機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證對策

唐麗英

1機關(guān)檔案工作中存在的問題

1.1檔案管理體制上“散”。一是部分單位沒有成立機關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，沒有明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案工作經(jīng)費和設(shè)備沒保障；二是部分單位檔案沒有集中統(tǒng)一管理，重收集保管文書檔案，輕會計、聲像、科技、榮譽、電子檔案；三是檔案工作人員兼職的多，有的身兼數(shù)職，不能保持檔案隊伍相對穩(wěn)定。

1.2檔案業(yè)務(wù)“兩基”建設(shè)上“軟”。一是工作制度不夠健全，有的單位沒有室藏檔案應(yīng)急處置方案和計算機檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急處置方案；二是部分機關(guān)檔案室對各門類歸檔文件材料收集不齊全完整，黨委黨組會議記錄、辦公會議記錄、民主生活會記錄和年度統(tǒng)計報表及人員編制名冊未及時歸檔；三是部分機關(guān)檔案室沒有建立全宗卷，有些機關(guān)檔案室雖已建立全宗卷，但全宗卷主要內(nèi)容不齊全；四是部分機關(guān)沒有單獨的檔案庫房、閱覽室和辦公室；五是有的機關(guān)檔案保管沒有實現(xiàn)“三鐵”，達(dá)不到“十防”措施要求。

1.3檔案信息化建設(shè)上“松”。很多單位對檔案信息化建設(shè)的緊迫性、重要性認(rèn)識不足，不能夠把檔案信息化建設(shè)列入電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃，與之同步實施，同步發(fā)展。應(yīng)配備的計算機、刻錄機、掃描儀、檔案管理軟件未能配備，文檔一體化管理難以實行。

1.4檔案提供利用上弱。檔案檢索工具編制不全，編研材料單薄，提供利用效果不明顯。

2機關(guān)檔案工作存在問題的原因

2.1領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不到位。由于機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不到檔案工作的重要性，在工作中不重視檔案工作。檔案管理制度不健全，責(zé)任不明確，工作被動。

2.2對檔案工作人員管理不到位。第一，機關(guān)檔案員不能保持相對穩(wěn)定，調(diào)動過于頻繁。第二，機關(guān)檔案工作人員少，不適應(yīng)檔案工作的需要。如濮陽市法院有訴訟檔案、文書檔案四萬多卷，工作量大，檔案員疲于應(yīng)付。第三，檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。有的檔案員不是學(xué)檔案專業(yè)的，有的是從其他崗位上調(diào)動過來的，對檔案工作知之不多。第四，檔案員待遇低，其積極主動性很難發(fā)揮，機關(guān)檔案工作也很難有起色。

2.3經(jīng)費投入不到位。機關(guān)檔案工作需要適量的資金投入，但很多單位沒有投入開展檔案工作必需的資金，該配備的空調(diào)機、去濕機、滅火器和計算機等沒有配備或配備不全，機關(guān)檔案庫房達(dá)不到“十防”措施的要求，影響了檔案信息化建設(shè)工作開展。

3機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證對策

3.1抓領(lǐng)導(dǎo)，不斷提高思想認(rèn)識。①凡是召開檔案工作會議，就請分管領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人參加，增強其重視支持檔案工作的責(zé)任感；②檔案行政管理部門可以收集編輯檔案利用實例匯編，發(fā)給機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，加深他們對機關(guān)檔案工作的認(rèn)識和理解；③檔案部門的干部在對機關(guān)單位檢查工作、業(yè)務(wù)指導(dǎo)時，利用正反實例宣傳機關(guān)檔案工作的重要性和必要性。

3.2抓隊伍，加強對機關(guān)檔案干部的管理。首先，要保持機關(guān)檔案干部的相對穩(wěn)定。實行機關(guān)檔案干部備案制度，各機關(guān)檔案干部交流調(diào)動前，要向當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門備案，征得同意后，原檔案干部方可調(diào)動。其次，提高機關(guān)檔案室的規(guī)格。如能把機關(guān)檔案室編制為機關(guān)內(nèi)部科室，提高其規(guī)格，既能保持機關(guān)檔案干部的相對穩(wěn)定，發(fā)揮檔案干部的積極主動性，又能提高機關(guān)工作效率。最后，提高機關(guān)檔案干部業(yè)務(wù)素質(zhì)。理論與實踐相結(jié)合，“走出去，請進來”，集中與分散，有計劃有步驟地對各級機關(guān)檔案干部分期分批進行輪訓(xùn)，使其提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，推進機關(guān)檔案工作開展。

3.3抓主管部門，發(fā)揮主管機關(guān)的作用。只有發(fā)揮主管機關(guān)的作用，共同履行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查職責(zé)，才能把機關(guān)檔案工作搞好。如河南省國稅、地稅系統(tǒng)開展的機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證工作很有成效。

3.4抓檔案行政監(jiān)督檢查，促使機關(guān)檔案工作規(guī)范化。加強檔案宣傳工作，提高機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識，加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，提高機關(guān)檔案干部的業(yè)務(wù)素質(zhì)，這是最基本的工作方法。檔案行政管理部門不妨硬起手腕，加大檔案行政監(jiān)督檢查力度，這是《中華人民共和國檔案法》賦予檔案行政管理部門的職責(zé)。對那些領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，檔案業(yè)務(wù)“兩基”建設(shè)軟，檔案信息化建設(shè)速度慢的單位要進行檔案行政監(jiān)督檢查，針對具體情況，該行政處罰的要處罰。通過抓檔案行政監(jiān)督檢查，強力推進機關(guān)檔案工作規(guī)范化。

（作者單位：濮陽市林業(yè)科學(xué)院來稿日期：2012-08-20）