企業(yè)集團(tuán)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)施財(cái)務(wù)集中控制的設(shè)想

江蘇武進(jìn)漢能光伏有限公司 謝君

現(xiàn)代大中型企業(yè)集團(tuán)越來越重視信息技術(shù)在集團(tuán)本部和銷售分公司的實(shí)施運(yùn)用。傳統(tǒng)的企業(yè)集團(tuán)在財(cái)務(wù)管理方面較多地使用分權(quán)化管理，這嚴(yán)重制約了整個(gè)集團(tuán)的戰(zhàn)略發(fā)展，不適應(yīng)市場(chǎng)的需求。本文通過對(duì)A集團(tuán)公司及其銷售分公司的信息化管理的案例研究，論證基于信息化的企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)集中控制。

1 A企業(yè)集團(tuán)簡(jiǎn)介

A集團(tuán)公司是一家成立于2001年的地方大型的鋼鐵制造企業(yè)。該企業(yè)主要生產(chǎn)螺紋鋼、普高線和熱軋圓管坯。企業(yè)集團(tuán)在2005年成功地升級(jí)為國(guó)家級(jí)的鋼鐵企業(yè)聯(lián)合集團(tuán)，是地方重點(diǎn)支持企業(yè)集團(tuán)之一。企業(yè)處于高速的發(fā)展和擴(kuò)張時(shí)期，這為企業(yè)的擴(kuò)大規(guī)模和實(shí)力增強(qiáng)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平也面臨挑戰(zhàn)。

早在2001年，A集團(tuán)總部就開始使用用友財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行財(cái)務(wù)記賬，接著企業(yè)集團(tuán)本部陸續(xù)開發(fā)和應(yīng)用形成了集團(tuán)本部的MIS系統(tǒng)、OA系統(tǒng)和財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，全面實(shí)行信息化管理，而A集團(tuán)下屬的銷售分公司依舊采用落后的管理方法，嚴(yán)重制約了企業(yè)集團(tuán)的信息化管理，為企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)集中控制帶來巨大不便。

2 A企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)控制中的主要問題

2.1 預(yù)算管理問題

A集團(tuán)對(duì)集團(tuán)下屬分公司進(jìn)行全面預(yù)算管理是實(shí)施財(cái)務(wù)管理的核心。A集團(tuán)的預(yù)算體系不完整，預(yù)算編制不規(guī)范，各個(gè)銷售分公司都是各自形成自己的預(yù)算編制方法。銷售分公司采用的都是手工記賬的方式，預(yù)算采用手工編制，預(yù)算的編制準(zhǔn)確度較低、周期長(zhǎng)。企業(yè)集團(tuán)的預(yù)算指標(biāo)的上傳下達(dá)周期長(zhǎng)，預(yù)算審批的及時(shí)性難以保證，執(zhí)行力缺乏，導(dǎo)致集團(tuán)預(yù)算形同虛設(shè)。集團(tuán)總部和分公司之間對(duì)預(yù)算數(shù)據(jù)的控制只能采用事后控制的手段，無法實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的事前預(yù)算、事中控制以及事后分析的理想狀態(tài)。集團(tuán)總部的預(yù)算數(shù)據(jù)在下達(dá)銷售分公司之后，缺乏有效的控制手段，導(dǎo)致分公司在對(duì)銷售資金進(jìn)行支配的時(shí)候不斷地超出預(yù)算。

2.2 資金分散問題

集團(tuán)的資金管理是企業(yè)正常運(yùn)行的根本保證，A集團(tuán)在資金管理上存在著嚴(yán)重的問題。下屬銷售分公司存在多頭開戶的現(xiàn)象，對(duì)資金的管理手段落后，造成體外循環(huán)現(xiàn)象頻現(xiàn)，出現(xiàn)沉淀現(xiàn)象和資金周轉(zhuǎn)慢、使用效率低的情況。銷售分公司采用手工記賬，在月底才進(jìn)行賬務(wù)處理，導(dǎo)致分公司每天的銷售情況和資金回收情況不能夠及時(shí)反映。另外，銷售資金經(jīng)常不能及時(shí)地劃撥給集團(tuán)總部，導(dǎo)致企業(yè)集團(tuán)的資金大量地被銷售分公司占用，造成集團(tuán)總部的資金緊缺，集團(tuán)很難對(duì)下屬公司的實(shí)際資金存量、流動(dòng)比率、速動(dòng)比率、應(yīng)收應(yīng)付賬款等信息進(jìn)行實(shí)時(shí)掌握，這會(huì)對(duì)集團(tuán)的整體利益的發(fā)揮造成影響。

