郭懷珍

摘要：檔案是人類社會活動的原始記錄，人事檔案是具有憑證性和權(quán)威性的固化記錄物。人事檔案既具有其他檔案的共性，也有區(qū)別于其他檔案的個性，做好人事檔案管理優(yōu)化，在人事管理工作中占有很重要的地位。

關(guān)鍵詞：人事檔案歸檔材料收集歸檔鑒別

近年來，我國人事檔案數(shù)量在不斷增加，各式各樣的檔案材料也隨之出現(xiàn)。在整理工作中，筆者發(fā)現(xiàn)人事檔案歸檔材料不規(guī)范成為目前影響檔案質(zhì)量的主要因素。

一、人事檔案歸檔材料中存在的問題

1.歸檔材料內(nèi)容更新不及時

目前，人事檔案材料中記載的基本是參加工作前期的年齡、政治面貌、學(xué)歷、參加工作時間、社會關(guān)系等內(nèi)容，能夠反映近期情況的只有獎勵、調(diào)資、入黨、入團、職稱之類的材料，對于個人專業(yè)知識水平、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績的考察、考核及個人技術(shù)專長的發(fā)展趨勢等信息方面的材料較少，導(dǎo)致人事檔案不能夠客觀地、真實地、全面地反映一個人的實際情況，這勢必影響了人事管理工作。例如：某人現(xiàn)已經(jīng)是博士生導(dǎo)師，但從他的人事檔案里，并不能反映出他已具有博導(dǎo)的能力，在他個人檔案里只有記錄其年齡、學(xué)歷、職稱、工齡、工資等材料，沒有關(guān)于他個人的學(xué)術(shù)水平、科研能力以及能夠反映出他具有博士生導(dǎo)師資格的材料等。

2.歸檔材料內(nèi)容不完整、不真實

檔案材料形成部門對人事檔案歸檔材料要求不清楚，上交歸檔材料不全面，對隨時產(chǎn)生的檔案材料不能做到及時歸檔，導(dǎo)致檔案材料內(nèi)容不能全面、完整地反映個人的真實信息情況。例如，一名正式黨員，檔案里缺少入黨申請書及入黨材料；一名處級干部，缺少干部任免審批表，或缺少任免考察材料等等。

歸檔材料中的一些表格內(nèi)容填寫不完整，不真實，甚至出現(xiàn)前矛后盾。如，有些材料沒有材料形成時間，沒有職能部門蓋章，特別是一些非正規(guī)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)成績表、培訓(xùn)結(jié)業(yè)登記表等材料，最容易出現(xiàn)一些漏蓋章的情況，甚至有人在不同表格中填寫的年齡、工作時間不相同，這給人事管理工作造成極大影響。

3.歸檔材料規(guī)格不統(tǒng)一

歸檔材料表格、紙張規(guī)格以及紙質(zhì)不統(tǒng)一。同樣的職稱評審材料，在不同行業(yè)、不同系統(tǒng)、不同單位所采用的表格沒有統(tǒng)一印制標(biāo)準(zhǔn)，表格大小不一。例如：科研成果材料、工作業(yè)績考核材料、職稱評聘材料、畢業(yè)研究生登記表等歸檔材料沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，紙張規(guī)格有16開、A4的；成績表有8開、16開、A4的；甚至有人用手撕的沒有規(guī)格的紙張來書寫檔案材料；歸檔材料紙張材質(zhì)也是五花八門，有薄的、厚的，有信紙的、打印紙的，給歸檔工作帶來不必要的麻煩，甚至?xí)斐蓹n案內(nèi)容的丟失。

4.歸檔材料內(nèi)容書寫不規(guī)范

歸檔材料內(nèi)容書寫不規(guī)范、字跡潦草模糊不清，或用質(zhì)量低劣的純藍墨水或圓珠筆書寫，甚至還有用鉛筆書寫的，這些不合格材料的歸檔勢必影響人事檔案的保護和利用。

5.歸檔制度不落實，缺乏有效的制約機制

人事檔案材料歸檔制度不健全，檔案形成部門對歸檔制度不落實，使得檔案管理部門對歸檔材料的收集、鑒別、整理工作缺乏有效的制約手段。坐等待收的狀況依然存在于人事檔案材料的收集、歸檔工作中，造成兼職檔案員不遵守歸檔制度，使得大量有價值的人事檔案材料不能及時、完整的歸檔，甚至丟失，嚴(yán)重影響了人事檔案的利用工作。

二、做好人事檔案材料歸檔工作的要求

目前，人事檔案材料的收集主要是依靠人事部門的行政手段，檔案管理人員坐等材料上門待收。隨著部門職能轉(zhuǎn)變，檔案材料的收集、鑒別工作的難度越來越大。為了逐步規(guī)范人事檔案管理制度，筆者認(rèn)為要保持人事檔案材料的高質(zhì)量，就必須改進收集歸檔制度、方法，在工作中要更新觀念，改變以往坐等待收的工作作風(fēng)，變被動為主動。

1.完善人事檔案歸檔制度

人事檔案管理部門，應(yīng)根據(jù)學(xué)校實際情況，建立健全人事檔案材料歸檔制度。明確歸檔材料內(nèi)容、范圍、要求及歸檔程序，及時捕捉人事檔案歸檔材料的信息資源，制定兼職檔案員工作制度，并列入考核范圍，對不遵守規(guī)定的應(yīng)采取一些有效的制約措施，以保證歸檔材料質(zhì)量。

