文件的重要程度和保管年限，選用不同等級、不同性能的載體和書寫材料，使需要永久保存的重要文件最大限度地延長壽命。

四、檔案保管的基本物質(zhì)條件

（一）檔案庫房為檔案保護提供了最基本的物質(zhì)條件，庫房建筑的好壞直接影響檔案的保護條件和庫房管理措施的效果。庫房建筑還是檔案保管工作中長期起作用的方面，因為建筑好了的庫房，改動比較困難，且會造成很大浪費，因此要周密設(shè)計、精心施工。

1.檔案庫房建筑的原則

檔案庫房建筑應(yīng)遵循適用、經(jīng)濟和美觀的原則。所謂適用，就是庫房建筑要在防潮、防熱、防光、防塵、防火、防盜及防有害氣體等方面符合保管檔案的要求。所謂經(jīng)濟，技術(shù)在考慮適用的前提下，講究經(jīng)濟效益，注意節(jié)約經(jīng)費開支。所謂美觀，就是無論是總體布局、單體造型，還是外觀景象及內(nèi)部裝飾，都要給人以協(xié)調(diào)、美觀、大方的印象和充滿文化氛圍的感受，充分體現(xiàn)檔案館的文化事業(yè)機構(gòu)性質(zhì)。

2.檔案庫房的類型

目前，我國檔案庫房的類型主要有綜合檔案庫、專門檔案庫、檔案資料庫。

（1）綜合檔案庫。綜合檔案庫是檔案庫房的主體部分。它保管著我國各個歷史時期，各機關(guān)單位及著名人物形成的各種門類、各種形式的檔案在檔案庫藏數(shù)量較大的情況下，可以實行分庫管理。

（2）專門檔案庫。專門檔案庫主要是為了適應(yīng)專門檔案的特點以及管理上的特殊要求而設(shè)立的，如以制成材料或形式等特點而設(shè)立的檔案庫。專門檔案庫與綜合檔案庫在內(nèi)容和形式上都有比較明顯的界限。專門檔案庫，尤其是制成材料比較特殊的檔案庫，在管理上有些特殊要求，不能與一般檔案庫混同。

（3）檔案資料庫。檔案庫房是專門集中和保存與檔案有關(guān)的圖書、資料。有條件的檔案館均應(yīng)設(shè)有圖書、資料庫積存資料，以補充和方便檔案的提供利用。

（二）檔案裝具

檔案裝具是檔案館、室必須的基本設(shè)備。檔案裝具種類很多，各有所長，應(yīng)根據(jù)庫房的特點和檔案的價值及規(guī)定的不同，合理選用，靈活配置。目前，我國使用的檔案裝具主要有檔案架、檔案箱、檔案柜。

1.檔案架

檔案架一般采用金屬制品，其優(yōu)點是能充分利用庫房的面積和空間，成本低，存取方便，并能提供較妥善的保管條件。檔案架的裝置和排放要能最大限度地利用檔案庫房的面積和空間，并保證檔案完好和利用方便。檔案架的種類很多，主要有固定檔案架、活動式密集架、積層架等。

2檔案箱

檔案箱多為金屬制品，5個檔案箱為一套，平時以箱代柜，疊放使用，它與檔案架、檔案柜比較，便于挪動，可以平時、戰(zhàn)時兩用，同時又能防火、防光、防塵、防盜，目前采用較多。但是，檔案箱單體逐一加工，造價高。

3.檔案柜

檔案柜一套5節(jié)檔案箱高度大體相同，高2米左右，寬1.5m，4層格板，相當于5節(jié)檔案箱。它多為金屬結(jié)構(gòu)，優(yōu)點是堅固、防火、防潮、防光、防盜性能好。但是，檔案柜移動不便，造價稍高。檔案裝具有金屬和木制兩種。一般情況下，金屬比木制的好，即防火又耐久，使用方便靈巧，便于機械加工，可做成組合構(gòu)件，有可調(diào)性，利于運輸、安裝。在有些地方，也可用吸水性能較強的木材作為檔案裝具材料。

（三）檔案包裝材料

檔案的包裝非常重要，它即可防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可減少機械磨損。目前，我國包裝紙質(zhì)檔案的材料和方法一般有3種：卷皮、卷盒和包裝紙。

1.卷皮

卷皮是包裝檔案的基本材料。它不僅可以保護檔案，而且本身也是案卷的封面，對查找利用很方便。使用卷皮應(yīng)符合以下要求：

長寬為300mm×220mm或280×210mm，厚度為10mm、15mm、20mm3種。另外還有一種與卷和配套、裝入卷盒內(nèi)的軟卷皮，其規(guī)格為297×210mm或260mm×185mm。

2.卷盒

利用卷盒保管檔案是目前比較好的一種裝具。它能防光、防塵和減少機械磨損，同時也便于管理，且整齊美觀。但是，卷盒占用庫房的面積較多，制作卷盒的費用也較高。要區(qū)別情況，根據(jù)檔案館、室的需要和可能，適當采用卷盒形式。卷盒的規(guī)格，按國家標準為300mm×220mm，厚度為30mm、40mm、50mm3中。對于某些特殊檔案，也可以采用卷套，它比卷盒要經(jīng)濟一些，又便于案卷的存取。

3.包裝紙

對于有些不被經(jīng)常使用的檔案，且既不適于裝訂，也不便于卷盒存放，可采用拉力比較強的紙張包裝起來，這是保存檔案的應(yīng)急措施。

[1]冀美美.新農(nóng)村建設(shè)中對檔案管理工作的基本要求.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2010（30）.