高校檔案管理與本科教學(xué)評(píng)估

□文/朱煥芝 陸尚偉

（1.河北聯(lián)合大學(xué)；2.唐山廣播電視大學(xué) 河北·唐山）

本科教育是我國(guó)高等教育的主體和基礎(chǔ)。本科教學(xué)評(píng)估，是我國(guó)正在實(shí)施中的高等教育質(zhì)量工程的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是教育行政部門對(duì)高等教育進(jìn)行宏觀管理、促進(jìn)高校改革與建設(shè)、保證高校辦學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵舉措。從過(guò)去幾年高校評(píng)估的過(guò)程來(lái)看，評(píng)估專家除了實(shí)地了解學(xué)校的實(shí)際情況之外，一項(xiàng)重要的工作就是系統(tǒng)地檢查學(xué)校教學(xué)條件、教學(xué)狀態(tài)和教學(xué)效果三個(gè)層次共7個(gè)一級(jí)指標(biāo)和一個(gè)特色項(xiàng)目，19個(gè)二級(jí)指標(biāo)，44個(gè)主要觀測(cè)點(diǎn)，其中的大部分指標(biāo)都要查閱相關(guān)的檔案材料來(lái)佐證。通過(guò)審閱原始檔案，了解高校的辦學(xué)質(zhì)量，從而做出客觀評(píng)價(jià)。由此可見，教學(xué)評(píng)估與高校檔案管理工作之間存在著不可分割的內(nèi)在聯(lián)系。

一、高校檔案在教學(xué)評(píng)估中的作用

高校檔案是高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是高校建設(shè)與發(fā)展的歷史見證，是最可靠的第一手材料，是一所高校的寶貴財(cái)富。它是衡量高校教育教學(xué)質(zhì)量，科研學(xué)術(shù)水平和管理水平的重要尺度，在高校本科教學(xué)評(píng)估工作中起著舉足輕重的作用。

二、高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，檔案工作人員水平參差不齊。多數(shù)高校領(lǐng)導(dǎo)和教師檔案意識(shí)淡薄，只重視教學(xué)工作和其他管理工作，輕視檔案工作，致使高校檔案工作地位不高，責(zé)任不清，嚴(yán)重影響了高校檔案工作的順利開展。目前，許多高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，缺少既有檔案專業(yè)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才，其中有的是改行搞檔案工作的，有的是其他工作人員兼職的。由于沒(méi)有受過(guò)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，能力較低，在工作中經(jīng)常出現(xiàn)這樣或那樣的漏洞，嚴(yán)重影響了高校檔案的質(zhì)量。

2、檔案管理制度不健全，體制不完善。由于普通高校檔案管理工作起步較晚，制度不健全，體制不完善，對(duì)檔案材料在本科教學(xué)評(píng)估工作的依據(jù)憑證作用沒(méi)有足夠認(rèn)識(shí)和重視，以致相當(dāng)一部分檔案散存于個(gè)人手中或者沒(méi)有及時(shí)收集、整理歸檔，進(jìn)而導(dǎo)致各職能部門和教學(xué)系部檔案不齊全、不完整。

3、檔案材料沒(méi)有按規(guī)范收集整理。學(xué)校各職能部門和教學(xué)系部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，沒(méi)有明確的歸檔范圍和要求，該收集的沒(méi)收集，不該收集的倒收集上來(lái)了；只注重紅頭文件的收集與整理，而不重視本部門教學(xué)管理材料的歸檔；個(gè)別重要文件不正規(guī)行文，一些文件材料形成過(guò)程中還存在著簽字以姓代名，時(shí)間只寫月日，不寫年度，有的紅頭文件不蓋章；部分檔案材料原始記錄書寫用圓珠筆、鉛筆或復(fù)印紙代替，紙張大小不一，長(zhǎng)短不齊，普遍缺少規(guī)范的要求和長(zhǎng)久保存檔案的考慮，這不僅直接影響檔案的質(zhì)量，而且也影響其歷史憑證作用。