2.3 財(cái)務(wù)信息失真問題

A集團(tuán)在制定合并財(cái)務(wù)報(bào)表的時(shí)候，需要根據(jù)下屬分公司的報(bào)表和各明細(xì)賬進(jìn)行登記后，再制定集團(tuán)合并報(bào)表，這嚴(yán)重影響了集團(tuán)合并報(bào)表合并的時(shí)間效率。另外，當(dāng)前條件下，集團(tuán)的下屬銷售分公司的財(cái)務(wù)人員由于受到部門利益、內(nèi)部控制以及業(yè)務(wù)能力有限等因素的制約，會(huì)計(jì)核算準(zhǔn)確性有待提高，報(bào)表所反映的數(shù)據(jù)不真實(shí)，集團(tuán)在制定合并財(cái)務(wù)報(bào)表的時(shí)候不能真實(shí)地反映集團(tuán)的真實(shí)經(jīng)營(yíng)狀況，出現(xiàn)賬物不符、做假賬等情況。

3 A集團(tuán)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)施財(cái)務(wù)集中控制的設(shè)想

3.1 構(gòu)建企業(yè)信息技術(shù)平臺(tái)，完善集團(tuán)財(cái)務(wù)系統(tǒng)

A集團(tuán)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)集中控制必須建立信息技術(shù)平臺(tái)，結(jié)合A集團(tuán)下屬分公司地域分散的實(shí)際情況，制定混合式的網(wǎng)絡(luò)信息化管理方案，定期將分公司的數(shù)據(jù)傳輸給集團(tuán)總部，實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)的集中管理的目標(biāo)。為了解決上述問題，集團(tuán)可以對(duì)銷售子公司建設(shè)總賬系統(tǒng)，在整個(gè)企業(yè)集團(tuán)增設(shè)貸款管理系統(tǒng)，在企業(yè)集團(tuán)總部的承兌匯票管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上應(yīng)該新設(shè)銷售子公司的模塊，在集團(tuán)普遍使用網(wǎng)上銀行等。集團(tuán)對(duì)銷售子公司進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化的集中控制能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化，應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)集團(tuán)財(cái)務(wù)的全面管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)層面的全面預(yù)算管理、資金有效管理以及財(cái)務(wù)報(bào)表的合并效率提高，有助于企業(yè)的財(cái)務(wù)核算向財(cái)務(wù)集中控制的方向發(fā)展。通過混合式的網(wǎng)絡(luò)部署，集團(tuán)總部加強(qiáng)集團(tuán)對(duì)子公司的數(shù)據(jù)集中控制，保證子公司將數(shù)據(jù)定期傳給總部，實(shí)現(xiàn)總部集中統(tǒng)一監(jiān)管。

3.2 實(shí)施全面預(yù)算管理

完善A集團(tuán)的組織架構(gòu)，在集團(tuán)總部成立預(yù)算管理委員會(huì)，作為集團(tuán)對(duì)下屬子公司的全面預(yù)算的管理部門。A集團(tuán)的預(yù)算管理委員會(huì)需要對(duì)企業(yè)預(yù)算項(xiàng)目進(jìn)行類別設(shè)置，再下發(fā)到各子公司按照各自要求對(duì)預(yù)算科目進(jìn)行詳細(xì)設(shè)置。企業(yè)預(yù)算的編報(bào)階段，集團(tuán)在每年的10月、11月份下達(dá)下一年度的預(yù)算目標(biāo)，子公司對(duì)預(yù)算目標(biāo)層層分解，編制各自的預(yù)算申請(qǐng)，在經(jīng)過上報(bào)審批獲得批準(zhǔn)并于12月底正式下達(dá)執(zhí)行。集團(tuán)預(yù)算的控制和預(yù)算管理是同步進(jìn)行的，這樣能夠有效地對(duì)子公司各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行有效預(yù)算控制。同時(shí)，通過信息化的預(yù)算管理平臺(tái)，集團(tuán)總部能夠有效地查詢預(yù)算執(zhí)行情況、預(yù)警日志等，分析各個(gè)子公司的預(yù)算執(zhí)行情況，并進(jìn)行及時(shí)的干預(yù)調(diào)整，實(shí)現(xiàn)公司總部對(duì)預(yù)算的及時(shí)集中控制。復(fù)雜的預(yù)算分析包括預(yù)算單位對(duì)比分析、與往年預(yù)算進(jìn)行比較分析等。在期末，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)能自動(dòng)對(duì)預(yù)算執(zhí)行的結(jié)果進(jìn)行分析匯總，并生成預(yù)算分析報(bào)告，有效地對(duì)A集團(tuán)下屬分公司的預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行控制和考核，通過考核子公司的業(yè)績(jī)，實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理。

