淺談會(huì)計(jì)檔案的整理

文/山東煙臺(tái)市牟平疾病預(yù)防控制中心 孫雪瑩 姜異楠

一、會(huì)計(jì)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)

它是由會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿，通過(guò)帳簿加工處理原始數(shù)據(jù)，根據(jù)需要再通過(guò)報(bào)表把帳簿揭示的各種控制數(shù)據(jù)反饋給有關(guān)職能部門(mén)。

會(huì)計(jì)檔案有自己的特點(diǎn)：

（一）精密性

會(huì)計(jì)檔案實(shí)質(zhì)上是一個(gè)由數(shù)字組成的非常精密的網(wǎng)絡(luò)，一環(huán)套一環(huán)，環(huán)環(huán)相扣，相互依存，它精密地反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的微妙變化，而且不允許出現(xiàn)絲毫的差錯(cuò)，否則會(huì)帶來(lái)整個(gè)系統(tǒng)的混亂。

（二）系統(tǒng)性

會(huì)計(jì)檔案是由會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表組成的一個(gè)完整的檔案系統(tǒng)，它們有著固定的層次和嚴(yán)格的秩序，既緊密聯(lián)系，又相互制約，如決算與預(yù)算、總帳與明細(xì)帳，記帳憑證與原始憑證等都表明了這種層次關(guān)系和系統(tǒng)性質(zhì)。

（三）外形獨(dú)特，類(lèi)別簡(jiǎn)單

會(huì)計(jì)檔案的外形具有自己的特點(diǎn)，種類(lèi)之間明顯不同，而且主要只有三大類(lèi)，分類(lèi)極其簡(jiǎn)單明了，這是其他門(mén)類(lèi)的檔案無(wú)法相比的。

二、會(huì)計(jì)檔案整理工作的基本原則

會(huì)計(jì)檔案工作的整理應(yīng)遵循三個(gè)原則：一是保持其外形特點(diǎn)；二是保持會(huì)計(jì)檔案的交流性和完整性。立卷、排列、編目一般維護(hù)三個(gè)系統(tǒng)（憑證、帳簿、報(bào)表）的獨(dú)立性，還要嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)材料的時(shí)間順序，不能打亂秩序。三是便于保管和利用。整理時(shí)應(yīng)從本單位實(shí)際出發(fā)，把保管和利用有機(jī)結(jié)合起來(lái)，才能達(dá)到使用的目的。

三、會(huì)計(jì)檔案的保管期限

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》為會(huì)計(jì)、檔案材料的管理鑒定作了明確規(guī)定：除年度決算和涉及外事、私改會(huì)計(jì)材料等歸永久保管外，其他一委劃為定期，分為三年、五年、十年、十五年、二十五年五個(gè)期限。定期保管期限巡多給檔案管理帶來(lái)不少弊端，如按期限單獨(dú)編號(hào)，會(huì)使會(huì)計(jì)檔案分得復(fù)雜、零亂，不便管理和查找。因此，定期會(huì)計(jì)檔案在管理排列中不宜細(xì)發(fā)，根據(jù)本單位工作需要延長(zhǎng)定期保存時(shí)間。

四、會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)

財(cái)政部、國(guó)家檔案局印發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定“會(huì)計(jì)檔案是揸會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表核算專(zhuān)業(yè)材料”。除此之外還有工資清冊(cè)、工資轉(zhuǎn)移證、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)等。為妥善保管、方便利用，我認(rèn)為，還應(yīng)該設(shè)第四類(lèi)、即“其他類(lèi)”，就是說(shuō)把三大類(lèi)以外的會(huì)計(jì)材料通通劃為其它類(lèi)，然后在每一年里按習(xí)慣規(guī)定其秩序。

五、會(huì)計(jì)檔案的整理

（一）會(huì)計(jì)核算材料的立卷

1.憑證：

A、編寫(xiě)本卷的張頁(yè)號(hào)。原始單據(jù)可以不編頁(yè)碼，記帳憑證必須編憑證號(hào)，填寫(xiě)憑證封面，對(duì)一些裝訂不齊、不規(guī)則的憑證做一些必要的加工。

B、填寫(xiě)憑證封面，對(duì)一些裝訂不齊，不規(guī)則的憑證做一些必要的加工。

2.帳簿：裝訂形式大致有三種：死頁(yè)帳、活頁(yè)橫式帳、活頁(yè)豎式帳。死頁(yè)帳維持面貌，不能拆散重新裝訂，封面加一小封簽?；铐?yè)帳則將硬皮、空白頁(yè)去掉，加帳皮用線繩裝訂。

3.報(bào)表：不同保管期限的報(bào)表應(yīng)分別立卷；年度決算必須單獨(dú)立卷；季報(bào)、月報(bào)也應(yīng)分別立卷，季報(bào)、月報(bào)頁(yè)數(shù)較少也可分并立卷，保管期限按季報(bào)確定。

（二）會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)和編號(hào)

把會(huì)計(jì)檔案的排列與編號(hào)就是對(duì)各種類(lèi)型的會(huì)計(jì)檔案，按照年代、類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行系統(tǒng)的排列，然后編上順序號(hào)，達(dá)到便于管理和利用的目的，起著固定檔案的順序位置和鞏固整理工作成果的作用，具體排列、編號(hào)方法有以下幾種：

1.對(duì)永久保管的會(huì)計(jì)檔案要單獨(dú)排列，從最早的一年開(kāi)始，統(tǒng)編一個(gè)流水號(hào)。

2.類(lèi)別—年代—保管期限排列法。就是將會(huì)計(jì)檔案，先按會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證等類(lèi)別分開(kāi)；在同一類(lèi)別內(nèi)，再按年代順序排列，年代早的在前、晚的在后，在同一年代中再按保管期限長(zhǎng)短排列保管亞歐大陸發(fā)，長(zhǎng)的在前，短的在后。在同一類(lèi)別內(nèi)，檔案多者，一年編一個(gè)流水號(hào)，少者可幾年編一個(gè)流水號(hào)。

3.年代—類(lèi)別—保管期限排列法。就是將會(huì)計(jì)檔案先按年代分開(kāi)，在一個(gè)年代里再分開(kāi)報(bào)表、帳簿、憑證等類(lèi)別；在同一類(lèi)別中，保管期限長(zhǎng)的在前，短的在后，然后按報(bào)表、帳簿、憑證的順序一年統(tǒng)編一個(gè)流水號(hào)，這種排列方法的好處是：一個(gè)年度的全部會(huì)計(jì)檔案都集中在一起。

從便于管理，便于利用的角度看，以類(lèi)別—年度—保管期限排列法為好。

六、編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄

1.會(huì)計(jì)檔案案卷目錄由封面、目次、案卷目錄表三部分組成。

2.案卷目錄是會(huì)計(jì)檔案的總登記簿，它既是管理交接檔案的依據(jù)，又是查找利用檔案的檢查工具。因此，必須認(rèn)真填寫(xiě)好，填寫(xiě)方法按會(huì)計(jì)檔案排列編號(hào)順序逐卷、逐冊(cè)填寫(xiě)好。

3.采用類(lèi)別—年代—保管期限排列法的，一種類(lèi)別編—本目錄；采用年代—類(lèi)別—保管期限排列法的，每年編一本目錄，也可數(shù)年編一本目錄，登記的先后順序應(yīng)固定。