采購(gòu)內(nèi)控在制藥企業(yè)降本增效中的作用

唐梅

（上海新亞藥業(yè)有限公司 上海 201203）

采購(gòu)內(nèi)控在制藥企業(yè)降本增效中的作用

唐梅

（上海新亞藥業(yè)有限公司 上海 201203）

原輔料采購(gòu)作為制劑藥企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)藥品成本控制和藥品質(zhì)量控制至關(guān)重要，是制藥企業(yè)降本增效的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。怎樣把握好原輔料采購(gòu)預(yù)算、計(jì)劃、價(jià)格和采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量關(guān)就顯得非常必要和關(guān)鍵。只有做好采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)控，才能在降本方面做到利益最大化。

采購(gòu)內(nèi)控 制藥企業(yè) 降本增效

建設(shè)具有價(jià)值創(chuàng)造能力、風(fēng)險(xiǎn)控制能力的采購(gòu)內(nèi)控管理體系，是制藥企業(yè)創(chuàng)造效益和提高藥品質(zhì)量的重要手段。作為醫(yī)藥行業(yè)抗生素制劑生產(chǎn)企業(yè)，醫(yī)藥原輔料采購(gòu)占營(yíng)業(yè)成本的比重在70%以上，因此，制定采購(gòu)內(nèi)控制度是企業(yè)開源節(jié)流、降本增效的重要手段，本文通過(guò)從企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要的闡述，并提出應(yīng)對(duì)的制度和控制點(diǎn)，規(guī)范醫(yī)藥原輔料采購(gòu)管理行為，更是企業(yè)實(shí)現(xiàn)源頭降本的重要途徑,真正體現(xiàn)內(nèi)部控制在采購(gòu)降本增效中的作用。

1 醫(yī)藥原輔料采購(gòu)活動(dòng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下特別是近年來(lái)醫(yī)藥行業(yè)快速發(fā)展經(jīng)濟(jì)，原料藥市場(chǎng)變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)難度加大，不確定性增加，某些頭孢類原料藥的市場(chǎng)定價(jià)甚至可以說(shuō)瞬息萬(wàn)變。制藥企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)越來(lái)越難以把握，因此，企業(yè)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的控制已越來(lái)越受到管理者的重視。這些風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1）采購(gòu)政策和策略不當(dāng)，市場(chǎng)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，采購(gòu)計(jì)劃安排不合理，造成庫(kù)存短缺或積壓，可能導(dǎo)致公司生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)。

2）采購(gòu)環(huán)節(jié)操作不合規(guī)（如：供應(yīng)商資質(zhì)或備案不符規(guī)范、操作不合規(guī)等），造成公司遭受外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)處罰。

3）集中招標(biāo)采購(gòu)監(jiān)督管理難以到位，容易存在舞弊，造成公司資產(chǎn)損失。

4）供應(yīng)商選擇不當(dāng)，造成其提供貨物無(wú)法滿足公司生產(chǎn)和銷售的需求，導(dǎo)致公司利益受損。

5）供應(yīng)商壟斷地位導(dǎo)致了不公平、不公正的購(gòu)銷關(guān)系，主導(dǎo)采購(gòu)價(jià)格，不斷漲價(jià)，造成成本失控。

6）采購(gòu)相關(guān)會(huì)計(jì)處理不真實(shí)、不及時(shí)、不完整，可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)告錯(cuò)報(bào)、漏報(bào)或資產(chǎn)損失。

2 建立采購(gòu)管理內(nèi)控制度，規(guī)范采購(gòu)行為是提升采購(gòu)管理的核心工作

采購(gòu)內(nèi)控建立在不違背買賣雙方交易原則的基礎(chǔ)上，達(dá)到對(duì)公司采購(gòu)的一切活動(dòng)進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理。針對(duì)制藥企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)存在的風(fēng)險(xiǎn)，按照制藥企業(yè)醫(yī)藥原輔料采購(gòu)特點(diǎn)，制定相對(duì)應(yīng)的采購(gòu)制度、采購(gòu)程序、操作規(guī)則、招標(biāo)文件等，為保證公司采購(gòu)活動(dòng)規(guī)范進(jìn)行建立了良好的基礎(chǔ)。內(nèi)部控制制度就是從根本上規(guī)范行為、避免失誤、降低風(fēng)險(xiǎn)。近年來(lái)，公司對(duì)采購(gòu)流程和審批層次進(jìn)行創(chuàng)新和研究，明確職責(zé)，實(shí)施采購(gòu)預(yù)算、計(jì)劃、決策、操作、價(jià)格控制、合同審核和資金結(jié)算分段操作分級(jí)管理的模式，制定了7個(gè)制度來(lái)加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的力度。①采購(gòu)預(yù)算制度；②合格供應(yīng)商評(píng)審制度；③采購(gòu)需求計(jì)劃制度；④采購(gòu)合同/協(xié)議/訂單制度；⑤采購(gòu)價(jià)格控制制度；⑥應(yīng)付賬款管理制度；⑦采購(gòu)人員道德建設(shè)制度；并重新設(shè)計(jì)采購(gòu)流程（圖1），進(jìn)一步優(yōu)化采購(gòu)程序[1]。

