王文平

（水利部綜合事業(yè)局，100053，北京）

檔案是歷史的真實(shí)記錄,是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理是重要的基礎(chǔ)性工作,是一個(gè)單位對(duì)事業(yè)發(fā)展作出重大決策的重要依據(jù)。水利項(xiàng)目檔案，是指開展某項(xiàng)水利業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄，是反映該水利業(yè)務(wù)活動(dòng)開展全過程的重要憑證。檔案管理工作的總體目標(biāo)是確保各項(xiàng)信息檔案能夠安全、有序與共享應(yīng)用。

一、水利項(xiàng)目檔案管理工作中存在的主要問題

黨和政府歷來重視檔案的管理工作，國家有關(guān)部門先后出臺(tái)了《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》等，這些制度與規(guī)定的出臺(tái)對(duì)規(guī)范水利項(xiàng)目檔案管理和檔案的有效利用起到了積極作用。然而，在大規(guī)模水利建設(shè)的興起中，在水利項(xiàng)目檔案的現(xiàn)實(shí)管理中，目前還存在著一些不容忽視的問題。

①個(gè)別水利單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)水利項(xiàng)目管理重視不夠，致使水利項(xiàng)目檔案管理部門的脫節(jié)。一個(gè)水利項(xiàng)目是經(jīng)過立項(xiàng)、實(shí)施到驗(yàn)收等不同環(huán)節(jié)由不同部門分階段完成的。水利項(xiàng)目檔案也是由立項(xiàng)文件、實(shí)施過程文件及總結(jié)驗(yàn)收文件等不同階段性資料組成的。由于個(gè)別水利單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)水利項(xiàng)目檔案管理不夠重視，不能統(tǒng)攬全局，缺乏統(tǒng)籌思維，沒有把各階段不同部門形成的水利項(xiàng)目資料作為一個(gè)相互銜接的有機(jī)系統(tǒng)來管理，致使水利項(xiàng)目檔案管理部門的脫節(jié)，各階段形成的檔案材料分散在各部門，最終不能形成完整的水利項(xiàng)目檔案，不能形成有價(jià)值的項(xiàng)目檔案留存。

②個(gè)別水利單位水利項(xiàng)目管理制度不夠健全，致使一些水利項(xiàng)目資料丟失。水利項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔貫穿于水利項(xiàng)目檔案管理的全過程，滲透在水利項(xiàng)目實(shí)施的不同階段。及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理每個(gè)階段形成的項(xiàng)目檔案資料是檔案管理工作者的重要職責(zé)，而建立健全完善的水利項(xiàng)目檔案管理制度是履行這一職責(zé)的保障。由于個(gè)別水利單位的水利項(xiàng)目檔案管理制度不夠健全，檔案管理工作者不能及時(shí)開展水利項(xiàng)目檔案的收集整理工作，致使一些散落在個(gè)人手中的水利項(xiàng)目資料丟失。

③個(gè)別水利單位將水利項(xiàng)目檔案束之高閣，致使檔案成果不能得到很好利用。水利項(xiàng)目檔案是水利項(xiàng)目實(shí)施而形成的最終成果，它是實(shí)施水利項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)的總結(jié)，對(duì)其他水利項(xiàng)目的實(shí)施有著重要的借鑒意義。個(gè)別水利單位在一個(gè)水利項(xiàng)目結(jié)束后，便將形成的水利項(xiàng)目檔案束之高閣，致使最終形成的檔案成果不能得到很好地利用，一些具有推廣意義的水利項(xiàng)目成果得不到有效的推廣，甚至?xí)霈F(xiàn)水利項(xiàng)目重復(fù)申報(bào)、重復(fù)研究的情況，造成人力、物力、財(cái)力等資源的浪費(fèi)。

二、對(duì)加強(qiáng)水利項(xiàng)目檔案管理工作的建議

加強(qiáng)對(duì)水利項(xiàng)目檔案資料的收集和整理工作，有效地保存和利用水利項(xiàng)目檔案，為水利事業(yè)的發(fā)展服務(wù)，是水利項(xiàng)目檔案管理的目標(biāo)。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就必須強(qiáng)化水利項(xiàng)目檔案的管理。