三、加強(qiáng)高校檔案管理的具體措施

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識(shí)是關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)從高校檔案在教學(xué)評(píng)估中的依據(jù)憑證作用角度來(lái)做全院師生的思想工作，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見及錯(cuò)誤理解，提高人們對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，讓學(xué)院更多的領(lǐng)導(dǎo)和系部處室業(yè)務(wù)人員了解檔案，重視檔案，支持檔案工作，充分調(diào)動(dòng)全院師生員工積累檔案、保護(hù)檔案的積極性和自覺性，增強(qiáng)師生員工的檔案意識(shí)；其次，必須明確學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)是檔案管理一級(jí)責(zé)任人，各職能部門和系部負(fù)責(zé)人是二級(jí)責(zé)任人；職能部門辦公室主任和系部教學(xué)秘書是一級(jí)執(zhí)行人，各科室及教研室主任是二級(jí)執(zhí)行人，把高校檔案的管理和建設(shè)納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)責(zé)任管理之中。

2、實(shí)行“三納入”、“四同步”，建立健全檔案管理制度。為保證高校檔案的完整齊全，必須制定相應(yīng)的規(guī)章制度。根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》要求，各級(jí)各類高校應(yīng)實(shí)行“三納入”、“四同步”，即把檔案工作納入學(xué)校整體規(guī)劃，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程；納入教學(xué)、科研工作計(jì)劃和規(guī)章制度；把文件材料的形成積累、整理歸檔納入各項(xiàng)工作程序，列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍；要求布置（如教學(xué)任務(wù)）、檢查（如教學(xué)工作）、總結(jié)（如教學(xué)質(zhì)量、優(yōu)秀教學(xué)成果、畢業(yè)論文）、驗(yàn)收（如科研成果、教材）各項(xiàng)工作與布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作同步。

3、明確高校檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和歸檔范圍，實(shí)行規(guī)范管理。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類與學(xué)校檔案工作規(guī)范》的要求，以高校全部檔案實(shí)體為分類對(duì)象，參照學(xué)校工作職能，對(duì)照評(píng)估檢查的各項(xiàng)指標(biāo)，筆者認(rèn)為高校檔案一般劃分為黨群、行政、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版、外事、財(cái)會(huì)、聲像共十一大類。由于目前高校規(guī)模大小不一，教學(xué)工作中產(chǎn)生的文件材料數(shù)量各異，因此分類要從實(shí)際出發(fā)，不一定嚴(yán)格按照上述十一大類細(xì)分；規(guī)模較小，檔案數(shù)量較少的高校，也可以只分為黨群、行政綜合、業(yè)務(wù)管理三大類，只要基本滿足部門檔案的系統(tǒng)有序就行。各高校教學(xué)院（系）的檔案是高校檔案的主體，是衡量基層教學(xué)單位教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志之一，是本科教學(xué)評(píng)估的重要依據(jù)。

4、加速檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。目前，高校檔案管理，仍以手工管理為主，與學(xué)校其他領(lǐng)域比較，管理手段落后，無(wú)法適應(yīng)高校快速發(fā)展中急劇增長(zhǎng)的檔案信息的存儲(chǔ)需要，無(wú)法滿足學(xué)校各方面工作，特別是高校本科教學(xué)評(píng)估工作方便快捷地檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息的要求，在高校檔案工作中快速推進(jìn)現(xiàn)代化管理已勢(shì)在必行。學(xué)校應(yīng)在教學(xué)事業(yè)經(jīng)費(fèi)中撥出專款用于檔案管理的信息化建設(shè)，積極應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段，盡快實(shí)現(xiàn)高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。同時(shí)，要根據(jù)上級(jí)主管部門的不同要求，創(chuàng)造性地開展檔案管理工作。

［1］馬玉杰.本科教學(xué)評(píng)估與高校檔案管理工作研究［J］.檔案學(xué)研究，2006.12.

［2］徐娟.高校教學(xué)評(píng)估與檔案工作［J］.云南檔案，2008.12.