科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)建設(shè)與實(shí)施方案

陳翠華 金從凱 陳梁華 劉宇平

廣州醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院，廣東廣州 510000

科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)建設(shè)與實(shí)施方案

陳翠華 金從凱 陳梁華 劉宇平▲

廣州醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院，廣東廣州 510000

隨著科技及國(guó)民生產(chǎn)技術(shù)的不斷提高，國(guó)家下?lián)艿目蒲薪?jīng)費(fèi)也日趨龐大，如何有效管理好這筆”巨資”成為當(dāng)今管理層一個(gè)首要的難題，本文剖析了科研管理經(jīng)費(fèi)中存在的問(wèn)題及產(chǎn)生這些問(wèn)題的主要原因，提出新的解決措施及方法。

經(jīng)費(fèi)管理；系統(tǒng)建設(shè)與實(shí)施；科研項(xiàng)目

科研經(jīng)費(fèi)管理普遍存在手工操作，依賴自覺(jué)性使用，多數(shù)管理部門仍舊使用“經(jīng)費(fèi)簿”，即所有項(xiàng)目開(kāi)支均需在“經(jīng)費(fèi)簿”上登記及辦理簽名手續(xù)，存在科研人員等待時(shí)間長(zhǎng)、支出項(xiàng)目不明確、離預(yù)算開(kāi)支差距較大等現(xiàn)象，由于是紙質(zhì)管理，財(cái)務(wù)在審計(jì)調(diào)查時(shí)也無(wú)法提供實(shí)際報(bào)銷的明細(xì)數(shù)據(jù)，由于不清楚經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度及合理分類項(xiàng)目開(kāi)支，單純依靠人工管理無(wú)法達(dá)到管理目的，如何實(shí)現(xiàn)電子化管理及監(jiān)控不良費(fèi)用的使用成為本文討論的重要議題。

1 研發(fā)目的

不斷規(guī)范和完善科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理體制：

1.1 加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)的成本核算

首次從固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中將資金劃分為五大類：預(yù)算安排、科研教學(xué)、自籌、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)以及其他，對(duì)于不同分類每月均生成財(cái)務(wù)累計(jì)月折舊表、月均折舊表、月末調(diào)節(jié)表，明確了各資金來(lái)源，有效地與成本核算系統(tǒng)對(duì)接，掌控了實(shí)際科研成本的投入，甚至具體到每臺(tái)設(shè)備的具體用途歸屬都清清楚楚。

1.2 加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)的支出明細(xì)控制

科研項(xiàng)目中的會(huì)議費(fèi)、餐費(fèi)及辦公用品等非正常科研業(yè)務(wù)行為開(kāi)支較大，有的甚至占7至8成。為杜絕此類違規(guī)現(xiàn)象，有必要建立三級(jí)審核制度，對(duì)科研業(yè)務(wù)范圍外的費(fèi)用均需經(jīng)科研科負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)科、主管院長(zhǎng)審批，對(duì)于不合理開(kāi)支實(shí)行“一級(jí)否決”制，有效制止了濫用科目套取費(fèi)用的現(xiàn)象。

1.3 加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)過(guò)期或即將過(guò)期的資金監(jiān)控

據(jù)統(tǒng)計(jì)，除零余額項(xiàng)目外，7成項(xiàng)目超過(guò)項(xiàng)目結(jié)束日期后均存在剩余金額，對(duì)于這些結(jié)余金額，課題組往往不重視，隨意使用或不用于正常的科研行為。對(duì)于這些資金可建立“科技發(fā)展基金”，對(duì)項(xiàng)目結(jié)束逾期半年均未使用的均撥入“科技發(fā)展基金”，一年后若未使用完者按照零余額項(xiàng)目管理辦法結(jié)轉(zhuǎn)。

1.4 縮短科研人員報(bào)銷周期，提高工作效率

對(duì)重要階段網(wǎng)上報(bào)銷階段均在提交后發(fā)送短信提示，如無(wú)需科研科負(fù)責(zé)人的申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，金額在1萬(wàn)元以下，保存后系統(tǒng)將發(fā)送溫馨短信“請(qǐng)?jiān)赱全部申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)]下將經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)單打印并簽字，與發(fā)票等一起去財(cái)務(wù)科前臺(tái)辦理”。

2 研發(fā)內(nèi)容

經(jīng)費(fèi)使用與審批：按照不同金額及類型分成三級(jí)作處理，見(jiàn)圖1。

對(duì)預(yù)算支出范圍內(nèi)的勞務(wù)費(fèi)、接待費(fèi)、餐費(fèi)、交通費(fèi)、辦公用品等經(jīng)費(fèi)報(bào)銷，不論支出金額大小，均需三級(jí)審批。

