談如何做好監(jiān)理資料管理工作

王曉燕

(太原理工大成工程有限公司，山西 太原 030024)

工程建設(shè)是百年大計(jì)，工程建設(shè)的質(zhì)量直接關(guān)系到業(yè)主的人身財(cái)產(chǎn)安全，重點(diǎn)工程的質(zhì)量甚至對社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生巨大的影響。監(jiān)理工程師的工作是集委托性、咨詢性、服務(wù)性為一體的，是代表業(yè)主對建筑工程施工過程進(jìn)行監(jiān)督管理的一項(xiàng)工作。而工程監(jiān)理資料是監(jiān)理工作的原始記錄，是工程監(jiān)理過程中逐漸形成的，貫穿于監(jiān)理工作全過程的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。監(jiān)理工程師的規(guī)劃、控制、協(xié)調(diào)等工作，都會(huì)通過監(jiān)理資料得以體現(xiàn)。因此，監(jiān)理資料在監(jiān)理工作中起著很重要的作用。下面我就自己在實(shí)踐工作中的幾點(diǎn)體會(huì)，談?wù)剬ΡO(jiān)理資料管理的幾點(diǎn)看法。

1 監(jiān)理資料管理工作的主要內(nèi)容

建設(shè)工程施工階段監(jiān)理資料的管理是一項(xiàng)非常繁雜而重要的工作。施工階段監(jiān)理資料的主要內(nèi)容包括:建設(shè)工程的相關(guān)合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、安全監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、旁站監(jiān)理方案、會(huì)議紀(jì)要、來往函件、監(jiān)理日記、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工作總結(jié)、質(zhì)量驗(yàn)收資料和安全驗(yàn)收資料等。因此，監(jiān)理資料管理人員要認(rèn)真細(xì)致地做好建設(shè)工程監(jiān)理資料的整理和歸檔工作，并依據(jù)《建設(shè)工程文件檔案管理規(guī)范》及《監(jiān)理規(guī)范》中的相關(guān)規(guī)定，在工程監(jiān)理資料的管理工作中，做到及時(shí)整理、真實(shí)完整、分類有序。

監(jiān)理資料管理工作的主要內(nèi)容，包括收(發(fā))文管理、文件傳閱管理、分類、文件編號、積累、立卷(或組卷)、裝訂和裝盒、移交與歸檔等工作。在工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)訂立《資料管理制度》《監(jiān)理員崗位職責(zé)》《文件收(發(fā))及傳閱流程》等與監(jiān)理資料管理有關(guān)的管理制度和規(guī)定，以明確資料管理的有關(guān)事項(xiàng)和有關(guān)人員的責(zé)任。

此外，監(jiān)理資料管理除了是資料員的本職工作外，還需要項(xiàng)目監(jiān)理部的工作人員的全員參與與支持。首先，項(xiàng)目監(jiān)理部的全體成員都應(yīng)該遵守監(jiān)理資料管理制度中的有關(guān)規(guī)定，保證監(jiān)理資料按規(guī)定流程流轉(zhuǎn)，防止散失。其次，在日常的監(jiān)理工作中，各專業(yè)監(jiān)理工程師要適時(shí)地對監(jiān)理資料進(jìn)行收集、整理與匯總，為監(jiān)理資料的全面性和準(zhǔn)確性提供有力的幫助。

2 如何做好監(jiān)理資料的管理工作

1)在開展監(jiān)理工作前首先要編制好各種建設(shè)工程監(jiān)理工作文件。建設(shè)工程監(jiān)理工作文件是指監(jiān)理單位投標(biāo)時(shí)編制的《監(jiān)理大綱》、委托監(jiān)理合同簽訂以后編制的《監(jiān)理規(guī)劃》和專業(yè)監(jiān)理工程師編制的《監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》等。

監(jiān)理單位編制的《監(jiān)理大綱》有以下兩個(gè)作用:a.使業(yè)主認(rèn)可監(jiān)理大綱中的監(jiān)理方案，從而承攬到監(jiān)理業(yè)務(wù)。b.為項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)今后開展監(jiān)理工作制定基本方案。

《監(jiān)理規(guī)劃》是監(jiān)理單位接受業(yè)主委托并簽訂委托監(jiān)理合同后，在項(xiàng)目總監(jiān)理工程師的主持下，根據(jù)委托監(jiān)理合同，在《監(jiān)理大綱》的基礎(chǔ)上，結(jié)合工程的實(shí)際情況，廣泛收集工程信息和資料的情況下制定的，經(jīng)監(jiān)理單位技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，用來指導(dǎo)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)全面開展監(jiān)理工作的指導(dǎo)性文件。它是我們項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的組織設(shè)計(jì)，好的規(guī)劃能夠提前使業(yè)主感受到放心和服務(wù)。

