王迎霞，沈富可

（華東師范大學(xué) 信息化辦公室，上海 200062）

信息化成就高校科研項(xiàng)目無(wú)邊界管理

王迎霞，沈富可

（華東師范大學(xué) 信息化辦公室，上海 200062）

高校內(nèi)部帶有濃厚行政色彩的組織機(jī)構(gòu)為高校日常運(yùn)營(yíng)提供了有效保障，但新形勢(shì)下，科研項(xiàng)目管理對(duì)速度和效率都有了新的要求。如何通過(guò)信息化途徑模糊傳統(tǒng)組織之間的垂直邊界和水平邊界，促進(jìn)信息在各組織之間快速穿透，是本文要解決的問(wèn)題。

無(wú)邊界組織；扁平化管理；垂直邊界；水平邊界；信息化；科研項(xiàng)目管理

一、引言

衡量一所高校的綜合辦學(xué)水平，不僅要考慮其教育教學(xué)質(zhì)量，科研成果及科研能力也逐步成為高校綜合實(shí)力的重要參考指標(biāo)。大部分高?？蒲许?xiàng)目的計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)、實(shí)施、質(zhì)量分別屬于科研部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等不同的組織管理，組織之間存在明顯邊界。在具體執(zhí)行過(guò)程中，組織之間的信息沒(méi)有實(shí)現(xiàn)及時(shí)共享，科研管理部門無(wú)法實(shí)時(shí)了解科研項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r，財(cái)務(wù)部門無(wú)法結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度對(duì)資金進(jìn)行有效監(jiān)管，教師無(wú)法了解自己科研項(xiàng)目的最新進(jìn)展。以上這些現(xiàn)象嚴(yán)重阻礙了科研項(xiàng)目的高效管理與實(shí)施。隨著國(guó)家對(duì)科研重視程度的不斷提高，高校承擔(dān)科研項(xiàng)目數(shù)量的大幅度增加，如何模糊組織之間的邊界，降低組織之間的信息交流成本，優(yōu)化科技資源配置，提高資金使用效率，促進(jìn)高?？蒲械某掷m(xù)、協(xié)調(diào)、快速發(fā)展，是許多高校關(guān)心的問(wèn)題。

二、無(wú)邊界組織理論

無(wú)邊界組織理論由通用電氣前CEO杰克·韋爾奇提出。從1981年入主通用電氣以來(lái)，在短短20年的時(shí)間里，韋爾奇使通用電氣的市值從250億美元增加到4500億美元。 1988年，在密歇根大學(xué)羅斯商學(xué)院教授戴維·尤里奇的協(xié)助下，韋爾奇重組經(jīng)營(yíng)管理模式，增強(qiáng)組織的適應(yīng)力，通用電氣的組織邊界變得越來(lái)越容易穿透，無(wú)邊界組織的概念逐漸形成。無(wú)邊界組織理論認(rèn)為，組織存在四種常見(jiàn)的邊界：垂直邊界、水平邊界、外部邊界和地理邊界。垂直邊界是指組織內(nèi)部傳統(tǒng)金字塔型的層次和等級(jí)制度，每個(gè)機(jī)構(gòu)都有自己的職責(zé)權(quán)限。水平邊界是各個(gè)職能部門之間的圍墻，每個(gè)部門各司其職；外部邊界是機(jī)構(gòu)與外部個(gè)人或者機(jī)構(gòu)的邊界；地理邊界指外在地理?xiàng)l件的界限。無(wú)邊界管理的涵義包含以下幾方面：

第一，無(wú)邊界組織以邊界為基礎(chǔ)。無(wú)邊界組織并不意味著原有界限的完全消失，而是以原有管理良好的邊界為基礎(chǔ)，將傳統(tǒng)的邊界模糊化。

第二，無(wú)邊界組織的優(yōu)點(diǎn)在于邊界模糊化更易于信息、資源的滲透擴(kuò)散。作為一個(gè)整體的組織，它的功能與效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)各個(gè)組成部分之和。

第三，無(wú)邊界組織注重效率、整合和創(chuàng)新。無(wú)邊界組織管理更強(qiáng)調(diào)流程，而不是組織的層次性。不同部門的員工可以根據(jù)實(shí)際需要，實(shí)現(xiàn)更快速高效的交流，同時(shí)鼓勵(lì)創(chuàng)新和變革。