明確項(xiàng)目支出范圍：①科研業(yè)務(wù)費(fèi)：測(cè)試、計(jì)算、分析費(fèi)，動(dòng)力、能源費(fèi)，差旅費(fèi)，調(diào)研和學(xué)術(shù)會(huì)議費(fèi)，資料、論文版面費(fèi)和印刷費(fèi)，文獻(xiàn)檢索、入網(wǎng)等信息通訊費(fèi)，學(xué)術(shù)刊物訂閱費(fèi)。②實(shí)驗(yàn)材料費(fèi)：原材料、試劑、藥品等消耗品購(gòu)置費(fèi)，實(shí)驗(yàn)動(dòng)物、植物的購(gòu)置、種植、養(yǎng)殖費(fèi)，標(biāo)本、樣品的采集加工費(fèi)和包裝運(yùn)輸費(fèi)。③儀器設(shè)備費(fèi)：專用儀器設(shè)備購(gòu)置、運(yùn)輸、安裝費(fèi)和修理費(fèi)，自制專用儀器設(shè)備的材料、配件購(gòu)置費(fèi)和加工費(fèi)。④協(xié)作費(fèi)：外單位協(xié)作承擔(dān)自然科學(xué)基金項(xiàng)目部分研究試驗(yàn)工作的費(fèi)用。⑤國(guó)際合作與交流經(jīng)費(fèi)：是指用于與資助項(xiàng)目研究工作有直接關(guān)系的國(guó)際合作與交流費(fèi)用，包括項(xiàng)目組人員出訪及外國(guó)專家來(lái)訪的部分費(fèi)用，支出比例按相關(guān)上級(jí)部門經(jīng)費(fèi)管理辦法執(zhí)行，一般不超過(guò)資助經(jīng)費(fèi)的15%。⑥勞務(wù)費(fèi)：是指用于直接參加項(xiàng)目研究的研究生、博士后人員的勞務(wù)費(fèi)用。支出比例按相關(guān)上級(jí)部門經(jīng)費(fèi)管理辦法執(zhí)行，一般不超過(guò)資助經(jīng)費(fèi)的15%。⑦管理費(fèi)：是指項(xiàng)目依托單位為組織和支持項(xiàng)目研究而支出的費(fèi)用，包括項(xiàng)目執(zhí)行中公用儀器設(shè)備、房屋用費(fèi)等。管理費(fèi)支出比例按相關(guān)上級(jí)部門經(jīng)費(fèi)管理辦法執(zhí)行，一般不超過(guò)資助經(jīng)費(fèi)的5%，協(xié)作單位不得重復(fù)提取。

3 實(shí)施過(guò)程

科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程見(jiàn)圖2。

具體的操作界面見(jiàn)圖3。

需要補(bǔ)充說(shuō)明的是：①勞務(wù)費(fèi)在網(wǎng)上下載填寫模版并打印“科研勞務(wù)費(fèi)支出申請(qǐng)表”，與經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)表一并同時(shí)簽名，由于無(wú)發(fā)票，填寫經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)表時(shí)不需要填發(fā)票號(hào)。若填寫的經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)表內(nèi)容不符合報(bào)銷規(guī)定，科研人員可以自行選擇刪除舊申請(qǐng)，重新申報(bào)經(jīng)費(fèi)。②勞務(wù)費(fèi)與合同書必須作為附件上傳。③暫付款說(shuō)明（無(wú)發(fā)票暫時(shí)借款）：借款，科研人員網(wǎng)上填寫經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)表，在“是否暫付款”中打勾，剩下流程與普通報(bào)銷流程一樣。還款，科研人員網(wǎng)上填寫經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)表，在“是否暫付款”中打勾，走完科研負(fù)責(zé)人及主管院長(zhǎng)審批流程后，財(cái)務(wù)人員進(jìn)入“暫付款審批”模塊關(guān)聯(lián)之前的借款記錄，核對(duì)單據(jù)無(wú)誤后確認(rèn)審核。審核后舊借款記錄刪除，新增還款記錄。剩余經(jīng)費(fèi)以新增還款記錄為準(zhǔn)。④經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)各階段狀態(tài)：科研科待審|主管院長(zhǎng)待審|財(cái)務(wù)科待審|完成審核：⑤系統(tǒng)剩余金額提醒：系統(tǒng)登陸后自動(dòng)切換到工作助理界面，對(duì)當(dāng)前項(xiàng)目及工作進(jìn)度等予以提醒，見(jiàn)圖4。

⑥系統(tǒng)模塊接口改造圖：見(jiàn)圖5。

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Scientific research outlaysmanagement system′s construction and im p lementation

CHEN Cuihua JIN Congkai CHEN Lianghua LIU Yuping▲
The First Affiliated Hospital of Guangzhou Medical College,Guangdong Province,GuangZhou 510000,China

With the development of science and the national production technology,the country's research budget is also increasing,how to effectivelymanage the“huge”to be the first of amanagement problem,this paper analyzes the scientific research management in funds of existing problems and themain cause of these problems,and puts forward the new solutions.

Fundsmanagement;The system construction and implementation;Scientific research project

G475

C

1673-7210（2012）11（b）-0150-03

廣東省科技計(jì)劃項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：2010B010600038）。

▲通訊作者

2012-06-20 本文編輯：衛(wèi)軻）