淺談煤炭基建項(xiàng)目檔案收集工作

文/陜西陜北礦業(yè)韓家灣煤炭有限公司 李小利

一、引言

近年來(lái)，煤礦企業(yè)日益突飛發(fā)展，前提之一就是必須通過(guò)產(chǎn)業(yè)升級(jí)改造項(xiàng)目的驗(yàn)收，而檔案驗(yàn)收又是其中必須通過(guò)的一項(xiàng)。俗話說(shuō)：“巧婦難為，無(wú)米之炊”,沒(méi)有檔案資料，怎么通過(guò)？所以要順利通過(guò)檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收，收集齊全的檔案資料是重重之重，如何做好這項(xiàng)工作，我總結(jié)了一些經(jīng)驗(yàn)：

二、檔案收集過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）資料收集滯后

檔案資料遺留在各部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)手中，待發(fā)現(xiàn)資料缺少再尋找時(shí)，已大量遺失，或各自推拖，錯(cuò)過(guò)了檔案資料的最佳時(shí)機(jī)，收集檔案資料已是難上加難。

（二）單位不重視

有的單位竟然不知道收集檔案資料，或有的單位認(rèn)為檔案驗(yàn)收是輔助項(xiàng)，不是很難的工作，大可忽略，待準(zhǔn)備驗(yàn)收時(shí)才開(kāi)始重視檔案驗(yàn)收這一項(xiàng)，然后才回頭投入人力收集檔案資料，但是好多東西已經(jīng)散失。

（三）檔案收集制度不健全，甚至沒(méi)有

建設(shè)單位在技改施工期間既沒(méi)有專門(mén)負(fù)責(zé)檔案的工作人員，也沒(méi)有出臺(tái)規(guī)范的檔案資料收集制度，沒(méi)有明確要求施工單位提供建設(shè)資料，或是建設(shè)單位也沒(méi)有專門(mén)負(fù)責(zé)管理檔案資料的人員，忽略檔案資料的收集。

（四）檔案員未能施行強(qiáng)有力的管理職能

沒(méi)有制定合理的檔案收集制度，也沒(méi)有明確檔案資料收集的范圍，具體內(nèi)容和具體措施，不能充分調(diào)動(dòng)兼職檔案管理員地積極性，自己也缺乏主動(dòng)性，心中無(wú)數(shù)，等著檔案自己上門(mén)，導(dǎo)致檔案資料收集落后，并且大量缺失。

（五）收集的檔案資料不符合檔案驗(yàn)收的要求

主要表現(xiàn)為字跡模糊、印章不全，竣工圖紙無(wú)竣工章，無(wú)法與施工圖區(qū)分；或是填寫(xiě)的竣工單位與監(jiān)理單位的字體一致，存在明顯的造價(jià)情況；工程變更了，卻沒(méi)有工程變更通知單；好多重要資料沒(méi)有原件。

（六）設(shè)備資料遺失嚴(yán)重

與基建工程聯(lián)在一起的大型設(shè)備（裝置）的檔案資料，隨設(shè)備到貨安裝時(shí)，沒(méi)有及時(shí)收集設(shè)備資料，將資料大量遺失，尤其缺少說(shuō)明書(shū)，導(dǎo)致設(shè)備損壞了無(wú)法自己維修，得花錢(qián)找廠商維修。

(七)檔案資料單一

收集的檔案資料一般只有紙張文字性的東西，很少有聲像等特殊載體類的檔案，檔案資料呆板、枯燥。

三、基建檔案收集準(zhǔn)備工作的解決措施

（一）分派專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集

在煤礦建設(shè)初期，領(lǐng)導(dǎo)高度重視，挑選責(zé)任心強(qiáng)、有一定的檔案管理知識(shí)和有奉獻(xiàn)精神的同志做檔案收集員。而且這個(gè)檔案收集員最好是兼綜合辦公室的印章管理，這樣任何一個(gè)工程完工，結(jié)算蓋章時(shí)，檔案收集員就可以很好地掌握檔案資料的收集情況，并做好登記，詳細(xì)注明施工單位的聯(lián)系方式，以方便及時(shí)進(jìn)行溝通與聯(lián)系，為后期檔案資料的整理工作做必要的準(zhǔn)備。連中央領(lǐng)導(dǎo)同志都提出“重新認(rèn)識(shí)檔案”、“重新認(rèn)識(shí)檔案工作”，可見(jiàn)檔案工作已經(jīng)引起社會(huì)的廣泛關(guān)注。

