探析退役軍人檔案整理及管理方法

摘 要：檔案是證明退役軍人身份的關(guān)鍵，檔案資料為退役軍人服役期間的真實記錄，涵蓋履歷、工齡等重要信息，為退役軍人事務(wù)的重要參考資料?；诖?，文章將退役軍人檔案為研究對象，探究其整理及管理辦法，為退役軍人事務(wù)局檔案管理人員開展相關(guān)工作提供理論與實踐幫助。

關(guān)鍵詞：退役軍人;檔案整理;裝具

前 言

為保障軍人軍屬的合法權(quán)益，使退役軍人受到優(yōu)質(zhì)服務(wù)與保障，我國于2018年成立了退役軍人事務(wù)部，并在各地設(shè)立退役軍人事務(wù)局，負責(zé)退役軍人的各項事務(wù)。退役軍人檔案的整理及管理是退役軍人事務(wù)的重要組成部分，對其工作方法的分析具有鮮明現(xiàn)實意義。

一、退役軍人檔案整理辦法

（一）檔案資料整理

第一，統(tǒng)一裝具。在原本的退役軍人檔案管理中，應(yīng)退役軍人服役部隊不同，檔案袋的大小、檔案內(nèi)容、檔案袋封面存在較大差異，加大了檔案存儲與查閱的難度。就此，退役軍人事務(wù)局應(yīng)統(tǒng)一裝具，將退役軍人的姓名、籍貫和退役時間作為裝具的封面，為退役軍人檔案的查閱提供便利，也為檔案管理人員歸檔處理提供便利。需要注意的是，在記錄退役軍人的籍貫時，因不同鄉(xiāng)鎮(zhèn)的指標不同，可能出現(xiàn)退役軍人占用他鄉(xiāng)指標的現(xiàn)象，使退役軍人的戶籍地與入伍籍貫存在差異。針對該現(xiàn)象，檔案管理人員應(yīng)在檔案上填寫退役軍人入伍登記表及退役登記表上記錄的籍貫，保障信息的真實性，規(guī)范檔案整理工作。

第二，統(tǒng)一編號。在退役軍人檔案整理中，退役軍人事務(wù)局應(yīng)制定統(tǒng)一歸檔標準與資料分類標準，要求所有退役軍人檔案按照統(tǒng)一標準進行資料分類與排序，明確檔案資料對應(yīng)的編頁號，固定整理，標注在檔案封面上，簡單明了地匯總資料內(nèi)容，便于管理。在檔案袋內(nèi)，缺項依次遞補，編頁數(shù)可表明檔案資料內(nèi)的資料張數(shù)。在檔案袋整理完成后，遵循一人一袋一卷的原則，明確檔案對應(yīng)的案卷號，填寫于規(guī)定的位置（通常填寫于檔案袋的左上角），封口固定后統(tǒng)一歸檔。

（二）檔案目錄整理

在檔案整理過程中，為便于后續(xù)檔案查閱，避免檔案查閱時多次調(diào)取元件，對檔案資料造成破壞，檔案管理人員應(yīng)結(jié)合退役軍人事務(wù)中檔案調(diào)用需求，規(guī)范設(shè)置檔案目錄。以某退役軍人事務(wù)局為例，其設(shè)置的退役軍人檔案目錄包括姓名、性別、籍貫、保管期限、備注、檔案流動走向等內(nèi)容。其中，備注負責(zé)填寫退役軍人的身體疾病、是否參戰(zhàn)、是否參核、是否參加勘界等。在退役軍人檔案調(diào)用中，最常見的調(diào)用目的有以下三種：（1）患有疾病的退役軍人憑借檔案資料辦理補助;（2）參戰(zhàn)、參核等退役軍人憑借檔案資料辦理補助;（3）超過60周歲的退役軍人申請補助。該退役軍人事務(wù)局將上述三項調(diào)用結(jié)果展示在目錄上，有效減少檔案元件的提調(diào)。

同時，在退役軍人事務(wù)中，可能出現(xiàn)部分農(nóng)村籍退役軍人在退役幾年后被企業(yè)安置的情況，需將這類退役軍人的檔案調(diào)至企業(yè)，接續(xù)工齡，與企業(yè)單位檔案整合。就此，該退役軍人事務(wù)局在目錄中設(shè)定檔案流動走向，記錄退役軍人的檔案調(diào)取人、調(diào)取單位與調(diào)取時間，保障檔案管理的全面性與有效性[1]。

