邢春英

（蘭州交通大學(xué)，甘肅 蘭州 730000）

Access技術(shù)在圖書(shū)館音像管理中的應(yīng)用

邢春英

（蘭州交通大學(xué)，甘肅 蘭州 730000）

介紹微軟辦公系列軟件中的Office Access技術(shù)如何在圖書(shū)館音像資料管理中的應(yīng)用方法，編寫(xiě)相應(yīng)的軟件，并成功地將軟件應(yīng)用于圖書(shū)館音像資料管理中，方便讀者查詢有關(guān)音像資料，使圖書(shū)音像資料管理更加科學(xué)快捷，取得良好效果。

Microsoft Office Access；OOP（面向?qū)ο螅?；?shù)據(jù)庫(kù)（DB）；Access/Jet；Microsoft SQL Server；Oracle；ODBC

1 前言

目前較大的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)如學(xué)生成績(jī)管理系統(tǒng)，學(xué)籍管理系統(tǒng)等，多用專用的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件如 Visual FoxPro、Oracle、DB2、Microsoft SQL Server等來(lái)編寫(xiě)。對(duì)編寫(xiě)者要求高，對(duì)設(shè)備要求高，對(duì)維護(hù)者要求高。對(duì)于較小的數(shù)據(jù)庫(kù)管理有些大材小用，帶來(lái)諸多不便。實(shí)際上，利用微軟辦公系列軟件中的Office Access技術(shù)，可以很方便地實(shí)現(xiàn)小型數(shù)據(jù)庫(kù)的管理。即方便管理者對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)輸入和維護(hù)，又方便讀者查詢，極大提高了圖書(shū)音像資料的使用效率。

Microsoft Office Access（前名 Microsoft Access）是由微軟發(fā)布的關(guān)聯(lián)式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。它結(jié)合了Microsoft Jet Database Engine 和 圖形用戶界面兩項(xiàng)特點(diǎn)，是 Microsoft Office的成員之一。Microsoft Office Access 它支持部份面向?qū)ο螅∣OP）技術(shù)，能夠存取Access/Jet、Microsoft SQL Server、Oracle(甲骨文軟件公司)，或者任何 ODBC兼容數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的資料，利用它可以開(kāi)發(fā)簡(jiǎn)單的應(yīng)用軟件。

Access 是微軟公司推出的基于Windows的桌面關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)（RDBMS，即 Relational Database Management System），是Office系列應(yīng)用軟件之一。它提供了表、查詢、窗體、報(bào)表、頁(yè)、宏、模塊7種用來(lái)建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的對(duì)象；提供了多種向?qū)?、生成器、模板，把?shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)查詢、界面設(shè)計(jì)、報(bào)表生成等操作規(guī)范化；為建立功能完善的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)提供了方便，也使得普通用戶不必編寫(xiě)代碼，就可以完成大部分?jǐn)?shù)據(jù)管理的任務(wù)。

Microsoft Access在很多地方得到廣泛使用，例如小型企業(yè)，大公司的部門，和喜愛(ài)編程的開(kāi)發(fā)人員專門利用它來(lái)制作處理數(shù)據(jù)的桌面系統(tǒng)。它也常被用來(lái)開(kāi)發(fā)簡(jiǎn)單的 WEB應(yīng)用程序．這些應(yīng)用程序都利用 ASP技術(shù)在InternetInformation Services運(yùn)行．它的使用方便程度和強(qiáng)大的設(shè)計(jì)工具為初級(jí)程序員提供許多功能，這類開(kāi)發(fā)者都是沒(méi)有在應(yīng)用或者數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)方面訓(xùn)練的辦公室從業(yè)人員。

2 圖書(shū)音像資料數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)據(jù)項(xiàng)有組織的集合，可用這些項(xiàng)目提取有用的信息。Access數(shù)據(jù)庫(kù)中最基本的組件是表，表中信息排列成若干行和若干列。除了表，Access數(shù)據(jù)庫(kù)還可以有查詢，窗體，報(bào)表，數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)（用于Web查看）以及其它組件，可以用各種方法查看和操作數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息。