第四，扁平化管理。當(dāng)組織規(guī)模擴(kuò)大時(shí)，傳統(tǒng)的管理模式是增加管理層次，指令從金字塔的最頂層層層傳遞，最終才到達(dá)執(zhí)行者，而執(zhí)行者的信息也要通過(guò)層層審核，才能最終到達(dá)決策者。中間的環(huán)節(jié)并不透明。扁平化管理將組織的垂直邊界進(jìn)行模糊化，使得每個(gè)組織的邊界都具有一定的滲透性和靈活性，從空間上和時(shí)間上壓縮了決策環(huán)節(jié)，避免了信息傳送鏈過(guò)長(zhǎng)、反映緩慢的問(wèn)題。

三、科研項(xiàng)目無(wú)邊界管理

在傳統(tǒng)的科研項(xiàng)目管理體系里，教師、院系、科研管理部門的組織定位，體現(xiàn)了組織內(nèi)部的層級(jí)和等級(jí)體系，決定了三者處在垂直邊界不同級(jí)別的層次上。教師個(gè)人的項(xiàng)目申報(bào)或者預(yù)算修改，需要經(jīng)過(guò)層層組織才能到達(dá)科研管理部門，而科研管理部門的最新審批消息也需要在組織中層層傳遞，最終才能到達(dá)教師?？梢?jiàn)，傳統(tǒng)的科研管理模式傳輸渠道繁雜、信息傳遞速度滯后。在水平邊界上，財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)項(xiàng)目立項(xiàng)的前置條件，只有經(jīng)費(fèi)到位，教師才可以開始立項(xiàng)。同時(shí)財(cái)務(wù)處還負(fù)責(zé)項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中經(jīng)費(fèi)的審核與執(zhí)行?？蒲泄芾聿块T負(fù)責(zé)項(xiàng)目的整體進(jìn)度、立項(xiàng)工作的審批、預(yù)算報(bào)表的編制、項(xiàng)目過(guò)程中各項(xiàng)變更的審核等。審計(jì)處負(fù)責(zé)項(xiàng)目質(zhì)量的整體檢查。傳統(tǒng)模式組織之間的高墻導(dǎo)致科研項(xiàng)目管理流程出現(xiàn)嚴(yán)峻問(wèn)題。

1．科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算缺乏合理性

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不熟悉預(yù)算編制的規(guī)則，經(jīng)常會(huì)對(duì)預(yù)算提出變更請(qǐng)求；科研管理部門無(wú)法實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)使用狀況，不能及時(shí)對(duì)變更申請(qǐng)作批復(fù)；財(cái)務(wù)部門不了解項(xiàng)目的進(jìn)展，無(wú)法對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)實(shí)行有效監(jiān)督。

2．科研項(xiàng)目全程實(shí)時(shí)進(jìn)展的整體管理不夠

由于垂直邊界與水平邊界的存在，科研項(xiàng)目的管理可能會(huì)處于失控狀態(tài)。項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，科研經(jīng)費(fèi)信息渠道堵塞，教師、院系為科研經(jīng)費(fèi)疲于在財(cái)務(wù)部門、科技管理部門奔走?？蒲泄芾聿块T及財(cái)務(wù)部門有時(shí)溝通協(xié)調(diào)不暢，信息滯后，使得部分項(xiàng)目雖然已經(jīng)項(xiàng)目結(jié)題，但仍未財(cái)務(wù)結(jié)題。

3．內(nèi)部審計(jì)不及時(shí)

內(nèi)部審計(jì)一般屬于項(xiàng)目的后期管理。由于組織之間水平邊界的高墻，審計(jì)部門通常不能及時(shí)獲得相關(guān)項(xiàng)目結(jié)題的信息。無(wú)邊界組織理念重在加強(qiáng)審計(jì)部門、財(cái)務(wù)部門與科研部門之間的聯(lián)系與溝通，當(dāng)項(xiàng)目結(jié)題之后，科研管理部門應(yīng)及時(shí)地將項(xiàng)目結(jié)題、財(cái)務(wù)結(jié)題等相關(guān)信息通知到審計(jì)部門。

