淺談EPC總承包模式下的現(xiàn)場設(shè)備采購管理

陸從安，姚海樂

(中國水電顧問集團(tuán)成都勘測設(shè)計(jì)研究院，四川成都 610072)

1 概述

目前我國的水電工程行業(yè)越來越多地采用EPC總承包建設(shè)模式。在EPC總承包的三大管理模塊中，其中的采購過程包括多個(gè)環(huán)節(jié)，是工程建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，對(duì)促進(jìn)工程順利完成具有比較重要的作用。在水電站建設(shè)過程中，機(jī)電設(shè)備品種多、涉及面廣、廠家技術(shù)服務(wù)的人員多，情況復(fù)雜。因此，如何做好現(xiàn)場設(shè)備采購的管理是現(xiàn)場采購管理的重要組成部分?，F(xiàn)場設(shè)備采購管理主要分三部分:第一部分為設(shè)備的到貨管理，第二部分為現(xiàn)場設(shè)備的技術(shù)性服務(wù)管理，第三部分為設(shè)備款的支付管理。

2 現(xiàn)場設(shè)備采購管理

2.1 現(xiàn)場機(jī)電設(shè)備的到貨管理

2.1.1 設(shè)備的催交

根據(jù)工程進(jìn)度，與安裝施工分包人、施工現(xiàn)場監(jiān)理人員進(jìn)行溝通，參加各種例會(huì)以了解工地現(xiàn)場所需的機(jī)電設(shè)備。提前了解機(jī)電設(shè)備的制造情況，及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商，督促其發(fā)貨。在供應(yīng)商發(fā)貨過程中，提前了解設(shè)備到工地的時(shí)間，到貨設(shè)備的重量及尺寸等，以便及時(shí)組織安裝施工分包人準(zhǔn)備卸貨的機(jī)械設(shè)備和人員。

2.1.2 設(shè)備開箱驗(yàn)收

機(jī)電設(shè)備運(yùn)達(dá)工地現(xiàn)場后，組織安裝施工分包人、監(jiān)理工程師及供應(yīng)商人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行開箱驗(yàn)收，主要從外觀查看是否有設(shè)備破損的情況。對(duì)于外觀損壞嚴(yán)重的、可能會(huì)影響到設(shè)備的正常運(yùn)行時(shí)，立即通知供應(yīng)商進(jìn)行處理。開箱驗(yàn)收的同時(shí)做好記錄，填寫四方驗(yàn)收單，各方參與開箱驗(yàn)收人員簽字。開箱驗(yàn)收合格后，將設(shè)備移交給安裝施工分包人負(fù)責(zé)保管。若因保管不善而導(dǎo)致設(shè)備損壞或丟失，責(zé)任應(yīng)由安裝施工分包人承擔(dān)。

2.1.3 隨機(jī)資料的收集

設(shè)備到貨后，根據(jù)現(xiàn)場情況，對(duì)于能立即進(jìn)行開箱工作的，EPC采購人員根據(jù)供應(yīng)商發(fā)貨清單，逐一清點(diǎn)隨機(jī)資料;對(duì)于不能立即開箱的，暫由安裝施工分包人進(jìn)行保管，待開箱時(shí)機(jī)成熟再行收集，同時(shí)將收集的資料分發(fā)給安裝施工分包人、監(jiān)理工程師及EPC工程部相關(guān)人員。

2.2 機(jī)電設(shè)備的技術(shù)服務(wù)管理

機(jī)電設(shè)備的技術(shù)服務(wù)管理是整個(gè)采購管理中最為重要的部分，直接與工程的順利完工有著緊密的聯(lián)系。

(1)技術(shù)服務(wù)管理的工作內(nèi)容。

一般售后管理服務(wù)的工作內(nèi)容主要有:①組織提供現(xiàn)場技術(shù)指導(dǎo);

②組織供貨人員進(jìn)場安裝設(shè)備;

