淺析如何做好醫(yī)院文書檔案管理工作

摘 要：醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院辦公室一項最經(jīng)常、最基礎(chǔ)性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內(nèi)的一系列銜接有序的行為或過程。針對醫(yī)院文書檔案管理的綜合性、專業(yè)性、保密性、階段性等特點，分析文書檔案在管理模式、人員培養(yǎng)等方面問題，從理論上提出了醫(yī)院文書檔案管理應(yīng)該進行規(guī)范化、歸口化管理，并著重抓好文書質(zhì)量和人員培訓(xùn)，不斷推進信息化管理進程，以期能夠推動醫(yī)院文書檔案管理流程的簡便化、管理方式的實用化以及利用率的高效化。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書檔案；管理；體會

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）19-0207-02

醫(yī)院的文書檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，對醫(yī)院自身建設(shè)和發(fā)展具有重要的作用。檔案管理是醫(yī)院管理向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標志，是不斷提高醫(yī)院管理水平的需要，因此，做好醫(yī)院文書檔案管理工作促進醫(yī)院發(fā)展具有十分重要的意義。

一、加強檔案管理工作，增強檔案管理意識，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

1.按醫(yī)院管理的目標和任務(wù)，建立有效的管理體制。醫(yī)院應(yīng)把檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。由院長直接分管，辦公室主任主管，配備業(yè)務(wù)技術(shù)強、政治思想好、綜合素質(zhì)好、工作細心、耐心、有責任心的黨員同志負責檔案管理，實行層層領(lǐng)導(dǎo)、層層負責的管理體制。建立專用庫房，配置必要的安全保管設(shè)施。

2.爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提。愛崗敬業(yè)，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文書檔案工作，在很大程度上取決于對文書檔案人員工作的滿意度。檔案工作人員首先要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發(fā)揮主觀能動性，干出業(yè)績，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。其次是加強宣傳，增強領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案不夠重視，大多數(shù)是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作可有可無，加之受到人員、設(shè)施、經(jīng)費等方面限制，檔案工作得不到重視。這就需要文書檔案人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報文書和檔案工作情況，使之受觸動、受啟發(fā)。此外還要努力做好檔案服務(wù)工作，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，完成和整理機關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認識到檔案工作的重要性。

3.努力提高文書檔案管理人員的素質(zhì)。文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要。一是醫(yī)院要將檔案管理人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進修學(xué)習等提高業(yè)務(wù)和知識水平，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，全面提高檔案管理人員素質(zhì)和推動檔案管理水平的提高。二是注重檔案人員的道德和法律素質(zhì)，要求檔案管理人員要樹立依法治檔意識，從嚴要求自己，具備高度的責任感和使命感。在工作中要一絲不茍，以醫(yī)院的利益為重，管住自己，不該說絕對不說，不該問絕對不問，不該看絕對不看，不該記錄絕對不記錄，杜絕檔案在自己手上泄密和遺失，以免造成無法彌補的損失。

二、規(guī)范和健全檔案管理制度

建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。為全面反映醫(yī)院經(jīng)營和管理工作內(nèi)容、妥善完整地保存各類重要文件、資料，加強檔案管理工作的規(guī)范化、標準化、程序化，規(guī)范文書檔案管理工作?？芍丶訌娨韵聨讉€方面工作：

1.文書檔案立卷：檔案管理員按照文書檔案立卷管理的時限做好本年度歸檔管理，歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全完整。歸檔文件的整理應(yīng)遵循文件材料形成的基本規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

2.檔案借閱：檔案室保存的檔案主要供本院職工利用，外單位查閱需持介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。查閱一般應(yīng)在檔案室進行，如因工作需要外借者須辦理好借閱手續(xù)，借期一般不超一周。查閱檔案者必須遵守保密規(guī)定，應(yīng)負責維護被查檔案的完整與安全，嚴禁在檔案上批注、涂改等，如有損壞或遺失根據(jù)情節(jié)輕重予以處罰。

3.檔案的銷毀：對確無保存價值、超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限、編制銷毀計劃及清單，由院辦負責人審核無誤后報院長審批，審批同意銷毀計劃后，必須指派兩名監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程，并進行簽字確認，銷毀檔案清冊妥善保管，并將所銷毀檔案在有關(guān)目錄中注銷。

三、應(yīng)用信息電子化文書管理是搞好檔案服務(wù)的有效途徑

檔案管理的最終目標就是提供利用。醫(yī)院文書檔案重點是為領(lǐng)導(dǎo)決策和職能科室提供參考服務(wù)。以往紙質(zhì)檔案的整理工作煩瑣，勞動強度大。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自已的理解對文件進行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解、對同一文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。為提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求。建立完備的檔案檢索體系是滿足利用者服務(wù)需求的最有效途徑。計策機目錄檢索系統(tǒng)主要通過建立目錄數(shù)據(jù)庫來實現(xiàn)，即將檔案目錄、卷內(nèi)文件目錄輸入數(shù)字庫，實現(xiàn)檔案目錄的自動化管理。而計算機全文檢索系統(tǒng)則是將檢索和利用合二為一，通過建立全文數(shù)據(jù)庫，將所收集的檔案全文進行數(shù)字化處理，并把檔案全文信息輸入數(shù)據(jù)庫，利用者只需檢索即能更加方便快捷地直接查找到所需的所有相關(guān)檔案信息。

由此可見，利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

[責任編輯 王曉燕]