尹曉曦

（牡丹江市疾病預(yù)防控制中心 黑龍江 牡丹江 157000）

所謂醫(yī)院檔案，指的是為醫(yī)院服務(wù)的醫(yī)療文件材料、以及醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的歷史資料，它是醫(yī)院在工作活動中所形成的各種文件，比如工作記錄、圖表、錄音、影像資料等各種書面材料及載體材料。這些醫(yī)院檔案記載了各自醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，可以用來研究醫(yī)院的經(jīng)營業(yè)績、同時(shí)也對醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展方向提供了第一手資料；科學(xué)系統(tǒng)分析醫(yī)院檔案利于在今后的醫(yī)療事業(yè)中揚(yáng)長避短，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。醫(yī)院檔案管理工作可以對醫(yī)院的行政管理工作、學(xué)術(shù)研究、科技交流以和法律糾紛等方面起一定的指導(dǎo)作用。

一、強(qiáng)化檔案利用工作是醫(yī)改形勢對醫(yī)院檔案工作提出的要求

醫(yī)院檔案管理模式存在許多不足，長期以來較注重案卷數(shù)量、整理及保管。檔案利用在工作中存有明顯的被動性和盲目性，制約了檔案信息的二次加工和開發(fā)利用，嚴(yán)重影響了檔案事業(yè)自身的發(fā)展。為了更好地適應(yīng)醫(yī)療改革，適應(yīng)跨世紀(jì)醫(yī)院檔案工作的要求，醫(yī)院檔案的重心必須在整理、保管的基礎(chǔ)上向收集、開發(fā)利用轉(zhuǎn)變，為醫(yī)療改革開展多渠道的信息服務(wù)。

二、積極有效開發(fā)醫(yī)院檔案信息，為醫(yī)院改革和事業(yè)發(fā)展服務(wù)

檔案信息開發(fā)主要由收集、整理、鑒定、編目、編研等工作環(huán)節(jié)組成。沒有這些工作環(huán)節(jié)，就不可能挖掘潛在的檔案信息。如何采取切實(shí)有效的措施來開發(fā)檔案信息資源，就成了工作中的一個關(guān)鍵。我認(rèn)為可以通過以下幾個途徑進(jìn)行開發(fā)及利用：

第一，把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的道路上來。醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)的決策及對問題的探討，都需要大量的信息作為基礎(chǔ)。檔案作為信息，它是領(lǐng)導(dǎo)決策、處理問題、布置工作、制訂計(jì)劃必不可少的重要條件之一，也是重要的信息來源。因此，醫(yī)院檔案室轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，明確服務(wù)思想，改進(jìn)服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，使檔案信息用于醫(yī)院衛(wèi)生改革服務(wù)上來。一方面了解需要什么，做到積極提供、主動服務(wù)。另一方面注意各個部門需要利用檔案的規(guī)律，力爭使工作做到全面。工作實(shí)踐證明，只有認(rèn)真扎實(shí)做好業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，熟悉本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)知識、工作動態(tài)，及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)意圖和決策計(jì)劃，才能積極主動、創(chuàng)造性地為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案信息。第二，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索現(xiàn)代化。目前很多醫(yī)院檔案檢索基本上仍靠手工方法，這同醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)對檔案信息的要求，無論從數(shù)量上、內(nèi)容上，還是速度上都難以適應(yīng)，它將逐步被現(xiàn)代化管理手段所代替。這是檔案事業(yè)管理的必然趨勢。檔案信息檢索現(xiàn)代化是開發(fā)檔案信息資源的手段?，F(xiàn)代化檢索工具越科學(xué)，檢索時(shí)間就會縮短，查全率、查準(zhǔn)率就會高，檔案信息資源的開發(fā)就越深越廣。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，我們必須做好檔案管理的標(biāo)淮化、規(guī)范化等基礎(chǔ)工作。第三，把開發(fā)醫(yī)院檔案信息的側(cè)重點(diǎn)放在檔案內(nèi)容的深加工上。開發(fā)檔案信息資源，主要是指發(fā)掘檔案的內(nèi)容，也就是說如何更好地提供檔案內(nèi)容給利用者。因?yàn)榘l(fā)掘檔案內(nèi)容對檔案進(jìn)行深加工，就是對檔案信息進(jìn)行分析研究、篩選、加工、整理、歸納、簡化而組成系統(tǒng)的便于查找的系列文獻(xiàn)。