科研項(xiàng)目無(wú)邊界管理有利于弱化科研管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門之間的組織邊界，使得信息變得更容易穿透，資源得到有效整合，信息得以快速傳遞。

四、信息系統(tǒng)為科研項(xiàng)目無(wú)邊界管理有效助力

科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)是科研項(xiàng)目無(wú)邊界管理的有效助力。信息管理系統(tǒng)并非是要消除組織的垂直邊界或者水平邊界，而是通過(guò)將科研項(xiàng)目管理流程的信息化，將重心放在加強(qiáng)信息在組織之間的穿透力上，使得處在不同層次組織的人員能夠獲得充分的信息?？蒲许?xiàng)目管理系統(tǒng)從信息化的角度，弱化了組織之間的垂直邊界與水平邊界信息，使得院系、科研管理部門、財(cái)務(wù)處、審計(jì)處、教師個(gè)體成為一個(gè)整體，傳統(tǒng)的組織邊界圍墻被打破，信息在這些組織之間快速順暢傳遞。

1．科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)涉及部門多，需求調(diào)研及系統(tǒng)開發(fā)期間，充分聽(tīng)取財(cái)務(wù)部門、管理部門、審計(jì)部門、院系等的想法與意見(jiàn)。充分考慮財(cái)務(wù)預(yù)算指標(biāo)體系、審計(jì)要求等。使得系統(tǒng)能為教師、各部門提供有效服務(wù)。同時(shí)，為了模糊科研管理部門與人事部門的水平界限，系統(tǒng)需要從人事部門取得教職工人員信息，

科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)的總體框架如圖1所示。

科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)主要涉及的組織有科研管理部門、財(cái)務(wù)部門、院系及教職工。科研管理部門：負(fù)責(zé)審批教師申請(qǐng)的項(xiàng)目信息和預(yù)算，修改教師申請(qǐng)的項(xiàng)目信息和預(yù)算，審批項(xiàng)目負(fù)責(zé)人申請(qǐng)的子項(xiàng)目信息，審批教師申請(qǐng)的項(xiàng)目結(jié)題信息，查詢?nèi)？蒲袛?shù)據(jù)相關(guān)報(bào)表。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審批教師申請(qǐng)的項(xiàng)目結(jié)題信息并為專項(xiàng)項(xiàng)目填入項(xiàng)目編號(hào)。審計(jì)部門可以在系統(tǒng)里對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)。院系可以查詢本院系科研數(shù)據(jù)相關(guān)報(bào)表。教師可以在科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)里申請(qǐng)立項(xiàng)、申請(qǐng)結(jié)題、申請(qǐng)變更預(yù)算等。

科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)施之后，雖然并沒(méi)有改變各組織的物理形態(tài)，各部門依然各司其職，帶有濃厚的行政色彩，但在信息化層面上，組織間已打通了各自的信息通道，科研管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等都可以在系統(tǒng)里實(shí)時(shí)了解到項(xiàng)目的最新進(jìn)展。

2．科研項(xiàng)目立項(xiàng)

教職工確認(rèn)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)到位后，財(cái)務(wù)部門提供詳細(xì)的科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)信息，教職工根據(jù)往來(lái)號(hào)將經(jīng)費(fèi)信息取出用于立項(xiàng)。通過(guò)本系統(tǒng)，教職工可填寫立項(xiàng)信息、科研收入明細(xì)信息、項(xiàng)目成員信息等。科研管理部門對(duì)教師提交的申請(qǐng)進(jìn)行審核。對(duì)于未通過(guò)審核的申請(qǐng)，科研部門管理員可以直接修改教師填寫的立項(xiàng)、科研收入或項(xiàng)目成員信息，在審核意見(jiàn)中組合成一段文字描述反饋給教職工確認(rèn)?？蒲泄芾聿块T審批通過(guò)之后，財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。對(duì)于未通過(guò)審核的申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門可以直接修改教師填寫的立項(xiàng)、科研收入和項(xiàng)目成員信息，在審核意見(jiàn)中組合成一段文字描述反饋給教職工確認(rèn)。整個(gè)立項(xiàng)過(guò)程透明、實(shí)時(shí)。教師可以隨時(shí)了解自己的立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)展的哪個(gè)環(huán)節(jié)、申請(qǐng)過(guò)程是否存在問(wèn)題等。原來(lái)架在教師面前的科研管理部門、財(cái)務(wù)部門兩大組織邊界高墻，對(duì)于此時(shí)的教師來(lái)說(shuō)，已經(jīng)不復(fù)存在。