③組織供貨人員進(jìn)行設(shè)備的調(diào)試;

④組織供貨人員參與設(shè)備的缺陷處理。(2)機(jī)電設(shè)備技術(shù)服務(wù)的流程管理。

2.2.1 技術(shù)服務(wù)申請

施工分包人根據(jù)工程進(jìn)度，在要求技術(shù)服務(wù)人員進(jìn)場前一周提出申請，并按照規(guī)定編制技術(shù)服務(wù)人員進(jìn)駐申請書，提交監(jiān)理工程師審核。

2.2.2 技術(shù)服務(wù)審核

(1)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，監(jiān)理工程師根據(jù)現(xiàn)場工程建設(shè)進(jìn)度對(duì)申請進(jìn)行審核，并將審核結(jié)果報(bào)EPC總承包現(xiàn)場采購管理人員。

(2)EPC總承包工程管理人員與采購管理人員對(duì)申請進(jìn)行審批，同意后進(jìn)行技術(shù)服務(wù)安排。

2.2.3 技術(shù)服務(wù)聯(lián)絡(luò)

(1)聯(lián)系供應(yīng)商。在電話通知供應(yīng)商派駐技術(shù)服務(wù)人員進(jìn)場的同時(shí)，出具正式文函將現(xiàn)場具體服務(wù)內(nèi)容及問題缺陷、具體進(jìn)場時(shí)間告知供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商派遣合格的技術(shù)服務(wù)人員。

(2)對(duì)設(shè)備供應(yīng)商派駐技術(shù)服務(wù)人員過程進(jìn)行監(jiān)督。隨時(shí)與供應(yīng)商保持電話聯(lián)系，掌握技術(shù)服務(wù)人員的行程并進(jìn)行督促，以期能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)駐工地，保證現(xiàn)場施工。

2.2.4 技術(shù)服務(wù)人員進(jìn)場

售后人員進(jìn)場后，安排工作接口，組織現(xiàn)場服務(wù)。

2.2.5 技術(shù)服務(wù)人員撤場

現(xiàn)場服務(wù)完成并經(jīng)檢驗(yàn)合格、現(xiàn)場相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，技術(shù)服務(wù)人員方可撤離。

在售后服務(wù)管理中，嚴(yán)格按流程處理，有利于更好的協(xié)調(diào)技術(shù)服務(wù)人員進(jìn)場，同時(shí)制約施工分包人動(dòng)輒要求供應(yīng)商派遣技術(shù)服務(wù)人員。

2.3 技術(shù)服務(wù)的現(xiàn)場管理

(1)堅(jiān)持以人為本，安全第一的原則，組織技術(shù)服務(wù)人員的入場安全教育，雙方簽訂安全告知書，并要求其在現(xiàn)場服務(wù)期間服從總承包方的安全管理。

(2)堅(jiān)持“快捷服務(wù)、質(zhì)量保證”原則。對(duì)于施工分包人、業(yè)主反映的到貨設(shè)備質(zhì)量問題，組織技術(shù)服務(wù)人員現(xiàn)場察看，根據(jù)實(shí)際具體了解其原因，最大限度的把現(xiàn)場情況通知給相關(guān)單位和人員，這樣做有利于準(zhǔn)確、快速的解決問題。機(jī)電設(shè)備技術(shù)服務(wù)任務(wù)主要集中在水電站發(fā)電前的兩三個(gè)月，工作繁雜，工期緊迫，協(xié)調(diào)量大，因此，在組織售后服務(wù)工作時(shí)，在現(xiàn)場應(yīng)主動(dòng)組織供方現(xiàn)場服務(wù)人員參與專業(yè)人員、施工分包人及業(yè)主人員就現(xiàn)場技術(shù)問題的研究、方案探討，并參與現(xiàn)場處理，同時(shí)進(jìn)行總結(jié)，形成正確的思維及處理問題的方法。