在輸入任何信息之前，需要建立數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣Access才能把你將要?jiǎng)?chuàng)建的所有表、查詢、報(bào)表以及數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)存儲(chǔ)在一個(gè)文件中，有三項(xiàng)基本規(guī)則以幫助你減少所建數(shù)據(jù)庫(kù)可能有的錯(cuò)誤。

規(guī)則1：保持信息間的分隔

為了正確排序和搜索信息，需要分離出單獨(dú)的信息項(xiàng)，把它們置于不同的字段中。

規(guī)則2：使用決定因子劃分信息

為了減少大表的信息冗余，創(chuàng)建單獨(dú)且相關(guān)的表，找出哪些決定其它字段的一個(gè)或多個(gè)字段，即“決定因子”，這些決定因子隨后將成為表的主關(guān)鍵字。

規(guī)則3：將部分相關(guān)項(xiàng)轉(zhuǎn)移到鏈接的表中

慢性胸、肺疾病會(huì)引起呼吸功能障礙,隨著病情的發(fā)展會(huì)加重,最終引起呼吸衰竭,近年臨床各醫(yī)院對(duì)慢性呼吸衰竭報(bào)道逐漸增多?；颊叨啾憩F(xiàn)為高碳酸血癥、低氧血癥等,嚴(yán)重的會(huì)出現(xiàn)全身系統(tǒng)紊亂[1-2]。適當(dāng)?shù)淖o(hù)理干預(yù),可預(yù)防并發(fā)癥出現(xiàn),改善治療效果。筆者為分析循證護(hù)理價(jià)值,報(bào)道如下:

多個(gè)表的信息通過(guò)關(guān)系連接，關(guān)系是通過(guò)將一張表中的主關(guān)鍵字與另一張表的外部關(guān)鍵字相匹配而構(gòu)成的。兩張表的關(guān)系有：一對(duì)多（一張表中的一條記錄對(duì)應(yīng)另一張表的多條記錄），一對(duì)一（一張表中的一條記錄對(duì)應(yīng)另一張表的一條記錄），多對(duì)多（一張表中的多條記錄對(duì)應(yīng)另一張表的多條記錄）

表是Access數(shù)據(jù)庫(kù)中最基本的對(duì)象，是所有其他對(duì)象的數(shù)據(jù)源。創(chuàng)建表的方法有三種：直接輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建、用表設(shè)計(jì)器創(chuàng)建和用模板創(chuàng)建。

創(chuàng)建一個(gè)圖書(shū)音像資料數(shù)據(jù)表，表由排在若干列中的信息項(xiàng)組成，稱為字段。字段名稱描述了每一列信息的類型。每個(gè)信息項(xiàng)是一個(gè)字段值，每行信息項(xiàng)是一條記錄。也可以利用Access向?qū)?lái)創(chuàng)建表，窗體，查詢，報(bào)表，數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)等Access標(biāo)準(zhǔn)組件。Access還可以導(dǎo)入在其它應(yīng)用程序中創(chuàng)建的表，如Excel，或者創(chuàng)建一個(gè)鏈接到其它表的表。表的結(jié)構(gòu)稱為窗體。在Access中，可以在表中直接輸入和編輯記錄，也可以在窗體中進(jìn)行，而且會(huì)自動(dòng)把新的或編輯過(guò)的記錄保存起來(lái)。

如：圖書(shū)音像資料表和租借表。

3 圖書(shū)音像資料數(shù)據(jù)庫(kù)多表窗體和多表查詢

當(dāng)你想跟蹤注入圖書(shū)館的藏書(shū)，音像資料或銀行賬號(hào)之類的數(shù)據(jù)項(xiàng)時(shí)，聯(lián)合使用窗體和查詢，是從數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取數(shù)據(jù)的一種非常有效的手段。