（二）制定比較規(guī)范的檔案收集制度

1.嚴(yán)格要求服務(wù)單位。明確規(guī)定在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，建設(shè)單位、工程承包單位、勘察設(shè)計(jì)單位以及具體施工單位要指定專人負(fù)責(zé)檔案資料，并要求在各自的職責(zé)范圍內(nèi)搞好建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理、歸檔和保管工作?；夹g(shù)文件，于工程竣工交接驗(yàn)收時(shí)歸檔。對(duì)施工周期較長(zhǎng)的大型項(xiàng)目，按建設(shè)階段分別歸檔，待整個(gè)工程竣工后，全面整理歸檔，準(zhǔn)備的檔案資料為三套，一套準(zhǔn)備于檔案室，一套留建設(shè)單位，另外一套留施工單位以備資料流失之用；與土建連在一起的大型設(shè)備的歸檔工作由機(jī)電物資部負(fù)責(zé)。將應(yīng)歸檔的文件材料按項(xiàng)目或?qū)ｎ}系統(tǒng)整理、分類，資料一式兩份，一套（原件）保存為檔案資料，另一套（副本）提供于建設(shè)單位，確保設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。涉及科研項(xiàng)目的工程，在移交檔案資料時(shí)，增加一項(xiàng)電子檔案移交。

2.層層把關(guān)，收集檔案資料。規(guī)范檔案資料移交手續(xù)，待工程完工時(shí)，檔案部門(mén)參與驗(yàn)收，移交清單一式兩份，移交單位和接收單位各持一份；在工程項(xiàng)目完工的結(jié)算單上增加檔案部門(mén)一欄，沒(méi)有檔案人員的簽字蓋章，工程不算完工，財(cái)務(wù)部門(mén)不予結(jié)算；另外在項(xiàng)目工程的質(zhì)保單上也必須有檔案室這一項(xiàng)，這是收集檔案資料的最后關(guān)口，檔案人員一定要好好把握好這一關(guān)，確保檔案資料收集工作順利進(jìn)行。

3.提供檔案資料收集依據(jù)，確保檔案資料收集齊全。明確規(guī)定檔案資料收集的范圍，和收集檔案的具體內(nèi)容。在本單位制定《產(chǎn)業(yè)升級(jí)改造項(xiàng)目科技文件轉(zhuǎn)化成科技檔案流程圖》（見(jiàn)圖1）；檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同期，嚴(yán)格按照制定的《基本建設(shè)項(xiàng)目管理辦法》、《檔案資料收集整理規(guī)范》，各單位各負(fù)其責(zé)，做好自己范圍內(nèi)的檔案收集工作。

(三)檔案資料收集方式靈活多樣

首先，一方面，在全單位加強(qiáng)檔案意識(shí)，不僅領(lǐng)導(dǎo)從內(nèi)心有檔案意識(shí)，各相關(guān)部門(mén)積極配合，確保檔案資料收集的齊全，形成眾人拾柴火焰高的態(tài)勢(shì)。另一方面，對(duì)流散在各機(jī)關(guān)、各部門(mén)、個(gè)人的檔案資料采取非強(qiáng)制和強(qiáng)制相結(jié)合的方法，想方設(shè)法將檔案資料收集齊全。其次，鼓勵(lì)收集各類載體的檔案資料，使檔案資料不單一、不呆板，而是生動(dòng)化，更形象地充分體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。再次，出臺(tái)獎(jiǎng)懲政策，對(duì)檔案資料收集過(guò)程中做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)造成檔案資料收集遺失的部門(mén)或個(gè)人進(jìn)行處罰。

（四）充分發(fā)揮檔案管理員的行使職能

充分發(fā)揮檔案管理員的行使職能，調(diào)動(dòng)各部門(mén)和檔案負(fù)責(zé)人及時(shí)移交檔案資料，形成定期送交制度和聯(lián)系催要制度。即工程完工整體移交時(shí)，工程檔案負(fù)責(zé)人積極主動(dòng)將檔案資料送交檔案管理人員，如有特殊原因，檔案人員積極主動(dòng)聯(lián)系索要，一改坐等檔案上門(mén)的就習(xí)慣。在其收集過(guò)程中，對(duì)于屢屢出現(xiàn)問(wèn)題仍不改正的部門(mén)或個(gè)人，檔案部門(mén)的要求一定要強(qiáng)硬，嚴(yán)厲處罰。

（五）嚴(yán)格要求各服務(wù)單位按規(guī)范整理、移交檔案資料

嚴(yán)格要求各單位移交的檔案資料字跡清晰，內(nèi)容齊全、完整?？⒐D要結(jié)合國(guó)家對(duì)編制竣工圖的要求，出臺(tái)本單位的《竣工圖編制要求》。對(duì)竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗(yàn)收的規(guī)定嚴(yán)格把關(guān)驗(yàn)收，明確交接手續(xù)；施工單位不按時(shí)提交合格竣工圖的，不算完成施工任務(wù)，并應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

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