三、加強(qiáng)病案的規(guī)范化建設(shè)

檔案管理必須強(qiáng)調(diào)制度化，病案是醫(yī)院檔案的重要內(nèi)容。要加強(qiáng)對醫(yī)務(wù)人員病案書寫的教育，提高對病案嚴(yán)肅性的認(rèn)識，使醫(yī)務(wù)人員從思想予以重視，嚴(yán)格要求，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。落實(shí)病案書寫規(guī)章制度，加強(qiáng)病案書寫規(guī)范化的培訓(xùn)，要實(shí)行專人負(fù)責(zé)。當(dāng)前在病歷書寫中存在代上級醫(yī)師簽名的現(xiàn)象，反映了各級醫(yī)師對病案書寫的嚴(yán)肅性缺乏應(yīng)有的認(rèn)識，要強(qiáng)化管理抓落實(shí)。實(shí)行監(jiān)督制度，對病歷實(shí)行抽查，有獎有罰，要使職工明確病歷既反映了一個人的敬業(yè)精神和態(tài)度，也反映了醫(yī)療質(zhì)量的好壞。病歷質(zhì)量低下，很可能由此引起醫(yī)患糾紛。

四、放大檔案效應(yīng)，打造醫(yī)院文化品牌

醫(yī)院檔案本身就是一種文化積累，醫(yī)院檔案員要利用各種載體檔案，編纂成各種內(nèi)容豐富、形勢多樣的邊沿材料，為醫(yī)院的文化建設(shè)提供詳實(shí)的素材，這樣既可以繼續(xù)發(fā)揚(yáng)醫(yī)院歷史文化的優(yōu)秀遺產(chǎn)，也為醫(yī)院文化建設(shè)提供新思路，豐富了醫(yī)院文化建設(shè)的內(nèi)容。同時(shí)，醫(yī)院檔案工作者應(yīng)積極利用檔案信息資源，挖掘品牌價(jià)值，樹立外在社會形象和先進(jìn)人物形象，增加醫(yī)院的文化附加值，不僅拓展醫(yī)院檔案保管和提供利用職能，豐富醫(yī)院檔案工作的內(nèi)容，還能在一定程度上推動醫(yī)院文化建設(shè)的進(jìn)程，促進(jìn)醫(yī)院全面科學(xué)發(fā)展跨越發(fā)展。

五、加快技術(shù)革新，豐富檔案管理的文化內(nèi)涵

信息化、數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案科學(xué)管理的重要抓手。對醫(yī)院檔案人員來說，隨著辦公自動化、信息網(wǎng)絡(luò)化、智能化的發(fā)展，信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用越發(fā)廣泛，計(jì)算機(jī)技術(shù)在整個檔案管理工作中的應(yīng)用占據(jù)主導(dǎo)，電子檔案隨之登上歷史的舞臺，它的形成、傳送、保存、歸檔等管理方法與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要，加快院內(nèi)檔案管理信息化的軟硬件建設(shè)，提高檔案管理的信息化、電子化進(jìn)程，尤其通過系統(tǒng)搭建以檔案為載體的醫(yī)院戰(zhàn)略資源平臺，充分發(fā)揮檔案管理專業(yè)特長，建好和用好資源性檔案，不斷豐富和發(fā)展檔案文化的形式與內(nèi)涵，服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展。

隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步與發(fā)展，與人民群眾生命健康息息相關(guān)的醫(yī)療單位面臨著很大的提升空間，特別是我國正在進(jìn)行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會醫(yī)療保險(xiǎn)制度的改革，對醫(yī)院的管理工作提出了更多的要求。醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時(shí)代的步伐。這也要求我們醫(yī)院檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取，以滿足社會進(jìn)步和醫(yī)院發(fā)展對檔案管理的不斷提高的要求，為建設(shè)有中國特色的社會主義醫(yī)院檔案事業(yè)作出貢獻(xiàn)，總之，我們要把醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)成是一個專門的學(xué)問，調(diào)動全員意識來共同配合，以達(dá)到新醫(yī)改預(yù)期目標(biāo)。

[1]劉曉卿，肖燕.醫(yī)院檔案綜合管理的意義及對策[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2005(12).

[2]李秀艷，張洪文，姜巍.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與展望[J].中國醫(yī)院管理，2001(05).