佘利莉

（韓山師范學院 綜合檔案室，廣東 潮州 521000）

以人為本的學籍檔案服務

佘利莉

（韓山師范學院 綜合檔案室，廣東 潮州 521000）

通過研究高校學籍檔案的特性，對學籍檔案管理工作和服務進行了探討分析.關鍵詞：高校；學籍檔案；管理；服務

學籍檔案是該學生在學校學習的這段時間的學習、活動表現(xiàn)的記錄，是學生在校學習的憑證，是具有保存價值的歷史記錄.原始性、真實性、唯一性、可靠性和永久性是學籍檔案的重要特征.從結(jié)構上看，學籍檔案記錄包括錄取名單表、學籍表、學生在校期間成績單、畢業(yè)名單表等內(nèi)容；以教育形式劃分為博士、碩士、全日制普通本科、繼續(xù)教育、成人自考、非學歷教育、網(wǎng)絡教育及公開教育等畢業(yè)生的學籍檔案.

學生管理是高校管理的重中之中，所以學籍檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，直接關系到高校辦學中管理水平的高低.它的管理水平的高低，直接影響著高校檔案服務校友、服務社會水平的高低，甚至直接影響檔案館以人為本的服務理念.

1 學籍檔案以人為本的作用與價值

學籍檔案記錄了一所高校自建立辦學后培養(yǎng)的所有學生的學籍信息，與每位畢業(yè)生的切身利益息息相關，具有憑證作用及社會服務功能，有以下幾方面體現(xiàn)：

1.1 重要憑證

學籍檔案的承接性、原始性是以學生實際情況為本，是學生在校期間所經(jīng)歷的重要憑證.隨著高校擴招，日趨嚴峻就業(yè)形勢，學生畢業(yè)一踏出校門，就面臨著多方抉擇，找工作、考研、出國、轉(zhuǎn)落戶口等事情.在辦理相關事宜時，需要學生所在檔案館提供學歷(學位)證明、成績證明、學籍證明、以及錄取、畢業(yè)證明等相關材料.對往屆畢業(yè)生來說，職務晉升、工資調(diào)整、檔案補充、畢業(yè)證明或?qū)W位證明補辦、考研、工作調(diào)動、社保辦理、出國留學等，同樣需檔案館為其出具相關的學籍檔案證明材料.無論年齡、無論學歷，都需所在檔案館為期提供在學校期間的學籍檔案，以此作為憑證. 1.2辨?zhèn)喂δ?/p>

學籍檔案具有唯一性和承接性，在社會服務中具有很強的辨?zhèn)喂δ?隨著社會的進步，市場的競爭就是人才的競爭，人才是第一生產(chǎn)力，誰擁有人才誰就能引導行業(yè)的發(fā)展.正是因為對人才的渴望，尤其是對高層次人才的需求，提高了企業(yè)單位對人才選拔的標準，以致選拔人才的時候的“拼文憑”現(xiàn)象.同時，由于一部分人不愿努力，又存在僥幸心理，使得不法分子有了造假、售假文憑的市場，社會上普遍出現(xiàn)文憑造假、學歷造假的現(xiàn)象.學籍檔案就是辨?zhèn)卫鳎蚱涮赜械目煽啃院臀ㄒ恍?通過調(diào)檔、查檔的方式讓假文憑、假學歷現(xiàn)象無處藏身，為用人單位把關.

1.3 推介功能

學籍檔案具有可靠性，它的調(diào)用起到令人信服的推介功能.在公務員選拔過程中，企事業(yè)單位選拔科技干部和管理人才的時候，部隊選拔優(yōu)秀學子參軍的過程中等，都需要查看學生檔案、尤其學生的學籍檔案，作為重要的推介依據(jù)之一.

1.4 紀念價值

學籍檔案具有永久保存價值，在服務中具有特殊的紀念意義.學籍檔案是高校辦學過程中檔案形成的核心，是應該永久保存的檔案.隨著時間的推移，那些記載著歷屆畢業(yè)生的學籍信息和學習信息的學籍檔案，就是每個畢業(yè)生在校學習的歷史記憶.每當學生們重返母校的時候，走過了二三十年甚至更長的時間，再次聚首，查閱用學籍表制作而成的校友紀念冊的時候，往事歷歷在目，就是校友們回憶在母校時光的最有價值的紀念品，它凝聚了校友對母校的感情，服務了校友.

