趙淑娜

（牡丹江師范學院檔案館 黑龍江 牡丹江 157011）

伴隨著信息社會的發(fā)展，計算機已普遍應用于社會各個領域，局域網、互聯(lián)網已經成為信息交流最便捷、較快速的途徑，人們迫切要求能夠在網絡中找到自己需要的數(shù)字化檔案信息。電子商務、電子政務在短時期內產生并迅速普及，在經濟、政治、教育等各個領域產生大量的數(shù)字化文件，進而形成大量的數(shù)字化檔案。公眾的需求、社會的發(fā)展、工作的要求，促使檔案部門必須加快信息化建設。筆者作為一名多年從事檔案工作人員，結合工作實際，圍繞檔案信息化建設，談幾點認識，僅供業(yè)內同仁借鑒參考。

一、檔案信息化的含義及內容

檔案信息化是檔案界普遍關注的話題，檔案信息化是以計算機技術、網絡技術、信息技術為手段，以現(xiàn)代檔案管理學為概念，以服務于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學科知識，交叉應用的新型工作模式。檔案信息化實質就是檔案管理理念的轉變，即由注重保管向注重提供社會服務利用的轉變。

檔案信息化具有廣泛的內容，包括檔案信息的基礎設施建設、資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設、人才隊伍建設和安全保障體系建設六個方面。在上述六個方面中，檔案資源建設是信息化建設的基礎和核心。它的主要任務：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。所謂電子文件的歸檔工作指的是在各項公務活動中形成的有查考和利用價值的電子文件，要按照有關要求及時歸檔，而且要做到齊全完整，真實有效。

二、檔案信息化建設的必要性

（一）社會發(fā)展的客觀要求，使檔案信息化成為必然趨勢。伴隨信息社會的發(fā)展，網絡技術的普及，各類檔案管理軟件的開發(fā)、利用和升級，以及社會對檔案資源的大量需求，迫切要求檔案部門利用現(xiàn)代信息技術開發(fā)檔案信息資源，將館藏檔案數(shù)字化、網絡化，使人們隨時隨地可以在網絡上查找到自己所需要的檔案信息，提高查檔效率，進而帶來較大經濟效益。

（二）檔案信息數(shù)字化節(jié)省存儲空間、節(jié)約資源，能夠有效的保護檔案原件。館藏檔案通過全文數(shù)字化掃描，存儲于網絡或網絡介質中，利用很小的存儲空間就可以存儲大量的信息，可以大大提高檔案信息的存儲量。同時電子文件帶來了紙質文件不可比擬的優(yōu)越性，易利用、易傳播。這樣既節(jié)省了存儲空間，同時又保護了檔案實體，更好的達到重要檔案永久保管的要求。

三、檔案信息化的現(xiàn)狀及問題分析

（一）資金投入有待提高。檔案信息化設施是進行信息化建設工作的前提，關乎檔案信息化建設的質量。作為完全靠政府撥款的檔案部門，由于資金投入有限，導致檔案的軟、硬件設施配備低，很難達到信息化的要求，嚴重影響了檔案信息化的進程。

（二）統(tǒng)一規(guī)劃有待填補。目前，我國檔案的信息化建設缺乏統(tǒng)一的指導，大家各自為政，檔案信息化建設水平良莠不齊，這一現(xiàn)狀對檔案信息化建設影響較大，造成了資源的浪費，客觀上延緩了信息化的進程。

（三）素質能力有待提升。科學技術的迅猛發(fā)展，客觀上對檔案工作者的素質提出了新的更高要求。目前，檔案人員隊伍素質不齊，計算機網絡技術應用水平弱；現(xiàn)代化技術人才缺乏，嚴重影響了先進設備在檔案管理中的應用；同時，檔案管理方面的人才引進培養(yǎng)、激勵約束機制等方面存在制度性缺陷。因此，提高檔案從業(yè)人員素質，適應檔案信息化建設需求是當前面臨的重大課題。

四、檔案信息化建設的對策

（一）制定統(tǒng)一的標準、規(guī)范，統(tǒng)籌規(guī)劃。目前全國檔案行業(yè)都在按著自己的想法進行著信息化建設，致使信息化建設處于無序、混亂的狀態(tài)，造成了一些無謂的浪費，影響了信息化建設的整體步伐。我認為檔案信息化建設是一項系統(tǒng)工程，為加快檔案信息化建設，檔案部門要制定統(tǒng)一的標準和規(guī)范，以及信息化的階段性任務和具體實施步驟，使檔案部門能夠有據(jù)可依，更規(guī)范更科學的開展信息化建設。

（二）引進和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。針對檔案隊伍自身狀況和檔案信息化建設人才的需求，檔案部門搞信息化建設關鍵的問題在于人，必須把培養(yǎng)人才放在工作首位，由于工作的分工和定位不同，信息化建設人才隊伍要分為管理型人才、研究型人才、技術型人才、業(yè)務型人才等不同角色。檔案部門應盡快建立起一支以管理型人才為基礎，復合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊伍，以滿足檔案信息化建設的需要。為加快檔案信息化建設，加強檔案干部隊伍建設：第一：檔案信息化全員培訓。所有檔案人員都要參加檔案信息化知識培訓,并將培訓經?；⒅贫然?將培訓的情況列入考績、評審的范圍。新聘人員必須通過信息化專業(yè)知識的培訓考核后方能上崗。全員培訓工程目的在于改變檔案隊伍的整體知識結構,提升整個隊伍的信息化素養(yǎng)。其二,檔案信息化專門人才的培育。依托高校,專門培養(yǎng)適應檔案信息化建設需求的高級人才，從而解決檔案信息化專門人才的增量問題。其三,優(yōu)越的檔案信息化人才引進政策。提供良好的軟、硬件環(huán)境,提高人才待遇,增強人才引進的動力;建立起科學的績效考評、薪酬分配和競爭機制,為檔案信息化人才營造良好的發(fā)展空間。進而逐步積聚起一支穩(wěn)定、勝任的專業(yè)隊伍。

（三）檔案信息資源的數(shù)字化建設。為加快檔案信息化建設，我們首先要對原有館藏檔案進行數(shù)字化掃描錄入工作，即把館藏傳統(tǒng)載體檔案通過掃描、加工和處理，進行數(shù)字化轉換。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。同時對現(xiàn)行產生的電子文件要及時整理、歸檔。隨著電子文件功能的不斷增強、數(shù)量的迅速膨脹，要做到電子文件與同版本的紙質文件同時歸檔，即所謂的歸檔雙軌制，以免造成歷史的斷檔。

在信息經濟飛速發(fā)展的今天，檔案信息作為主要的信息來源，在社會發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案部門必須抓住這個機遇，加快檔案的信息化建設，為社會的發(fā)展創(chuàng)造更大的經濟效益。

[1]吳品才，張照余.檔案信息化建設現(xiàn)狀、問題與對策.檔案管理，2007（6）.

[2]劉東斌.對數(shù)字檔案館的理性思考.檔案管理，2003（6）.

[3]關勰.試論高校檔案信息化建設中存在的問題.玉林師范學院學報，2009（6）.