(3)技術(shù)服務(wù)的服務(wù)管理。一般情況下，工地現(xiàn)場售后服務(wù)人員主要負(fù)責(zé)技術(shù)指導(dǎo)，施工分包人負(fù)責(zé)配合。在進(jìn)行管理時(shí)，組織售后服務(wù)人員進(jìn)行服務(wù)輸出，主要包括以下幾方面的內(nèi)容:

①技術(shù)服務(wù)人員在技術(shù)指導(dǎo)過程中，對(duì)于能在現(xiàn)場處理的問題及時(shí)組織人員解決。對(duì)于不能在現(xiàn)場處理的問題及時(shí)聯(lián)系其公司，盡快提出解決方案，并將處理意見提交EPC總承包項(xiàng)目及施工分包人，同時(shí)組織EPC項(xiàng)目工程管理人員、監(jiān)理工程師、施工分包人技術(shù)人員共同商討方案的可行性。對(duì)于設(shè)備具有的較大缺陷，由EPC總承包項(xiàng)目工程師、監(jiān)理工程師、施工分包人技術(shù)人員共同確認(rèn)，由采購管理人員通知設(shè)備供應(yīng)商并要求其出具書面解決方案并備案。

②技術(shù)服務(wù)人員在服務(wù)過程中出現(xiàn)設(shè)備缺件或合同內(nèi)設(shè)備更換，由技術(shù)服務(wù)人員負(fù)責(zé)與其公司聯(lián)系，同時(shí)以書面形式注明缺件或更換設(shè)備的名稱、型號(hào)提交EPC采購部備案。對(duì)于涉及現(xiàn)場臨時(shí)變更或設(shè)計(jì)要求變更增加設(shè)備或設(shè)備更換的，為保證工期，對(duì)于涉及金額較小的、由設(shè)備供應(yīng)商提交設(shè)備的名稱、型號(hào)、價(jià)格，由設(shè)計(jì)人員與EPC采購管理人員簽字確認(rèn)，設(shè)備供應(yīng)商即可供應(yīng);對(duì)于涉及金額較大者，需經(jīng)評(píng)審后方可供應(yīng)。

③對(duì)于技術(shù)服務(wù)人員配合施工分包人進(jìn)行設(shè)備調(diào)試的，需要出具設(shè)備調(diào)試大綱并交由EPC總承包項(xiàng)目工程管理人員進(jìn)行存檔。

④技術(shù)服務(wù)人員在調(diào)試工作尚未完成之前若因特殊情況需要短暫離開時(shí)，需要在不影響整個(gè)調(diào)試工作的前提下征得EPC總承包項(xiàng)目采購管理人員的同意后方可離開，同時(shí)要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)返回。對(duì)于設(shè)備供應(yīng)商需要更換技術(shù)服務(wù)人員的，需征得EPC項(xiàng)目部同意且新選派技術(shù)服務(wù)人員到達(dá)現(xiàn)場完成工作交接后，原技術(shù)人員方可離開，以保證技術(shù)服務(wù)的連續(xù)性。

⑤對(duì)于現(xiàn)場技術(shù)服務(wù)人員有不滿足工作要求的，現(xiàn)場采購管理人員可通知設(shè)備供應(yīng)商更換其技術(shù)服務(wù)人員。技術(shù)服務(wù)人員現(xiàn)場服務(wù)完成后，需經(jīng)施工分包人、現(xiàn)場監(jiān)理工程師及EPC總承包項(xiàng)目采購管理人員簽字同意后方可離開。

在技術(shù)服務(wù)輸出的管理中，最重要的是對(duì)工程的進(jìn)度進(jìn)行了解，勤于到現(xiàn)場，對(duì)每個(gè)技術(shù)服務(wù)工作面的工作內(nèi)容、進(jìn)度及出現(xiàn)的設(shè)備與調(diào)試過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行搜集，同時(shí)積極與施工分包人、技術(shù)服務(wù)人員進(jìn)行溝通，以便及早發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理。