2 我校對學籍檔案的前期管理

2.1 注重學籍檔案形成過程

學籍檔案要服務于人，應當加強學籍檔案的管理，關鍵在于檔案的形成管理.學籍檔案形成期，是從學生進校后填寫的學籍表開始，到學生畢業(yè)離校結(jié)束的過程.只有把學籍檔案的材料收集完整齊全并且準確規(guī)范，才能夠滿足畢業(yè)生日后的利用.第一，注重學籍檔案的形成過程，應當在學籍檔案形成過程做好歸檔指導、檢查與監(jiān)督工作.嚴格要去學生在填寫的學籍表時候按照規(guī)范要求進行填寫并且過程中進行跟蹤管理，持續(xù)到學生學習完全部課程、修滿學分、畢業(yè)離校為止，以此保證歸檔的學籍檔案符合管理要求.

在學生填寫完成之后，接下來的工作需要教務員進行配合，教務員必須認真進行各種材料的收集積累，并在學籍表異動欄內(nèi)隨時記錄下來，如：延期、重修、退學、出國讀書、聯(lián)合培養(yǎng)、休學、復學、轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)、研究生轉(zhuǎn)指導老師、攻讀雙學位、獎懲等.針對個別學籍表缺失照片的現(xiàn)象，提醒教務員在每年畢業(yè)生離校之前對學籍表認真檢查，及時補漏，杜絕缺照片現(xiàn)象的發(fā)生.

2.2 把好學籍檔案形成最后關口

在學生離開母校奔赴社會之時，學生在校期間的檔案會隨學生進人其所在單位，在學校會留有一份學籍檔案歸到學校檔案館(室)留存.以此作為鑒別查詢之用，所以學籍檔案中的成績單如果有所欠缺的話，不僅對會造成很大傷害，還會使學籍檔案的失真.

所以，檔案館員應當樹立“以人為本”的服務理念，把好學籍檔案形成最后關口.確保在學籍檔案材料歸檔之前，對學院的教務員起到督導作用，及時了解學生成績單的形成情況，將檢查、驗收前移，從而確保學籍檔案材料從形成到驗收層層把關，零差錯.

3 以加強管理為基石，提升檔案質(zhì)量

在高校檔案中，學籍檔案的利用率是在所有檔案資料中的利用率是最高的.由于利用面廣，利用人員眾多，折射出學籍檔案的利用需求巨大，更加突出了學籍檔案在社會中的服務地位，所以，作為管理人員，我們必須把學籍檔案管理的理念提高到以人為本的高度上來.在搞好學籍檔案形成過程的管理與監(jiān)控的的基礎上，關鍵是抓住檔案管理須以人為本的特點，不斷提升學籍檔案的管理服務水平，是高校檔案工作者和管理人員必須著重思考的問題.

3.1 以人為本的管理監(jiān)控

學籍檔案的管理監(jiān)控須做到以人為本，優(yōu)質(zhì)的服務是在學籍檔案管理監(jiān)控到位的基礎上實現(xiàn)的，使學籍檔案的管理監(jiān)控更加人性化，是為了學籍檔案在形成后，在其保證完整性和真實性的基礎上能夠方便的為詢查者提供優(yōu)質(zhì)的服務.所以，學籍檔案的管理監(jiān)控必須以人為本.反之，學籍檔案管理缺少嚴格制度、沒有進行人性化管理，收集歸檔時監(jiān)控不力，出現(xiàn)漏收、漏歸問題等問題，就會對學籍檔案以后的服務工作的展開產(chǎn)生不良的影響.因此要提高學籍檔案的服務水平，必須加強對學籍檔案進行以人為本的管理監(jiān)控，才能確保學籍檔案的規(guī)范性、詳實性和完整性.

3.2 拓展服務渠道

學籍檔案以人為本的服務水平提高，很重要的方面是提供服務的手段和提供服務的效率.一直以來，高校檔案館(室)還停留于調(diào)取紙質(zhì)檔案的形式為社會人員提供服務，服務形式單一，并且工作量巨大，并且服務過程中對紙質(zhì)檔案的損害較大.近年來，隨著檔案信息化建設的逐步推進，數(shù)字化檔案工作進一步展開.實現(xiàn)不進庫房，借助計算機網(wǎng)絡為查詢者提供查閱和打印學籍檔案等服務，實現(xiàn)方便、快捷，準確的服務.

3.3 增強服務意識

檔案工作人員在做好檔案的整理工作的基礎上，要樹立以人為本的檔案工作職業(yè)形象，努力增強服務意識的同時有效的提高服務效率，做到熱情接待，使利用者有種賓至如歸的感覺，同時虛心的接納利用者的反饋意見，及時發(fā)現(xiàn)改正工作中的不足，以科學的發(fā)展觀讓館藏學籍檔案發(fā)揮應有的作用.

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