學(xué)?？蒲袡n案管理工作芻議

黑龍江 褚立平

學(xué)?？蒲袡n案管理工作芻議

黑龍江 褚立平

當(dāng)前科研檔案管理中存在著科研管理人員責(zé)任心不足，科研檔案歸檔不完整，科研管理制度不健全等諸多問(wèn)題。作為改進(jìn)建議，我認(rèn)為，應(yīng)該加強(qiáng)科研人員的管理意識(shí)，加強(qiáng)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的檔案管理，建立科學(xué)管理制度，以及推廣科研檔案的開(kāi)發(fā)利用等。

科研檔案管理；科研人員

為了充分發(fā)揮科研檔案管理在國(guó)家創(chuàng)新體系中的重要作用，全面提高高等教育質(zhì)量。教學(xué)與科研向來(lái)作為學(xué)校的兩大中心任務(wù)，而在新時(shí)期利用科研推動(dòng)教學(xué)的趨勢(shì)越發(fā)明顯?？蒲泄芾砣藛T做好對(duì)科研檔案的建檔與管理，對(duì)保障和提升整個(gè)學(xué)?？蒲泄ぷ鞯馁|(zhì)量與水平無(wú)疑也起著非常關(guān)鍵的作用。基于此，本人結(jié)合實(shí)際工作體會(huì)，談一下對(duì)科研檔案管理工作的一點(diǎn)淺見(jiàn)。

一、明晰學(xué)?？蒲袡n案歸檔范圍

學(xué)?？蒲袡n案是學(xué)校教師及專職研究人員在從事科研活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等形式的書(shū)面材料。要做好科研檔案的歸檔管理工作，前提是需要明晰當(dāng)前學(xué)?？蒲袡n案歸檔的主要范圍。

總體來(lái)說(shuō)，科研檔案包括以下幾項(xiàng)：

1.科研成果檔案：主要包括科研人員出版的著作、發(fā)表的論文、撰寫(xiě)的研究報(bào)告以及科研成果獲獎(jiǎng)的證書(shū)等。同時(shí)包括反映上述情況的年度或季度科研統(tǒng)計(jì)表。

2.科研項(xiàng)目檔案：主要包括項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、項(xiàng)目合同書(shū)、項(xiàng)目審批書(shū)（立項(xiàng)書(shū)）、調(diào)研報(bào)告、方案論證、結(jié)項(xiàng)報(bào)告和結(jié)項(xiàng)證書(shū)，以及在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中所形成的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。

3.科研人員檔案：主要包括從事科研工作的人員基本信息，包括研究領(lǐng)域的學(xué)科分類、研究方向、研究團(tuán)隊(duì)情況和系所分布等，同時(shí)包括科研管理人員的信息。

4.科研管理文件檔案：主要指國(guó)家、省級(jí)及高校關(guān)于科研發(fā)展的管理文件和高校年度科研發(fā)展總結(jié)和規(guī)劃等。

二、當(dāng)前學(xué)?？蒲袡n案管理中亟待完善的方面

1.不少科研管理人員對(duì)科研檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視。導(dǎo)致許多檔案管理工作的滯后，甚至落實(shí)不到位，出現(xiàn)混亂、缺失、損壞等人為事故，在一定程度上影響了科研人員的持續(xù)研究，也使他們的內(nèi)心受到了一定傷害。

2.一些科研人員出于個(gè)人利益考慮而影響到科研檔案歸檔的及時(shí)性與完整性。學(xué)?？蒲斜旧泶嬖谥环N潛在的內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)，一些科研人員為了個(gè)人榮譽(yù)、個(gè)人利益、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保密等等，將其在科研工作中的一部分科研資料私自保留，不愿上交學(xué)校科研部門(mén)，導(dǎo)致應(yīng)該共享的科研資源不能及時(shí)歸檔，從而使得高?？蒲泄ぷ鞯暮芏嗖牧喜荒芗皶r(shí)、完整地歸檔，從客觀上影響了科研檔案歸檔的完整性。

3.學(xué)?？蒲泄ぷ鞯膹V泛性影響科研檔案形成的系統(tǒng)性。學(xué)?？蒲泄ぷ鞯膹V泛性，一是指科研項(xiàng)目的廣泛性，隨著學(xué)校科研水平的不斷提高，科研項(xiàng)目的來(lái)源渠道不斷拓寬，尤其是各種橫向課題的增多；二是指學(xué)?？蒲泄ぷ鞣秶膹V泛性。學(xué)?？蒲许?xiàng)目研究周期長(zhǎng)，不僅包括科研項(xiàng)目研究的準(zhǔn)備階段、研究階段、鑒定階段，還包括成果轉(zhuǎn)化的后續(xù)實(shí)驗(yàn)、開(kāi)發(fā)、推廣等過(guò)程。

