淺析高等院校的檔案管理工作

王學(xué)娟，姚大明，弓春菊

(承德醫(yī)學(xué)院，河北承德 067000)

淺析高等院校的檔案管理工作

王學(xué)娟，姚大明，弓春菊

(承德醫(yī)學(xué)院，河北承德 067000)

高等院校;檔案管理;工作水平

高校的檔案管理工作是記載高校歷史發(fā)展進(jìn)程，收集傳遞信息的基礎(chǔ)工作，是高校各機(jī)構(gòu)有序運(yùn)營(yíng)不可或缺的一項(xiàng)重要工作，與高校各項(xiàng)工作的進(jìn)展密切相關(guān)。高等院校在管理發(fā)展的過程中，為了使本校擁有的人力、物力和財(cái)力資源發(fā)揮到最大效益，就需要通過組織、計(jì)劃、實(shí)施等職能活動(dòng)，來(lái)實(shí)現(xiàn)高校的奮斗目標(biāo)，完成其所擔(dān)負(fù)的任務(wù)。而作為教育教學(xué)、學(xué)科建設(shè)和日常管理等工作的基礎(chǔ)和依據(jù)之一的檔案工作，是為高校培養(yǎng)人才、發(fā)展科學(xué)研究工作服務(wù)的。各級(jí)管理部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，意識(shí)到這項(xiàng)工作對(duì)高校整體發(fā)展協(xié)調(diào)、有序運(yùn)轉(zhuǎn)的重要性[1]。那么，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)繁榮發(fā)展、文教事業(yè)日新月異的大背景下，如何管理好、利用好檔案，則是當(dāng)今高校建設(shè)值得深思的問題。

1 當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

1.1 從事檔案管理工作的人員專業(yè)水平不高 當(dāng)前，檔案管理工作人員隊(duì)伍在思想觀念、理論水平、專業(yè)素質(zhì)、文化程度等方面良莠不齊，有的人知識(shí)面窄、文化程度不高，思想觀念和管理水平與工作的需要和發(fā)展有一定的差距，專業(yè)知識(shí)也跟不上時(shí)代發(fā)展的腳步，這對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展具有一定的阻礙作用。擁有既懂檔案工作業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)、又熟練掌握現(xiàn)代信息化技能的人才是檔案管理工作水平穩(wěn)步提高的重要保證。目前，能夠熟悉檔案工作內(nèi)容，具備相關(guān)專業(yè)素養(yǎng)及知識(shí)，對(duì)檔案的管理與利用能進(jìn)行深層次研究與開發(fā)的人才極度匱乏。

1.2 檔案管理工作不夠規(guī)范 具體體現(xiàn)是:部門收集來(lái)的檔案材料紙張大小不一，發(fā)文格式不統(tǒng)一，上交的檔案內(nèi)容不全面，排列順序有欠妥當(dāng);有的案卷標(biāo)題不規(guī)范，不能直接反映案卷的主題內(nèi)容;有的案卷內(nèi)雖然有卷內(nèi)目錄，但目錄內(nèi)容不詳盡，導(dǎo)致有的文件內(nèi)容無(wú)法檢索，從而延長(zhǎng)了查卷的時(shí)間;有的檔案組卷混亂，由于人員的流動(dòng)性，不同部門的兼職檔案員處理檔案材料時(shí)，有的按時(shí)間順序組卷、有的按職能部門管理權(quán)限組卷，這就給檔案管理與利用造成了不便。

1.3 檔案檢索方式比較落后 在檔案利用方面，查閱檔案就需要對(duì)檔案進(jìn)行檢索翻閱，檢索方式有手動(dòng)人工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種方式。目前，作為傳統(tǒng)檢索方法的人工檢索占有很大比例。盡管為了方便查閱利用，檔案部門編制了諸如案卷目錄、全宗卷等方便檢索的工具，但隨著電子信息化發(fā)展的日趨成熟，計(jì)算機(jī)檢索由于具有檢索精度高、速度快的優(yōu)點(diǎn)，正在逐漸被作為主要檢索方式進(jìn)行利用。

