會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的方法

王瀾

摘要：優(yōu)化單位會(huì)計(jì)檔案是實(shí)施檔案庫藏資源配置合理，提升高效利用和提供更好服務(wù)的新時(shí)代需求。本文以高校會(huì)計(jì)檔案為樣本，結(jié)合筆者的多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，闡述了高校會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的主要流程，旨在于對(duì)行業(yè)內(nèi)規(guī)范和提高會(huì)計(jì)檔案建設(shè)及管理水平，最大價(jià)值發(fā)揮出會(huì)計(jì)檔案價(jià)值提出建設(shè)性的參考意見。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；企業(yè)；鑒定銷毀；流程；建議措施

目前，一些高校領(lǐng)導(dǎo)怕會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作難度大，人員組織等不力，不敢拍板組織實(shí)施這項(xiàng)工作，造成高校內(nèi)大量到期的會(huì)計(jì)檔案變成了無限期保管，不但占用檔案室有限空間，增加檔案人員管理工作量，還給日常檔案服務(wù)增加難度與影響服務(wù)質(zhì)量，降低檔案庫藏含金量。因此，本文筆者接合自己的多年工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作實(shí)施方法提出了具體建議措施，請(qǐng)業(yè)內(nèi)同事交流

指正。

一、明確做好高校會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀的重要意義與目的

會(huì)計(jì)檔案是高校檔案管理體系中的重要組成部分，它真實(shí)的保留了高校在一定時(shí)間內(nèi)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)往來真實(shí)紀(jì)錄，對(duì)高校有著重要的參考、查詢與信息利用等價(jià)值服務(wù)。然而，隨著歷史時(shí)間的推移，不少高校已到期，甚至早已超期的會(huì)計(jì)檔案由于沒及時(shí)實(shí)施鑒定銷毀工作，以至大量“名亡實(shí)存”的過期檔案逐年增加，不但加大庫房占有率，同時(shí)也加大檔案管理工作量，導(dǎo)致高校在人、物及財(cái)力上消耗成本增加，且還得不到檔案服務(wù)質(zhì)量與效率的提高。因此對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的及時(shí)開展，已是目前高校面對(duì)的一項(xiàng)重要課題，有必要進(jìn)行專題研究，特別是工作實(shí)施方法，以便取得實(shí)效。

二、組織實(shí)施高校會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀的主要流程

積極開展好高校會(huì)計(jì)鑒定銷毀工作的整個(gè)活動(dòng)過程，這是提升對(duì)館藏優(yōu)化，提高服務(wù)效益的關(guān)鍵。

（一）認(rèn)真做好鑒定銷毀工作的精心安排

在組織實(shí)施高校會(huì)計(jì)鑒定銷毀工作前，要精心做好幾點(diǎn)準(zhǔn)備工作，一是轉(zhuǎn)變高校檔案理念，高校高層管理班子要引起高度重視，主動(dòng)糾正過去只重視社會(huì)效益而忽視經(jīng)濟(jì)效益的管理思想，將此項(xiàng)工作納入到高校中心工作的目標(biāo)考核中去，積極協(xié)調(diào)工作進(jìn)度安排；二是改變以往會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組成員結(jié)構(gòu)，重新建立起由分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥為組長，辦公室、財(cái)務(wù)部門、檔案部門和紀(jì)委、工會(huì)、教職工代表為成員的會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，這樣有利的確保鑒定銷毀的工作質(zhì)量；三是加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀組織領(lǐng)導(dǎo)工作機(jī)制，形成政令暢通，信息反饋及時(shí)，制定倒排工時(shí)，順排工序，穩(wěn)妥解決當(dāng)前高校會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀中普通存在的難點(diǎn)與重點(diǎn)。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行鑒定銷毀工作的落實(shí)環(huán)節(jié)

高校會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作執(zhí)行是否不折不扣，落實(shí)是否過精把脈，是整個(gè)工作的關(guān)鍵與核心。因此，必須要嚴(yán)格執(zhí)行，認(rèn)真監(jiān)督檢查落實(shí)情況，主要從四個(gè)方面加以強(qiáng)化。一是堅(jiān)持貫徹落實(shí)執(zhí)行好《檔案法》和《檔案管理辦法》[1]，嚴(yán)格掌控好鑒定過程中“當(dāng)留則留、當(dāng)剔則銷”的基本原則[2]，防止鑒定工作走入到要么是都有保存價(jià)值需繼續(xù)留存，要么是無需鑒定都需銷毀的兩個(gè)極端；二是建立健全會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀制度，特別是鑒定銷毀的實(shí)施細(xì)則要有科學(xué)性、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，具可操作性，減少人為因素等主觀干擾，使其更能體現(xiàn)效益。三是建立編造好會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀清冊(cè)。要求工作人員在鑒定過程中須建立起剔除銷毀的詳細(xì)臺(tái)帳，列清需要銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷數(shù)、起止年度、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，待領(lǐng)導(dǎo)小組審批同意后，在工會(huì)、教職工代表和紀(jì)委的共同監(jiān)督下，工作人員實(shí)行集中銷毀。四是借助會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作，做到會(huì)計(jì)檔案的鑒定與清理帳務(wù)的雙管齊下，即是工作人員在鑒定過程中可以同時(shí)組織對(duì)高校會(huì)計(jì)的應(yīng)收和應(yīng)付往來帳款一道進(jìn)行清查整理。

（三）追蹤檢查鑒定銷毀工作的成效評(píng)估

一項(xiàng)工作最終取得更好的成效提升，都是在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)中產(chǎn)生。我們一些開展了會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的企業(yè)，大多又都存在只注重工作過程，卻淡化工作成效，這種虎頭蛇尾的工作方法，最后也導(dǎo)致高校會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作成效一直徘徊在低端產(chǎn)出，得不到改進(jìn)與提升，因此，須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的后期管理。一是建立起會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作成效的評(píng)估機(jī)制，組織專家對(duì)每次活動(dòng)進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，分析原因，查找不足并及時(shí)提出整改措施，負(fù)責(zé)落實(shí)到位。二是加快提升工作小組成員的操作能力與實(shí)戰(zhàn)水平，通過交流經(jīng)驗(yàn)、培訓(xùn)學(xué)習(xí)以及參觀考察多種方式，使高校這支會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀小組管理水平不斷的走向?qū)I(yè)化發(fā)展道路。三是把會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀一并納入到評(píng)優(yōu)晉級(jí)考核成績中去掛鉤，有效的督促工作小組主動(dòng)進(jìn)行一年一次常態(tài)化的會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作開展下去，一年比一年開展的更有成效。

三、結(jié)語

總之，高校會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的慎重工程，只有在常態(tài)化健全完善的鑒定銷毀高校機(jī)制下，才能使會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作方法取得最大成效。

參考文獻(xiàn)

[1]殷志偉.關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的思考[J].科技致富向?qū)?2011.27

[2]閆莉.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題和對(duì)策[J].經(jīng)營管理者.2010.16