①充分認(rèn)識(shí)水利項(xiàng)目檔案管理工作的重要性。水利項(xiàng)目檔案管理是水利業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要組成部分，貫穿于水利業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程。水利項(xiàng)目檔案管理水平在一定程度上反映出水利項(xiàng)目的管理水平，它是水利項(xiàng)目實(shí)施過程的客觀反映，是水利項(xiàng)目質(zhì)量管理的重要成果和寶貴資料。加強(qiáng)對(duì)水利項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，就是要建立完善水利項(xiàng)目檔案管理工作責(zé)任制，把水利項(xiàng)目檔案管理工作融入水利項(xiàng)目實(shí)施和管理的全過程，從一個(gè)水利項(xiàng)目的立項(xiàng)開始，主管領(lǐng)導(dǎo)就要指定專門部門和人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集整理工作，做到有安排、有人員、有目標(biāo)、有時(shí)限、有檢查、有落實(shí)，做到水利項(xiàng)目檔案工作與水利項(xiàng)目建設(shè)同部署、同實(shí)施、同檢查、同驗(yàn)收。凡是水利項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的不得通過水利項(xiàng)目驗(yàn)收。只有這樣才能確保水利檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

②進(jìn)一步完善水利項(xiàng)目檔案管理制度。建立和完善適合水利單位實(shí)際的水利項(xiàng)目檔案管理制度，是做好水利項(xiàng)目檔案管理的重要保證。通過制度來保障水利項(xiàng)目檔案納入水利單位的統(tǒng)一管理，從而提高水利項(xiàng)目檔案管理的完整性和安全性。通過建立“定期召開水利項(xiàng)目檔案工作會(huì)議制度”，對(duì)本單位各部門和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，確保水利項(xiàng)目檔案的收集與水利項(xiàng)目的實(shí)施同步進(jìn)行；通過建立“四同步”制度（下達(dá)水利項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出水利項(xiàng)目資料的歸檔要求同步，檢查水利項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查水利項(xiàng)目資料積累情況同步，驗(yàn)收水利項(xiàng)目成果與驗(yàn)收水利項(xiàng)目資料整理情況同步，水利項(xiàng)目總結(jié)與水利項(xiàng)目資料歸檔同步），從而保證水利項(xiàng)目檔案資料歸檔的及時(shí)性。通過建立“檔案部門參加竣工驗(yàn)收制度”“零散資料收集制度”“水利項(xiàng)目檔案信息通報(bào)制度”“聲像檔案跟蹤采集制度”“水利項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收”等制度，使檔案管理工作者參與水利項(xiàng)目實(shí)施的全過程，從而保證水利項(xiàng)目檔案資料的系統(tǒng)性。通過把水利項(xiàng)目檔案管理工作納入考核內(nèi)容，從而激勵(lì)水利項(xiàng)目檔案管理工作者的工作積極性，使水利項(xiàng)目檔案管理工作切實(shí)做到基礎(chǔ)扎實(shí)、管理有序。

③逐步實(shí)現(xiàn)水利項(xiàng)目檔案管理的信息化，發(fā)揮水利項(xiàng)目檔案為水利事業(yè)發(fā)展服務(wù)的功能。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天,檔案管理工作也逐漸趨于網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，水利項(xiàng)目檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心，已逐步向檔案管理信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移。要實(shí)現(xiàn)水利項(xiàng)目檔案管理的信息化，首先要解放思想,轉(zhuǎn)變觀念,改變傳統(tǒng)的管理模式、服務(wù)方式和工作方法,強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)；其次水利檔案工作者要加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高管理能力，以適應(yīng)新時(shí)期現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理工作中的新特點(diǎn)和對(duì)發(fā)展的新要求。只有采用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù),利用現(xiàn)有信息資源強(qiáng)化水利檔案的整理、收集、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)與編研,才能全面提升一個(gè)單位的現(xiàn)代化、信息化、專業(yè)化檔案管理工作水平。也只有實(shí)現(xiàn)水利項(xiàng)目檔案信息現(xiàn)代化，才能節(jié)省人力、物力、財(cái)力等資源，使優(yōu)秀的水利項(xiàng)目成果得到有效利用和推廣，發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，更好地服務(wù)于社會(huì)和水利事業(yè)的發(fā)展。