2 發(fā)展和創(chuàng)新檔案事業(yè)的建議

2.1 從思想上重視檔案工作 由于高校的主要職能是教學(xué)和科研工作，檔案管理工作或多或少的被忽視著，需要用檔案的時(shí)候才覺得檔案管理工作的重要性，平時(shí)沒有得到應(yīng)有的重視，這對(duì)檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新是不利的。因此，要想真正發(fā)展檔案事業(yè)就需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)從思想上首先引起重視，意識(shí)到檔案管理工作的重要性和必要性。只有檔案管理工作有序高效的運(yùn)行，各單位才能穩(wěn)步發(fā)展他們教學(xué)科研和教書育人的職能[2]。

2.2 提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平，充分調(diào)動(dòng)他們工作的積極性 當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)處于快速發(fā)展的階段，高校的規(guī)模不斷擴(kuò)大，這些都對(duì)檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員素質(zhì)水平的高低，是檔案事業(yè)能否快速發(fā)展的重要制約因素。提高檔案管理工作人員的素質(zhì)水平需要注意以下幾個(gè)方面:首先，在新人員的引進(jìn)方面，應(yīng)注意引進(jìn)掌握專業(yè)知識(shí)技術(shù)、專業(yè)技能的高層次、高素質(zhì)人才;其次，應(yīng)注意加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，鼓勵(lì)支持檔案管理工作人員學(xué)習(xí)新理論和新技能，加強(qiáng)與其它單位的交流溝通，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

2.3 建立健全檔案收集管理制度 檔案相關(guān)的法律法規(guī)賦予了檔案管理部門監(jiān)督的權(quán)利，我們要合理、適度地利用這種職權(quán)。為了使檔案管理工作更加規(guī)范，高校檔案管理部門應(yīng)建立科學(xué)合理的規(guī)章制度，對(duì)檔案卷宗建立可執(zhí)行的、與時(shí)俱進(jìn)的建檔、歸檔、查檔標(biāo)準(zhǔn)。2008年國(guó)家教育部頒布了27號(hào)令，制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，各高校應(yīng)借鑒此辦法制定出適合本單位檔案收集管理工作的相關(guān)制度準(zhǔn)則，如歸檔范圍及保管期限、檔案管理辦法等，以確保高校檔案管理工作的正常運(yùn)行，使檔案管理工作規(guī)范化上升到新的水平。

2.4 引進(jìn)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，改進(jìn)和完善檔案的功能 隨著高校規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，檔案數(shù)量及類型也逐漸增多，這就對(duì)檔案有序管理的規(guī)范化提出了更新、更高的要求。隨著電子技術(shù)信息化發(fā)展的日趨成熟，檔案事業(yè)也需要引進(jìn)現(xiàn)代信息化技術(shù)。目前，市面上流行的各種檔案管理應(yīng)用軟件，大都使用方便、操作簡(jiǎn)單，功能較為齊備，這些要求檔案管理從業(yè)人員應(yīng)具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，能熟練操作相應(yīng)的管理軟件。只有這樣，檔案管理工作才能與世界接軌，并逐漸完善檔案的功能，更好地為高校管理、教學(xué)、招生、就業(yè)等各項(xiàng)工作做好服務(wù)。

總之，高校檔案管理工作是為高校教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作服務(wù)的基礎(chǔ)工作。在計(jì)算機(jī)、通信和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)蓬勃發(fā)展的信息化時(shí)代，作為重要信息資源的檔案信息需要盡快向準(zhǔn)確、系統(tǒng)的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化檔案轉(zhuǎn)變，從而使檔案更好地為高校的建設(shè)發(fā)展服務(wù)。

[1]楊平.創(chuàng)新檔案管理工作思路的分析[J].中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2012，(11):223.

[2]許慶亮.新時(shí)期高校檔案規(guī)范化管理工作實(shí)用手冊(cè)[M].第1版.北京:中國(guó)檔案出版社，2007.13-25.

G271

C

1004-6879(2013)05-0448-02

2013-02-15)