CO-PLAN協(xié)同工作平臺(tái)在許昌煙機(jī)的應(yīng)用

馬文周 王 勇

（許昌煙草機(jī)械有限責(zé)任公司 信息中心，河南 許昌 461000）

0 概述

許昌煙機(jī)公司為專門從事煙草機(jī)械研發(fā)生產(chǎn)的企業(yè)，已有50多年的歷史。企業(yè)已建立起體系完善、職責(zé)明晰的工業(yè)化運(yùn)作模式。但在日常工作中，設(shè)計(jì)和開發(fā)控制工作流程仍然是通過會(huì)議評(píng)審、紙質(zhì)文檔傳遞等方式進(jìn)行；科研技術(shù)和新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目評(píng)級(jí)分類、過程管理也是通過會(huì)議評(píng)審、紙質(zhì)文檔傳遞等形式進(jìn)行的，存在部門間工作協(xié)調(diào)不到位、項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控不方便、項(xiàng)目質(zhì)量難以及時(shí)量化考核等現(xiàn)象。

為了盡快建立先進(jìn)的企業(yè)管理模式，許昌煙機(jī)公司對(duì)設(shè)計(jì)部門整體規(guī)劃了項(xiàng)目協(xié)同工作平臺(tái)——CO-PLAN，希望借助此系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的有效集成共享，提升公司的盈利水平。

1 項(xiàng)目目標(biāo)

1.1 協(xié)助企業(yè)把所有研發(fā)任務(wù)、計(jì)劃的提報(bào)、審核、下發(fā)、提交過程統(tǒng)一管理起來，管控項(xiàng)目的立項(xiàng)、啟動(dòng)、執(zhí)行、結(jié)項(xiàng)整個(gè)過程。

1.2 建立項(xiàng)目開發(fā)經(jīng)驗(yàn)知識(shí)庫，積累項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，分享項(xiàng)目知識(shí)，便利項(xiàng)目資源調(diào)配。

1.3 可以將項(xiàng)目計(jì)劃抽取到月度計(jì)劃中，并與日常工作、臨時(shí)和增補(bǔ)計(jì)劃合并，形成部門級(jí)月度目標(biāo)。支撐立項(xiàng)、執(zhí)行、結(jié)項(xiàng)、評(píng)價(jià)項(xiàng)目全過程管理，推動(dòng)項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目管理水平持續(xù)提升。

2 項(xiàng)目解決方案

該系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，服務(wù)器端操作系統(tǒng)為win2003 server，數(shù)據(jù)庫采用MS-SqlServer2005。采用支持層、對(duì)象模型層、功能層等多層架構(gòu)。本項(xiàng)目主要包括項(xiàng)目管理、任務(wù)管理、績(jī)效考核管理、月度計(jì)劃管理、工作流管理等功能模塊。

3 各模塊的實(shí)現(xiàn)

3.1 項(xiàng)目管理模塊

項(xiàng)目管理模塊是CO-PLAN系統(tǒng)的基礎(chǔ)模塊，能夠?yàn)槠髽I(yè)建立起統(tǒng)一的項(xiàng)目管理的平臺(tái)。針對(duì)公司內(nèi)各級(jí)別的研發(fā)項(xiàng)目、持續(xù)改善項(xiàng)目等，可以在項(xiàng)目管理中按不同項(xiàng)目級(jí)別、類別進(jìn)行創(chuàng)建、管理[1]。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制定項(xiàng)目計(jì)劃，發(fā)起項(xiàng)目計(jì)劃評(píng)審，發(fā)布項(xiàng)目工作任務(wù)；項(xiàng)目參與人在系統(tǒng)中接收任務(wù)，提交任務(wù)交付物，發(fā)起任務(wù)完工評(píng)審，更新項(xiàng)目進(jìn)度，使項(xiàng)目管理全過程均可在系統(tǒng)平臺(tái)中進(jìn)行流轉(zhuǎn)。

3.2 任務(wù)管理模塊

任務(wù)管理模塊的功能是對(duì)分配的任務(wù)進(jìn)行二次分級(jí)以及任務(wù)的跟蹤，并提供樹狀以及列表的顯示方式，還可以在編輯任務(wù)的同時(shí)添加日志、經(jīng)驗(yàn)來輔助完成任務(wù)并做記錄。

3.3 月度計(jì)劃管理

員工每月提交月度目標(biāo)，按時(shí)對(duì)目標(biāo)完成情況進(jìn)行跟蹤反饋，流程主管和各級(jí)管理部門可以及時(shí)掌握所有員工當(dāng)前的工作進(jìn)度，增強(qiáng)考核管理，以達(dá)到提高工作效率的目的。

3.4 工作流管理

制定工作流程模版和工作流程的相關(guān)表單，并將流程表單和流程模版綁定。流程發(fā)起人提交相應(yīng)流程，進(jìn)行流程審簽。主要包括項(xiàng)目月報(bào)及部門月報(bào)流程、提報(bào)完工流程等[2]。

3.5 績(jī)效考核管理

通過使用KPI關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)及靈活的績(jī)效目標(biāo)指標(biāo)的考核建立企業(yè)的價(jià)值評(píng)價(jià)體系和，準(zhǔn)確客觀地評(píng)價(jià)員工工作績(jī)效，強(qiáng)化員工的目標(biāo)導(dǎo)向，同時(shí)為員工的薪酬、任職資格、培訓(xùn)等提供決策依據(jù)。

3.6 項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控

查看進(jìn)度落后的資源分配:如果為任務(wù)分配了資源，并且保存了比較基準(zhǔn)計(jì)劃，就可以確定是否有工作分配的完成日期晚于比較基準(zhǔn)計(jì)劃的完成日期[3]。通過對(duì)指標(biāo)數(shù)據(jù)的管理形成對(duì)工作情況的分析圖表，直觀展現(xiàn)各部門每個(gè)工作周期的工作指標(biāo)完成情況，根據(jù)曲線圖分析當(dāng)前工作情況對(duì)工作改善提供決策依據(jù)。

4 項(xiàng)目實(shí)施效果

應(yīng)用CO-PLAN管理系統(tǒng)后，在以下方面為公司帶來了管理提升:

4.1 提升了計(jì)劃管理水平，通過月度計(jì)劃管理，實(shí)現(xiàn)了部門間工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)；

4.2 量化了績(jī)效考核指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)了員工工作表現(xiàn)與考核評(píng)價(jià)掛鉤；

4.3 記錄匯總工作流程各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)，真正實(shí)現(xiàn)信息化為管理和決策服務(wù)。加強(qiáng)了知識(shí)積累和復(fù)用，提高了產(chǎn)品設(shè)計(jì)精度和效率；

4.4 將項(xiàng)目管理要求和規(guī)則融入了系統(tǒng)，使管理行為得到了強(qiáng)制規(guī)范；減少了數(shù)據(jù)傳遞過程中人為因素產(chǎn)生的錯(cuò)誤，從而提高了管理質(zhì)量和管理效率。

5 結(jié)束語

經(jīng)過近兩年的使用，CO-PALN系統(tǒng)已經(jīng)融入了公司的設(shè)計(jì)和生產(chǎn)中。解決了部門間工作難以協(xié)調(diào)、項(xiàng)目進(jìn)度難以監(jiān)控等問題，大幅提高了技術(shù)中心工作效率。增加了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，提高了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

［1］[美]福斯伯格.可視化項(xiàng)目管理[M].

［2］陳勁.研發(fā)項(xiàng)目管理[M].北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2009.

［3］白思俊.現(xiàn)代項(xiàng)目管理概論[M].北京:電子工業(yè)出版社，2006.