《監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》是在《監(jiān)理規(guī)劃》的基礎(chǔ)上，由項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的專業(yè)監(jiān)理工程師針對某一專業(yè)或某一方面的監(jiān)理工作而編寫的，并經(jīng)總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)實(shí)施的操作性文件?！侗O(jiān)理實(shí)施細(xì)則》的作用是指導(dǎo)本專業(yè)或本項(xiàng)目具體監(jiān)理工作的開展。

2)在項(xiàng)目實(shí)施過程中，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，建立健全監(jiān)理機(jī)構(gòu)各項(xiàng)管理制度。監(jiān)理資料的形成貫穿于項(xiàng)目施工的全過程，工程項(xiàng)目的施工過程是繁雜而各具特色的，每個(gè)施工項(xiàng)目都各有特點(diǎn)、專業(yè)各異。因此，監(jiān)理資料管理工作中，監(jiān)理機(jī)構(gòu)要進(jìn)行明確的內(nèi)部分工，對每一個(gè)監(jiān)理工程師的工作要做到分工明確、責(zé)任范圍清楚。各專業(yè)監(jiān)理工程師要負(fù)責(zé)本專業(yè)的原材料驗(yàn)收、分項(xiàng)工程驗(yàn)收、有關(guān)監(jiān)理資料的收集、匯總和整理等工作，這樣，有利于監(jiān)理資料管理工作的及時(shí)與同步。同時(shí)，要建立項(xiàng)目監(jiān)理部內(nèi)部責(zé)任制，對工程監(jiān)理資料的管理，堅(jiān)持做到“誰監(jiān)理、誰驗(yàn)收，誰負(fù)責(zé)”的原則，使監(jiān)理工作的范圍和監(jiān)理資料的責(zé)任更加明確。

為做好監(jiān)理資料管理工作，項(xiàng)目監(jiān)理部除了要建立內(nèi)部責(zé)任制外，還應(yīng)建立內(nèi)部工作管理制度，明確項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理工作程序、內(nèi)部會(huì)議制度等與日常監(jiān)理工作密切相關(guān)的監(jiān)理工作制度，以確保監(jiān)理資料的連續(xù)性和完整性。

3)做好監(jiān)理資料的管理工作，還要重視對施工資料的審核與管理。施工資料是施工全過程的真實(shí)記錄。它包含每道工序、檢驗(yàn)批、分部、分項(xiàng)工程的質(zhì)量合格文件。因此，監(jiān)理資料要做到及時(shí)與真實(shí)，必須重視對施工資料的監(jiān)理工作。施工資料是明確施工單位質(zhì)量責(zé)任的證據(jù)之一，施工單位有義務(wù)做好施工資料的管理工作。專業(yè)監(jiān)理工程師在對工程施工質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，要先審核相應(yīng)的施工資料后，再對工程實(shí)體的實(shí)際施工質(zhì)量進(jìn)行檢查。因此，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)要督促施工單位重視并做好施工資料的管理工作。在第一次工地例會(huì)上，總監(jiān)理工程師要強(qiáng)調(diào)施工資料的重要性，并交待清楚有關(guān)的施工報(bào)驗(yàn)程序和基本條件。在施工階段，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)要對施工資料的準(zhǔn)確性嚴(yán)格把關(guān)。在日常監(jiān)理工作中，要堅(jiān)持做到報(bào)驗(yàn)必須資料先行，各項(xiàng)施工資料必須真實(shí)、合格。

4)在監(jiān)理資料的管理工作中，要保持與業(yè)主的良好溝通，爭取業(yè)主的理解與支持。項(xiàng)目監(jiān)理部的各項(xiàng)工作，都需要得到業(yè)主的支持，因此，加強(qiáng)與業(yè)主的溝通，爭取業(yè)主的理解與支持，在監(jiān)理工作中起著舉足輕重的作用。監(jiān)理資料中的諸多文件資料，都與業(yè)主有密切的聯(lián)系，如:施工合同文件、勘察設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、設(shè)計(jì)變更、工程定位及標(biāo)高資料、地下障礙物等資料，都是由業(yè)主提供的;監(jiān)理日常工作的來往函件、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理工作聯(lián)系單也和業(yè)主有密不可分的關(guān)系;工程計(jì)量、工程款支付、工期延期、費(fèi)用索賠等工作中，也需要與業(yè)主進(jìn)行及時(shí)溝通，才能順利地開展相關(guān)的工作。因此，如果沒有業(yè)主的理解與支持，監(jiān)理工作就難以順利開展，監(jiān)理資料的管理工作就難以得到落實(shí)。