3.3 建立資金結(jié)算中心，實(shí)施資金集中管理

集團(tuán)總部資金結(jié)算中心的建立，能夠?qū)崿F(xiàn)集中資金的集中管理，對(duì)集團(tuán)內(nèi)部的資金分散問題提供有效解決方案。通過資金結(jié)算中心，能夠有效地改善A企業(yè)集團(tuán)的投資和籌資狀況，實(shí)現(xiàn)資金的統(tǒng)一分配和管理，提高集團(tuán)的資信程度，提高集團(tuán)的資金利潤(rùn)率，降低下屬子公司對(duì)資金的占用成本和財(cái)務(wù)管理費(fèi)用。資金在集團(tuán)內(nèi)部高效調(diào)度、子公司進(jìn)行相互的拆解等，能夠提高資金使用率，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。通過信息化平臺(tái)，集團(tuán)能夠有效地了解各個(gè)銷售分公司的資金占用情況，有效控制資金的流向，建立合理的資金預(yù)算體系，對(duì)資金的收支情況進(jìn)行合理的控制，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)的長(zhǎng)期發(fā)展。集團(tuán)內(nèi)外的往來單位是通過集團(tuán)資金結(jié)算中心的銀行統(tǒng)一賬戶與子公司開展資金業(yè)務(wù)往來，再由子公司開設(shè)在中心的賬戶定期與各子公司開展資金結(jié)算?，F(xiàn)代信息技術(shù)的利用，促進(jìn)A集團(tuán)的資金結(jié)算效率的提高，另外，信息化平臺(tái)為數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和傳輸提供可靠保障。

3.4 利用報(bào)表編制平臺(tái)合并財(cái)務(wù)報(bào)表

通過企業(yè)集團(tuán)的報(bào)表編制平臺(tái)，各個(gè)子公司能夠按照集團(tuán)總部制定的模板編制個(gè)別報(bào)表，集團(tuán)總部可以及時(shí)對(duì)報(bào)表進(jìn)行匯總、查看、審核、調(diào)整。自動(dòng)對(duì)賬系統(tǒng)保障集團(tuán)內(nèi)部的各項(xiàng)交易數(shù)據(jù)及時(shí)核對(duì)，確定業(yè)務(wù)發(fā)生的事實(shí)過程。通過自動(dòng)對(duì)賬，集團(tuán)將對(duì)賬信息及時(shí)地發(fā)布給銷售子公司，便于他們對(duì)結(jié)果進(jìn)行查詢，了解自己和其他單位的對(duì)賬情況，能及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)整。經(jīng)過自動(dòng)對(duì)賬和數(shù)據(jù)處理，合并報(bào)表需要的數(shù)據(jù)都會(huì)在系統(tǒng)中自動(dòng)生成，集團(tuán)只需要利用合并報(bào)表的生成模塊自動(dòng)生成合并報(bào)表，系統(tǒng)可以結(jié)合相關(guān)數(shù)據(jù)和合并報(bào)表范圍生成合并報(bào)表。并且合并報(bào)表系統(tǒng)具備報(bào)表分析功能，能夠?yàn)榧瘓F(tuán)總部提供項(xiàng)目分析表和自定義報(bào)表等。

4 A集團(tuán)實(shí)施財(cái)務(wù)信息化的效果預(yù)期

銷售分公司財(cái)務(wù)部通過信息化平臺(tái)和集團(tuán)總部的財(cái)務(wù)部門的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的周期縮短，財(cái)務(wù)工作的效率大大改善。全面預(yù)算管理平臺(tái)提高集團(tuán)預(yù)算編制的效率，有利于規(guī)范集團(tuán)預(yù)算流程，強(qiáng)化對(duì)子公司的預(yù)算控制。建立資金結(jié)算中心，提高集團(tuán)對(duì)子公司資金的集中管理和統(tǒng)一安排，提高資金的使用效率。通過建立報(bào)表編制平臺(tái)，大大提高報(bào)表合并的效率，能夠有效、真實(shí)反映企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。企業(yè)集團(tuán)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)施財(cái)務(wù)集中控制，對(duì)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理效率具有明顯改善作用。

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