趙明赫

（黑龍江省青岡縣黨史研究室 黑龍江 綏化 151600）

一、檔案信息數(shù)字化的目的

檔案信息化假設(shè)的根本目的是最大限度地發(fā)揮檔案資源的價值。檔案部門配備電腦、構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)，只是營造了檔案信息里有的“高速公路”，這些“高速公路”能否真正發(fā)揮效能，取決于有無充足的運送對象——數(shù)字檔案資源。對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化，旨在為信息傳輸“備貨”，其意義不言而喻。具體目的有以下幾個方面

（一）提高檔案信息的利用效率

數(shù)字化后的檔案可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中提供利用，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)傳輸面廣、越時越地、快捷便利的特點，解決傳統(tǒng)利用方式中同時利用帶來的矛盾。此外，數(shù)字化后的檔案可以與辦公OA系統(tǒng)生成的現(xiàn)行電子文件在同一系統(tǒng)中提供利用，極大提高了文檔信息利用率。

（二）保護(hù)歷史檔案

許多歷史檔案因無力老化或保管不當(dāng)而脆弱易損，如不及時搶救，很可能徹底損壞，通過制作其數(shù)字化副本代替原件流通利用，可保護(hù)重要歷史檔案免遭進(jìn)一步損壞。

（三）規(guī)避安全風(fēng)險

通過異地存放多套數(shù)字化副本，確保檔案信息的安全，規(guī)避各種自然災(zāi)害或認(rèn)為損害對檔案信息可能帶來的災(zāi)難性后果。

二、檔案信息數(shù)字化的要求

（一）規(guī)范性要求

規(guī)范性是開展檔案信息數(shù)字化最基本的要求，也是確保數(shù)字檔案信息可用性的基本條件。規(guī)范性要求的內(nèi)容是：所有數(shù)字化的檔案信息必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文件格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化，并盡可能采取通用標(biāo)準(zhǔn)。

檔案數(shù)字化的目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式來提供檔案服務(wù)。因此，數(shù)字檔案信息的存儲與傳遞必須制定并采取各方認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，以避免因存儲格式和軟件平臺的不同而不斷轉(zhuǎn)換，造成資源浪費和時間延誤，降低信息存儲與傳輸?shù)男?。目前，我國檔案界已制定了許多數(shù)字化規(guī)范，對檔案信息的數(shù)字化起到了很好的規(guī)范作用。例如2005年4月國家檔案局為紙質(zhì)檔案的數(shù)字化發(fā)布了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》有關(guān)照片、錄音、錄像和縮微影像檔案的數(shù)字化規(guī)范也在研究和待定之中。規(guī)范化還有助于選擇最佳的檔案數(shù)字化技術(shù)方案。

（二）安全性要求

安全是開展檔案信息數(shù)字化必須考慮的重要要素。安全要求有兩層含義：

1.確保檔案原件的安全

數(shù)字化需要對檔案原件進(jìn)行掃描、錄音或攝錄，因而有可能對原件進(jìn)行拆卷、加工或其他必要的處理。由于數(shù)字化檔案大多數(shù)是要繼續(xù)保存的，在數(shù)字化處理過程中必須最大限度地保護(hù)檔案原件，盡量避免造成檔案原件內(nèi)部特征和外部特征的不可逆變化。否則，一旦發(fā)現(xiàn)處理質(zhì)量不如人意或者處理好的數(shù)字化檔案信息被破壞和丟失，便沒有挽回的余地。對于具有文物或史料價值的檔案，遵守這一點尤為重要。為將數(shù)字化工作對檔案原件的安全威脅降至最低，必須仔細(xì)設(shè)計檔案數(shù)字化的工作流程，制定嚴(yán)格的操作規(guī)程，確保數(shù)字化工作安全有序地開展。