5)監(jiān)理資料要以監(jiān)理日記為主線，反饋監(jiān)理工作的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容。a.監(jiān)理日記是如實(shí)記錄監(jiān)理工作和活動(dòng)的重要資料，其內(nèi)容涉及工程實(shí)體的施工過程、重要施工機(jī)械、工程材料的進(jìn)場情況、工程項(xiàng)目主要結(jié)構(gòu)分項(xiàng)工程的施工情況等，是工程建設(shè)各方面在具體時(shí)間點(diǎn)上的真實(shí)記錄。監(jiān)理日記的時(shí)間連續(xù)性較強(qiáng)，是檢查現(xiàn)場監(jiān)理工程師工作質(zhì)量的重要線索，是監(jiān)理資料的重要組成部分。監(jiān)理日記是由各專業(yè)監(jiān)理工程師、監(jiān)理員，在質(zhì)量、安全、進(jìn)度、造價(jià)控制和組織協(xié)調(diào)等方面，根據(jù)自己所負(fù)責(zé)的工作范圍，對每天監(jiān)理工作的如實(shí)記錄，具體包括:施工現(xiàn)場的環(huán)境和各種外部條件、施工單位的人員工作情況、施工機(jī)械情況，工程原材料、構(gòu)配件、設(shè)備到場情況和質(zhì)量報(bào)驗(yàn)情況，監(jiān)理人員旁站、檢測、復(fù)驗(yàn)情況，施工中發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況，安全文明施工情況等進(jìn)行記錄。總監(jiān)理工程師要負(fù)責(zé)監(jiān)理日記的規(guī)范性與真實(shí)性，要按照《監(jiān)理規(guī)范》的相關(guān)要求，定期或每天對監(jiān)理工程師、監(jiān)理員編寫的監(jiān)理日記進(jìn)行簽閱，這樣既有利于總監(jiān)理工程師及時(shí)了解施工現(xiàn)場的實(shí)際情況、檢查監(jiān)理工程師的工作質(zhì)量，還可以通過監(jiān)理日記內(nèi)容，掌握施工現(xiàn)場的實(shí)際情況，對施工和監(jiān)理工作中存在的問題做到及時(shí)處理?？偙O(jiān)理工程師在審閱完監(jiān)理日記后，應(yīng)在監(jiān)理日記中簽字并留下檢查記錄。b.監(jiān)理資料管理工作中，要注重對監(jiān)理日記的檢查。監(jiān)理日記具有真實(shí)性和重要性，在工程實(shí)施過程的監(jiān)理資料管理工作中，要重視對監(jiān)理日記的檢查工作。檢查監(jiān)理日記，可根據(jù)施工實(shí)際進(jìn)度，對監(jiān)理日記進(jìn)行針對性的檢查。如:可以檢查監(jiān)理日記中，對關(guān)鍵工序的施工或其他涉及工程項(xiàng)目主體結(jié)構(gòu)施工部分，是否有漏記現(xiàn)象。如在基礎(chǔ)驗(yàn)收階段，檢查監(jiān)理日記中應(yīng)有該階段的材料報(bào)驗(yàn)、基礎(chǔ)隱蔽工程驗(yàn)收情況和驗(yàn)槽情況等監(jiān)理工作事項(xiàng)的真實(shí)記載，如果該分項(xiàng)工程施工期間，有工地例會(huì)、質(zhì)量問題處理等工作事項(xiàng)，在監(jiān)理日記中也應(yīng)有相應(yīng)記錄。對于材料進(jìn)場，監(jiān)理日記中要真實(shí)反映該材料的進(jìn)場日期、對材料的檢查驗(yàn)收情況及材料合格證、檢驗(yàn)報(bào)告及質(zhì)量證明書文件等資料是否齊全、有效等情況。對監(jiān)理日記的檢查，還可以通過核查監(jiān)理資料或施工資料的方式進(jìn)行。如:根據(jù)原材料報(bào)驗(yàn)單日期，或某隱蔽工程驗(yàn)收記錄，可檢查對應(yīng)日期當(dāng)天監(jiān)理日記中是否有相關(guān)內(nèi)容的記載等。這樣不但檢查了現(xiàn)場監(jiān)理工程師的監(jiān)理資料是否及時(shí)、完整，同時(shí)也檢查了監(jiān)理工程師的工作質(zhì)量。如果監(jiān)理日記內(nèi)容過于簡單，監(jiān)理工程師的實(shí)際工作內(nèi)容就不會(huì)在監(jiān)理日記中真實(shí)、具體地反映出來，甚至不會(huì)留下任何監(jiān)理工程師工作的痕跡，從而對我們監(jiān)理工作造成不利的影響?？偙O(jiān)理工程師要督促并要求監(jiān)理工程師改正監(jiān)理日記中出現(xiàn)的問題和缺陷，完善監(jiān)理日記內(nèi)容，確保監(jiān)理日記能夠準(zhǔn)確地反映監(jiān)理工作實(shí)際情況。

以上就是我對監(jiān)理資料管理工作的幾點(diǎn)看法，總之，我們只有了解監(jiān)理資料的重要性，并最大限度地發(fā)揮監(jiān)理資料的作用，才能使我們在工程項(xiàng)目監(jiān)理工作中做到有條不紊，圓滿地完成我們的監(jiān)理工作任務(wù)。