(4)對(duì)供貨設(shè)備存在嚴(yán)重問題的技術(shù)服務(wù)管理。設(shè)備調(diào)試后，發(fā)現(xiàn)存在制造缺陷或存在嚴(yán)重問題時(shí)，在現(xiàn)場技術(shù)服務(wù)人員無法解決的情況下，在充分與設(shè)計(jì)人員進(jìn)行溝通后，聯(lián)絡(luò)并組織供應(yīng)商全力進(jìn)行消缺。如問題無法完全解決，需敦促供應(yīng)商提出解決辦法、經(jīng)設(shè)計(jì)人員同意后組織實(shí)施，同時(shí)保留證據(jù)，以便向供應(yīng)商索賠。

(5)組織提供現(xiàn)場技術(shù)培訓(xùn)。組織技術(shù)服務(wù)人員對(duì)水電站運(yùn)行管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。運(yùn)行人員對(duì)電站的長期運(yùn)行負(fù)責(zé)，在安裝施工分包人及技術(shù)服務(wù)人員撤離以后，現(xiàn)場的維護(hù)及維修工作基本由運(yùn)行人員完成。因此，現(xiàn)場培訓(xùn)相當(dāng)重要，特別是計(jì)算機(jī)監(jiān)控、繼電保護(hù)之類的設(shè)備。組織技術(shù)服務(wù)人員對(duì)運(yùn)行人員進(jìn)行培訓(xùn)也是設(shè)備采購管理的一部分，加強(qiáng)對(duì)運(yùn)行人員的培訓(xùn)，對(duì)業(yè)主、EPC總承包及供應(yīng)商都具有重要意義。

(6)組織對(duì)技術(shù)服務(wù)進(jìn)行評(píng)估?，F(xiàn)場技術(shù)服務(wù)人員服務(wù)工作完成以后，組織對(duì)供應(yīng)商技術(shù)服務(wù)人員的派遣及時(shí)性及現(xiàn)場售后人員的工作態(tài)度、工作能力進(jìn)行評(píng)估。

邀請業(yè)主單位、施工分包人及現(xiàn)場監(jiān)理工程師參與評(píng)估，按 A(最好)、B(良好)、C(較好)、D(一般)分級(jí)建立檔案，并將評(píng)審結(jié)果作為采購招標(biāo)的一個(gè)衡量標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)設(shè)備供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，以提升供應(yīng)商的服務(wù)態(tài)度及質(zhì)量。

2.4 設(shè)備款項(xiàng)的支付管理

合理的支付方式有利于提高供應(yīng)商的積極性，提高供應(yīng)商對(duì)自身設(shè)備質(zhì)量、售后服務(wù)意識(shí)的管控。機(jī)電設(shè)備的付款方式一般分為預(yù)付款、投料款、到貨款、驗(yàn)收款、質(zhì)保金五部分。每一次付款都有相應(yīng)的規(guī)定，一般預(yù)付款的支付需要在正式合同簽訂以后;投料款一般需要設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)會(huì)紀(jì)要作為支付依據(jù);到貨款需要出具四方驗(yàn)收單并經(jīng)四方驗(yàn)收合格后予以支付;驗(yàn)收款支付為設(shè)備調(diào)試完成、投入使用后由現(xiàn)場監(jiān)理工程師出具“初步驗(yàn)收證書”;質(zhì)保金則為質(zhì)保期滿以后，需要現(xiàn)場監(jiān)理工程師出具“最終驗(yàn)收證書”，付款由現(xiàn)場采購出具支付憑證，由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，整個(gè)過程缺一不可，不滿足支付條件的堅(jiān)決不予支付。在嚴(yán)格執(zhí)行支付條件的同時(shí)需要保證支付的及時(shí)性，這樣才能更好的使各供應(yīng)商更好的為項(xiàng)目服務(wù)。

