以內(nèi)部控制促進(jìn)班輪公司精細(xì)化管理

文/ 中海集運(yùn)上海公司 孫 濤

0 序言

在國際航運(yùn)市場中，集裝箱運(yùn)輸由于其班期穩(wěn)定、便捷高效、標(biāo)準(zhǔn)化程度高等優(yōu)勢，在當(dāng)今的國際貿(mào)易運(yùn)輸中占據(jù)著重要的地位。近年來，在全球經(jīng)濟(jì)一體化浪潮的推動下，隨著國際貿(mào)易量的水漲船高，集裝箱運(yùn)輸市場愈發(fā)呈現(xiàn)出“群雄逐鹿，百舸爭流”的競爭態(tài)勢，在激烈的市場博弈中，特別是經(jīng)歷了幾次航運(yùn)業(yè)大蕭條“洗禮”的市場波動之后，各家班輪公司愈發(fā)意識到強(qiáng)化內(nèi)部管理對于維系企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要性，在大力抓好經(jīng)營業(yè)績的同時，推進(jìn)精細(xì)化管理也是必須緊盯不放的當(dāng)務(wù)之急。

本文將通過對集裝箱運(yùn)輸市場的特點分析，簡要介紹內(nèi)部控制體系的優(yōu)勢和科學(xué)性，并結(jié)合個人從事內(nèi)控建設(shè)的工作體會，淺析班輪公司借助內(nèi)部控制的管理手段，提升企業(yè)精細(xì)化管理水平的重要意義。

1 集裝箱運(yùn)輸?shù)男袠I(yè)特點

集裝箱運(yùn)輸涉及面廣，環(huán)節(jié)多，是一個復(fù)雜的運(yùn)輸系統(tǒng)工程，集裝箱運(yùn)輸系統(tǒng)包括海運(yùn)、陸運(yùn)、空運(yùn)、港口、貨運(yùn)站以及與集裝箱運(yùn)輸有關(guān)的海關(guān)、商檢、船舶代理公司、貨運(yùn)代理公司、貨主等單位和部門。如果各環(huán)節(jié)配合不當(dāng)，就會影響整個運(yùn)輸系統(tǒng)功能的發(fā)揮，某一環(huán)節(jié)的失誤，可能通過連鎖反應(yīng)影響全局，甚至導(dǎo)致運(yùn)輸生產(chǎn)的停頓和中斷。

以集裝箱外貿(mào)出口業(yè)務(wù)為例，一票貨物的出運(yùn)，歷經(jīng)詢價、還盤、訂艙、報關(guān)、投保、提箱、進(jìn)出場、配載、制單、結(jié)費(fèi)、通知、提貨等多個流程，各流程間環(huán)環(huán)相扣，緊密相連，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏忽或者紕漏，都會引發(fā)業(yè)務(wù)流程的停滯和不順暢，導(dǎo)致貨物運(yùn)輸無法正常完成，甚至給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)營風(fēng)險。因此，加強(qiáng)整個運(yùn)輸系統(tǒng)各環(huán)節(jié)、各部門之間協(xié)作的緊密程度，是整合班輪公司工作流程和強(qiáng)化內(nèi)部精細(xì)化管理的必然要求。同時，在集裝箱運(yùn)輸市場中，班輪公司所面對的客戶群體紛繁復(fù)雜，僅一艘4250TEU規(guī)模的中型集裝箱船舶，其裝載的貨物可能來自于幾百家不同的客戶，客戶群體涉及工廠、貨代、直客、中間商等不同類型，不同客戶的資質(zhì)實力和從業(yè)素質(zhì)參差不齊，加之航運(yùn)市場波動頻繁，班輪公司的運(yùn)費(fèi)回收存在較大的壓力和難度，這也給企業(yè)的資金安全和風(fēng)險管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。另外，集裝箱運(yùn)輸行業(yè)受國際貿(mào)易形勢的影響極大，國際貿(mào)易形勢的好壞直接影響著行業(yè)的運(yùn)價水平，可以說，集裝箱運(yùn)價水平是國際貿(mào)易形勢的“晴雨表”；加之班輪公司之間時常以“價格戰(zhàn)”的手段謀求市場份額，市場運(yùn)價波動頻繁，以歐洲航線為例，淡旺季時運(yùn)價相差近三倍之多的情況時有發(fā)生，“賺錢快，賠錢也快”的現(xiàn)象幾近常態(tài)，市場運(yùn)價的不穩(wěn)定性直接導(dǎo)致了班輪公司運(yùn)費(fèi)收入的波動。