設(shè)計(jì)良好的數(shù)據(jù)庫(kù)往往會(huì)包括更多的表，主關(guān)鍵字和外部關(guān)鍵字。可以用窗體和查詢來(lái)創(chuàng)建直觀的界面，使用者無(wú)需了解數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)部的結(jié)構(gòu)即可進(jìn)行操作。

輸入新影片：管理員輸入新購(gòu)影片，自動(dòng)添加到音像數(shù)據(jù)庫(kù)中。

輸入租借者：利用生成器自動(dòng)生成借日期和應(yīng)還日期，通過(guò)關(guān)系，生成片名下拉列表。

對(duì)片名不太有把握，可在匹配中選字段的任何部分，對(duì)較大的表，可以使用過(guò)濾器，縮小查找范圍。假設(shè)只想要一份所有讀者及其租借費(fèi)用的清單，不需要其他信息，可以使用Access的查詢功能。讀者只記得影片的內(nèi)容，但是不記得它的名字，只知道是以“雙”打頭，可以使用通配符“*”來(lái)查詢搜索所有以“雙”打頭的影片。

在查詢準(zhǔn)則里，輸入“*劉德華*”，按執(zhí)行鍵“！”。查詢所有劉德華演的影片。（如下圖）

查詢的結(jié)果如下圖：有七部劉德華演的影片。

4 圖書(shū)音像資料數(shù)據(jù)庫(kù)的有效管理和安全性保證

幾乎所有的數(shù)據(jù)庫(kù)都需要進(jìn)行更新和維護(hù)，一個(gè)接受多個(gè)用戶訪問(wèn)的數(shù)據(jù)庫(kù)還需要確保不會(huì)受到偶然或蓄意的破壞。允許幾個(gè)管理人員使用此數(shù)據(jù)庫(kù)，而不允許他們

改動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)或結(jié)構(gòu)，因?yàn)橹挥袛?shù)據(jù)庫(kù)中的信息保持其完整性，數(shù)據(jù)庫(kù)才是良好的。保證一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)不被復(fù)制的最簡(jiǎn)單的方法是指定一個(gè)打開(kāi)它時(shí)需要輸入密碼。先關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)，單擊“打開(kāi)”，從下拉列表中選“獨(dú)占方式打開(kāi)”。（如下圖）

再?gòu)摹肮ぞ摺辈藛芜x“安全”，“設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)密碼”（如下圖）

設(shè)置完畢。再次打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，需要輸入密碼。（如下圖）

要想撤銷密碼，先以“獨(dú)占方式”打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)，再選“工具”、“安全”、“撤銷數(shù)據(jù)庫(kù)密碼”。

5 結(jié)論

利用Access技術(shù)編制的音像資料查詢系統(tǒng)，成功應(yīng)用于圖書(shū)音像資料的管理。提高了查詢效率，取得良好效果。這種直接利用Microsoft Office自帶的軟件，對(duì)開(kāi)發(fā)其它類似的小型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，可以起到又快又高效的效果，值得推廣。

[1] 李湛,王成堯.Access2007數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程[M].清華大學(xué)出版社,2010.7.

[2] 丁永衛(wèi),萬(wàn)青英.中文版Access2007實(shí)例與操作[M].航空工業(yè)出版社,2011.8.

The application on Access technology in library’s audio and video management

The method that how to be used in the management of library’s audio and video datas on the office access technology of microsoft office software was introduced，the corresponding software was compiled，and the application was successful in the management of library’s audio and video datas，Greatly facilitated readers to inquire about the audio and video datas，this method was more scientific in the audio and video datas management and a good effect was obtained．

Microsoft Office Access；OOP；Data base（DB）；Access/Jet；Microsoft SQL Server；Oracle；ODBC

TP39

A

1008-1151(2012)03-0001-02

2012-01-18

邢春英，供職于蘭州交通大學(xué)圖書(shū)館。