2.挖掘人事檔案信息資源，豐富人事檔案內(nèi)容

人事檔案歸檔材料是反映人事檔案真實性、完整性的重要依據(jù)，不規(guī)范、不真實、不完整的檔案材料，直接影響人事檔案質(zhì)量及人事檔案的作用，給學(xué)校人事工作造成很大影響。人事檔案管理部門應(yīng)采取多種方法挖掘人事檔案信息資源，豐富人事檔案內(nèi)容，把能夠反映教職工學(xué)識水平、科研成果、業(yè)務(wù)能力、工作實績、個人業(yè)績的考察、考核及專業(yè)培訓(xùn)等材料，以及個人所有有價值的檔案材料，收集到人事檔案中，使其在人事工作中達到“觀其卷、知其人、用其才”的目的。

3.加強人事檔案管理員的服務(wù)意識

人事檔案管理工作是一項以服務(wù)為主的工作，檔案管理人員應(yīng)有較強的責(zé)任心和使命感，以服務(wù)為宗旨，從思想上真正認(rèn)識到自己所從事工作的意義和責(zé)任。在實際工作中堅持理論學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變觀念，加強服務(wù)意識，改變工作思路，由被動變主動。管理人員應(yīng)深入人事檔案材料形成部門，本著實事求是的態(tài)度，認(rèn)真做好人事檔案材料的收集、歸檔和鑒別工作，以保證人事檔案的質(zhì)量。

4.明確人事檔案材料歸檔的具體要求

人事檔案歸檔材料必須是完整、規(guī)范的正式材料。首先，歸檔材料內(nèi)容要真實、文字要清楚、對象要明確、形成部門要有審核意見，并蓋章，填寫落款時間。其次，各部門對歸檔材料要嚴(yán)格審核，對各種表格要求填寫完整、規(guī)范，時間要填寫準(zhǔn)確，單位蓋章要清晰。各歸檔部門要按檔案館的規(guī)定，及時、準(zhǔn)確、完整地移交各類人事檔案材料。人事部門要按照國家人事部和中共中央組織部的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格把關(guān)，杜絕一切不合格的檔案材料歸檔。審核合格后，為了檔案材料的完整、規(guī)范，人事部門還必須制定相關(guān)的人事檔案材料歸檔制度。制度中對相關(guān)部門應(yīng)有一定的約束，可把人事檔案材料歸檔工作記入年終考核范圍，以引起各部門的重視。

人事檔案歸檔材料必須手續(xù)完備。中央組織部《干部檔案整理工作細則》要求，歸檔材料必須手續(xù)完備。須經(jīng)本人簽字的材料，必須由本人簽字，否則，須由組織注明。任免審批材料須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機關(guān)、時間和文號。改變學(xué)歷（學(xué)位）的材料，要有學(xué)籍材料，或?qū)W歷證明；國家教育部門不承認(rèn)學(xué)校所發(fā)的學(xué)歷、未經(jīng)審核的學(xué)歷（學(xué)位）證書（復(fù)印件），不能歸檔。人事部門在審核材料過程中，如出現(xiàn)這類不合格、不完備或偽材料，要及時糾正，或拒收。必要時，可制定一些細則規(guī)范檔案材料入檔，使其手續(xù)更加完備。

人事檔案材料載體必須要統(tǒng)一，材料書寫要符合規(guī)定。對于部分歸檔材料，如：職稱評審表、考核表以及各類登記表（如畢業(yè)研究生登記表）的材質(zhì)、大小、格式、內(nèi)容要符合規(guī)定，從2012年起統(tǒng)一使用A4規(guī)格的辦公用紙。另外，歸檔材料字跡要工整、正確、清楚，不得在歸檔材料上勾畫或涂改，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和復(fù)寫紙書寫，以免在利用檔案時發(fā)生疑問。對于該項內(nèi)容，人事部門必須按照人事檔案材料歸檔的制度執(zhí)行，要訂制符合規(guī)定的材料載體，規(guī)定明確的書寫規(guī)范，要求各材料形成部門認(rèn)真執(zhí)行。否則，不予確認(rèn)、歸檔。必要時制定獎懲措施，與部門工作考核掛鉤，以杜絕不合格的檔案材料入檔。

歸檔材料內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確。凡是需要歸入人事檔案的材料，人事部門要逐一核對“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡及學(xué)歷），如發(fā)現(xiàn)前后矛盾等不一致的情況，要認(rèn)真審核、認(rèn)定，經(jīng)本人簽字后交檔案館歸檔。在日常工作中形成的個人德、能、勤、績等考核材料應(yīng)嚴(yán)格審查、核對、仔細鑒別，不得接收不符合要求、內(nèi)容不實、模糊不清、不屬歸檔范圍的材料，嚴(yán)格把握入口關(guān)，從根本上杜絕人事檔案材料內(nèi)容不真實、不準(zhǔn)確現(xiàn)象的發(fā)生。各相關(guān)部門必須保證人事檔案材料內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性，保證為人事管理工作提供真實而準(zhǔn)確的職工個人信息資源。為此，各相關(guān)部門要嚴(yán)格按照內(nèi)容真實、準(zhǔn)確的制度執(zhí)行，經(jīng)人事部門、組織部門聯(lián)合審核，嚴(yán)禁不真實、不準(zhǔn)確的材料入檔。

總之，完善和規(guī)范人事檔案材料是提高人事檔案質(zhì)量的保證，只有歸檔材料完整、齊全、符合規(guī)定，才能如實反映職工的全貌，才能更好地發(fā)揮人事檔案的憑證和參考作用，才能使人事檔案在人事管理工作中的重要作用得到充分發(fā)揮。

基金項目：本論文得到西安科技大學(xué)哲學(xué)社會科學(xué)繁榮發(fā)展計劃項目的資助，項目編號：2012SY01，項目名稱：基于校-院二級管理體制的高校檔案管理優(yōu)化研究。

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作者單位：西安科技大學(xué)檔案館