二、退役軍人檔案管理辦法

（一）設(shè)置檔案信息庫

在退役軍人檔案管理中，為避免紙質(zhì)檔案因多次調(diào)用出現(xiàn)破損、褪色等問題，影響檔案資料真實性與全面性，檔案管理人員應(yīng)設(shè)置檔案信息庫，將歸檔整理完成的檔案資料進行統(tǒng)一掃描處理，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，開展檔案信息化管理工作，為檔案查閱、調(diào)用提供便利。以某退役軍人事務(wù)局為例，邀請軟件企業(yè)結(jié)合退役軍人檔案管理工作需求，設(shè)計退役軍人檔案管理平臺，錄入掃描的紙質(zhì)檔案資料，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化處理，降低退役軍人檔案的歸檔、查詢、保存難度。同時，該局將管理平臺與登記系統(tǒng)連接，實現(xiàn)退役軍人各項數(shù)據(jù)信息共享，保障檔案信息的真實性與可靠性。

（二）制定完善管理制度

在明確檔案整理標準、構(gòu)建檔案管理平臺的基礎(chǔ)上，退役軍人事務(wù)局應(yīng)制定完善管理制度，明確檔案管理要求，為檔案管理人員提供工作指導(dǎo)。以某退役軍人事務(wù)局為例，其制定管理制度如下：（1）崗位責(zé)任制，指明檔案管理人員的工作職責(zé)與要求;（2）檔案保管制度，指明檔案保管要求，如交接手續(xù)、檔案清點等;（3）檔案查借閱制度，指明查借閱時間、人員、流程等要求;（4）檔案立卷歸檔制度，指明檔案歸檔范圍、時間、手續(xù)及要求;（5）檔案保密制度，指明檔案保密要點，如不可隨意復(fù)制或借閱等;（6）突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，指明工作原則、應(yīng)急保障及處置程序等要點，最大限度保障檔案安全。

（三）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在制定完善管理制度的同時，退役軍人事務(wù)局應(yīng)加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理人員配置工作設(shè)備，創(chuàng)設(shè)良好檔案存儲環(huán)境，避免檔案資料出現(xiàn)遺漏、丟失或破損等問題。以某退役軍人事務(wù)局為例，為保障檔案室安全，開展檔案室基礎(chǔ)設(shè)施項目建設(shè)工作，在檔案室配置三防門、智能門禁系統(tǒng)、電子掃描儀、防火設(shè)備、空調(diào)、溫濕度監(jiān)測器等，保障檔案室環(huán)境安全;統(tǒng)一購置檔案柜、檔案袋;調(diào)整檔案室建筑結(jié)構(gòu)，適當抬高檔案室地面，做好排水工作，并在檔案室頂棚設(shè)置方管鋼結(jié)構(gòu)及鋁板引流層，將樓上居民住宅的滲水轉(zhuǎn)移至衛(wèi)生間，避免檔案受潮破損。

（四）做好管理人員培訓(xùn)

在退役軍人檔案管理工作中，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，直接關(guān)系到管理效果。就此，退役軍人事務(wù)局應(yīng)做好管理人員培訓(xùn)工作，邀請檔案管理專家，結(jié)合退役軍人檔案管理要求、單位管理制度，對檔案管理人員進行技能培訓(xùn)，確保檔案管理人員掌握退役軍人檔案歸檔、查借閱與整理要點，并對檔案管理人員進行實踐指導(dǎo)，確保檔案管理人員可靈活應(yīng)用檔案管理平臺，發(fā)揮檔案信息化管理優(yōu)勢。同時，為約束檔案管理人員的工作行為，退役軍人事務(wù)局可根據(jù)崗位責(zé)任制內(nèi)容，制定考核制度，結(jié)合檔案管理人員工作狀況，進行績效考核，對崗位責(zé)任落實不佳的檔案管理人員進行懲罰，對績效考核優(yōu)異的檔案管理人員進行獎勵，提高檔案管理人員的責(zé)任意識與工作熱情[2]。

結(jié) 論

綜上所述，在退役軍人檔案整理中，檔案管理人員應(yīng)統(tǒng)一裝具與編號，合理設(shè)置檔案目錄。在退役軍人檔案管理中，退役軍人事務(wù)局應(yīng)設(shè)置檔案信息庫，制定完善管理制度，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，做好檔案管理人員培訓(xùn)，保障檔案整理、管理等工作有效落實，為退役軍人提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻

[1] 姜波.大數(shù)據(jù)背景下退役軍人檔案管理模式創(chuàng)新[J].蘭臺內(nèi)外，2020（21）：24-25.

[2] 曲美霖.新形勢下如何做好退役軍人人事檔案管理淺談[J].中國新通信，2020，22（07）：138.

作者簡介：李佳潞（1988.07--）;性別：女，籍貫：云南省保山市，學(xué)歷：本科，畢業(yè)于西南大學(xué);現(xiàn)有職稱：林業(yè)工程師;研究方向：檔案管理。