科研項(xiàng)目立項(xiàng)的詳細(xì)流程如圖2所示。

3．科研項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程

科研項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程涉及經(jīng)費(fèi)的使用、劃分子課題、經(jīng)費(fèi)追加等，這些事項(xiàng)的申請(qǐng)可由教師在系統(tǒng)內(nèi)提交，科研管理部門及財(cái)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批。教師、各組織均可通過(guò)科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)這個(gè)平臺(tái)實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展及審批情況。

4．科研項(xiàng)目結(jié)題與財(cái)務(wù)結(jié)題

教師個(gè)人可在系統(tǒng)里提交項(xiàng)目結(jié)題申請(qǐng)或者財(cái)務(wù)結(jié)題申請(qǐng)，科研管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門可以查看、導(dǎo)出、打印項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的結(jié)算表，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)之后可以正式結(jié)題。

五、科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)的實(shí)施效果

科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)的建設(shè)有利于從學(xué)校管理層高度統(tǒng)一管理縱向、橫向項(xiàng)目，管理校內(nèi)子課題分課題：從開設(shè)子課題、分課題到追加經(jīng)費(fèi)進(jìn)行完整的管理。方便管理部門進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢。方便教師隨時(shí)查看科研經(jīng)費(fèi)到帳情況，統(tǒng)籌安排經(jīng)費(fèi)。加強(qiáng)了財(cái)務(wù)監(jiān)督，避免了結(jié)題不結(jié)帳等問(wèn)題，有助于財(cái)務(wù)部門進(jìn)行成本核算。加強(qiáng)了科研管理機(jī)構(gòu)的制度建設(shè)，提高了科研管理水平，形成二級(jí)學(xué)院、科研管理部門、財(cái)務(wù)處、審計(jì)處等機(jī)構(gòu)的無(wú)邊界管理體制，信息可以實(shí)時(shí)共享，提高了工作效率。

六、總結(jié)

高校內(nèi)部設(shè)置的行政機(jī)構(gòu)，具有一定的行政色彩，它保障了高校日常工作的正常開展。但新形勢(shì)下對(duì)速度和效率的高要求，使得高校想方設(shè)法打破傳統(tǒng)行政機(jī)構(gòu)之間的邊界，讓信息得以暢通傳遞。信息化正是一條行之有效的途徑，它的優(yōu)勢(shì)在于：

首先，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)項(xiàng)目流程管理。使我校擁有一套跨越多層組織的信息平臺(tái)。科研項(xiàng)目從立項(xiàng)、實(shí)施、財(cái)務(wù)結(jié)題、項(xiàng)目結(jié)題、審計(jì)整個(gè)過(guò)程實(shí)現(xiàn)信息化并實(shí)現(xiàn)共享；院系、科研管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門各組織之間的無(wú)邊界管理，在此平臺(tái)上得以實(shí)現(xiàn)。

其次，提升項(xiàng)目管理力度，實(shí)現(xiàn)資金動(dòng)態(tài)及時(shí)管理。避免項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中因資金信息通道不暢而引起的執(zhí)行速度緩慢等問(wèn)題，加強(qiáng)了項(xiàng)目的日常管理，便于信息查詢。

第三，積累項(xiàng)目信息，為將來(lái)的項(xiàng)目管理決策提供數(shù)據(jù)支持。

通過(guò)科研項(xiàng)目系統(tǒng)的建設(shè)與實(shí)施，進(jìn)一步推動(dòng)了科研工作的發(fā)展，規(guī)范和提高了科研管理水平；無(wú)邊界管理理念在科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的滲透，拓寬了科研項(xiàng)目管理的思路，建立了院系、科研管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等單位的合一體制，形成團(tuán)隊(duì)合作的工作體系，營(yíng)造積極優(yōu)良的科研環(huán)境，調(diào)動(dòng)了教職工從事科研活動(dòng)的積極性，從而推進(jìn)了學(xué)校的科研建設(shè)能力，提升了學(xué)校的辦學(xué)水平。

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（編輯：金冉）

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