2.維護(hù)檔案信息的保密性

我國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求“紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定”，“對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象要按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)。雖然數(shù)字化的檔案大多數(shù)是開放文件，不具有保密性，但為了保護(hù)檔案原件或為備份擬移交文件而進(jìn)行的數(shù)字化，則可能涉及到保密檔案。檔案數(shù)字化工程常常有外來人員參與或交由專門的數(shù)字化公司承擔(dān)，為此對參與數(shù)字化工作的公司和人員應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的安全保密教育，簽訂安全保密協(xié)議，限定其操作權(quán)限和保密責(zé)任。對于內(nèi)容十分敏感或者有非常嚴(yán)格使用范圍的檔案文件，應(yīng)考慮由專門人員采用專門的設(shè)施進(jìn)行數(shù)字化。數(shù)字化后應(yīng)將過程中存在操作終端或服務(wù)器中的相關(guān)文件徹底刪除，以免失密。

（三）效率性要求

檔案數(shù)字化工作面廣量大，耗時耗材，必須十分講究工作的效率與效益。效率原則有兩方面的要求。

1.要采取最優(yōu)化的技術(shù)方案

應(yīng)在充分研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案數(shù)字化方案，包括最優(yōu)化的工作流程、最合理的文件格式、最有效的信息存儲模式和高效、經(jīng)濟的數(shù)字化加工系統(tǒng)。技術(shù)方案決定著整個數(shù)字化工程的成敗和效率，而高效率的數(shù)字化加工系統(tǒng)更是檔案數(shù)字化工程的“善事之利器”。數(shù)字化加工系統(tǒng)的效率與設(shè)備投入的多少并不成正比，高效的數(shù)字化加工系統(tǒng)是硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)和工作流程的合理配置，一味追求高配置的硬件設(shè)備，講究掃描儀的掃描速度而忽視軟件處理效率和加工力量的配備，會因設(shè)備利用率低下而造成浪費。多數(shù)情況下，配置兩臺中速掃描儀要比配置一臺高速掃描儀的性價比更高。

2.要實現(xiàn)檔案數(shù)字化工程的專業(yè)化和社會化

對傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化是檔案工作從紙質(zhì)時代向數(shù)字時代轉(zhuǎn)型的過渡性工作。在過渡階段，由于傳統(tǒng)檔案存量較多，需要集中處理，數(shù)字化任務(wù)比較繁重。但存量得到解決后，隨著無紙化辦公的進(jìn)一步發(fā)展，檔案數(shù)字化任務(wù)也就基本完成。因此，對大部分檔案館來說，數(shù)字化只是階段性工作，至少經(jīng)過一個階段后工作量會銳減。每個檔案館都配置龐大的數(shù)字化加工系統(tǒng)是沒有必要的，可以通過相互合作或通過外部的數(shù)字化公司來集中解決過渡時期的檔案數(shù)字化任務(wù)，由此以較低的成本獲得專業(yè)化服務(wù)，避免大量高配置設(shè)備的低利用率，從而提高整個社會的檔案數(shù)字化勞動效率。

三、小結(jié)

因此，原則上屬于歸檔范圍且永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。那種認(rèn)為“數(shù)字化檔案館系統(tǒng)以能否產(chǎn)生和積累數(shù)字化的檔案信息資源作為判斷其成敗的標(biāo)志”的觀點是值得商榷的，“有文比掃”更是巨大的資源浪費。為避免網(wǎng)上數(shù)字化檔案信息的冗余與浪費，保證全網(wǎng)檔案信息資源的全面、充足與系統(tǒng)，各檔案館在選定擬數(shù)字化檔案時，要加強協(xié)作，強化專題特色，側(cè)重將本館所藏的特色檔案首先轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源，從而實現(xiàn)整體上的互補，減少重復(fù)勞動。

[1]張照余.檔案信息數(shù)字化工作的原則與組織[J].湖南檔案,2001(6).

[2]張紅霞.保障數(shù)字化檔案信息安全的措施[J].檔案管理,2008(5).

[3]劉佳音,楊永燕.數(shù)字化檔案的形成和分類[J].蘭臺內(nèi)外,2008(5).