結(jié)合以上所提及的集裝箱運(yùn)輸?shù)男袠I(yè)特點，由此可見，在嚴(yán)峻的客觀行業(yè)形勢下，為能在激烈的市場競爭中謀求長遠(yuǎn)發(fā)展，在抓經(jīng)營的同時，緊抓管理不放松，積極推進(jìn)精細(xì)化管理，有效降低經(jīng)營風(fēng)險，始終應(yīng)該作為班輪公司各項工作的重中之重，而內(nèi)部控制正為班輪公司實施精細(xì)化管理提供了一條科學(xué)有效的途徑。

2 內(nèi)部控制的優(yōu)勢特點

從定義上而言，內(nèi)部控制是指經(jīng)濟(jì)單位和各個組織在經(jīng)濟(jì)活動中建立的一種相互制約的業(yè)務(wù)組織形式和職責(zé)分工制度，其基本目標(biāo)是合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整、提高經(jīng)營效率和效果、促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展等。它是從西方成功的管理實踐中提煉出來的精華，是一套設(shè)計科學(xué)、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、實用性很強(qiáng)的管理制度和管理體系。為確保內(nèi)部控制目標(biāo)得以實現(xiàn)，企業(yè)采取多種內(nèi)部控制措施的方法和手段，主要包括職責(zé)分工控制、授權(quán)批準(zhǔn)控制、財產(chǎn)保全控制、會計系統(tǒng)控制、內(nèi)部報告控制、績效考評控制、信息系統(tǒng)控制等。內(nèi)部控制的本質(zhì)是過程控制，是對企業(yè)內(nèi)部各流程不斷發(fā)展、變化、完善的整個過程的掌控和把握，內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)各項工作流程的始終，促使各個流程環(huán)節(jié)充分發(fā)揮其相互制約、相互調(diào)節(jié)的良性作用，使企業(yè)的組織策略得以有效的執(zhí)行。

3 內(nèi)部控制與集裝箱運(yùn)輸行業(yè)的契合

通過以上對內(nèi)部控制特點的簡要介紹，我們了解到內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)決策、執(zhí)行和監(jiān)督的全過程，基本覆蓋了企業(yè)各項重點業(yè)務(wù)和事項，并通過流程控制將各部門間的工作流有效串聯(lián)，而這一特點恰好能夠?qū)b箱運(yùn)輸過程中繁多的各項流程予以掌控和把握，通過在各部門間合理有效地分配資源，促使各部門及人員協(xié)調(diào)合作，確保工作流程的順利有序。

同時，由于內(nèi)部控制目標(biāo)明確，在內(nèi)控的實施過程中，通過對內(nèi)控目標(biāo)的逐層分解，可以將工作任務(wù)明確地傳達(dá)到具體的相關(guān)人員，使得相關(guān)人員能夠了解自己所承擔(dān)的控制工作，確?！皩訉佑蟹纸?，事事得落實”，形成良性的溝通和傳遞機(jī)制，提升企業(yè)的運(yùn)營效率，從而應(yīng)對集裝箱運(yùn)輸流程復(fù)雜的特點。

另外，前文所提內(nèi)部控制措施中包括的職責(zé)分工控制、授權(quán)批準(zhǔn)控制、信息系統(tǒng)控制等內(nèi)容對班輪公司而言，也有著很強(qiáng)的指導(dǎo)意義，選取其中幾項簡要分析如下：

（1）職責(zé)分工控制：實施內(nèi)部控制后，班輪公司可以按照職責(zé)分工的原則，合理設(shè)置相關(guān)工作崗位，如單證操作、客戶服務(wù)、市場營銷、費(fèi)用核算、提單發(fā)放、運(yùn)費(fèi)收取、糾紛處理、內(nèi)部監(jiān)督等多個職責(zé)分明的部門崗位，明確各自的職責(zé)權(quán)限，形成各部門各司其職、各負(fù)其責(zé)、相互制衡的工作機(jī)制，有效地防止舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。

（2）授權(quán)批準(zhǔn)控制：實施內(nèi)部控制后，班輪公司可以按照內(nèi)控制度中授權(quán)控制的要求，尤其是對于集裝箱運(yùn)輸中核心的運(yùn)價和箱管工作流程，通過內(nèi)控體系制度的約束，明確各部門和各崗位的運(yùn)價審批和集裝箱調(diào)運(yùn)盤存的權(quán)限范圍、審批流程和相應(yīng)的責(zé)任，建立各級管理人員在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)并承擔(dān)責(zé)任的工作規(guī)程，確?！耙灾贫裙苋?，按流程辦事”，避免審批權(quán)力的濫用。