4.科研檔案管理制度不健全。在科研檔案歸檔工作中，檔案部門(mén)不能經(jīng)常與科研管理部門(mén)聯(lián)系，對(duì)于接收來(lái)的材料是否完整心中無(wú)數(shù)，因而大大降低了科研檔案的利用價(jià)值。另外，檔案部門(mén)雖然建立了一些檔案工作管理制度，但在某些工作環(huán)節(jié)中，管理制度仍然不夠健全，還缺乏必要的配套措施和有效的制約手段，致使檔案管理部門(mén)不能依據(jù)有效的規(guī)定運(yùn)作。

5.學(xué)?？蒲胁块T(mén)于檔案管理部門(mén)缺乏溝通與協(xié)調(diào)。一方面，大部分學(xué)校認(rèn)為科研部門(mén)主要工作是教學(xué)管理即學(xué)術(shù)工作，至于檔案收集、管理應(yīng)由檔案部門(mén)去做，部門(mén)立卷很難推行，學(xué)校科研部門(mén)對(duì)材料收集、歸檔態(tài)度冷漠。另一方面，檔案管理部門(mén)服務(wù)意識(shí)淺薄，檔案管理人員只在庫(kù)房做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性工作，很少深入到教學(xué)、科研部門(mén)，對(duì)檔案的重要作用，沒(méi)能做到有效的宣傳，在教學(xué)科研檔案的收集方面，始終處于被動(dòng)低溫，人家移交什么就接收什么，不移交也不主動(dòng)搜集，應(yīng)該歸檔的珍貴教學(xué)實(shí)踐和科研材料依然散失在個(gè)人手中，結(jié)果使教學(xué)科研檔案難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。部門(mén)立卷制度未建立即檔案部門(mén)指導(dǎo)、督促工作不到位，致使教學(xué)科研檔案在源頭上就出現(xiàn)問(wèn)題。

三、改進(jìn)學(xué)?？蒲袡n案管理工作的幾點(diǎn)建議

1.提高高校科研人員的科研檔案管理責(zé)任心和意識(shí)。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識(shí)的提高，將會(huì)使高?？蒲袡n案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道，將會(huì)使高?？蒲袡n案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

2.加強(qiáng)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的檔案管理。重大、重點(diǎn)項(xiàng)目及高級(jí)獲獎(jiǎng)成果最能反映一所學(xué)校的科研能力。這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見(jiàn)證，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)。因此，對(duì)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起就實(shí)行課題組預(yù)立卷歸檔，然后對(duì)每個(gè)階段產(chǎn)生的技術(shù)進(jìn)步、最新成果、新立項(xiàng)的子課題分年度補(bǔ)倉(cāng)到科研檔案中去，以免遺漏。

3.建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過(guò)程的反映，但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題、某一項(xiàng)成果，它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個(gè)特點(diǎn)：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為此，必須把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來(lái)，走實(shí)現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高?？蒲袡n案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。

4.推廣科研檔案的開(kāi)發(fā)利用?？蒲袡n案管理的工作要考慮其開(kāi)發(fā)利用的問(wèn)題。目前的檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上，游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外，主要是靠手工翻閱檔案目錄，查閱起來(lái)既耽誤時(shí)間，又浪費(fèi)人力。高校校園網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)和使用，為科研檔案的管理提供了便利條件，也是檔案能夠充分發(fā)揮其提供信息資源職能的前提保證。檔案工作人員應(yīng)主動(dòng)以現(xiàn)代管理學(xué)方面的知識(shí)武裝自己，學(xué)習(xí)應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)，徹底擺脫長(zhǎng)期沿襲的手工管理的方法，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸，將有關(guān)科研文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)、圖紙等科研檔案信息聯(lián)機(jī)上網(wǎng)，既便于查閱也便于管理。網(wǎng)絡(luò)化的管理彌補(bǔ)了手工操作的許多不足，省時(shí)省力，既提高了科研檔案信息資源的利用率，也提高了科研檔案的管理效率。

（作者單位：黑龍江鶴崗衛(wèi)生學(xué)校）

（編輯 呂智飛）