2.5 設(shè)備現(xiàn)場管理過程中出現(xiàn)的問題及解決方法

(1)施工分包人未制定詳細(xì)的調(diào)試計(jì)劃。技術(shù)服務(wù)人員在售后服務(wù)過程中大多需要施工分包人配合，且主要為施工分包人實(shí)驗(yàn)室。由于現(xiàn)場施工與實(shí)驗(yàn)室分屬不同部門，兩者溝通不夠，現(xiàn)場施工安排的調(diào)試工作與實(shí)驗(yàn)室的工作順序往往有很大出入，經(jīng)常導(dǎo)致技術(shù)服務(wù)人員到場后不能及時(shí)開展工作。因此，在現(xiàn)場技術(shù)服務(wù)管理過程中，應(yīng)要求施工分包人提出詳細(xì)的設(shè)備調(diào)試計(jì)劃，同時(shí)加強(qiáng)與實(shí)驗(yàn)室的溝通，必要時(shí)要求施工分包人在要求技術(shù)服務(wù)的申請中，盡可能有實(shí)驗(yàn)室主任簽字認(rèn)可。

(2)施工分包人與技術(shù)服務(wù)人員互相推諉。兩者對(duì)合同的理解不同，對(duì)自身的利益考慮不同，在合作過程中經(jīng)常出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象。因此，現(xiàn)場采購管理人員應(yīng)加強(qiáng)自身對(duì)合同的理解，確定各自的合同工作范圍，這樣做有利于解決兩者之間的矛盾。

(3)個(gè)別制造商不能恪守承諾、履約能力差，部分急于調(diào)試的設(shè)備由于技術(shù)服務(wù)人員不能如期進(jìn)場，制約了工程進(jìn)度。個(gè)別供貨商制造工藝落后、設(shè)備制造過程缺乏質(zhì)量控制手段，導(dǎo)致到貨設(shè)備存在質(zhì)量缺陷，設(shè)備運(yùn)抵工地后在現(xiàn)場處理相當(dāng)困難，部分設(shè)備甚至現(xiàn)場無法處理，需要返廠處理，從而造成現(xiàn)場施工工期延誤。因此，應(yīng)深入、細(xì)致地做好招標(biāo)階段的工作，從源頭避免和降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。杜絕無技術(shù)、無能力、無信譽(yù)的“三無”企業(yè)參與項(xiàng)目，對(duì)重要的設(shè)備聘請專業(yè)人員對(duì)設(shè)備制造過程進(jìn)行監(jiān)造或組織出廠驗(yàn)收。在對(duì)合格供方進(jìn)行認(rèn)真篩選的基礎(chǔ)上，同時(shí)應(yīng)建立嚴(yán)格的約束和獎(jiǎng)懲機(jī)制。

(4)安裝施工分包人現(xiàn)場為節(jié)約成本，不愿意建立倉庫，所有設(shè)備均存放在廠房內(nèi)，使得施工現(xiàn)場看上去既凌亂不堪，又不利于設(shè)備的保管。因此，應(yīng)要求安裝施工分包人嚴(yán)格按照招標(biāo)文件規(guī)定，建立便于設(shè)備存放的倉庫。

3 結(jié)語

隨著EPC總承包工程建設(shè)模式在我國的快速發(fā)展，EPC模式下的現(xiàn)場設(shè)備采購管理模式的應(yīng)用將更加廣泛，要做好現(xiàn)場設(shè)備采購的管理工作，既需要取得監(jiān)理工程師、施工分包人的支持，又需要與供應(yīng)商進(jìn)行及時(shí)的協(xié)調(diào)溝通，建立良好的互利互惠關(guān)系，以創(chuàng)建和諧的工作環(huán)境，保證現(xiàn)場設(shè)備采購管理工作的順利完成，使其更好的為EPC總承包項(xiàng)目服務(wù)。