三、經(jīng)驗(yàn)啟示——全國水土保持監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)建設(shè)二期工程項(xiàng)目檔案管理的做法

全國水土保持監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)建設(shè)二期工程于2007年7月由國家發(fā)改委批準(zhǔn)立項(xiàng)實(shí)施。項(xiàng)目法人為水利部水土保持監(jiān)測(cè)中心。主要建設(shè)內(nèi)容：①為淮河、松遼、珠江、太湖4個(gè)流域機(jī)構(gòu)監(jiān)測(cè)中心站及北京、遼寧、江蘇、山東、安徽、西藏、廣東、廣西、海南和新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)等18個(gè)省級(jí)監(jiān)測(cè)總站及其75個(gè)監(jiān)測(cè)分站配置相應(yīng)的監(jiān)測(cè)設(shè)備、數(shù)據(jù)采集與處理設(shè)備、數(shù)據(jù)管理和傳輸設(shè)備等。②建設(shè)738個(gè)監(jiān)測(cè)點(diǎn)，配置水土流失觀測(cè)和試驗(yàn)設(shè)施。工程總投資10 682萬元，地方配套5 467萬元。工程于2009年5月開始，2012年3月完成。

該項(xiàng)目項(xiàng)目法人單位高度重視項(xiàng)目檔案管理工作，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，將項(xiàng)目檔案管理納入該項(xiàng)目的重要組成部分。在該項(xiàng)目立項(xiàng)的同時(shí)，對(duì)項(xiàng)目參建單位提出項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔的總體要求和階段性目標(biāo)，并制定了項(xiàng)目檔案管理辦法。要求項(xiàng)目參建單位領(lǐng)導(dǎo)親自抓落實(shí)，明確具體責(zé)任人，負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)全過程檔案的收集、積累和整理工作。同時(shí)，項(xiàng)目法人單位也安排專職人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)全過程的檔案收集、積累和整理工作。對(duì)項(xiàng)目檔案的立卷歸檔、檔案保管、檔案利用、檔案保密、檔案庫房管理等進(jìn)行了明確規(guī)定。并要求隨著項(xiàng)目的實(shí)施分階段檢查落實(shí)。

根據(jù)二期工程建設(shè)地點(diǎn)分散的特點(diǎn)，項(xiàng)目檔案管理采取了條塊結(jié)合的管理模式。項(xiàng)目資料由項(xiàng)目法人單位、監(jiān)理單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位等參建單位分別收集，最后由項(xiàng)目法人單位統(tǒng)一匯總。 項(xiàng)目法人單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目立項(xiàng)階段、項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、項(xiàng)目試運(yùn)行階段、項(xiàng)目驗(yàn)收階段的項(xiàng)目資料收集、整理和立卷工作；負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位編制整理項(xiàng)目文件；負(fù)責(zé)審查、接收和匯總各參建單位移交的檔案；負(fù)責(zé)保管項(xiàng)目檔案等。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理和立卷項(xiàng)目實(shí)施階段監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理資料；負(fù)責(zé)審核項(xiàng)目建設(shè)中收集、積累的資料完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，審核簽署竣工文件；向項(xiàng)目法人單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)收材料和其他監(jiān)理文件。施工單位負(fù)責(zé)收集、整理和立卷項(xiàng)目施工階段各自承包項(xiàng)目的工程檔案，并向項(xiàng)目法人單位移交項(xiàng)目竣工檔案。設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、整理、立卷項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)過程中的工程檔案，并向項(xiàng)目法人單位移交項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)檔案。項(xiàng)目法人單位負(fù)責(zé)按月裝訂財(cái)務(wù)憑證并按年度移交財(cái)務(wù)檔案。

2012年9月，該項(xiàng)目檔案通過了水利部辦公廳會(huì)同國家檔案局經(jīng)科司等單位組成的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組驗(yàn)收。項(xiàng)目檔案在實(shí)際工作中得到了有效利用，為全國水土保持監(jiān)測(cè)信息平臺(tái)建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。