3 精細(xì)化采購(gòu)管理是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)降本最佳良方

面臨歐美債務(wù)危機(jī)，出口挑戰(zhàn)，制藥行業(yè)形勢(shì)不容樂(lè)觀，給原料藥市場(chǎng)帶來(lái)了沖擊，站在戰(zhàn)略高度看，精細(xì)采購(gòu)管理工作，賦予采購(gòu)部門重要的管理職能是非常必要的。

1）精細(xì)采購(gòu)成本管理，注重深化挖掘采購(gòu)價(jià)值鏈功能，把主要醫(yī)藥原輔料采購(gòu)視為企業(yè)追求利潤(rùn)的重要組成部分。指導(dǎo)采購(gòu)價(jià)格，指導(dǎo)同戰(zhàn)略供應(yīng)商的談判，為了追求企業(yè)最高利潤(rùn)，把原料藥產(chǎn)品的產(chǎn)業(yè)鏈延伸，制定一體化采購(gòu)戰(zhàn)略，指導(dǎo)和調(diào)配下屬各子公司采購(gòu)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)最佳效益目標(biāo)。

圖1 采購(gòu)流程圖

2）強(qiáng)化原輔料價(jià)格管理控制。堅(jiān)持性價(jià)比最優(yōu)和總成本最低的價(jià)格管理理念，發(fā)揮集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)大宗醫(yī)藥原輔料，做到科學(xué)理性采購(gòu)、適時(shí)適價(jià)采購(gòu)，增強(qiáng)供應(yīng)市場(chǎng)議價(jià)能力，提高集中采購(gòu)的運(yùn)行效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)效益最大化。

3）加強(qiáng)和規(guī)范采購(gòu)與付款內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)制，其會(huì)計(jì)監(jiān)督目標(biāo)是：①規(guī)范采購(gòu)和付款行為，強(qiáng)化關(guān)鍵環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)控制；②防范采購(gòu)與付款過(guò)程中的差錯(cuò)和舞弊；③保證相關(guān)流程的完整性和相關(guān)記錄主管審核簽字后付款入賬[2]。

4 采購(gòu)內(nèi)控管理工作得到加強(qiáng)，降本增效成效顯現(xiàn)[3]

1）強(qiáng)化采購(gòu)內(nèi)控管理制度，其重點(diǎn)是采購(gòu)預(yù)算制度，嚴(yán)格控制采購(gòu)成本和業(yè)務(wù)費(fèi)用支出。同時(shí)，面對(duì)國(guó)際金融危機(jī)給醫(yī)藥企業(yè)帶來(lái)的沖擊，行業(yè)顯現(xiàn)的毛利率屢往低處走，采購(gòu)部門苦練內(nèi)功，每個(gè)崗位訂出降本增效的目標(biāo)、措施，責(zé)任到人。從內(nèi)部挖潛入手，強(qiáng)化降本意識(shí)，制定了降本增效量化指標(biāo)，以最大限度降低采購(gòu)成本。

2）針對(duì)不同原輔料制定不同采購(gòu)戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)，重點(diǎn)品種把握價(jià)格變化趨勢(shì)，主要采取三大舉措：①重視平時(shí)市場(chǎng)信息的了解和研究，積極預(yù)測(cè)未來(lái)市場(chǎng)趨勢(shì)；②敢于超前市場(chǎng)采購(gòu)的戰(zhàn)略決策；③與供應(yīng)商結(jié)成戰(zhàn)略聯(lián)盟；對(duì)低毛利率和負(fù)毛利率產(chǎn)品，力求與供應(yīng)商進(jìn)行有效的溝通洽談，完善市場(chǎng)詢價(jià)，提高議價(jià)操作能力；對(duì)不同原料，不同供貨渠道，主動(dòng)出擊，多方談判，降低供應(yīng)商的唯一性，打破其壟斷地位，以最大限度降低采購(gòu)成本；對(duì)包裝材料采取置換形式；對(duì)燃料采取嚴(yán)防死守。通過(guò)組合策略和有效措施，不僅保障了生產(chǎn)的需求，同時(shí)出色完成了這幾年的降本增效任務(wù)。連續(xù)三年與年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)比超200%以上，成效凸現(xiàn)。

5 改善供應(yīng)鏈管理，是企業(yè)降本增效提高采購(gòu)管理的中心環(huán)節(jié)