（3）信息系統(tǒng)控制：實施內(nèi)部控制后，班輪公司可以有效地運(yùn)用電子信息的手段，建立完善貨物訂艙信息系統(tǒng)、費(fèi)用核算系統(tǒng)、貨物追蹤系統(tǒng)、箱管盤存系統(tǒng)等，減少和消除人為操縱的因素，確保相關(guān)數(shù)據(jù)信息的輸入輸出、儲存保管的安全性和準(zhǔn)確性，提高業(yè)務(wù)處理效率，保證信息傳遞的及時性，提升客戶服務(wù)滿意度。

總而言之，內(nèi)控制度以及一系列與之配套的控制措施，能較為完善地契合集裝箱運(yùn)輸?shù)男袠I(yè)特點，針對性地解決行業(yè)中存在的一些困難和弊端。通過內(nèi)部控制對企業(yè)的持續(xù)作用，能夠有效地豐富管理手段，拓展管理思路，將內(nèi)部控制的目標(biāo)擴(kuò)展到企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營目標(biāo)，對企業(yè)的長期可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義。

4 對內(nèi)部控制工作的幾點體會

在世界經(jīng)濟(jì)一體化浪潮的推動下，隨著國際貿(mào)易的日趨發(fā)展，中國企業(yè)逐漸登了上世界經(jīng)濟(jì)的大舞臺，對于直接從事國際航運(yùn)事業(yè)的班輪公司，更是需要積極地參與國際市場的激烈競爭。內(nèi)部控制作為國際化的科學(xué)理論，是一套已經(jīng)被印證過的確行之有效的管理體系，其在國內(nèi)企業(yè)的逐步實施，是中國企業(yè)與國際接軌的一項重大舉措，值得進(jìn)一步推廣開來。

結(jié)合近年來從事內(nèi)控工作的經(jīng)歷，本人對內(nèi)部控制有以下幾點體會：

（1）內(nèi)部控制強(qiáng)化了一種管理理念。內(nèi)部控制的實施，強(qiáng)化了企業(yè)的風(fēng)險防范意識，實現(xiàn)了從領(lǐng)導(dǎo)層單一控制向全面、全員、全程風(fēng)險控制的觀念轉(zhuǎn)變，在企業(yè)內(nèi)部營造了一種和諧進(jìn)取，健康向上的內(nèi)控管理文化，對企業(yè)自身“強(qiáng)身健體”，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督具有重要的推動作用。

（2）內(nèi)部控制夯實了一套制度基礎(chǔ)。內(nèi)部控制的實施，有效地串聯(lián)了班輪公司各項紛繁復(fù)雜的工作流程，各部門在內(nèi)控實施的過程中，通過前后道工序的相互督促，審視相互間的工作流程，查找現(xiàn)有制度中的缺陷的不足，確保公司各項規(guī)章制度政令暢通，積極促進(jìn)了制度的不斷改進(jìn)和持續(xù)完善。

（3）內(nèi)部控制構(gòu)筑了一個交流平臺。在環(huán)環(huán)相扣、相互關(guān)聯(lián)的工作流程中，通過內(nèi)控實施過程中的交流，如運(yùn)價核算部門和市場營銷部門之間、單證操作部門和箱管部門開展互查，彼此了解和熟悉了相互的制度流程，提出前后道工序的工作訴求，為營造各部門齊抓共管的局面創(chuàng)造了良好的環(huán)境。

5 實施推進(jìn)內(nèi)部控制的意義

航運(yùn)市場，大浪淘沙，幾番風(fēng)雨，幾經(jīng)沉浮。經(jīng)營工作和管理工作是班輪公司在市場競爭中的兩桿“大槳”，只有兩者的齊頭并進(jìn)和協(xié)調(diào)統(tǒng)籌，才能真正地實現(xiàn)企業(yè)的健康長遠(yuǎn)和可持續(xù)發(fā)展。

通過本文的淺析，內(nèi)部控制的實施能夠有效地促進(jìn)企業(yè)精細(xì)化管理工作的開展，為企業(yè)構(gòu)筑科學(xué)完善的防控機(jī)制和制度體系，使得企業(yè)工作流程有一個“向?qū)А?，檢查對照有一把“標(biāo)尺”，入門學(xué)習(xí)有一本“手冊”，精細(xì)管理有一個“抓手”，從而預(yù)防和規(guī)避企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險，提升企業(yè)管理的科學(xué)化水平。

在當(dāng)今商界，有句話如是說：如果說英語是國際通用的公共語言，會計是國際通用的財會語言，那么內(nèi)部控制則是國際通用的管理語言?？梢灶A(yù)見，在未來的企業(yè)競爭中，內(nèi)部控制還將彰顯更大的管理效用，從而為班輪公司在百舸爭流的市場競爭中發(fā)揮“保駕護(hù)航”的作用。