在醫(yī)藥行業(yè)采購(gòu)管理中，原輔料供應(yīng)鏈所產(chǎn)生的作用是不可替代的，供應(yīng)鏈管理環(huán)境下，改變傳統(tǒng)采購(gòu)管理思想，它不僅能夠滿足采購(gòu)成本的控制，而且能夠最大限度實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈的價(jià)值最大化。

5.1 集中采購(gòu)是控制采購(gòu)成本的理想方式

供應(yīng)鏈環(huán)境下集中采購(gòu)，需制定一系列切實(shí)可行的制度加以規(guī)范，如確定采購(gòu)范圍(采購(gòu)金額占總金額70%上原輔料)，確定采購(gòu)方式（集中招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、談判采購(gòu)等），健全管理制度和操作程式。引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，降低采購(gòu)成本。經(jīng)過(guò)供應(yīng)鏈管理對(duì)采購(gòu)體系的改善，完成了從分散到集中、從單一到集成的整合，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)成本從“1+1=2”向“1+1<2”的轉(zhuǎn)變，使企業(yè)的現(xiàn)金流向趨于合理、采購(gòu)成本得到有效控制。例如包裝材料現(xiàn)在每年節(jié)約采購(gòu)資金500萬(wàn)元左右，明顯增強(qiáng)了企業(yè)的盈利能力。

5.2 供應(yīng)商是供應(yīng)鏈條中的首要環(huán)節(jié)

企業(yè)原輔料采購(gòu)與重要供應(yīng)商在建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的基礎(chǔ)上，擴(kuò)大戰(zhàn)略合作范圍，提升與國(guó)內(nèi)知名企業(yè)的合作關(guān)系，爭(zhēng)取更大的優(yōu)惠幅度，無(wú)菌原料藥每年有近800萬(wàn)～1000萬(wàn)左右市場(chǎng)差價(jià)，從而提升企業(yè)產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)力。

5.3 原輔料庫(kù)存管理是供應(yīng)鏈中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

庫(kù)存合理決定采購(gòu)效率與效果。通過(guò)供應(yīng)鏈管理改善，利用信息化系統(tǒng)建立科學(xué)高效的供應(yīng)體系，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)各生產(chǎn)基地原輔料需求計(jì)劃ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)系統(tǒng)在線申報(bào)，庫(kù)存和消耗在線監(jiān)控，規(guī)避超量采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

5.4 改善供應(yīng)鏈管理實(shí)現(xiàn)綜合效益[4]

1）降低成本

通過(guò)明確庫(kù)存、客戶交付率和計(jì)劃完成率等關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)責(zé)任歸屬；充實(shí)調(diào)整產(chǎn)銷計(jì)劃組織與流程，開展新的產(chǎn)銷平衡會(huì)議；明確負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈上各部門的職責(zé)分工，生產(chǎn)計(jì)劃更加柔性和切合實(shí)際銷售。企業(yè)的供應(yīng)鏈響應(yīng)時(shí)間從原來(lái)的45 d縮短到30 d，需要儲(chǔ)備的成品庫(kù)存周轉(zhuǎn)天數(shù)從原先的50 d縮短到26 d，庫(kù)存下降10%～15%。庫(kù)存下降后會(huì)保證供應(yīng)鏈各部門的有序銜接，且不發(fā)生斷貨情況，我們要求的庫(kù)存都是有效庫(kù)存，即減少呆滯庫(kù)存、老批號(hào)和近效期庫(kù)存，維持庫(kù)存的成新度，提高企業(yè)的資源高效率。

2）加快資金周轉(zhuǎn)率

供應(yīng)鏈管理的改善，使企業(yè)需要的各類資源庫(kù)存下降，庫(kù)存的下降帶來(lái)庫(kù)存資金的釋放，大大降低了企業(yè)的機(jī)會(huì)成本，企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)率縮短40%左右。

3）改善客戶服務(wù)水平

企業(yè)各部門通過(guò)供應(yīng)鏈改善，形成以市場(chǎng)銷售計(jì)劃為依據(jù)的拉動(dòng)式管理，即市場(chǎng)客戶需要，銷售將成品庫(kù)存中的產(chǎn)品銷售后，計(jì)劃部門會(huì)自動(dòng)響應(yīng)需求，增加生產(chǎn)計(jì)劃，并自動(dòng)產(chǎn)生原料補(bǔ)貨計(jì)劃。各部門對(duì)各自的作業(yè)周期都有明確的規(guī)定，確保銷售計(jì)劃更加柔性和切合實(shí)際。公司的供應(yīng)鏈響應(yīng)時(shí)間從原來(lái)的45 d縮短到30 d。

4）增加市場(chǎng)占有率

公司客戶服務(wù)水平的改善，可以及時(shí)搶占市場(chǎng)先機(jī)，擴(kuò)大市場(chǎng)銷量，提高市場(chǎng)占有率。

5.5 實(shí)施供應(yīng)鏈管理的綜合優(yōu)勢(shì)[5]

1）提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力

企業(yè)對(duì)供應(yīng)鏈各節(jié)點(diǎn)以信息共享為基礎(chǔ)，以優(yōu)化供應(yīng)鏈績(jī)效為目標(biāo)，進(jìn)行協(xié)同決策。這不僅擺脫了各節(jié)點(diǎn)企業(yè)單純以自身利益最大化為目標(biāo)分散地進(jìn)行決策所造成的供應(yīng)鏈整體績(jī)效低下，也克服了傳統(tǒng)集成式供應(yīng)鏈管理中由單一的決策制定者來(lái)主導(dǎo)決策所帶來(lái)的諸多弊端，大大提高了生產(chǎn)管理效率，體現(xiàn)了企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

2）供應(yīng)鏈上的利潤(rùn)增大

即使是為企業(yè)帶來(lái)高利潤(rùn)的一些產(chǎn)品，也是有的企業(yè)掙錢，有的企業(yè)不掙錢，有的企業(yè)還賠錢，有一點(diǎn)原因就是這些產(chǎn)品的成本沒有控制好，市場(chǎng)銷量上不去。通過(guò)供應(yīng)鏈管理的改善，我們不增加新的產(chǎn)品，僅加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)外部的整合，就可提高效率而獲得新的利潤(rùn)。

3）供應(yīng)鏈上優(yōu)勢(shì)不容易復(fù)制

產(chǎn)品可以復(fù)制，但是管理很難復(fù)制，供應(yīng)鏈管理就是企業(yè)的軟實(shí)力，上下供應(yīng)商的有效銜接不是可以短期內(nèi)復(fù)制的，更重要的是企業(yè)內(nèi)部各部門從銷售、計(jì)劃、車間、采購(gòu)、質(zhì)檢等各部門都是需要形成一定的管理規(guī)范，對(duì)供應(yīng)鏈有長(zhǎng)期的一致的認(rèn)同才能體現(xiàn)綜合效益。

6 結(jié)束語(yǔ)

內(nèi)部控制對(duì)制藥企業(yè)的采購(gòu)管理是非常重要的，采購(gòu)管理也是企業(yè)供應(yīng)鏈中重要環(huán)節(jié)，供應(yīng)鏈環(huán)境下的采購(gòu)既要保障供應(yīng)，滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，又要降低成本、節(jié)源開流、增加效益。企業(yè)采購(gòu)部門要緊緊把握重點(diǎn)環(huán)節(jié)，采用適當(dāng)策略，增強(qiáng)成本管理理念，制定細(xì)化的可操作流程，達(dá)到保證產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)銷售供給，降低產(chǎn)品成本，真正實(shí)現(xiàn)采購(gòu)內(nèi)控在制藥企業(yè)采購(gòu)降本增效中的作用。

[1] 蔣文芳. 論制造企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及其應(yīng)對(duì)策略[J]. 中國(guó)水運(yùn)(下半月), 2008, 8(2): 157-159.

[2] 高玉靜, 蓋春娥. ERP環(huán)境下采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制分析[J]. 價(jià)值工程, 2009, 28 (4): 94-96.

[3] 梁紅. 內(nèi)部控制給采購(gòu)降本開“良方”[J]. 石油石化物資采購(gòu), 2008, 29 (11): 76-77.

[4] 鄧紹學(xué). 供應(yīng)鏈的分解與整合是企業(yè)降本增效的源泉[C]//第三屆中國(guó)西部現(xiàn)代物流研討會(huì)論文集, 西安:《物流技術(shù)與應(yīng)用》編輯部, 2003: 152-160.

[5] 李丹. ERP系統(tǒng)中采購(gòu)與付款企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)的會(huì)計(jì)監(jiān)督[J]. 財(cái)會(huì)月刊(會(huì)計(jì)版), 2011, (4): 17-18.

Effect of procurement internal control on cost reduction and eff i ciency in pharmaceutical company

TANG Mei
(Shanghai New Asia Pharmaceutical Co., Ltd., Shanghai 201203, China)

As the f i rst aspect of the drug production and operation, procurement of raw materials is particularly crucial to the cost and quality control of drugs and it is an important part for pharmaceutical companies to reduce cost and enhance eff i ciency. How to grasp the budget, plan and price of raw materials procurement and the quality of purchased products becomes very necessary and critical. Only when a good job has been done in internal control of procurement, the benef i ts resulting from cost reduction can be maximized.

procurement internal control; pharmaceutical company; cost reduction and eff i ciency

F406.5

C

1006-1533(2012)17-0045-03

2012-06-19）